Execução, entrega e fiscalização do contrato público: como cumprir e comprovar

O que é execução, entrega e fiscalização no contrato público

Depois de assinar o contrato (ou instrumento equivalente), começa a fase em que o fornecedor precisa cumprir exatamente o que foi contratado e comprovar esse cumprimento com registros aceitos pela Administração. Em contratos públicos, “executar” não é apenas fazer/entregar: é fazer/entregar conforme especificação, no prazo, no local, com qualidade e com evidências que permitam ao gestor/fiscal atestar o recebimento e liberar o pagamento.

A fiscalização é a atuação do gestor do contrato e/ou do fiscal (ou equipe) para acompanhar a execução, registrar ocorrências, solicitar ajustes e atestar entregas/serviços. Seu objetivo prático, para o fornecedor, é: evitar glosas, recusas de recebimento e penalidades por falta de prova, divergência técnica ou descumprimento de prazos.

Princípio operacional: “o que não está registrado, não aconteceu”

Em contratos públicos, a comprovação é parte do trabalho. Por isso, trate a execução como um processo com: planejamento (cronograma e logística), controle (qualidade e rastreabilidade) e evidências (documentos, relatórios, termos e registros de comunicação).

Planejamento da execução: cronograma, logística e matriz de evidências

1) Monte um cronograma executável (e auditável)

Transforme o objeto do contrato em etapas com datas, responsáveis e entregáveis. Um cronograma simples, mas completo, costuma conter:

• Marcos (ex.: entrega parcial 1, entrega final, instalação, treinamento, manutenção inicial).
• Prazos contratuais e prazos internos (inclua folgas para transporte, inspeção e correções).
• Dependências do órgão (ex.: liberação de acesso, indicação de local, agendamento com usuários).
• Critérios de aceite por etapa (o que precisa estar OK para ser recebido).

Modelo de tabela de cronograma (adapte ao seu caso):

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2) Planeje logística e condições de entrega

Antes de enviar qualquer item ou iniciar serviço, confirme por escrito com o fiscal/gestor:

• Endereço exato, ponto de entrega e horário de recebimento.
• Regras de acesso (cadastro de veículo, EPI, doc. do motorista, agendamento).
• Condições de descarga (doca, elevador, equipe do órgão ou do fornecedor).
• Quem assina o recebimento (nome, cargo, setor) e qual documento será aceito.

Isso reduz o risco de “entrega frustrada” (ninguém recebe, local fechado, falta de agendamento), que pode virar atraso imputado ao fornecedor se não houver registro.

3) Crie uma matriz de evidências (o que guardar e por quanto tempo)

Liste, para cada etapa, quais provas serão geradas e onde serão armazenadas. Exemplo de evidências comuns:

• Entrega de bens: nota fiscal, DANFE, canhoto assinado, protocolo do órgão, comprovante de transporte, fotos do volume (quando permitido), checklist de conferência.
• Serviços: ordem de serviço, relatório de execução, lista de presença (treinamento), evidência de testes, medições, logs, aceite do usuário quando previsto.
• Qualidade: certificados, laudos, ensaios, relatórios de inspeção, número de lote/série.
• Comunicação: e-mails, ofícios, mensagens em canal oficial, atas de reunião, solicitações e respostas.

Armazene em pastas por contrato e por etapa, com nomes padronizados (ex.: Contrato_123/Entrega_01/Canhoto_2026-02-10.pdf).

Controle de qualidade e rastreabilidade: como evitar recusa por divergência

1) Checklist de conformidade com especificação

Antes de entregar, faça uma conferência “como se você fosse o fiscal”. Crie um checklist com itens objetivos:

• Marca/modelo (quando aplicável e permitido).
• Dimensões, capacidade, potência, composição, material.
• Acessórios obrigatórios.
• Validade (para itens perecíveis), lote, registro, certificações.
• Embalagem e identificação.

Se o contrato exige um padrão técnico (norma, certificação, desempenho), inclua o documento comprobatório no pacote de entrega.

2) Rastreabilidade (lote, série, origem)

Rastreabilidade é a capacidade de provar qual unidade foi entregue e de onde veio. É especialmente importante em itens de saúde, alimentos, equipamentos e materiais críticos. Boas práticas:

• Registrar número de série e/ou lote por item entregue.
• Vincular lote/série à nota fiscal e ao termo de recebimento.
• Guardar certificados e laudos associados ao lote.

Exemplo de registro simples (pode ser planilha):

Evidências de entrega e execução: o que normalmente é aceito

Canhotos, protocolos e documentos de transporte

Para bens, a evidência mais comum é o canhoto assinado (ou protocolo) com data, nome legível, matrícula/CPF (se o órgão adotar), cargo/setor e carimbo quando houver. Boas práticas:

• Levar duas vias do comprovante de entrega (uma fica com o órgão e outra com você).
• Conferir se a assinatura é de alguém autorizado a receber.
• Registrar ressalvas se houver (ex.: “entregue 9/10 unidades; 1 pendente por falta de estoque”).

