Entrega de valores e malotes do Caixa: lacres, protocolos e segurança

Conceito: entrega de valores e malotes (lacres, protocolos e segurança)

A entrega de valores do caixa é o processo formal de transferir numerário e documentos de um responsável (operador/caixa) para outro (tesouraria, supervisor, transporte interno autorizado), garantindo rastreabilidade e integridade por meio de identificação padronizada, lacração e protocolo de recebimento. O objetivo é manter uma cadeia de custódia clara: em cada etapa, fica registrado quem estava com o malote, quando, onde e em quais condições (lacre íntegro, valores conferidos, divergências registradas).

Cadeia de custódia: como garantir rastreabilidade

Cadeia de custódia é a sequência de controles que comprova a posse e a integridade do malote desde a preparação até a conferência final na tesouraria. Para ser válida, ela precisa de:

• Identificação única do malote/envelope (número do lacre e/ou número do malote).
• Registros de transferência (protocolo com data/hora, nomes, assinaturas).
• Integridade física (lacre inviolável e sem sinais de violação).
• Regras de guarda e transporte (locais permitidos e pessoas autorizadas).

Na prática, a cadeia de custódia evita “zonas cinzentas” como: malote sem identificação, lacre sem número registrado, entrega sem assinatura, ou guarda temporária em local não autorizado.

Materiais e padrões recomendados

Tipos de embalagem

• Malote de segurança (preferencial): material resistente, com área para identificação e lacre numerado.
• Envelope de segurança: uso para valores menores ou documentos específicos; deve ter fechamento inviolável.

Lacres

• Lacre numerado (obrigatório quando aplicável): o número precisa constar no protocolo e na identificação do malote.
• Condição do lacre: sem cortes, sem emendas, sem marcas de aquecimento/cola, sem folgas.

Identificação externa (padrão mínimo)

Preencher de forma legível, sem abreviações ambíguas:

• Unidade/loja
• Data
• Turno (manhã/tarde/noite ou horário)
• PDV/caixa (quando houver)
• Operador responsável (nome e matrícula/ID)
• Destino (tesouraria/cofre central/retaguarda)
• Nº do lacre e/ou nº do malote

Passo a passo prático: preparação do malote/envelope

1) Preparar o ambiente e reduzir exposição

• Realize a montagem em local discreto, fora do fluxo de clientes e de câmeras voltadas ao público (mantendo as câmeras internas de segurança conforme política).
• Evite comentar valores, rotas e horários em voz alta.
• Separe previamente os materiais (malote/envelope, lacre, protocolo, carimbo, caneta).

2) Organizar o conteúdo interno

Monte o malote de forma padronizada para facilitar a conferência na tesouraria:

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• Numerário: agrupar por cédulas/moedas conforme padrão interno; manter alinhado e sem excesso de fitas/grampos que dificultem conferência.
• Documentos: inserir em compartimento separado (quando o malote tiver divisória) ou em envelope interno identificado (ex.: “comprovantes do turno”).
• Separação por natureza (se aplicável): valores destinados a depósito vs. valores para cofre interno, evitando misturar.

Recomendação: quando a política exigir, inclua uma folha-resumo dentro do malote com identificação (unidade, data, turno, operador, PDV) e o número do lacre aplicado. Isso ajuda se a identificação externa sofrer desgaste.

3) Identificar o malote/envelope (antes de lacrar)

Preencha a etiqueta/área de identificação com:

• Unidade/loja
• Data
• Turno
• Operador (nome + matrícula/ID)
• PDV/caixa (se houver)
• Destino
• Nº do lacre (se o lacre já estiver separado e visível)

Boas práticas: usar letra de forma, sem rasuras. Se houver erro, não “corrija por cima”; substitua a etiqueta ou refaça a identificação conforme norma interna.

4) Lacrar corretamente

• Verifique se o malote/envelope está completamente fechado e sem excesso de volume.
• Aplique o lacre numerado no ponto correto (conforme modelo do malote).
• Faça uma inspeção visual: lacre firme, sem folga, numeração legível.

Regra de ouro: após lacrado, o malote não deve ser reaberto fora do procedimento formal. Se precisar reabrir por motivo justificado, deve haver registro e novo lacre, com atualização do protocolo.

5) Preencher o protocolo de entrega (documento de transferência)

O protocolo é o documento que formaliza a transferência de custódia. Deve ser preenchido antes da entrega e conferido no ato do recebimento.

Campos recomendados:

• Unidade/loja
• Data e hora da lacração
• Data e hora da entrega
• Turno
• PDV/caixa
• Nome e matrícula/ID do operador (entregante)
• Nome e matrícula/ID do recebedor (tesouraria/supervisor)
• Nº do malote/envelope
• Nº do lacre
• Quantidade de volumes (ex.: 1 malote + 1 envelope interno)
• Observações (ex.: “malote íntegro”, “envelope interno de comprovantes”, “entrega em dupla”)

Sobre valores no protocolo: se a política interna permitir registrar valores, faça-o de forma padronizada (total e, quando exigido, detalhamento). Se a política determinar sigilo, registre apenas o identificador do malote/lacre e demais campos, mantendo o valor em documento interno restrito.

6) Dupla conferência (recomendação de controle)

Quando possível, aplique a dupla conferência:

• Uma pessoa prepara e lacra.
• Outra pessoa confere identificação, número do lacre e protocolo antes da entrega.

