Redação oficial e adequação linguística: o que é e por que cai
Redação oficial é o conjunto de práticas de escrita usadas em comunicações institucionais para garantir padronização, impessoalidade, clareza e rastreabilidade. Adequação linguística, nesse contexto, é escolher o nível de formalidade, o vocabulário e a estrutura frasal apropriados ao destinatário, ao canal (ofício, memorando, e-mail) e ao objetivo (informar, solicitar, encaminhar, responder, registrar).
Em provas, o foco costuma ser: (a) identificar inadequações de registro (informalidade, gírias, excesso de subjetividade), (b) corrigir ambiguidades e impropriedades, (c) reescrever trechos para maior concisão e paralelismo, (d) aplicar formas de tratamento e fechos padronizados, (e) reconhecer estrutura e finalidade de documentos.
Princípios práticos: clareza, concisão, formalidade e padronização
Clareza (o leitor entende na primeira leitura)
Clareza depende de frases diretas, termos precisos e organização lógica. Evite períodos longos com muitas orações encaixadas e evite referências vagas (“isso”, “aquilo”, “o mesmo”) sem antecedente explícito.
- Prefira sujeito explícito e verbo forte: “A Coordenação solicitou” em vez de “Foi solicitado”.
- Apresente contexto mínimo antes do pedido: “Considerando X, solicito Y”.
- Use conectores para indicar relação: “portanto”, “assim”, “contudo”, “além disso”.
Concisão (dizer o necessário, sem perder informação)
Concisão não é “texto curto”, e sim “texto sem sobra”. Em redação oficial, é comum reduzir: redundâncias, rodeios, pleonasmos viciosos e expressões vazias.
- “Venho por meio deste solicitar” → “Solicito”.
- “Na data de hoje” → “Hoje” (quando o contexto já indica a data no cabeçalho).
- “Encaminho em anexo” → “Encaminho anexo” ou “Encaminho o anexo” (se houver um único documento).
Formalidade e impessoalidade (tom institucional)
O texto deve evitar marcas de oralidade e excesso de subjetividade. Use primeira pessoa quando necessário (“Solicito”, “Informo”), mas mantenha foco no ato administrativo e no interesse público, não em opiniões pessoais.
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- Evite: “Acho que”, “Creio que”, “Na minha opinião”.
- Prefira: “Verifica-se”, “Constata-se”, “Registra-se”, “Informo que”.
Padronização (mesmo padrão, menos ruído)
Padronizar é repetir estruturas consagradas para facilitar leitura e arquivamento: assunto objetivo, referência a processos/documentos, identificação de responsáveis, prazos e anexos. Em prova, a padronização aparece como escolha de forma de tratamento, vocativo, fecho e coerência entre eles.
Estrutura e finalidade das comunicações oficiais
Ofício: comunicação formal entre unidades/autoridades
Finalidade: tratar de assunto institucional com registro formal e, muitas vezes, com necessidade de tramitação e arquivamento. É comum em solicitações, encaminhamentos e respostas formais.
Estrutura típica (varia conforme norma interna): identificação do documento, data/local, destinatário, assunto, texto (contexto + demanda/encaminhamento), fecho, assinatura/identificação, anexos (se houver).
Memorando: comunicação interna objetiva
Finalidade: comunicar-se entre setores/servidores dentro do mesmo órgão, com foco em agilidade. Em geral, é mais direto que o ofício, mas mantém formalidade e registro.
Estrutura típica: identificação, destinatário interno, assunto, texto direto (informar/solicitar/encaminhar), assinatura.
E-mail institucional: rapidez com formalidade adequada
Finalidade: comunicação ágil, muitas vezes operacional. Ainda assim, deve manter clareza, registro formal e rastreabilidade (assunto claro, anexos nomeados, pedidos com prazo e responsável).
- Assunto: descreva ação + objeto + referência. Ex.: “Solicitação de dados – Projeto X – prazo 15/03”.
- Primeira linha: objetivo. Ex.: “Solicito o envio de...”.
- Corpo: contexto mínimo + itens + prazo + contato.
- Fecho: “Atenciosamente,” + nome + unidade + telefone institucional (se aplicável).
