Panorama dos documentos policiais e sua função no caderno
No trabalho do Escrivão, os documentos policiais organizam e comprovam, de forma cronológica e verificável, os atos praticados durante a investigação. Cada peça tem uma finalidade específica (registrar uma oitiva, formalizar uma apreensão, certificar um fato, requisitar uma providência, relatar diligências) e deve conter campos essenciais que permitam identificar: quem praticou o ato, quando, onde, por qual fundamento/ordem, o que foi feito e qual foi o resultado. Na prática, o “caderno” (conjunto de peças e anexos) precisa ser montado com encadeamento lógico, numeração de folhas, juntadas e controle de anexos, para garantir rastreabilidade e facilitar a análise pela autoridade policial, MP e Judiciário.
Termos de oitiva: termo de declarações e termo de interrogatório
Termo de declarações (testemunha, informante, vítima)
Finalidade: registrar formalmente as declarações prestadas por pessoa ouvida, preservando fidelidade do conteúdo, identificação do declarante e condições do ato.
Estrutura e campos essenciais:
- Cabeçalho: unidade policial, procedimento (ex.: inquérito/termo circunstanciado/representação), número, local e data/hora de início.
- Qualificação: nome, filiação, data de nascimento, nacionalidade, estado civil, profissão, documento de identificação, endereço, contatos; e, quando aplicável, vínculo com os fatos (vítima/testemunha/informante).
- Advertências e compromissos: compromisso de dizer a verdade (quando aplicável), ciência de direitos/deveres, registro de eventual impedimento/suspeição, presença de advogado/assistente, necessidade de intérprete.
- Quesitação/narrativa: perguntas e respostas em sequência lógica; identificação de pessoas, locais, datas, objetos, meios de contato; referência a documentos exibidos.
- Encerramento: horário de término, leitura e confirmação, assinaturas (declarante, autoridade/condutor do ato, escrivão, intérprete, advogado quando pertinente).
Boas práticas de conteúdo: registrar com precisão temporal (“no dia X, por volta de Y”), evitar adjetivações, separar fato observado de “ouvi dizer”, e indicar quando algo é estimativa (“aproximadamente”).
Termo de interrogatório (investigado)
Finalidade: formalizar o interrogatório do investigado, registrando a qualificação, ciência de direitos e as respostas dadas, inclusive eventual silêncio.
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Estrutura e campos essenciais:
- Cabeçalho: procedimento, número, local, data/hora; identificação da autoridade que preside o ato.
- Qualificação completa: dados pessoais e documentais; endereço; antecedentes de identificação (quando cabível); e registro de condições especiais (intérprete, deficiência, necessidade de acompanhante).
- Direitos e garantias: ciência do direito ao silêncio, de não produzir prova contra si, de assistência por advogado/defensor, e registro de presença/ausência.
- Perguntas e respostas: narrativa dos fatos, circunstâncias, participação de terceiros, origem de objetos/valores, rotinas, meios de comunicação; registro literal de negativa, silêncio ou “não sei/não me recordo”.
- Encerramento: horário de término, leitura, retificações, assinaturas.
Passo a passo prático (montagem do termo de oitiva):
- 1) Conferir a identificação do declarante e registrar documentos apresentados.
- 2) Registrar data, hora e local; identificar procedimento e autoridade.
- 3) Lançar advertências/direitos aplicáveis e registrar presença de advogado/intérprete.
- 4) Conduzir a narrativa com perguntas abertas e depois fechadas (tempo, local, pessoas, objetos, meios).
- 5) Referenciar documentos exibidos (“foi exibida a fotografia/print/documento X, ao qual reconheceu/negou”).
- 6) Encerrar com leitura, correções e assinaturas; registrar eventual recusa de assinar por certidão (quando necessário).
Autos: apreensão, exibição e apreensão, constatação e entrega
Auto de apreensão
Finalidade: formalizar a apreensão de bens/objetos/documentos, descrevendo-os de modo individualizado e vinculando-os ao evento/diligência que motivou a apreensão.
Estrutura e campos essenciais:
- Cabeçalho: procedimento, número, local, data/hora; referência à ordem/mandado/decisão ou à situação que autorizou a apreensão.
- Identificação do ato: equipe/servidores presentes; testemunhas quando aplicável; responsável pela guarda imediata.
- Descrição minuciosa do item: tipo, marca/modelo, cor, número de série/IMEI, placas, características, estado de conservação, quantidade, acondicionamento; para documentos, indicar espécie, emissor, datas, número de páginas.
- Origem/local de apreensão: endereço, cômodo/ambiente, onde estava (ex.: “gaveta do armário”), e circunstâncias.
- Destino provisório: onde ficará guardado (depósito, sala-cofre, lacre), identificação de lacres/embalagens e anexos (fotos, listagens).
- Assinaturas: autoridade/condutor, escrivão, testemunhas, possuidor/representante (se presente).
Auto de exibição e apreensão
Finalidade: registrar que determinado item foi exibido (apresentado/mostrado) e, em seguida, apreendido para guarda e análise, deixando claro o encadeamento “exibição → apreensão”. É comum quando o objeto é apresentado voluntariamente ou localizado e exibido durante diligência antes da formalização da apreensão.
