Logística com envio próprio: embalagem, postagem e redução de custos

O que é logística com envio próprio (e o que muda na sua operação)

Logística com envio próprio é quando você controla a expedição a partir do seu estoque: separa (picking), confere, embala, etiqueta, documenta e posta em um ponto de coleta/transportadora. Na prática, isso exige um padrão operacional para reduzir erros, extravios, avarias e custos (materiais, tempo e reenvios).

O objetivo deste capítulo é transformar a expedição em um processo repetível: cada pedido sai com o mesmo nível de conferência, proteção e rastreabilidade, independentemente do volume do dia.

Estrutura mínima do seu “posto de expedição”

Áreas e organização

• Área de picking: prateleiras identificadas (rua/coluna/nível) e produtos com localização fixa.
• Mesa de conferência: espaço para abrir o pedido, checar itens e preparar embalagem.
• Área de embalagem: materiais ao alcance (caixas, envelopes, fitas, plástico bolha, cantoneiras, etiquetas, lacres).
• Área de expedição: pedidos prontos separados por transportadora/rota/data de postagem.

Materiais essenciais (com padrão)

• Fita: uma principal (boa aderência) e uma de reforço (para caixas pesadas).
• Proteção: plástico bolha, papel kraft, espuma, cantoneiras, saco plástico interno (barreira contra umidade).
• Embalagens: caixas de tamanhos padronizados + envelopes (plástico coextrusado) + caixas reforçadas para itens frágeis.
• Identificação: etiquetas adesivas A4 (ou térmica), caneta permanente, etiqueta “frágil” (quando fizer sentido).
• Medição: balança (ideal com precisão de 1g a 10g conforme seu mix) e régua/trena.

Fluxo operacional de expedição (do pedido à postagem)

Visão geral do fluxo

1) Receber pedidos do dia (fila de expedição)  → 2) Picking (separação)  → 3) Conferência (itens e condição)  → 4) Embalagem (por categoria)  → 5) Etiquetagem  → 6) Documentação  → 7) Registro interno (rastreio/auditoria)  → 8) Postagem e comprovante

1) Picking: separação sem erro (e sem retrabalho)

Padrão de localização e coleta

O picking é onde a maioria dos erros nasce. Para reduzir falhas, use um padrão simples de endereçamento e uma rotina de coleta.

• Endereçamento: algo como A-03-02 (corredor A, coluna 03, nível 02). Coloque a etiqueta na prateleira e, se possível, também na caixa do produto.
• Rota: separe pedidos por “rota” (começar sempre do mesmo ponto e seguir a mesma sequência de prateleiras).
• Separação por lote: em dias de volume, faça picking em lote (vários pedidos) e leve para a conferência em caixas separadoras.

Boas práticas de picking

• Não confie apenas no “olho”: compare SKU interno + variação (cor/tamanho/modelo).
• Itens parecidos devem ficar em locais diferentes (evita troca).
• Produtos pequenos: use bins/caixas organizadoras com divisórias.

2) Conferência: o “ponto de controle” antes de embalar

Conferência em 3 camadas

• Camada 1 — Pedido: itens, quantidades, variações, brindes (se houver), observações internas.
• Camada 2 — Produto: integridade (sem avarias), acessórios inclusos, lacres, validade (quando aplicável).
• Camada 3 — Embalagem: escolher o tipo correto e prever proteção.

Regra prática para reduzir trocas

Antes de embalar, diga em voz alta (ou registre) a combinação: Pedido #12345 — SKU X — 2 unidades — cor preta — tamanho M. Parece simples, mas reduz erro em operação com mais de uma pessoa.

3) Embalagem por categoria: padrão que reduz custo e avaria

Crie “receitas de embalagem” por categoria. Isso padroniza tempo, material e proteção.

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Categoria A: itens frágeis (vidro, cerâmica, eletrônicos sensíveis)

• Proteção primária: plástico bolha (2 a 3 voltas) ou espuma + cantoneiras.
• Barreira: saco plástico interno (umidade/poeira).
• Caixa: sempre caixa rígida; evite envelope.
• Preenchimento: papel kraft amassado/air pillows para eliminar folga.
• Teste de folga: feche a caixa sem fita e agite levemente; se “bater”, falta preenchimento.