Relatórios de serviço e evidências técnicas

Para serviços, o relatório deve permitir que o fiscal entenda: o que foi feito, quando, onde, por quem e com qual resultado. Um relatório prático inclui:

• Identificação do contrato, ordem de serviço e local.
• Descrição objetiva das atividades.
• Data/hora de início e fim.
• Materiais utilizados (se aplicável) e medições/testes.
• Ocorrências e pendências.
• Assinatura do responsável do fornecedor e do representante do órgão (quando previsto).

Fotos e vídeos (quando permitido)

Use apenas se o contrato e as regras do órgão permitirem e sem expor informações sensíveis. Quando for permitido, padronize:

• Foto do item/serviço com contexto (local) e detalhe (número de série, etiqueta, lacre).
• Registro de data (metadados) e armazenamento seguro.
• Evitar capturar pessoas, telas, documentos e áreas restritas.

Recebimento provisório e definitivo: como funciona na prática

É comum haver duas etapas de aceite:

• Recebimento provisório: confirma que foi entregue/prestado, permitindo inspeção, testes e conferências. Pode haver apontamentos para correção.
• Recebimento definitivo: confirma que está conforme e encerra a etapa de aceite, habilitando o pagamento final (conforme regras do contrato).

Na sua rotina, trate o provisório como “entreguei e estou disponível para ajustes” e o definitivo como “está aprovado e comprovado”. Guarde ambos os termos.

Amostras, laudos, assistência técnica e treinamentos: como cumprir sem improviso

1) Quando houver exigência de amostras

Se o contrato prevê amostras (ou se o órgão solicitar conforme previsão), organize um procedimento:

• Identificação da amostra (etiqueta com item, lote, data e referência do contrato).
• Protocolo de entrega da amostra (quem recebeu, data, local).
• Critério de avaliação: peça por escrito quais testes/atributos serão verificados e o prazo de resposta.
• Destino: confirmar se a amostra será devolvida, consumida em teste ou incorporada.

Se a amostra for reprovada, solicite formalmente o laudo/relatório de reprovação com os critérios usados, para orientar correção e evitar discussões genéricas.

2) Laudos e certificados

Quando o contrato exige laudos (laboratoriais, conformidade, calibração, etc.), alinhe antes:

• Se o laudo precisa ser de laboratório acreditado/credenciado.
• Se deve conter número de lote/série e referência ao contrato.
• Prazo de emissão e validade do documento.

Boa prática: anexar laudos no momento da entrega (quando possível) ou protocolar assim que emitidos, vinculando ao termo de recebimento.

3) Assistência técnica (SLA, garantia, chamados)

Se houver garantia e assistência técnica, crie um fluxo claro:

• Canal oficial de abertura de chamado (e-mail, sistema, telefone com registro).
• Prazo de resposta e prazo de solução (SLA) conforme contrato.
• Registro de cada atendimento: data/hora, descrição, diagnóstico, ação, peça trocada, status.

Entregue ao órgão um “guia de acionamento” com contatos e horários, e guarde o comprovante de envio.

4) Treinamentos previstos

Quando o contrato prevê treinamento, trate como entregável formal:

• Plano de treinamento (conteúdo, carga horária, público-alvo, pré-requisitos).
• Material (apostila, slides, manual) conforme permitido.
• Lista de presença com identificação e assinatura.
• Registro de avaliação/feedback (se exigido).
• Certificado (se previsto) e relatório final.

Como se comunicar com o gestor/fiscal e registrar ocorrências

Regras práticas de comunicação

• Use canais oficiais: e-mail institucional, protocolo, sistema indicado. Evite depender apenas de conversas informais.
• Escreva com objetividade: o que aconteceu, impacto, proposta de solução, prazo.
• Peça confirmações: endereço, agenda, aceite, autorização para substituição, etc.
• Registre tudo: anexos, fotos permitidas, relatórios, prints de rastreio (quando aceitos).

Modelo de registro de ocorrência (para enviar ao fiscal)

Assunto: Registro de ocorrência – Contrato nº ___ – Entrega/Serviço em __/__/____  Local: _______  Item/Etapa: _______  Descrição objetiva: (o que ocorreu)  Impacto: (prazo/qualidade/quantidade)  Ação imediata tomada: (o que foi feito)  Solicitação/Proposta: (o que você pede ou propõe)  Prazo para solução: ____  Anexos: (canhoto, fotos permitidas, relatório, rastreio, etc.)

Esse padrão ajuda a demonstrar diligência e reduz risco de penalidade por “inércia” ou falta de comunicação.

