Finalidade do inquérito policial e papel do cartório
O inquérito policial (IP) é o procedimento administrativo presidido pela autoridade policial para apurar a materialidade e indícios de autoria de uma infração penal, reunindo elementos informativos que subsidiem o Ministério Público (ou o ofendido, quando cabível) e o Poder Judiciário. Na prática do cartório, o foco do escrivão é garantir que os autos estejam formalmente corretos, cronologicamente organizados, com peças essenciais juntadas, prazos controlados, diligências registradas e remessas realizadas com conferência documental.
O cartório atua como “linha de produção” do IP: recebe a notícia do fato (por portaria, por auto de prisão em flagrante ou por requisição), autua e numera, produz termos e autos cartorários, junta documentos, certifica atos, controla prazos e prepara a conclusão para despacho da autoridade policial.
Formas de instauração e tramitação prática no cartório
1) Instauração por portaria
A portaria é a peça de instauração quando não há flagrante e a autoridade policial determina a abertura do IP com base em notícia de crime, peças de informação, requisição do MP/Judiciário ou representação do ofendido (quando exigida). No cartório, a portaria costuma inaugurar a capa dos autos e orientar as primeiras diligências.
- Pontos de conferência: identificação da unidade policial, número do procedimento, data, qualificação mínima do fato (o que, quando, onde), tipificação inicial (se houver), determinação de diligências iniciais e assinatura/identificação da autoridade.
- Providências cartorárias típicas: autuação, numeração, termo de abertura, juntada de peças iniciais (BO, comunicações, documentos), expedição de requisições (perícias, antecedentes, imagens), agendamento de oitivas.
2) Instauração por auto de prisão em flagrante (APF): noções e peças cartorárias
O APF é o procedimento formal que documenta a prisão em situação de flagrância e, em regra, dá origem ao inquérito. O escrivão deve assegurar a integridade documental do APF e sua tramitação imediata, pois há prazos curtos para comunicações e remessas.
Noções essenciais: o APF reúne atos de captura/apresentação, oitiva de condutor e testemunhas, interrogatório do preso (quando realizado), formalização de apreensões, comunicações obrigatórias e decisões da autoridade (lavratura, arbitramento de fiança quando cabível, relaxamento, etc.).
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- Peças cartorárias frequentes no APF: capa/autuação; termo de abertura; qualificação e interrogatório (quando realizado); termos de declarações (condutor/testemunhas/vítima); auto de exibição e apreensão; auto de entrega/restituição (quando cabível); requisições de perícia; guias/encaminhamentos (IML, exame de corpo de delito, toxicológico, etc., conforme o caso); comunicações e remessas (Judiciário/MP/Defensoria); certidões de cumprimento de diligências; termo de encerramento do APF e juntada de documentos de identificação.
- Pontos de controle: horários (apresentação, lavratura, comunicações), integridade das assinaturas, identificação completa dos envolvidos, descrição detalhada dos objetos apreendidos, numeração e lacres quando existirem, anexos (laudos preliminares, fotos, vídeos, prints) e comprovação das remessas.
Peças mais frequentes: finalidade, estrutura prática e cuidados
Portaria
Finalidade: instaurar o IP e direcionar diligências iniciais.
Cuidados práticos: evitar lacunas de identificação do fato; conferir se há necessidade de representação/requisição para determinados delitos (quando aplicável); registrar corretamente a origem da notícia (peças de informação, requisição, comunicação).
Termos de declarações (vítima, testemunha, informante, condutor)
Finalidade: documentar relatos e circunstâncias relevantes para a apuração.
- Estrutura prática: qualificação completa; advertências cabíveis; perguntas objetivas (tempo, local, modo, reconhecimento, autoria, dinâmica); encerramento com leitura e assinaturas.
- Cuidados: coerência temporal; identificação de fontes (quem viu, como soube); anexar documentos mencionados (prints, recibos, imagens) por juntada; certificar recusa de assinatura ou impossibilidade; registrar presença de advogado/defensor quando houver.
Auto de reconhecimento (pessoas e coisas)
Finalidade: formalizar o reconhecimento de suspeito ou objeto, com segurança documental.
- Cuidados essenciais: registrar as condições do ato, a forma de apresentação e a declaração do reconhecedor; evitar descrições genéricas; anexar imagens quando utilizadas; certificar eventual impossibilidade de realizar o ato conforme o planejado e justificar.
- Peças correlatas: termo de declarações prévias (descrição do reconhecido), auto de reconhecimento, certidão de acompanhamento por defensor quando aplicável, juntada de mídias.
