Erros comuns de iniciantes em finanças empresariais e como corrigir

Como usar este capítulo

Os erros abaixo aparecem com frequência em empresas pequenas e em fase de organização. Para cada um, você verá: o que é, consequências e um plano de correção dividido em: ação imediata (hoje), ajuste de processo (rotina) e indicador de acompanhamento (para não voltar a errar).

Erro 1: Misturar contas (empresa e pessoa)

O que é

Usar a conta bancária, cartão ou dinheiro do caixa da empresa para pagar gastos pessoais (e o contrário), sem registro e sem regra. Mesmo quando “vai devolver depois”, a mistura distorce números e decisões.

Consequências comuns

• Você não sabe quanto a empresa realmente gera e consome de dinheiro.
• Fica difícil identificar se o negócio é sustentável ou se está sendo “bancado” pelo dono.
• Risco de atrasos em contas da empresa por saques pessoais inesperados.

Plano de correção

• Ação imediata: defina uma data de corte (ex.: a partir de amanhã) e pare de pagar despesas pessoais com recursos da empresa. Se já houver mistura, registre como retirada do sócio (ou empréstimo do sócio, se for o caso) para “dar nome” ao que aconteceu.
• Ajuste de processo: crie uma regra simples: toda retirada do sócio precisa ter categoria e motivo, e ocorrer em dia fixo (ex.: toda 2ª feira ou dia 5). Se houver reembolso (ex.: sócio pagou algo da empresa), faça por procedimento: comprovante + lançamento + reembolso em data definida.
• Indicador: % de transações sem categoria (meta: 0%) e número de retiradas fora do dia combinado (meta: 0 ou limite definido).

Erro 2: Não registrar tudo (ou registrar “quando der”)

O que é

Deixar pagamentos, recebimentos, taxas, pequenos gastos e reembolsos fora do controle. O problema não é só “falta de planilha”; é falta de completude e disciplina de registro.

Consequências comuns

• Diferença entre saldo do banco e saldo “no controle”.
• Decisões baseadas em achismo (comprar, contratar, investir, parcelar).
• Perda de dinheiro por cobranças duplicadas, assinaturas esquecidas e taxas invisíveis.

Passo a passo prático (para fechar a semana sem buracos)

1. Baixe o extrato bancário e do cartão do período (ex.: segunda a domingo).
2. Liste todas as movimentações em uma tabela (data, descrição, valor, tipo, categoria, centro de custo).
3. Marque o que não tem comprovante e peça/recupere (nota, recibo, print).
4. Classifique tudo. Se não souber a categoria, crie uma provisória “A CLASSIFICAR” e resolva em até 48h.
5. Concilie: o total do controle precisa bater com o extrato.

Plano de correção

• Ação imediata: faça um “mutirão” de 60–90 minutos para registrar os últimos 7 dias e conciliar com extrato.
• Ajuste de processo: defina uma rotina curta: registrar diariamente (5–10 min) e conciliar semanalmente (30 min). Padronize categorias e proíba “outros” sem revisão.
• Indicador: taxa de conciliação = (transações conciliadas / transações do extrato) (meta: 100% semanal) e itens em “A CLASSIFICAR” (meta: 0 em 48h).

Erro 3: Confundir lucro com caixa

O que é

Achar que “se entrou dinheiro, deu lucro” ou que “se não tem dinheiro no banco, a empresa está no prejuízo”. Caixa é momento (quando entra/sai). Lucro é resultado (receitas menos custos/despesas do período), mesmo que parte ainda não tenha sido paga/recebida.

Consequências comuns

• Retirar dinheiro em meses com caixa alto, mas resultado fraco (ou com contas futuras grandes).
• Ficar sem dinheiro para pagar obrigações porque vendeu muito no prazo.
• Tomar decisões erradas de preço e de crescimento.

Plano de correção

• Ação imediata: crie duas visões separadas no seu controle: resultado do mês (competência) e movimentação de caixa (entradas/saídas). Mesmo que simples, não misture.
• Ajuste de processo: toda semana, revise: (1) contas a receber (com datas) e (2) contas a pagar (com datas). Todo mês, feche um resumo de resultado e compare com a variação do caixa para entender a diferença (prazo, estoque, impostos, parcelas).
• Indicador: cobertura de caixa = caixa disponível / saídas previstas dos próximos 30 dias (meta: definir mínimo, ex.: ≥ 1,0) e prazo médio de recebimento (acompanhar tendência).

Erro 4: Não separar impostos (tratar como “dinheiro da empresa”)

O que é

Receber vendas e usar o dinheiro inteiro, esquecendo que uma parte pertence ao governo (impostos sobre faturamento, guias, retenções). O imposto vira “surpresa” quando vence.

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Consequências comuns

• Atrasos, multas e juros.
• Necessidade de empréstimo para pagar imposto.
• Estresse no caixa em meses de maior faturamento.

Plano de correção

• Ação imediata: crie uma “reserva de impostos” separada (subconta, poupança, cofre digital ou conta distinta). Ao receber, transfira um percentual definido (mesmo que provisório) para essa reserva.
• Ajuste de processo: defina um gatilho: toda entrada de venda gera transferência automática/manual para a reserva. Mantenha um calendário de vencimentos e revise semanalmente se a reserva cobre as guias do mês.
• Indicador: cobertura de impostos = saldo da reserva / impostos previstos do mês (meta: ≥ 1,0) e número de guias pagas em atraso (meta: 0).

