Fechamento de Caixa: fechamento do turno com conferência completa e conciliações

O que é o fechamento de caixa do turno (com conferência completa)

Fechamento de caixa é o procedimento de encerrar um turno (ou uma troca de operador) consolidando tudo o que foi registrado no sistema e comparando com o que existe fisicamente: dinheiro, comprovantes e documentos. O objetivo é apurar o resultado do turno, separar corretamente o fundo de troco, identificar o valor a entregar/depositar e registrar eventuais diferenças com justificativa e evidências.

Um fechamento bem executado depende de uma sequência padronizada para evitar retrabalho: primeiro “congelar” o que o sistema informa (relatórios), depois organizar e contar o físico, e por fim conciliar físico x sistema e formalizar a entrega.

Sequência recomendada para minimizar retrabalho

• 1) Preparar o ambiente de contagem (antes de emitir relatórios e antes de abrir gaveta/bolsa).
• 2) Emitir e salvar/imprimir relatórios do turno (vendas e pagamentos, cancelamentos/estornos, sangrias e outros movimentos).
• 3) Organizar o físico: separar dinheiro, comprovantes e documentos por tipo.
• 4) Contar numerário por denominação e separar o fundo de troco.
• 5) Apurar o valor a entregar/depositar e montar o “pacote” de entrega.
• 6) Conciliar físico x sistema (por forma de pagamento e total) e registrar diferenças.
• 7) Formalizar a entrega (assinaturas, lacres, anexos e registro no sistema/planilha).

Ambiente de contagem: condições mínimas

Regras práticas para reduzir erros

• Sem interrupções: sinalize “em conferência” e evite atendimento durante a contagem.
• Mesa limpa e única: nada de objetos pessoais, embalagens, papéis soltos ou itens de venda na área.
• Boa visibilidade: iluminação adequada e, se possível, câmera/visão do supervisor conforme política interna.
• Um responsável por vez: quem conta não atende telefone, não conversa e não alterna tarefas.
• Materiais à mão: folhas de contagem, calculadora, elásticos/envelopes, lacres, caneta, carimbo (se aplicável).
• Contagem em voz baixa e conferência dupla: conte uma vez, registre, e reconte apenas o que divergir.

Relatórios obrigatórios do fechamento (o “retrato” do sistema)

Antes de mexer no dinheiro, gere os relatórios do turno. Isso evita que ajustes posteriores confundam a conferência e reduz retrabalho.

Checklist de relatórios

• Resumo de vendas do turno: total vendido, quantidade de cupons/atendimentos, ticket médio (se houver).
• Relatório por forma de pagamento: dinheiro, cartão débito/crédito, PIX, vale, convênio, etc.
• Cancelamentos e estornos: listagem com valores, horários, motivo e autorização (quando houver).
• Sangrias do turno: valores, horários, responsável e destino.
• Outros movimentos (se existirem no seu PDV): recebimentos diversos, pagamentos, ajustes, descontos, taxas, gorjetas, etc.

Boas práticas ao emitir relatórios

• Identifique o período correto: início/fim do turno, operador, número do caixa/PDV.
• Padronize o nome do arquivo (se digital): LOJA01_CAIXA03_OP012_2026-01-26_TURNO2.
• Garanta rastreabilidade: anexe relatórios ao pacote do fechamento (impresso ou digital) conforme padrão interno.

Organização do físico antes da contagem

Com os relatórios em mãos, organize o conteúdo do caixa para que a contagem seja rápida e auditável.

Separação inicial (em “pilhas”)

• Dinheiro (cédulas e moedas).
• Comprovantes de cartão (se houver via física) e/ou relatórios do TEF.
• Comprovantes de PIX (quando a operação exigir evidência).
• Vales/convênios/vouchers (por tipo e por valor).
• Documentos do turno: relatórios, autorizações, justificativas, ocorrências.

Evite misturar comprovantes com dinheiro. Qualquer papel no meio das cédulas é fonte comum de erro.

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Contagem do numerário por denominação (padrão auditável)

Conte o dinheiro por denominação e registre em uma folha/planilha de contagem. Esse registro é a base para justificar o valor entregue e eventuais diferenças.

Modelo de tabela de contagem

Regras de contagem que evitam divergências

• Conte por blocos: organize cédulas por valor, alinhe e conte em dezenas (10, 20, 50 unidades) quando possível.
• Registre imediatamente: não confie na memória para lançar depois.
• Moedas: separe por valor e some; se houver grande volume, use padrão interno (rolos, saquinhos) e registre o método.
• Recontagem seletiva: se o total não fechar, recontar primeiro as denominações com maior impacto (R$ 100, R$ 50, R$ 20) e depois as demais.

Separação do fundo de troco no fechamento

No fechamento, o fundo de troco deve ser separado do valor a entregar/depositar. A separação deve ser física (envelope/compartimento) e registrada no formulário do fechamento.

Procedimento prático

• Defina o valor padrão do fundo (ex.: R$ 300,00) conforme regra da loja.
• Monte o fundo com denominações adequadas (priorize notas baixas e moedas).
• Coloque o fundo em envelope identificado (loja, caixa, data, turno, operador) e mantenha separado do restante.
• O dinheiro restante passa a ser o valor disponível para entrega/deposito, sujeito às conciliações.

Apuração do valor a entregar/depositar

Após contar o dinheiro e separar o fundo, apure quanto deve ser entregue ao responsável (tesouraria/supervisão) ou preparado para depósito, conforme política interna.

