Faturamento e recebimento em vendas para o governo: notas fiscais, prazos e conferências

O que muda no faturamento para o governo (e por que você deve tratar como um processo)

Em vendas para a Administração Pública, “faturar e receber” não é apenas emitir uma nota fiscal. O recebimento depende de uma sequência de atos formais: entrega/execução → atesto (confirmação do fiscal/gestor) → liquidação (conferência do direito de receber) → ordem bancária/pagamento. Se qualquer documento estiver incompleto, divergente do contrato/empenho ou entregue no setor errado, o pagamento pode ser devolvido, glosado (reduzido) ou ficar parado.

O objetivo deste capítulo é você dominar o fluxo de faturamento, entender retenções, montar um dossiê de comprovação e conciliar empenho, medições (serviços), recebimentos e ordens de pagamento, além de ter um procedimento de cobrança administrativa profissional quando houver atraso.

Mapa do fluxo: do empenho ao pagamento

1) Empenho (reserva do orçamento)

O empenho é a formalização da despesa e costuma ser a referência central para faturamento. Antes de emitir a nota, confira:

• Número do empenho e unidade gestora/órgão emissor.
• Objeto e descrição (devem “conversar” com o que será faturado).
• Valor total, saldo disponível e se o faturamento é parcial.
• Fonte de recurso e natureza da despesa (impacta rotinas internas do órgão).
• Dados do fornecedor (CNPJ, endereço, inscrição municipal/estadual quando aplicável).

2) Entrega/execução e comprovação

Para bens, o recebimento costuma envolver termo/atesto de recebimento e, às vezes, conferência física e documental. Para serviços, normalmente há medição (mensal, por etapa, por unidade executada) e relatório de execução. O pagamento só anda com comprovação consistente.

3) Atesto do fiscal/gestor

O atesto é a declaração de que o bem/serviço foi entregue conforme o contratado. Sem atesto, a área financeira geralmente não liquida a despesa. Garanta que o fiscal tenha em mãos: nota fiscal, documentos de entrega/medição e evidências (quando aplicável).

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4) Liquidação (conferência do direito de receber)

Na liquidação, o órgão confere se: (a) o objeto foi entregue/medido; (b) o valor está correto; (c) a nota fiscal atende às regras; (d) retenções tributárias foram aplicadas; (e) há saldo de empenho. Qualquer divergência gera exigência/pendência.

5) Pagamento (ordem bancária)

Após liquidar, o órgão emite a ordem de pagamento/ordem bancária. O prazo depende do contrato e do rito interno, mas você deve acompanhar ativamente para evitar que o processo fique parado por falta de documento, conferência ou assinatura.

Emissão de nota fiscal: como emitir “do jeito que o órgão precisa”

O que você deve conferir antes de emitir

• Regra do instrumento contratual: se exige faturamento por etapa, por unidade, por medição mensal, por entrega, por lote, etc.
• Dados para faturamento: razão social do órgão, CNPJ, endereço, inscrição estadual/municipal (se houver), unidade tomadora, e-mail do setor de recebimento/fiscal.
• Referências obrigatórias: número do contrato/ata/instrumento, número do empenho, número do processo administrativo (quando exigido), item/lote.
• Descrição do item/serviço: deve refletir o contratado e o executado. Evite descrições genéricas que não permitam vincular ao item do empenho.
• Quantidade e unidade: coerentes com a medição/recebimento.
• Valor unitário e total: iguais aos do contrato/ata (salvo reajuste/repactuação formalizada).
• Local de entrega/execução: quando exigido.

Retenções tributárias: como se preparar para não ter surpresa no líquido a receber

Em contratações públicas, é comum haver retenções na fonte, conforme a natureza do serviço/produto e o regime tributário. Isso afeta o valor líquido que entra no caixa. Para controlar:

• Mapeie as retenções aplicáveis ao seu caso (ex.: ISS, INSS, IR, contribuições). A aplicação varia por município, tipo de serviço, enquadramento e regras do órgão.
• Separe o “valor bruto” do “valor líquido esperado” no seu controle financeiro, estimando as retenções.
• Exija o comprovante de retenção quando houver, para conciliar e para sua contabilidade.
• Evite emitir nota com código/descrição fiscal incorreta, pois isso pode alterar a retenção e gerar exigência.

Dica prática: crie uma planilha padrão por órgão/município com as retenções mais comuns que eles aplicam, para prever o caixa e reduzir retrabalho.