Categoria B: itens têxteis (roupas, tecidos, acessórios flexíveis)

• Embalagem: envelope coextrusado ou caixa pequena (se precisar proteger formato).
• Proteção: saco interno para evitar umidade e sujeira.
• Redução de custo: padronize 2 ou 3 tamanhos de envelope e evite caixa quando não necessário.

Categoria C: itens com quinas/metal (ferramentas, peças)

• Proteção: cantoneiras ou papelão adicional nas quinas.
• Embalagem: caixa reforçada; itens pontiagudos devem ser “capados” com proteção extra.
• Reforço: fita em “H” (tampa e fundo) para evitar abertura.

Categoria D: líquidos e cosméticos (quando permitido)

• Vedação: fita no bico/tampa + saco plástico selado.
• Absorção: papel absorvente interno (camada de contenção).
• Caixa: rígida, com preenchimento para evitar impacto.

Categoria E: kits e múltiplos itens

• Unificação: agrupe itens em saco interno por “subconjunto” (ex.: kit com 3 peças).
• Checklist do kit: uma lista rápida impressa/na bancada para conferir componentes.
• Preenchimento: evite que itens se choquem entre si.

4) Proteção e fechamento: padrões que evitam extravio e avaria

Fechamento de caixa (padrão “H”)

Use fita formando um “H” na parte superior e inferior: uma faixa central + duas faixas nas bordas. Em caixas pesadas, reforce as laterais.

Selos e lacres

• Lacre ajuda em auditoria (indício de violação).
• Evite reaproveitar caixas amassadas: aumenta avaria e contestação.

Evite “chamar atenção”

Não use embalagens que indiquem alto valor. Prefira caixa neutra e etiqueta limpa.

5) Etiquetagem: legibilidade, aderência e posicionamento

Regras práticas

• Superfície: etiqueta sempre em área lisa, sem dobras e sem fita por cima do código de barras.
• Posição: topo da caixa/envelope, centralizada.
• Uma etiqueta por face: evite múltiplas etiquetas visíveis que confundam leitura.
• Remover etiquetas antigas: se reutilizar embalagem (quando fizer sentido), cubra completamente o antigo código.

Quando imprimir a etiqueta

Imprima a etiqueta após a conferência dos itens e após escolher a embalagem (para evitar divergência de peso/dimensões e retrabalho).

6) Documentação: o que separar e como anexar

Dependendo do tipo de venda e regra do canal/transportadora, você pode precisar de documentos (ex.: declaração de conteúdo, nota fiscal, DANFE simplificada, etc.). O ponto operacional é: documento correto, visível quando exigido e protegido.

• Envelope canguru (porta-documentos): protege e evita perda.
• Posicionamento: na maior face da caixa, sem cobrir a etiqueta de envio.
• Conferência: documento do pedido A não pode ir no pedido B (erro comum em expedição rápida).

Peso cúbico: como calcular e por que ele muda seu frete

Transportadoras e opções de envio podem cobrar pelo maior valor entre peso real e peso cubado (volumétrico). Se sua embalagem fica “grande demais”, você paga mais mesmo com produto leve.

Fórmula (padrão de mercado)

Uma forma comum é:

Peso cúbico (kg) = (Comprimento cm × Largura cm × Altura cm) ÷ Fator de cubagem

O fator de cubagem varia por transportadora/modal (ex.: 5000, 6000). Sempre valide o fator usado na sua opção de envio.

Exemplo prático

Caixa com 40 cm × 30 cm × 20 cm:

• Volume: 40×30×20 = 24.000 cm³
• Se o fator for 6000: 24.000 ÷ 6000 = 4,0 kg
• Se o produto pesa 1,2 kg (real), o cobrado tende a ser 4,0 kg (cubado).

Como reduzir peso cúbico sem aumentar avaria

• Padronize caixas “justas” por categoria (evite “caixa que sobra ar”).
• Use envelope quando o produto permitir (têxteis e itens flexíveis).
• Troque preenchimento volumoso por soluções eficientes (papel kraft bem aplicado, air pillows na medida).
• Crie uma tabela interna: produto/categoria → embalagem recomendada → dimensões finais.

