Fluxo de Caixa Realizado na Prática: registro fiel do que aconteceu

O que é “Fluxo de Caixa Realizado” e por que ele vira a fonte da verdade

Fluxo de Caixa Realizado é o registro fiel do que de fato entrou e saiu do caixa e das contas bancárias no período. Ele não é uma intenção, nem uma previsão: é a fotografia do movimento real, com base em movimentos efetivos (dinheiro recebido, transferência compensada, cartão liquidado, boleto pago, etc.).

Para o Realizado ser a “fonte da verdade”, ele precisa obedecer a duas regras simples:

• Registrar apenas o que aconteceu: só lançar quando houver confirmação do movimento (dinheiro em mãos, comprovante, extrato, notificação de liquidação).
• Conciliar com extratos: todo lançamento deve “bater” com o extrato bancário e/ou relatório do meio de pagamento (maquininha, gateway, carteira digital).

O que entra no Realizado (e o que não entra)

• Entra: recebimentos efetivos, pagamentos efetivos, taxas efetivamente cobradas, estornos efetivados, transferências entre contas, aportes/retiradas dos sócios, depósitos/saques.
• Não entra: pedidos feitos e ainda não pagos, boletos emitidos e não compensados, vendas no cartão ainda não liquidadas (essas são “a receber”, não caixa), contas agendadas sem confirmação de débito.

Regra de ouro: data do lançamento no Realizado

Use sempre a data em que o dinheiro realmente mudou de lugar:

• PIX: data/hora em que caiu na conta.
• Dinheiro: data em que entrou/saiu do caixa físico.
• Cartão: data da liquidação (quando a adquirente repassa para a conta), não a data da venda.
• Boleto: data da compensação (quando aparece no extrato como crédito), não a data de emissão.
• Transferência/TEF/TED/DOC: data em que o débito/crédito aparece no extrato.
• Débito automático: data do débito no extrato.

Como conciliar: transformar extrato em checklist

Conciliação é o processo de comparar o Realizado com as evidências (extratos e relatórios) até que não exista “movimento sem lançamento” nem “lançamento sem movimento”.

Passo a passo prático de conciliação diária (rápida)

• 1) Separe as fontes: extrato bancário do dia + relatório do cartão (liquidações) + caixa físico (se houver dinheiro).
• 2) Marque o que já está lançado: para cada linha do extrato/relatório, encontre o lançamento correspondente no Realizado.
• 3) Lance o que está faltando: toda linha sem correspondente vira um lançamento.
• 4) Investigue divergências: valores diferentes, datas diferentes, duplicidades, taxas não lançadas, estornos.
• 5) Feche saldo: o saldo final do Realizado deve bater com o saldo do extrato (e com o caixa físico, quando aplicável).

Erros comuns que quebram a conciliação

• Lançar venda no cartão como entrada no dia da venda (em vez da liquidação).
• Ignorar taxas do cartão/antecipação (o crédito líquido vem menor).
• Somar dinheiro do caixa com banco sem separar “onde está o saldo”.
• Registrar “agendado” como pago.
• Não registrar transferências entre contas (isso não muda o total geral, mas muda o saldo de cada conta).

Como lançar recebimentos por meio de pagamento (com exemplos)

Nos exemplos abaixo, considere que você registra no Realizado com base no extrato/relatório e guarda a evidência (comprovante, print, PDF).

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Recebimento via PIX

Quando lançar: quando o PIX aparece como crédito no extrato ou notificação do banco.

• Data: data do crédito.
• Valor: valor recebido.
• Meio/Conta: Banco X (conta corrente).
• Histórico: “Venda pedido 1542 – PIX cliente Ana”.
• Evidência: comprovante do PIX (PDF/print) ou linha do extrato.

10/01 | Entrada | PIX | 250,00 | Venda pedido 1542 (Ana) | Conta Banco X

Recebimento em dinheiro (caixa físico)

Quando lançar: no momento em que o dinheiro entra no caixa.

• Data: data da venda/recebimento.
• Valor: valor recebido.
• Meio/Conta: Caixa (dinheiro).
• Evidência: cupom/recibo, fechamento de caixa, ou relatório do PDV.

10/01 | Entrada | Dinheiro | 80,00 | Venda balcão | Caixa

Recebimento via cartão (crédito/débito)

Para o Realizado, o ponto central é separar venda de liquidação:

• Venda: aconteceu hoje, mas o dinheiro ainda não está na conta.
• Liquidação: quando a adquirente deposita (normalmente já com taxas descontadas).

Como lançar no Realizado: lance na data em que o valor caiu no banco. Se o extrato vier com valor líquido, registre o líquido como entrada e registre a taxa como saída (ou como linha separada de taxa, se preferir evidenciar).

Exemplo (crédito liquidado): relatório mostra R$ 500,00 bruto, taxa R$ 20,00, depósito líquido R$ 480,00.

12/01 | Entrada | Cartão (liquidação) | 480,00 | Liquidação vendas cartão (lote 778) | Banco X

12/01 | Saída | Taxas cartão | 20,00 | Taxa adquirente lote 778 | Banco X

Se o extrato já vier com a taxa embutida e não detalhar, você pode manter apenas a entrada líquida, mas o ideal é detalhar as taxas com base no relatório da maquininha para enxergar custo de recebimento.

Recebimento via boleto

Quando lançar: quando o boleto compensar e aparecer como crédito no extrato/relatório do banco.

• Data: data da compensação.
• Valor: valor creditado (pode vir líquido se houver tarifa).
• Evidência: extrato + comprovante/relatório de boletos.