Documentos que costumam acompanhar a nota fiscal (dossiê de faturamento)

O conjunto exato varia, mas um dossiê bem montado acelera a liquidação. Exemplos de anexos frequentes:

• Nota fiscal (e DANFE, quando aplicável).
• Comprovante de entrega: canhoto assinado, termo de recebimento, protocolo, ou documento equivalente.
• Relatório de medição (serviços): planilha de quantidades, período, evidências e assinatura do fiscal.
• Atesto do fiscal/gestor (quando não vem no próprio termo).
• Ordem de fornecimento/serviço (se houver).
• Certidões quando o contrato exigir regularidade para pagamento (alguns órgãos checam internamente, outros pedem atualização).
• Comprovantes técnicos: laudos, ART/RRT, relatórios fotográficos, logs, checklists de execução, quando aplicável.
• Dados bancários (quando exigido formalmente): banco, agência, conta, titularidade.

Protocolo de entrega do faturamento: onde muitos pagamentos travam

Mesmo com nota correta, o pagamento pode atrasar se o faturamento não for protocolado no setor competente ou se faltar rastreabilidade. Trate o protocolo como etapa obrigatória.

Passo a passo para protocolar com segurança

1. Identifique o setor correto: pode ser almoxarifado/recebimento (bens), fiscalização/gestão (serviços) e, depois, financeiro/contabilidade.
2. Monte o dossiê em PDF único (quando aceito) ou em pasta organizada, com índice.
3. Protocole e obtenha número de protocolo, data/hora e identificação do recebedor (nome/setor). Se for e-mail institucional, guarde o e-mail enviado e a confirmação de recebimento.
4. Registre internamente (planilha/ERP): data do protocolo, valor, NF, empenho, responsável no órgão, prazo contratual de pagamento.
5. Confirme o encaminhamento ao fiscal/contabilidade: em muitos órgãos, o documento “para” na mesa errada.

Modelo de registro interno (campos mínimos)

Acompanhamento de liquidação e pagamento: como “puxar o processo” sem atrito

Após protocolar, sua rotina deve ser acompanhar o caminho do processo e remover pendências rapidamente. Atrasos comuns: falta de atesto, divergência de descrição/quantidade, ausência de documento, retenção aplicada de forma diferente, saldo de empenho insuficiente, ou processo parado aguardando assinatura.

Rotina prática de acompanhamento (cadência)

• D+2 do protocolo: confirmar recebimento e encaminhamento ao fiscal/gestor.
• D+5: confirmar se houve atesto (ou se há exigência).
• Semanal até liquidar: checar status com contabilidade/financeiro e registrar.
• Após liquidação: acompanhar previsão de ordem bancária/pagamento.

Boa prática: mantenha um único canal formal (e-mail institucional) para registrar solicitações e respostas, e use telefone/WhatsApp apenas como apoio, sempre formalizando depois por e-mail.

Conciliação: como bater empenho, medições, recebimentos e ordens de pagamento

Por que conciliar

Conciliação evita três problemas caros: (1) faturar acima do saldo do empenho; (2) receber menos por glosa/retensão não prevista; (3) perder controle de quais medições já foram pagas.

Conciliação para fornecimento de bens (entregas)

Use uma tabela de controle por item do empenho/contrato:

• Saldo do empenho por item.
• Entregas realizadas (data, quantidade, documento de recebimento).
• NFs emitidas vinculadas a cada entrega.
• Liquidação (data e número do documento interno, se informado).
• Pagamento (data, valor líquido, comprovante/ordem bancária).

Conciliação para serviços (medições)

Em serviços, a medição é o “coração” do faturamento. Faça a conciliação em três camadas:

1. Medição aprovada: o que foi executado e aceito (quantidades, período, memória de cálculo).
2. NF emitida: deve refletir exatamente a medição aprovada (sem “arredondar” ou mudar unidade).
3. Pagamento: conferir se houve glosa, retenções e se o líquido recebido bate com o esperado.

Exemplo prático de conciliação (serviço mensal)

Você presta manutenção predial mensal com medição por chamados e horas técnicas.

• Medição de janeiro: 120 horas aprovadas × R$ 200 = R$ 24.000 (bruto).
• NF de janeiro: descrição “Manutenção predial – medição jan/2026 – 120h” = R$ 24.000.
• Retenções: órgão reteve R$ 2.400.
• Líquido esperado: R$ 21.600.
• Conferência: se o pagamento cair R$ 20.900, houve diferença (glosa e/ou retenção maior). Você deve pedir o demonstrativo e identificar a causa antes de seguir com a próxima medição.

Como tratar glosa (pagamento menor) sem perder o controle

• Registre a glosa por motivo (quantidade não aceita, item não previsto, falha documental, multa, retenção adicional).
• Solicite demonstrativo do cálculo e o documento que fundamenta (ex.: relatório do fiscal).
• Corrija o processo: ajuste de medição, emissão de NF complementar/substitutiva quando cabível, ou recurso administrativo interno conforme rito do órgão (sempre com base documental).

