Auto de Prisão em Flagrante e Atos Cartorários do Escrivão de Polícia Civil

Conceito e finalidade do Auto de Prisão em Flagrante (APF)

O Auto de Prisão em Flagrante (APF) é o conjunto documental que formaliza a prisão realizada em situação de flagrância, registrando de modo cronológico e verificável: (a) as circunstâncias do fato, (b) a captura e apresentação do conduzido, (c) as oitivas essenciais, (d) as comunicações obrigatórias, (e) as providências de garantias processuais e (f) a vinculação e integridade de anexos (inclusive itens relacionados à cadeia de custódia). Para o escrivão, o APF é uma montagem cartorária com rigor de horários, assinaturas, termos e anexos, pois qualquer lacuna pode gerar retrabalho, relaxamento de prisão, nulidades pontuais ou questionamentos sobre a legalidade e a confiabilidade do que foi documentado.

Elementos do flagrante: o que precisa estar demonstrado nas peças

Situação de flagrância e narrativa objetiva

O APF deve permitir que um leitor externo (juiz, MP, defesa) compreenda, sem suposições, por que a prisão foi em flagrante. Isso se reflete na redação das peças: descrição do local, dinâmica, tempo aproximado, quem presenciou, como se deu a abordagem, o que foi encontrado e como foi preservado. Evite adjetivações e conclusões (“o autor é perigoso”, “agiu com frieza”); registre fatos observáveis (“foi visto saindo do estabelecimento com o objeto”, “foi localizado a 200 metros, com o item na mochila”).

Materialidade inicial e indícios

O APF não é sentença, mas precisa documentar materialidade inicial e indícios suficientes para justificar a formalização. Isso aparece em: apreensões, registros fotográficos quando existentes, laudos preliminares/constatações quando cabíveis, e descrição detalhada de objetos. Quando houver substância/arma/objeto relevante, a forma de apreensão, acondicionamento e identificação deve ser coerente com a cadeia de custódia, refletindo-se nos termos e anexos.

Temporalidade e rastreabilidade

Horários são “coluna vertebral” do APF: hora do fato (estimada), hora da abordagem, hora da condução, hora de chegada à unidade, início e término de cada oitiva, hora das comunicações e das providências (ex.: exame, recolhimento). A coerência temporal reduz questionamentos sobre demora injustificada, incomunicabilidade e integridade do procedimento.

Sequência documental sob responsabilidade cartorária: passo a passo operacional

A ordem pode variar por normativas locais, mas a lógica é sempre: identificar pessoas, registrar circunstâncias, colher versões essenciais, formalizar apreensões e comunicações, e fechar com termos de ciência/assinaturas e encaminhamentos. Abaixo, um passo a passo prático com pontos de atenção cartorária.

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1) Recebimento do conduzido e conferências iniciais

• Conferir identificação: nome, filiação, data de nascimento, documento, endereço, telefone, e dados complementares (profissão, escolaridade) conforme padrão local.
• Registrar horários: apresentação, início do atendimento, e eventual espera por defensor/advogado.
• Integridade física: registrar se há lesões aparentes e se houve alegação de agressão; providenciar encaminhamento para exame quando indicado, documentando a solicitação e o horário.
• Objetos pessoais: se houver recolhimento/guarda, formalizar termo específico conforme rotina local, com descrição e assinatura de quem entrega/recebe.

2) Qualificação do conduzido e dos demais envolvidos

Qualificação é peça sensível: erros de grafia, números de documentos e endereços geram diligências e retrabalho. Proceda com conferência direta do documento e, quando não houver, registre a fonte da informação (declaração do qualificado) e a tentativa de confirmação.

• Conduzido: dados completos, inclusive alcunha se informada, e meios de contato.
• Condutor(es): identificação funcional e unidade.
• Vítima(s) e testemunha(s): dados completos e contatos; se houver vulnerabilidade, registrar necessidade de acompanhamento/medidas protetivas quando aplicável.

3) Oitiva do condutor (termo de declarações)

Em regra operacional, a oitiva do condutor organiza a narrativa-base: como tomou conhecimento, por que abordou, como identificou o conduzido, se houve perseguição, resistência, uso de algemas (se aplicável) e quais objetos foram apreendidos. O escrivão deve:

• Fixar marcos temporais (hora aproximada do fato, abordagem, condução).
• Descrever localização e circunstâncias de apreensões (onde estava o objeto, quem encontrou, quem recolheu).
• Evitar “copiar e colar” genérico: a narrativa deve ser compatível com o caso concreto.

4) Oitiva da vítima (quando houver)

Registrar: o que ocorreu, reconhecimento do autor (se houver), descrição de bens, danos, e eventual recuperação do objeto. Se houver reconhecimento, documentar com cautela, preferindo descrição prévia e registro do procedimento adotado conforme orientação local. Atenção a dados de contato para intimações futuras.