Auto de exibição e apreensão
Finalidade: documentar a apresentação e apreensão de objetos relacionados ao fato (arma, droga, celular, documentos, valores, mídias).
- Conteúdo prático: descrição minuciosa (marca, modelo, cor, número de série/IMEI, estado, lacre); origem (quem exibiu/onde foi encontrado); circunstâncias; destino (guarda, depósito, perícia); assinaturas.
- Pontos de controle: correspondência entre o que foi apreendido e o que será periciado; cadeia de custódia quando aplicável (identificação, lacre, registro de movimentações); anexar fotos e recibos de depósito/guarda.
Requisições (perícias, informações, diligências externas)
Finalidade: solicitar formalmente exames periciais, informações a órgãos e cumprimento de diligências.
- Boas práticas: indicar objeto e quesitos claros; anexar cópias necessárias (auto de apreensão, fotos, documentos); registrar data de expedição e retorno; certificar reiteração quando houver atraso.
- Exemplos comuns: requisição de exame de corpo de delito; perícia em celular; perícia em local; pesquisa de antecedentes; ofícios a bancos/operadoras; requisição de imagens de câmeras.
Representações (medidas cautelares e providências ao Judiciário)
Finalidade: formalizar pedido da autoridade policial ao Judiciário (ex.: busca e apreensão, quebra de sigilo, prisão preventiva/temporária, medidas protetivas quando cabíveis conforme o caso).
- Conteúdo prático: síntese do fato; elementos já colhidos; justificativa da necessidade/adequação; delimitação do objeto (endereços, contas, linhas, período); anexos comprobatórios; minuta de decisão quando a unidade adota esse padrão interno.
- Cuidados: conferir dados (endereços, números, CPF/CNPJ, período de interesse); anexar peças que sustentem a medida; controlar prazo de cumprimento e retorno do mandado/ordem judicial.
Relatórios (parciais e final)
Finalidade: organizar o que foi apurado, indicar diligências realizadas e pendências, e subsidiar a decisão de remessa/arquivamento/novas diligências pela autoridade policial.
- Relatório parcial: útil para prorrogação de prazo, para remessas intermediárias ou para justificar diligências em curso.
- Relatório final: síntese objetiva do fato; diligências realizadas; materialidade (laudos, apreensões); indícios de autoria (reconhecimentos, declarações, dados); qualificação do indiciado quando houver; indicação de peças-chave por folhas; pendências justificadas (se existirem).
Remessas (Judiciário, Ministério Público e outros destinos)
Finalidade: encaminhar autos e peças para controle judicial, manifestação do MP, cumprimento de determinações e juntada de decisões.
- Cuidados: conferir se a remessa contém peças essenciais; numerar e rubricar; anexar comprovantes; certificar data/hora; controlar devolução e prazos subsequentes.
Montagem dos autos: organização, juntadas e certidões
Autuação e ordenação
- Autuar com capa identificando procedimento, partes envolvidas (quando cabível), natureza do fato e data de instauração.
- Ordenar as peças em sequência lógica e cronológica, evitando documentos soltos.
- Numerar e rubricar as folhas conforme padrão da unidade, mantendo integridade da paginação.
Juntadas
Juntada é o ato cartorário de inserir formalmente documentos nos autos, registrando o que entrou e em que data. Deve ser usada para laudos, mídias (com termo/recibo), ofícios recebidos, prints, relatórios de diligência, decisões judiciais e certidões.
- Checklist de juntada: identificar o documento; conferir legibilidade; verificar se há assinatura/autenticidade; relacionar anexos; indicar quantidade de folhas/itens; registrar data de recebimento e de juntada.
Certidões
Certidões documentam ocorrências relevantes do andamento: cumprimento/descumprimento de diligência, tentativa de intimação, ausência de testemunha, devolução de mandado, decurso de prazo, remessa e recebimento.
- Quando usar: sempre que um fato processual-administrativo precisar ficar “provado” nos autos sem depender de narrativa informal.
- Cuidados: objetividade; datas e horários; identificação de quem realizou o ato; resultado (positivo/negativo) e motivo.
Controle de prazos e gestão de diligências
Prazos: como controlar no cartório
O controle de prazos no IP envolve: (1) prazo para conclusão do inquérito conforme situação do investigado (preso/solto) e normas locais; (2) prazos de cumprimento de requisições e ordens judiciais; (3) prazos internos para retorno de laudos e respostas de ofícios.