Escolha de transportadora/opções do marketplace: critérios operacionais

Sem entrar em configuração de plataforma, a decisão operacional pode seguir critérios objetivos:

Checklist de decisão

• Prazo prometido: consegue postar dentro do corte diário? Há coleta?
• Risco do item: frágil/alto valor pede melhor manuseio e rastreio.
• Região: algumas rotas têm mais extravio/atraso; use seu histórico.
• Regras de postagem: tamanho/peso máximos, exigência de documento, embalagem aceita.
• Rastreio: eventos de rastreio frequentes e claros ajudam em atendimento e disputas.
• Custo total: frete + embalagem + tempo de operação + taxa de reenvio por falha.

Matriz simples (para usar no dia a dia)

Redução de extravios: boas práticas que realmente funcionam

1) Rastreabilidade interna (antes do rastreio externo)

• Registre quem separou, quem conferiu e quando foi postado.
• Guarde comprovante de postagem associado ao ID do pedido.

2) Evidência de embalagem (sem burocracia)

Para itens de maior risco (alto valor, frágil, histórico de disputa), tire 2 fotos rápidas:

• Produto + itens do pedido na bancada (antes de fechar).
• Caixa fechada com etiqueta visível (sem expor dados em locais públicos; uso interno).

3) Padronização de peso e dimensões

• Pese e meça sempre após embalar (principalmente em itens que variam embalagem).
• Evite divergência entre etiqueta e pacote real (pode gerar retenção, cobrança extra e atrasos).

4) Separação física por status

• “A conferir” (picking feito, falta conferência)
• “Pronto para etiqueta”
• “Etiquetado, falta documento”
• “Pronto para postar”

Isso reduz o erro clássico: pacote etiquetado indo para a pilha errada.

Checklists operacionais (use como rotina diária)

Checklist 1 — Antes de imprimir a etiqueta

• Itens e quantidades conferidos (SKU/variação).
• Produto sem avaria e com acessórios completos.
• Embalagem escolhida (tipo e tamanho) definida.
• Proteção necessária separada (bolha/cantoneira/preenchimento).
• Dimensões estimadas fazem sentido (evitar caixa grande demais).
• Pedido está no status correto para expedição (sem pendências internas).

Checklist 2 — Antes de fechar a caixa/envelope

• Produto protegido (sem folga interna).
• Barreira contra umidade aplicada quando necessário (saco interno).
• Componentes de kit conferidos (se aplicável).
• Documentos internos/garantia/manual incluídos (se aplicável).
• Teste de folga (agitar leve) aprovado.
• Caixa íntegra (sem amassados estruturais).

Checklist 3 — Antes de postar

• Etiqueta colada em superfície lisa, sem dobras e sem fita sobre código de barras.
• Etiqueta antiga removida/coberta.
• Documento exigido anexado em porta-documentos (quando aplicável).
• Peso e dimensões finais registrados internamente.
• Pedido separado na pilha da transportadora correta.
• Comprovante de postagem será coletado/arquivado.

Padrão de registro interno para rastreio e auditoria

Um registro interno simples resolve 80% das investigações de extravio/avaria e melhora a gestão de custos. Pode ser planilha, sistema ou formulário, desde que seja consistente.

Campos recomendados

Modelo de planilha (estrutura)

ID_Pedido | Data_Picking | Resp_Picking | Data_Conferencia | Resp_Conferencia | Embalagem | Peso_Real | CxLxA | Fator_Cubagem | Peso_Cubico | Modal | Rastreio | Foto_ID | Data_Postagem | Comprovante_ID | Observacoes

Redução de custos: onde normalmente está o dinheiro “escondido”

1) Padronização de embalagens

• Tenha poucos tamanhos (ex.: 3 caixas + 2 envelopes) e encaixe seu mix neles.
• Negocie volume com fornecedor e evite compra “picada”.

2) Tempo de operação (custo invisível)

• “Receitas de embalagem” por categoria reduzem tempo por pedido.
• Materiais posicionados por frequência de uso (o mais usado na altura das mãos).

3) Reenvios e disputas

• Melhorar conferência e proteção reduz reenvio (que costuma ser o maior custo real).
• Registro interno + comprovante reduz perdas em contestação.

4) Cubagem

• Trocar uma caixa por outra 2 cm menor pode reduzir o peso cubado e mudar a faixa de cobrança.
• Crie uma regra: “se sobrar mais de 20% de volume vazio, reavaliar embalagem”.