Passo a passo prático para escrever um texto oficial claro
1) Defina objetivo e ação principal
Transforme o objetivo em um verbo no presente: solicitar, informar, encaminhar, responder, registrar, comunicar, autorizar.
- Ex.: objetivo = pedir documentos → ação: “Solicito o envio dos documentos X e Y”.
2) Identifique destinatário e nível de formalidade
Escolha forma de tratamento compatível com o cargo/função e mantenha coerência entre vocativo, pronomes e concordância. Em comunicações internas, o tratamento pode ser mais simples, mas sem informalidade.
3) Organize o texto em blocos lógicos
- Contexto mínimo: por que o assunto existe (processo, demanda, evento).
- Pedido/encaminhamento: o que deve ser feito.
- Condições: prazo, formato, canal de envio, anexos, responsável.
4) Revise para concisão
Elimine expressões vazias, repetições e trechos que não mudam a decisão do leitor. Troque locuções longas por verbos diretos.
5) Revise para clareza e ausência de ambiguidade
Cheque pronomes, referências e termos genéricos. Se houver mais de um possível antecedente, reescreva.
6) Padronize fechos, datas, anexos e referências
Use fecho institucional consistente e identifique anexos e processos de forma uniforme.
Correção aplicada: reescrita de períodos (clareza e concisão)
Redução de rodeios e nominalizações
Nominalizações (substantivos derivados de verbos) podem deixar o texto pesado. Prefira verbos quando possível.
- “Realizar a verificação dos documentos” → “Verificar os documentos”.
- “Efetuar o encaminhamento do relatório” → “Encaminhar o relatório”.
- “Fazer a solicitação de” → “Solicitar”.
Quebra de períodos longos
Períodos extensos aumentam risco de erro e ambiguidade. Separe em duas ou três frases com conectores.
Exemplo (original): “Considerando que houve alteração no cronograma e que a equipe precisa consolidar os dados e que o prazo anterior não será cumprido, solicitamos a prorrogação para que seja possível finalizar a etapa.”
Reescrita: “Houve alteração no cronograma. A equipe precisa consolidar os dados e não conseguirá cumprir o prazo anterior. Solicito prorrogação para finalizar a etapa.”
Evitar “o mesmo”, “o referido”, “o supracitado” como retomada
Essas formas costumam gerar impropriedade e podem ser consideradas inadequadas. Retome com termo específico ou pronome bem referenciado.
- “Encaminho o relatório. O mesmo deve ser assinado.” → “Encaminho o relatório, que deve ser assinado.”
- “Conforme o supracitado documento” → “Conforme o documento anexado” ou “Conforme o Ofício nº X”.
Padronização de tratamento: coerência entre vocativo, pronomes e concordância
Regra prática de coerência
Uma vez escolhida a forma de tratamento, mantenha a concordância e os pronomes compatíveis ao longo do texto. Em geral, formas de tratamento levam o verbo para a 3ª pessoa.
Exemplo de incoerência: “Vossa Senhoria solicitou e eu informo que você deve...” (mistura de tratamento formal com “você”).
Reescrita: “Vossa Senhoria solicitou, e informo que deverá...” (mantendo 3ª pessoa e formalidade).
Tratamento em e-mail institucional
Em ambiente interno, é comum usar “Prezado(a) + nome/cargo” e manter pronomes formais sem exagero. O essencial é evitar informalidade (“Oi”, “Tudo bem?”, “Valeu”) quando o contexto exigir registro institucional.
Paralelismo: listas e estruturas equivalentes
Paralelismo é manter a mesma estrutura gramatical em itens coordenados. Em provas, aparece em listas com verbos misturados (infinitivo com substantivo, por exemplo) ou em comparações desequilibradas.
Como aplicar (passo a passo)
- Escolha um padrão: verbos no infinitivo, ou substantivos, ou orações completas.
- Reescreva os itens para seguir o mesmo padrão.
- Revise conectores (“e”, “ou”, “bem como”) para manter simetria.
Exemplo (sem paralelismo): “Solicito: (1) o envio do arquivo; (2) confirmar o recebimento; (3) a validação dos dados.”
Reescrita (verbos no infinitivo): “Solicito: (1) enviar o arquivo; (2) confirmar o recebimento; (3) validar os dados.”
Reescrita (substantivos): “Solicito: (1) envio do arquivo; (2) confirmação de recebimento; (3) validação dos dados.”