5) Oitiva de testemunhas

Testemunhas reforçam a dinâmica e a credibilidade. O escrivão deve registrar: posição da testemunha (onde estava), o que efetivamente viu/ouve, e o que soube por terceiros (diferenciar percepção direta de relato indireto). Isso evita contradições internas no APF.

6) Interrogatório do conduzido e garantias processuais

O interrogatório deve refletir garantias: ciência do direito ao silêncio, de não produzir prova contra si, e de assistência por advogado/defensor. Operacionalmente:

• Registrar a ciência dos direitos no termo, com linguagem clara.
• Documentar presença/contato com advogado/defensoria quando houver, incluindo horário.
• Se o conduzido optar por permanecer em silêncio, registrar a opção sem interpretações (“exerceu o direito ao silêncio”).
• Se houver alegação de abuso/lesão, registrar e providenciar encaminhamentos formais, com horários.

7) Termos de apreensão, exibição e entrega (e anexos correlatos)

Para cada item relevante, formalize termo com: descrição minuciosa (marca, modelo, cor, numeração, estado), local de apreensão, quem apreendeu, quem recebeu, e acondicionamento. Quando houver mídia (vídeo, áudio, prints), registre origem, forma de extração/cópia, identificação do arquivo e meio de armazenamento, preservando integridade.

• Integridade de anexos: numere páginas, identifique anexos (A, B, C), e descreva no termo o que está sendo juntado.
• Conferência de assinaturas: quem entrega e quem recebe; se alguém não assinar, registrar motivo (recusa, ausência) e colher assinatura de testemunha do ato quando aplicável.

8) Cadeia de custódia em linhas operacionais (como isso aparece nas peças)

Sem repetir teoria, a prática cartorária exige que os documentos permitam rastrear: (a) origem do vestígio (onde e como foi encontrado), (b) manuseio (quem recolheu e quando), (c) acondicionamento (embalagem, lacre/identificação quando houver), (d) transferências (quem entregou/recebeu, horários), e (e) destino (guarda, perícia, depósito). Isso se materializa em termos de apreensão/entrega, guias de encaminhamento e recibos, sempre com horários e identificação dos responsáveis.

9) Comunicações obrigatórias e registros

As comunicações devem ser documentadas com data, hora, meio utilizado (sistema, telefone institucional, e-mail oficial, ofício) e destinatário. Exemplos de comunicações usuais no APF (conforme regramento local):

• Autoridade judicial competente: comunicação da prisão e remessa do APF.
• Ministério Público: ciência da prisão e peças essenciais.
• Defesa/Defensoria: quando aplicável, registro de acionamento e comparecimento.
• Família ou pessoa indicada: registro de comunicação, com identificação de quem foi contatado e horário, quando previsto.

10) Providências formais finais: guias, encaminhamentos e fechamento

Providências comuns: requisição/guia para exame, encaminhamento de objetos para perícia/depósito, juntada de certidões internas (ex.: antecedentes, consultas), e organização do volume. O fechamento cartorário inclui:

• Certidão de encerramento com horário de finalização.
• Numeração e rubrica das folhas conforme padrão local.
• Checagem de coerência: nomes, documentos, datas, horários, e correspondência entre termos e anexos.

Cuidados de redação e conferência: checklist do escrivão

Redação de termos (clareza e precisão)

• Use frases curtas e cronologia: “às X horas, no local Y, ocorreu Z”.
• Separe fato de interpretação: registre o que foi dito/observado e identifique o declarante.
• Padronize unidades e descrições: valores, medidas, numerações, placas, IMEI/serial quando houver.
• Evite lacunas: se algo é desconhecido, registre como “não soube informar” ou “não foi possível verificar no momento”, indicando providência posterior.

Assinaturas, recusas e representações

• Conferir se todas as páginas exigidas foram assinadas/rubricadas conforme norma local.
• Se houver recusa de assinatura, lavrar termo/certidão registrando a recusa, o motivo alegado (se houver), data/hora e assinatura de quem presenciou.
• Conferir qualificação completa de quem assina (nome legível, matrícula/cargo quando agente público).

Integridade de anexos e mídias

• Listar anexos em peça própria (ex.: “Relação de documentos anexos”), com quantidade de folhas e identificação.
• Quando houver mídia digital, identificar: tipo (pen drive, CD, upload), nome do arquivo, hash quando adotado, e responsável pela extração/cópia.
• Evitar anexos “soltos”: todo anexo deve estar referido em algum termo e fisicamente vinculado ao APF.

Registro de horários (padrão e coerência)

• Adotar um padrão único (24h) e manter coerência entre peças.
• Registrar início e término de cada oitiva.
• Checar intervalos: atrasos relevantes devem ter justificativa documental (ex.: espera por defensor, atendimento médico).

Garantias processuais relevantes: como documentar sem lacunas

O escrivão não decide mérito, mas deve assegurar que o APF reflita o respeito às garantias, pois isso impacta a validade do ato e a credibilidade do procedimento.