Erro 5: Parcelar sem controle (compras e vendas)

O que é

Fazer compras parceladas no cartão/fornecedor e vender parcelado para clientes sem mapear o impacto nas próximas semanas/meses. O problema não é parcelar; é parcelar sem enxergar o compromisso futuro.

Consequências comuns

• “Bola de neve” de parcelas que consome o caixa.
• Falsa sensação de folga no mês atual e sufoco nos próximos.
• Margem corroída por juros embutidos e antecipações.

Passo a passo prático (mapa de parcelas em 15 minutos)

1. Liste todas as parcelas a pagar (cartões, fornecedores, empréstimos): valor e mês de vencimento.
2. Liste todas as parcelas a receber (clientes, plataformas, boletos): valor e mês de recebimento.
3. Some por mês: parcelas a receber - parcelas a pagar.
4. Se algum mês ficar negativo, congele novas parcelas e renegocie prazos antes de comprar/vender mais.

Plano de correção

• Ação imediata: crie um quadro simples “Parcelas futuras” (próximos 6 meses) e preencha com o que já existe.
• Ajuste de processo: estabeleça regra de aprovação: toda compra parcelada só pode ocorrer se o mês de maior compromisso ainda respeitar uma folga mínima de caixa. Para vendas parceladas, defina limite de prazo e entrada mínima.
• Indicador: comprometimento do caixa futuro = parcelas a pagar dos próximos 60 dias / média de entradas dos últimos 60 dias (meta: definir teto) e número de novas parcelas sem aprovação (meta: 0).

Erro 6: Retirar dinheiro sem pró-labore (ou sem regra)

O que é

Fazer retiradas aleatórias conforme a necessidade pessoal, sem valor fixo, sem data e sem previsão. Isso impede a empresa de se planejar e cria instabilidade.

Consequências comuns

• Caixa imprevisível e atrasos em contas.
• Dificuldade de medir se a empresa sustenta o dono de forma saudável.
• Conflitos entre sócios (quando existe mais de um).

Plano de correção

• Ação imediata: defina um valor provisório de pró-labore para os próximos 30 dias e uma data fixa de retirada. Se precisar de extra, registre como “retirada extraordinária” e justifique.
• Ajuste de processo: crie uma política: pró-labore fixo + distribuição variável (se houver) condicionada a metas (ex.: caixa mínimo, impostos reservados, contas do mês pagas). Formalize em um documento simples.
• Indicador: número de retiradas extraordinárias (meta: reduzir mês a mês) e caixa mínimo após pró-labore (meta: nunca abaixo do piso definido).

Erro 7: Não cobrar clientes (ou cobrar tarde)

O que é

Vender e não acompanhar vencimentos, não enviar lembretes, ter vergonha de cobrar ou não ter um processo de cobrança. Cobrança é parte do serviço e protege o caixa.

Consequências comuns

• Aumento de inadimplência e atrasos.
• Mais tempo gasto “apagando incêndio” no financeiro.
• Necessidade de capital de giro para cobrir o buraco.

Passo a passo prático (cobrança em 3 etapas)

1. Antes do vencimento: lembrete automático/manual 3 dias antes com valor, data e forma de pagamento.
2. No vencimento: mensagem objetiva confirmando se o pagamento foi realizado e reenviando o link/boleto.
3. Após vencimento: régua de cobrança (D+1, D+3, D+7) com registro do contato e próxima ação (renegociar, suspender entrega, protesto/negativação quando aplicável).

Plano de correção

• Ação imediata: gere uma lista de contas a receber vencidas e a vencer nos próximos 7 dias e execute a cobrança hoje (com script curto e educado).
• Ajuste de processo: implemente uma régua de cobrança fixa e defina responsável. Padronize condições: entrada, multa/juros (quando aplicável), e política de suspensão de serviço/entrega.
• Indicador: % de recebimentos em dia e valor vencido (total e por faixa: 1–7, 8–30, >30 dias). Meta: reduzir o vencido e aumentar o em dia.

Erro 8: Ignorar taxas (cartão, antecipação, marketplace, banco)

O que é

Não considerar taxas de adquirência, antecipação, tarifas bancárias, comissões de plataformas e custos de transação. Elas “somem” no extrato e corroem margem sem você perceber.

Consequências comuns

• Preço que parece bom, mas dá margem menor do que o esperado.
• Escolha ruim de meios de pagamento (vender muito no canal errado).
• Surpresas no recebimento líquido e no caixa.

Passo a passo prático (mapa de taxas por canal)

1. Liste os canais de venda/pagamento (PIX, boleto, cartão, marketplace etc.).
2. Para cada canal, registre: taxa percentual, taxa fixa, prazo de recebimento e custo de antecipação (se usar).
3. Calcule o líquido em um exemplo real (ex.: venda de R$ 200): líquido = valor - taxas - antecipação.
4. Compare canais e ajuste regras: incentivar o canal mais eficiente quando fizer sentido.

Plano de correção

• Ação imediata: identifique no extrato as taxas dos últimos 30 dias e crie uma categoria específica “Taxas financeiras” para registrar tudo.
• Ajuste de processo: revise mensalmente o relatório da adquirente/plataforma e negocie taxas quando houver volume. Defina quando antecipar é permitido (ex.: só para cobrir pico de caixa, com limite).
• Indicador: taxas sobre vendas = total de taxas do mês / total vendido no mês (meta: acompanhar e reduzir) e prazo médio de recebimento por canal (acompanhar para evitar dependência de antecipação).

Modelo de tabela para aplicar (use no seu controle)