Redução de ambiguidades: onde mais ocorre e como corrigir
Ambiguidade por pronome ou adjunto deslocado
Quando um termo pode se ligar a mais de uma palavra, o leitor pode entender errado. A correção costuma ser: aproximar o termo do referente, repetir o substantivo ou reordenar a frase.
- Ambíguo: “Encaminhei o relatório ao setor com urgência.” (quem está com urgência?)
- Claro: “Encaminhei com urgência o relatório ao setor.”
- Ou: “Encaminhei ao setor o relatório urgente.” (se a urgência é do relatório)
Ambiguidade por “que” e orações relativas
- Ambíguo: “Solicito a planilha dos servidores que estão afastados.” (a planilha é dos afastados ou a planilha contém afastados?)
- Claro: “Solicito a planilha contendo os servidores afastados.”
- Ou: “Solicito a planilha dos servidores, os quais estão afastados.” (se todos estão afastados)
Ambiguidade por termos genéricos
- Vago: “Solicito o envio do documento o quanto antes.”
- Preciso: “Solicito o envio do documento até 16/01, às 17h, por e-mail institucional.”
Modelos práticos (com foco em prova): ofício, memorando e e-mail
Ofício (exemplo enxuto)
Assunto: Solicitação de informações – Processo nº 00000.000000/0000-00 Texto: Em atenção ao Processo nº 00000.000000/0000-00, solicito o envio, até 20/02/2026, das seguintes informações: I – quantitativo de questionários aplicados no período; II – relação de municípios com pendências; III – justificativas para eventuais inconsistências. As informações devem ser encaminhadas em formato PDF e planilha editável, para este endereço institucional. Atenciosamente, [Nome] [Cargo/Unidade]Memorando (exemplo interno)
Assunto: Atualização de prazo – consolidação de dados Texto: Informo que o prazo para consolidação dos dados foi alterado para 25/02/2026. Solicito que as equipes encaminhem as pendências até 22/02/2026, às 17h, para viabilizar a revisão final. [Nome] [Unidade]E-mail institucional (exemplo objetivo)
Assunto: Envio de planilha – Pendências de coleta – prazo 22/02 Prezado(a) [Nome], Solicito o envio da planilha de pendências de coleta referente ao período [X], até 22/02, às 17h. Formato: XLSX (editável). Caso haja inconsistências, descreva-as no campo “Observações”. Atenciosamente, [Nome] – [Unidade] [Telefone institucional]Exercícios (itens de prova): revisão e edição de trechos
1) Concisão
Reescreva o trecho para torná-lo mais conciso, sem perda de informação:
- “Venho por meio deste e-mail solicitar que seja providenciado, com a maior brevidade possível, o encaminhamento do relatório em anexo para análise.”
2) Clareza e ambiguidade
Identifique a ambiguidade e reescreva:
- “Encaminhei ao coordenador o arquivo do setor que estava incompleto.”
3) Paralelismo
Corrija a lista para manter paralelismo:
- “Solicito: (a) a conferência dos dados; (b) validar o total; (c) o envio do parecer.”
4) Padronização de tratamento
Reescreva mantendo tratamento formal coerente:
- “Vossa Senhoria poderá encaminhar os documentos e você deve informar o prazo de entrega.”
5) Registro formal (adequação linguística)
Reescreva em registro institucional, mantendo o sentido:
- “Oi, pessoal. Tô mandando a planilha aí. Vejam se tá ok e me falem qualquer coisa.”
6) Reescrita de período longo
Divida e reorganize para melhorar a leitura:
- “Considerando a necessidade de atualização cadastral e que houve inconsistências na última remessa e que o prazo está próximo, solicitamos que as unidades revisem os dados e encaminhem as correções para que seja possível consolidar o relatório final.”
7) Coesão referencial
Substitua retomadas inadequadas por forma clara:
- “Foi encaminhado o Ofício nº 12. O mesmo trata de pendências e o referido deve ser respondido até sexta-feira.”
8) Item típico (certo/errado): impropriedade e formalidade
Julgue a adequação do trecho ao padrão de redação oficial e, se inadequado, proponha correção:
- “A gente precisa que vocês mandem os dados logo, senão vai dar problema no fechamento.”