• Direitos do conduzido: ciência formal no termo, com registro de eventual presença de advogado/defensor e opção por falar ou permanecer em silêncio.
• Integridade e saúde: registro de alegações de maus-tratos/lesões e providências (encaminhamento, requisição), com horários.
• Comunicação a pessoa indicada: quando prevista, documentar quem foi contatado, meio e horário, ou justificar impossibilidade.
• Tratamento de vulneráveis: se houver adolescente, pessoa com deficiência, barreira linguística, ou outra condição relevante, registrar a providência adotada (ex.: intérprete, responsável legal, atendimento especializado), conforme protocolo local.

Estudo de caso: montagem de autos (ordem sugerida de peças)

Cenário: furto em estabelecimento comercial com recuperação do bem e condução imediata. O conduzido foi abordado por policiais após acionamento do segurança; houve apreensão do objeto e imagens de câmera fornecidas em mídia.

Ordem sugerida de peças (modelo operacional)

• 1. Capa/Autuação: identificação do procedimento, unidade, data, conduzido, natureza do fato.
• 2. Despacho/Portaria de lavratura do APF: determinação de lavratura e atos a realizar.
• 3. Qualificação do conduzido: dados completos e conferência documental.
• 4. Termo de apresentação e apreensão inicial: registro de apresentação do conduzido e itens apresentados com ele (se aplicável).
• 5. Oitiva do condutor: narrativa cronológica da abordagem e apreensões.
• 6. Oitiva da vítima/representante do estabelecimento: descrição do fato, identificação do bem, prejuízo e recuperação.
• 7. Oitiva de testemunha (segurança/funcionário): percepção direta, acionamento da polícia, entrega das imagens.
• 8. Interrogatório do conduzido: ciência de direitos, versão apresentada ou registro de silêncio.
• 9. Termo de apreensão/exibição e entrega do objeto: descrição detalhada do bem, local onde foi encontrado, responsável pela guarda.
• 10. Termo de recebimento de mídia: identificação do dispositivo/arquivo, origem (CFTV), responsável pela extração e entrega.
• 11. Guia/encaminhamento do bem: depósito, restituição futura, ou perícia (conforme caso), com recibo.
• 12. Certidões de comunicações: judicial, MP, defesa/defensoria, pessoa indicada (quando aplicável), com horários e meios.
• 13. Relação de anexos: lista de documentos e mídias, com quantidade de folhas e identificação.
• 14. Certidão de encerramento e remessa: fechamento do APF, horário e destino (remessa).

Exemplos de redação objetiva (trechos-modelo)

“Às 14h35min, o condutor declara que foi acionado via rádio para atendimento no endereço X. Às 14h42min, no local, abordou o conduzido na calçada em frente ao estabelecimento, após indicação do segurança, que apontou o suspeito como a pessoa que saiu sem pagar. Em revista pessoal, foi localizado 01 (um) frasco de perfume, marca Y, 100 ml, sem nota fiscal, no bolso direito da jaqueta.”

“O conduzido foi cientificado do direito de permanecer em silêncio e de ser assistido por advogado/defensor. Indagado, declarou que...”

Quadro de inconsistências que geram retrabalho ou questionamentos

• Horários incompatíveis: chegada à unidade após o início de oitiva; comunicações com horário anterior à lavratura. Efeito: questionamento de cronologia e legalidade; necessidade de retificação/certidão.
• Qualificação incompleta ou divergente: nome grafado diferente entre peças, documento errado, endereço ausente. Efeito: dificuldade de intimação, correções posteriores, risco de homonímia.
• Objeto apreendido sem termo correspondente: item citado em oitiva, mas sem termo de apreensão/entrega. Efeito: fragiliza materialidade e cadeia de custódia; diligência para regularizar.
• Anexos sem identificação: fotos/prints sem referência em termo, mídia sem descrição de origem. Efeito: contestação de autenticidade e integridade; necessidade de termo complementar.
• Assinaturas faltantes: declarante assina uma peça e não outra; ausência de rubrica onde exigida. Efeito: nulidades formais e exigência de saneamento.
• Direitos não documentados: ausência de registro de ciência do direito ao silêncio/assistência. Efeito: questionamento do interrogatório e da regularidade do ato.
• Recusa de assinatura sem certidão: consta “recusou-se” sem formalização. Efeito: fragilidade do ato; necessidade de certidão e testemunha do ocorrido.
• Comunicações sem comprovação: menciona que comunicou, mas não registra destinatário, meio e horário. Efeito: questionamento de incomunicabilidade e descumprimento de formalidades.
• Descrição genérica de vestígios: “uma arma” sem marca, calibre, numeração; “um celular” sem IMEI. Efeito: dificuldade de perícia, restituição e rastreio; risco de troca/impugnação.
• Contradições internas: condutor diz que achou o objeto no carro; testemunha diz que estava no bolso; termo de apreensão não esclarece. Efeito: fragiliza narrativa; necessidade de esclarecimentos e oitivas complementares.