Checklist: faturamento sem pendências (use antes de emitir e antes de protocolar)

Checklist pré-emissão da nota

• Tenho o número do empenho e confirmei saldo suficiente?
• O objeto/descrição na NF corresponde ao item do contrato/empenho?
• Quantidade, unidade e valores batem com medição/recebimento?
• Incluí referências exigidas: contrato/ata, processo, item/lote?
• CFOP/código de serviço e tributação estão corretos para evitar retenção indevida?
• Calculei valor líquido esperado considerando retenções?
• Dados do tomador (órgão) estão corretos (CNPJ/endereço/unidade)?

Checklist do dossiê para protocolo

• NF/DANFE (quando aplicável) em PDF legível.
• Comprovante de entrega/termo de recebimento ou relatório de execução.
• Medição assinada/aprovada (serviços) e memória de cálculo.
• Atesto do fiscal/gestor (ou documento equivalente).
• Ordem de fornecimento/serviço (se houver).
• Certidões/documentos exigidos para pagamento (se o contrato exigir apresentação).
• Dados bancários (se solicitado).
• Índice do dossiê (quando volumoso) e identificação do responsável.

Checklist pós-protocolo (controle)

• Tenho número de protocolo, data/hora e setor?
• Registrei no controle financeiro: prazo contratual, responsável no órgão, status?
• Agendei follow-up (D+2, D+5, semanal)?
• Tenho pasta com evidências: e-mails, protocolos, comprovantes?

Procedimento de cobrança administrativa profissional em caso de atraso

Cobrar o governo exige postura técnica, registro e objetividade. O foco é destravar o processo (pendência, atesto, liquidação, programação financeira) e criar trilha documental para eventual escalonamento interno.

Antes de cobrar: diagnóstico rápido (10 minutos)

• Qual é o marco do prazo? Ex.: “X dias após atesto” ou “após apresentação da NF”.
• O atesto foi emitido? Se não, a cobrança deve ir primeiro ao fiscal/gestor.
• Há pendência formal? Exigência de documento, divergência na NF, certidão vencida, saldo de empenho.
• O processo está em qual setor? Fiscalização, contabilidade, tesouraria.
• Qual o valor líquido esperado? Para não confundir atraso com retenção.

Roteiro de cobrança (escalonamento em camadas)

1. Contato 1 – Fiscal/gestor (se falta atesto ou medição): pedir status do atesto e se há ajuste necessário.
2. Contato 2 – Contabilidade/liquidação: confirmar recebimento do dossiê, se está apto a liquidar e se há exigências.
3. Contato 3 – Financeiro/tesouraria: após liquidação, pedir previsão de pagamento e se está na programação.
4. Contato 4 – Chefia imediata do setor: se houver silêncio reiterado ou processo parado sem justificativa.

Modelo de e-mail de cobrança (objetivo e registrável)

Assunto: Acompanhamento de pagamento – NF [número] – Empenho [número] – Contrato [número]  Prezados(as),  Solicito, por gentileza, atualização do status do processo de pagamento referente à NF [número], no valor bruto de R$ [valor], vinculada ao Empenho [número] e Contrato [número].  Dados para conferência: - Protocolo de entrega do faturamento: [número], em [data] - Período/medição (se serviço): [período] - Atesto/recebimento: [informar se já ocorreu e data, se houver]  Poderiam informar: 1) Se há alguma pendência documental ou necessidade de correção; 2) Em qual setor o processo se encontra; 3) Previsão para liquidação e/ou pagamento.  Permanecemos à disposição para encaminhar qualquer complemento necessário.  Atenciosamente, [Nome] [Empresa/CNPJ] [Telefone] [E-mail]

Como registrar a comunicação (para controle e para não se perder)

Crie um “log de cobrança” por NF:

Controle financeiro interno: como refletir atraso sem bagunçar o caixa

• Classifique o título: “A receber – Governo – NF xxxx”.
• Data prevista: conforme prazo contratual (ou previsão informada pelo órgão).
• Valor bruto x líquido: registre ambos e as retenções estimadas/confirmadas.
• Status: protocolado, em atesto, em liquidação, liquidado, programado, pago.
• Risco: marque “pendência documental”, “glosa”, “saldo de empenho”, “aguardando programação”.

Quando o atraso é por pendência sua (como resolver rápido)

• NF com divergência: emitir nota substitutiva/carta de correção quando permitido e reenviar com destaque do que mudou.
• Documento faltante: enviar em resposta ao e-mail do órgão, citando protocolo e NF, e atualizar o dossiê.
• Medição sem assinatura: alinhar com o fiscal a forma correta de validação e reenviar.
• Certidão/documento vencido (se exigido): regularizar e encaminhar comprovante.

Quando o atraso é interno do órgão (como manter profissionalismo e efetividade)

• Peça informação objetiva: setor atual, pendência, data prevista.
• Evite mensagens longas: facilite a resposta.
• Formalize sempre: após ligação, envie e-mail “Conforme conversamos…” com resumo e próximos passos.
• Mantenha periodicidade: follow-up semanal (ou conforme criticidade), sem agressividade.