Tratamento de ajustes, correções e substituições sem gerar penalidades

1) Quando identificar um problema antes do fiscal

Se você detectar divergência (quantidade, especificação, avaria, prazo), o melhor caminho é comunicar imediatamente e propor correção com cronograma. Passo a passo:

• Interrompa a entrega/uso do item não conforme (quando aplicável).
• Registre evidências internas (fotos internas, checklist, lote/série).
• Comunique o fiscal por canal oficial com proposta de solução e prazo.
• Solicite autorização para substituição/retirada e novo agendamento.
• Execute a correção e protocole a evidência do ajuste.

2) Ajustes solicitados pelo fiscal: como responder

Quando o fiscal solicitar ajuste, responda por escrito:

• Confirmando recebimento da solicitação.
• Informando se concorda e como executará.
• Indicando prazo e recursos necessários.
• Pedindo esclarecimento quando a solicitação for ambígua.

Evite “aceitar no verbal” e depois discutir escopo. Se a solicitação parecer alterar o objeto, registre a dúvida e peça formalização.

Glosas, recusas de recebimento e correções: procedimentos para reduzir perdas

O que é glosa e por que acontece

Glosa é o desconto/negação de pagamento (total ou parcial) por divergência, falta de comprovação, execução incompleta, documentação insuficiente ou não conformidade. Na prática, muitas glosas ocorrem não porque o fornecedor não entregou, mas porque não comprovou adequadamente ou entregou sem cumprir um requisito acessório (laudo, termo, relatório, rastreabilidade).

1) Como prevenir glosas (checklist operacional)

• Conferir se a nota fiscal está correta (itens, unidade, quantidades, dados do órgão, referência do contrato quando aplicável).
• Anexar documentos exigidos (laudos, certificados, relatórios, termos).
• Garantir assinatura/atesto do responsável competente.
• Manter rastreabilidade (lote/série) vinculada ao recebimento.
• Protocolar tudo (não depender apenas de “entreguei e pronto”).

2) Se houver recusa de recebimento

Recusa pode ocorrer por: divergência técnica, avaria, falta de documento, entrega fora do local/horário, ou item diferente do especificado. Procedimento recomendado:

1. Peça o motivo por escrito (ou registre você mesmo e solicite confirmação).
2. Solicite detalhamento: qual requisito não foi atendido e qual evidência é necessária.
3. Proponha plano de correção com prazo e forma (substituição, complementação documental, reparo).
4. Evite reentregar sem autorização quando houver necessidade de agendamento ou retirada.
5. Registre a correção e peça novo recebimento/termo.

Se a recusa estiver relacionada a interpretação técnica, apresente documentação e evidências (catálogo técnico, laudo, fotos permitidas, número de série) e peça avaliação formal.

3) Se houver glosa no pagamento

Passo a passo prático:

1. Identifique exatamente o item glosado (valor, nota, etapa, justificativa).
2. Confronte com suas evidências (canhotos, termos, relatórios, laudos, rastreabilidade).
3. Envie manifestação objetiva ao gestor/fiscal, anexando provas e pedindo revisão do atesto ou orientação de correção.
4. Se for falha documental, complemente e protocole (ex.: laudo faltante, relatório incompleto, termo pendente).
5. Se for falha de execução, apresente plano de correção e execute rapidamente, registrando o reaceite.

Evite discutir “no telefone” sem formalizar. A revisão de glosa depende de trilha documental.

4) Correções sem penalidade: como demonstrar boa-fé e diligência

Penalidades costumam ser associadas a atraso injustificado, recusa em corrigir, reincidência e falta de comunicação. Para reduzir risco:

• Comunique o problema antes do prazo estourar.
• Proponha solução com data certa e cumpra.
• Registre que a causa não foi do fornecedor quando houver dependência do órgão (ex.: falta de acesso, mudança de local, indisponibilidade para receber), sempre com evidência.
• Peça reprogramação formal quando necessário.

Kit de execução do contrato: documentos e rotinas para o dia a dia

Checklist do “kit”

• Pasta do contrato com: cronograma, contatos do gestor/fiscal, locais de entrega, regras de acesso.
• Matriz de evidências por etapa.
• Checklists de conformidade e rastreabilidade.
• Modelos: relatório de serviço, registro de ocorrência, solicitação de agendamento, termo interno de conferência.
• Controle de chamados (se houver assistência técnica).

Rotina mínima recomendada

• Reunião interna semanal (ou por etapa) para checar: prazos, pendências, documentos, riscos.
• Atualização do status para o fiscal/gestor em marcos relevantes (entrega enviada, entregue, em inspeção, corrigido).
• Auditoria interna antes de faturar: conferir se todas as evidências do atesto estão prontas.