13/01 | Entrada | Boleto (compensado) | 300,00 | Boleto 000123 (Cliente B) | Banco X

Se houver tarifa de boleto cobrada separadamente:

13/01 | Saída | Tarifa bancária | 3,50 | Tarifa boleto 000123 | Banco X

Como lançar pagamentos (com exemplos)

Pagamento por transferência (PIX/TEF/TED)

Quando lançar: quando o débito aparece no extrato (ou comprovante confirmado).

11/01 | Saída | Transferência | 120,00 | Fornecedor Embalagens (NF 558) | Banco X

Pagamento no débito (cartão débito)

Quando lançar: na data do débito na conta (geralmente imediato).

11/01 | Saída | Débito | 60,00 | Combustível entrega | Banco X

Pagamento no crédito (cartão de crédito da empresa)

No Realizado, o cuidado é não “pagar duas vezes”. Existem duas formas corretas de registrar, escolha uma e padronize:

• Método A (mais simples para caixa): registrar a saída somente quando pagar a fatura (momento em que o dinheiro sai do banco).
• Método B (mais analítico): registrar a despesa no dia da compra como “a pagar no cartão” (fora do Realizado) e no Realizado registrar apenas o pagamento da fatura. (Como aqui o foco é Realizado, mantenha o Método A.)

Exemplo (pagamento da fatura):

20/01 | Saída | Pagamento fatura cartão | 1.200,00 | Fatura cartão PJ (jan) | Banco X

Retiradas dos sócios: como registrar sem confundir com despesa

Retirada de sócio é saída de caixa, mas não é custo operacional. No Realizado, registre como uma linha específica para não “poluir” despesas do negócio.

Exemplo de retirada via transferência

12/01 | Saída | Retirada de sócio | 500,00 | Pró-labore/retirada João | Banco X

Exemplo de retirada em dinheiro

12/01 | Saída | Retirada de sócio | 200,00 | Retirada Maria | Caixa

Boa prática: sempre anexar evidência (comprovante de transferência ou registro no fechamento de caixa) e manter uma regra interna (ex.: retiradas apenas em dias fixos ou com autorização).

Procedimento padrão de fechamento do dia/semana (com evidências)

Fechamento diário (10 a 20 minutos)

• 1) Fechar caixa físico (se existir): contar dinheiro, separar sangrias/depósitos, registrar saldo final do caixa.
• 2) Baixar evidências do dia: extrato do banco (ou pelo menos o período do dia), comprovantes de PIX enviados/recebidos, relatório de vendas e relatório de liquidações do cartão.
• 3) Lançar no Realizado: registrar todas as entradas/saídas efetivas do dia, cada uma com meio/conta correto (Banco X, Caixa, etc.).
• 4) Conciliar: marcar cada linha do extrato/relatórios como “conciliada” quando houver lançamento correspondente.
• 5) Validar saldos: saldo final do Banco X no Realizado = saldo final no extrato; saldo do Caixa = contagem física.
• 6) Arquivar evidências: salvar PDFs/prints em pasta do dia com padrão de nome.

Fechamento semanal (30 a 60 minutos)

• 1) Revisar pendências de conciliação: itens “sem par” (no extrato e não lançado; lançado e não aparece no extrato).
• 2) Revisar taxas e tarifas: cartão, boletos, manutenção de conta, antecipações.
• 3) Revisar transferências entre contas: garantir que toda transferência tenha duas pontas (saída de uma conta e entrada na outra) quando aplicável.
• 4) Conferir retiradas/aportes: validar se há evidência e autorização.
• 5) Gerar um “pacote de evidências”: um arquivo/pasta da semana com extratos e relatórios.

Padrão simples para evidências e anexos

Adote um padrão de pastas e nomes para encontrar qualquer comprovante em segundos:

• Pasta: Evidencias/2026-01/2026-01-10
• Nome de arquivo: 2026-01-10_PIX_Entrada_250_Pedido1542_Ana.pdf
• Nome de arquivo: 2026-01-12_Cartao_Liquidacao_Lote778_480.pdf
• Nome de arquivo: 2026-01-11_Transferencia_Saida_120_FornecedorEmbalagens.pdf

Se você usa planilha, crie uma coluna Anexo com link para o arquivo na nuvem/pasta.

Exercício prático: lançar uma semana completa e validar saldo

Cenário: você controla duas “contas” no Realizado: Banco X e Caixa.

• Saldo inicial (segunda-feira 08:00): Banco X = R$ 2.000,00; Caixa = R$ 300,00.
• Regra do exercício: lançar apenas movimentos efetivos e, ao final de cada dia, calcular saldo final por conta.

Operações da semana (para lançar no Realizado)

Tarefa 1: transformar a tabela em lançamentos (modelo)

Use um formato consistente. Exemplo de linhas:

Data | Tipo | Meio | Valor | Descrição | Conta

Para a transferência interna (depósito do caixa no banco), faça dois lançamentos:

Ter | Saída | Depósito/Transferência interna | 200,00 | Depósito do caixa | Caixa

Ter | Entrada | Depósito/Transferência interna | 200,00 | Depósito do caixa | Banco X

Tarefa 2: validar saldos (gabarito de conferência)

Calcule os saldos finais por conta ao final da semana. Se seus lançamentos estiverem corretos, você chegará a:

• Banco X (saldo final): R$ 2.286,60
• Caixa (saldo final): R$ 290,00
• Total (Banco + Caixa): R$ 2.576,60

Tarefa 3: checklist de conciliação do exercício

• Existe algum lançamento no Banco X que não teria como aparecer no extrato? (Se sim, está errado ou falta evidência.)
• As taxas do cartão e a tarifa do boleto foram registradas como saídas?
• A transferência interna teve as duas pontas (saída do Caixa e entrada no Banco X)?
• As retiradas de sócio estão separadas de despesas operacionais?
• O saldo final do Banco X no Realizado bate com o “extrato fictício” (gabarito)?