Fórmula prática (dinheiro)

Dinheiro a entregar = Total em dinheiro contado - Fundo de troco separado

Em seguida, compare esse “dinheiro a entregar” com o que o sistema indica como recebido em dinheiro, considerando os movimentos do turno (por exemplo, cancelamentos/estornos e sangrias já realizadas).

Exemplo numérico (apenas para entendimento)

• Total em dinheiro contado: R$ 2.180,00
• Fundo de troco padrão: R$ 300,00
• Dinheiro a entregar: R$ 1.880,00
• Sistema indica “Recebido em dinheiro” no turno: R$ 1.880,00
• Resultado: dinheiro confere

Conferência final: físico x sistema (conciliação completa)

A conciliação completa compara, por forma de pagamento, o que o sistema registra com o que existe como evidência física/documental. O ideal é conciliar em duas camadas: (1) total geral do turno e (2) detalhamento por forma de pagamento.

Roteiro de conciliação por forma de pagamento

• Dinheiro: conferir “dinheiro a entregar” contra “recebido em dinheiro” do relatório.
• Cartões: conferir total do relatório do PDV com o relatório do TEF/adquirente (quando disponível) e com as vias/comprovantes (se aplicável).
• PIX: conferir total do PDV com extrato/relatório do meio de pagamento (quando a operação exigir), observando horários e identificadores.
• Vales/convênios/vouchers: conferir quantidade e soma dos documentos físicos contra o total no relatório.
• Cancelamentos/estornos: validar se estão refletidos nos totais e se há documentação/autorizações correspondentes.
• Sangrias: validar se os valores sangrados constam no relatório e se não foram “contados duas vezes” (ex.: dinheiro já retirado não pode estar no total contado).

Matriz de conferência (modelo)

Como registrar e justificar diferenças encontradas

Diferença é qualquer variação entre o valor esperado (sistema) e o apurado (físico/comprovantes). O registro deve ser objetivo, com dados verificáveis, para permitir auditoria e correção sem retrabalho.

Campos mínimos do registro de diferença

• Data, loja, caixa/PDV, turno, operador(es).
• Valor da diferença (positivo/sobra ou negativo/falta).
• Forma de pagamento afetada (dinheiro, cartão, PIX etc.).
• Referências: número do cupom, transação, NSU, horário, relatório usado.
• Descrição curta do ocorrido (sem suposições).
• Ação imediata tomada (recontagem, verificação de comprovantes, checagem de cancelamentos/estornos).
• Responsável pela conferência e validação (assinaturas/identificação).

Exemplos de justificativas aceitáveis (com evidência)

• Erro de contagem corrigido: “Recontagem de notas de R$ 50 ajustou R$ 100,00. Anexada folha de contagem revisada.”
• Comprovante ausente: “Venda no cartão crédito consta no PDV, mas não há comprovante físico; verificado no TEF: transação aprovada (NSU X).”
• Cancelamento/estorno: “Cupom 123 cancelado às 18:05 com autorização do supervisor; relatório de cancelamentos anexado.”

Cuidados ao registrar

• Não “compense” diferença de uma forma com outra sem evidência (ex.: falta no dinheiro não deve ser coberta por sobra em vouchers).
• Evite justificativas genéricas (“deve ter sido troco errado”); descreva o que foi verificado.
• Se a diferença persistir, registre como pendência e siga o fluxo interno de apuração (sem atrasar a formalização do fechamento).

Variações do procedimento por tipo de operação

1) Operação de turno único (um operador no dia)

• Fechamento ocorre ao final do expediente.
• Relatórios devem cobrir o período completo.
• Recomendação: manter uma única pasta/pacote do dia com relatórios e documentos, evitando fragmentação.

2) Múltiplos operadores no mesmo caixa (revezamento no turno)

• Defina um marco de troca: horário e identificação do operador que assume.
• Na troca, gere relatório parcial por operador (se o sistema permitir) ou registre o momento da troca para segmentar a apuração.
• Comprovantes devem ser organizados por operador/período para reduzir disputa de responsabilidade.
• Diferenças devem ser atribuídas ao período com base em evidências (relatórios, horários, transações).

3) Troca de caixa/PDV (mudança de posto ou equipamento)

• Antes de migrar, gere relatórios do caixa que será encerrado e faça conferência do físico daquele posto.
• Transfira apenas o que for permitido pela política interna (ex.: fundo de troco) com registro de transferência.
• Evite “misturar” comprovantes e dinheiro de dois caixas no mesmo envelope; mantenha pacotes separados por caixa/PDV.

4) Fechamento com múltiplos caixas (vários PDVs no mesmo turno)

• Padronize horário de corte e sequência de fechamento para não sobrecarregar a tesouraria.
• Use identificação clara: Caixa 01, Caixa 02, etc., com envelopes e relatórios correspondentes.
• Concilie individualmente cada caixa antes de consolidar o total da loja.

Checklist operacional do fechamento (executável)

• Ambiente pronto (mesa limpa, sem interrupções, materiais disponíveis).
• Emitir relatórios: vendas, formas de pagamento, cancelamentos/estornos, sangrias e outros movimentos.
• Separar físico: dinheiro, comprovantes, vales e documentos.
• Contar dinheiro por denominação e registrar na folha/planilha.
• Separar fundo de troco e identificar envelope.
• Apurar dinheiro a entregar/depositar.
• Conciliar por forma de pagamento (matriz físico x sistema) e checar total geral.
• Registrar diferenças com evidências e responsáveis.
• Montar pacote de entrega (valores, relatórios e anexos) e identificar/lacrar conforme padrão.