Essa conferência não substitui a conferência da tesouraria, mas reduz erros de identificação e falhas de registro.

Recebimento: conferência por quem recebe

Checklist do recebedor (tesouraria/supervisor autorizado)

• Conferir se o malote/envelope corresponde à unidade, data, turno e operador.
• Conferir número do lacre (malote) versus número do lacre no protocolo.
• Verificar integridade do lacre e do malote (sem cortes, rasgos, sinais de cola, violação, regrampeamento).
• Conferir quantidade de volumes descrita.
• Registrar data/hora do recebimento e assinar conforme padrão.

Importante: a assinatura do recebedor no protocolo deve significar “recebi o volume identificado e lacrado, em condições íntegras”, e não necessariamente “valores conferidos”, a menos que a conferência de valores ocorra no ato e esteja prevista.

Padrões de assinatura, carimbo e identificação

Assinaturas

• Assinar com nome legível (assinatura) e, quando possível, nome por extenso ao lado.
• Incluir matrícula/ID para reduzir homônimos.
• Evitar rubricas isoladas sem identificação.

Carimbo

• Quando a unidade utilizar carimbo, aplicar no protocolo em área específica (ex.: “Recebido Tesouraria”).
• Carimbo deve conter identificação mínima (setor/unidade) e, se houver, código interno.

Exemplo de bloco de assinaturas (modelo)

Entregue por (Operador): ____________________  Nome: ____________________  Matrícula: ________  Data/Hora: ___/___/_____ __:__
Recebido por (Tesouraria): __________________  Nome: ____________________  Matrícula: ________  Data/Hora: ___/___/_____ __:__
Conferência do lacre: ( ) Íntegro  Nº lacre: __________  Observações: ____________________________

Regras de transporte interno e guarda temporária

Transporte interno (dentro da unidade)

• Somente por pessoas autorizadas (definidas em norma interna).
• Evitar trajetos previsíveis: não divulgar rotas e horários.
• Transportar o malote de forma discreta (sem exposição do conteúdo).
• Não realizar paradas desnecessárias; ir diretamente ao destino.
• Quando aplicável, realizar transporte com duas pessoas (dupla custódia), especialmente em horários de maior risco.

Locais permitidos para guarda temporária

Se houver necessidade de guarda temporária (por exemplo, aguardando tesouraria), utilizar apenas locais autorizados:

• Cofre ou sala de tesouraria com controle de acesso.
• Armário de segurança homologado, trancado, com chave sob responsabilidade definida.
• Gaveta/cofre do caixa somente se a política permitir e por tempo mínimo, até a transferência formal.

Não permitido (exemplos comuns de risco): balcões, gavetas comuns, mochilas pessoais, salas sem controle de acesso, áreas de estoque sem segurança, veículos particulares sem autorização.

Como proceder em caso de lacre violado, malote danificado ou divergência na tesouraria

1) Lacre violado ou sinais de violação antes do recebimento

Se o recebedor identificar lacre violado, malote rasgado, numeração ilegível/raspada ou qualquer indício de adulteração:

• Não aceitar o malote como “recebido íntegro”.
• Registrar imediatamente no protocolo: “RECUSA POR LACRE VIOLADO” ou “RECEBIDO COM RESSALVA” (conforme norma), com data/hora.
• Acionar o responsável imediato (tesouraria/supervisão/segurança interna) para decisão do procedimento.
• Se a política permitir, realizar verificação em local controlado, com duas pessoas e registro (ata/ocorrência), preservando o malote e o lacre como evidência.

2) Divergência identificada na tesouraria (após abertura formal)

Quando a tesouraria abrir o malote dentro do procedimento e identificar divergência (ex.: falta/excesso, conteúdo diferente do esperado, documentos ausentes):

• Registrar a divergência em documento próprio (ocorrência/relato), vinculando nº do lacre, nº do malote, data, turno e envolvidos.
• Preservar o lacre e a embalagem (não descartar) até orientação.
• Comunicar imediatamente o responsável pela unidade e o operador entregante, seguindo o fluxo interno.
• Evitar “ajustes” informais; toda correção deve ser documentada e aprovada conforme alçadas.

3) Número do lacre divergente do protocolo

• Tratar como não conformidade crítica.
• Não prosseguir com recebimento como íntegro sem esclarecimento.
• Registrar no protocolo e acionar supervisão para validação (pode ser erro de anotação ou troca de lacre).

Recomendações práticas para reduzir riscos

• Sigilo operacional: não comentar valores, nem expor malotes em público.
• Padronização: sempre usar o mesmo modelo de identificação e protocolo; reduz erros e acelera conferência.
• Rotas e horários: variar quando possível e manter informação restrita.
• Dupla custódia: em entregas sensíveis, duas pessoas acompanham o transporte e/ou a conferência de integridade do lacre.
• Tempo mínimo de guarda: quanto menos tempo o malote fica “em trânsito” ou aguardando, menor o risco.
• Sem atalhos: nunca entregar sem protocolo e sem registro do número do lacre.
• Treinamento de sinais de violação: rasgos, cortes, cola, lacre frouxo, numeração raspada, costuras abertas, diferença de textura no fechamento.

Modelo de protocolo (exemplo em tabela)