- Prática recomendada: abrir um “quadro de controle” do IP com datas-chave (instauração, remessas, prorrogações, diligências pendentes, retorno de laudos).
- Pontos de atenção: pedidos de prorrogação devem ser preparados com antecedência, com relatório parcial e justificativa de diligências pendentes.
Registro e acompanhamento de diligências
- Ao expedir diligência: registrar data, destinatário, objeto, prazo sugerido e anexos enviados.
- Ao receber resposta: conferir se atende ao solicitado; juntar; certificar pendências; reexpedir/retificar se necessário.
- Em diligências externas: manter nos autos comprovantes (AR, protocolo, e-mail institucional impresso/juntado conforme norma interna, recibos de entrega).
Preparação da conclusão para a autoridade policial
“Conclusão” é a etapa em que o escrivão organiza o procedimento para despacho final da autoridade: verifica se as diligências determinadas foram cumpridas, se as peças essenciais estão juntadas, se a numeração está íntegra e se há minuta/relatório pronto para assinatura.
- Checklist de conferência antes da conclusão: portaria ou APF; termos de declarações essenciais; autos de apreensão/reconhecimento (se realizados); laudos disponíveis e requisições pendentes identificadas; decisões judiciais e cumprimentos; certidões de remessa/retorno; qualificação do investigado; indicação de folhas das peças-chave para facilitar o despacho.
- Se houver pendências: preparar nota interna/relatório parcial indicando o que falta, por quê e qual providência está em curso (ex.: laudo aguardando, resposta de ofício pendente, testemunha não localizada).
Fluxo textual passo a passo de um inquérito típico (com pontos de controle)
1) Entrada do fato e instauração (Portaria ou APF) [CONTROLE 1: peça inaugural correta e assinada; dados mínimos do fato; numeração do procedimento] 2) Autuação e montagem inicial dos autos [CONTROLE 2: capa, termo de abertura, ordenação e paginação; juntada de peças iniciais] 3) Planejamento de diligências iniciais pela autoridade (despacho) [CONTROLE 3: despacho juntado; tarefas listadas; prazos internos definidos] 4) Produção de termos e autos cartorários (declarações, reconhecimentos, exibição/apreensão) [CONTROLE 4: qualificação completa; assinaturas; descrição detalhada de objetos; anexos mencionados efetivamente juntados] 5) Expedição de requisições e ofícios (perícias/informações) [CONTROLE 5: destinatário correto; quesitos claros; anexos; protocolo/registro de envio] 6) Acompanhamento de retornos e reiterações [CONTROLE 6: respostas conferidas; juntadas e certidões; reiteração formal se houver atraso] 7) Cumprimento de ordens judiciais (se houver representações deferidas) [CONTROLE 7: decisão juntada; mandados/ordens cumpridos; autos de cumprimento e certidões; cadeia de custódia preservada quando aplicável] 8) Atualização do quadro de prazos do IP [CONTROLE 8: prazo de conclusão monitorado; necessidade de prorrogação identificada com antecedência] 9) Organização final dos autos [CONTROLE 9: peças essenciais presentes; paginação íntegra; documentos legíveis; mídias identificadas; pendências certificadas] 10) Relatório (parcial ou final) e conclusão ao delegado [CONTROLE 10: relatório coerente com as peças; indicação de folhas; minuta pronta; autos aptos para despacho e remessa] 11) Remessa ao destino (MP/Judiciário) e controle de retorno [CONTROLE 11: guia/ofício de remessa; comprovante; certidão; registro de data e recebimento]Exemplos práticos de conferência documental (situações comuns)
Exemplo 1: IP por portaria com perícia pendente
- Portaria instaurada e juntada do BO e documentos iniciais.
- Requisição de perícia expedida com quesitos e anexos (fotos/auto de apreensão).
- Termos de declarações colhidos e juntados.
- Ao aproximar o prazo de conclusão: elaborar relatório parcial indicando diligência pendente (laudo), data da requisição, protocolo e justificativa; preparar expediente de reiteração se necessário; submeter à autoridade para despacho de prorrogação/remessa parcial conforme orientação.
Exemplo 2: APF com apreensão de celular
- Auto de exibição e apreensão descrevendo IMEI, estado do aparelho, acessórios e lacre.
- Requisição de extração/perícia com delimitação do objeto (período, aplicativos, conversas) e anexos necessários.
- Certidão de encaminhamento ao setor pericial e recibo juntado.
- Controle de retorno do laudo e juntada imediata, com certificação de recebimento.