Campos essenciais adicionais:
- Quem exibiu: pessoa que apresentou o item (nome/qualificação) e em que contexto.
- Condições da exibição: se foi espontânea, mediante solicitação, em cumprimento de ordem; registro de integridade (lacres, estado).
- Declaração sobre a origem: quando pertinente, registrar a explicação dada por quem exibiu (sem juízo de valor).
Auto de constatação
Finalidade: documentar constatações objetivas e imediatas feitas pela equipe (ex.: estado de um local, funcionamento aparente de equipamento, presença de determinado conteúdo visível), sem substituir exame pericial quando este for necessário.
Estrutura e campos essenciais:
- Objeto da constatação: o que se pretende constatar e por quê (vinculação ao evento/diligência).
- Metodologia simples: como foi observado (ex.: inspeção visual, teste básico não destrutivo), limites do ato (“constatação preliminar”).
- Descrição objetiva: medidas, condições, sinais, registros fotográficos, prints, listagens; identificação de anexos.
- Participantes: servidores e eventuais testemunhas.
- Encerramento: data/hora, assinaturas.
Exemplo prático: constatar que um aparelho celular está ligado, com tela inicial exibindo determinado aplicativo aberto; registrar data/hora, nível de bateria, modo avião ligado/desligado, e anexar fotografias do estado da tela, sem realizar exploração aprofundada que exija procedimento técnico específico.
Auto de entrega
Finalidade: formalizar a entrega (devolução) de bem/documento a quem de direito, ou a remessa a órgão/depósito, com identificação do que foi entregue e em que condições.
Estrutura e campos essenciais:
- Identificação do destinatário: nome/qualificação, documento, vínculo com o bem, endereço.
- Descrição do item entregue: correspondência com o que constava no auto de apreensão (mesma identificação/numeração/lacre).
- Fundamento da entrega: despacho/decisão/ordem que determinou a restituição/remessa.
- Condições: integridade, lacres, acessórios, quantidade; termo de recebimento.
- Assinaturas: entregador (servidor), recebedor, testemunhas quando aplicável.
Passo a passo prático (apreensão até entrega):
- 1) Descrever o item com identificadores únicos (nº de série, IMEI, marca/modelo).
- 2) Acondicionar e lacrar quando necessário; registrar número do lacre.
- 3) Juntar fotos/listagens como anexos numerados.
- 4) Controlar movimentações (remessa, perícia, depósito) por juntadas e certidões.
- 5) Na entrega, conferir correspondência com o auto original e registrar integridade/lacres.
Certidões: quando usar e como redigir
Conceito e finalidade: certidão é a peça pela qual o Escrivão (ou servidor competente) atesta um fato ocorrido nos autos ou uma circunstância verificável, sem conteúdo opinativo. É usada para registrar ocorrências administrativas e processuais, como: decurso de prazo, ausência de comparecimento, impossibilidade de cumprir diligência, recusa de assinatura, juntada de mídia, numeração de folhas, envio/recebimento de documentos.
Estrutura e campos essenciais:
- Identificação: procedimento, número, data, local.
- Fato certificado: descrição objetiva do que ocorreu (o quê, quando, onde, quem envolvido).
- Referências: mencionar peças/folhas relacionadas (ex.: “conforme despacho de fls. X”).
- Assinatura e identificação funcional: nome, cargo, matrícula.
Exemplos de uso:
- Certificar que o intimado não compareceu na data/hora designadas.
- Certificar que determinada mídia foi recebida, etiquetada e acondicionada, indicando identificador do anexo.
- Certificar recusa de assinatura após leitura do termo.
Ofícios e requisições: comunicação formal e rastreável
Ofício
Finalidade: comunicar, solicitar informação, encaminhar documentos, responder demandas e formalizar remessas entre órgãos/entidades, com registro de protocolo e anexos.
Campos essenciais:
- Destinatário: órgão, setor, autoridade, endereço eletrônico/físico institucional.
- Assunto: síntese objetiva (ex.: “Solicitação de informações cadastrais”).
- Referência: número do procedimento, peças correlatas, prazo para resposta quando cabível.
- Corpo: pedido claro, itens enumerados, delimitação temporal, base na ordem da autoridade policial.
- Anexos: lista do que segue (documentos, mídias), com identificação.
- Assinatura: autoridade competente; controle de expedição e recebimento por juntada/certidão.
Requisição
Finalidade: determinar/solicitar providência ou informação necessária à investigação, normalmente dirigida a órgãos públicos ou setores internos, com caráter formal e prazo definido quando aplicável.
Campos essenciais:
- Objeto requisitado: o que se requisita (documento, informação, diligência, exame).
- Escopo e recorte: período, pessoas, contas, linhas, endereços, identificadores.
- Prazo e forma de resposta: meio de envio, formato, necessidade de autenticação.
- Sigilo: indicação de tratamento sigiloso quando determinado.
Critério prático para escolher entre ofício e requisição: use o modelo institucional adotado na unidade e a natureza do ato (comunicação/encaminhamento versus requisição de providência/informação). Em ambos, o essencial é a clareza do pedido, o recorte objetivo e o controle de anexos e respostas.
Relatórios: parciais e final
Relatório parcial
Finalidade: atualizar a autoridade policial sobre diligências realizadas, pendências, respostas recebidas e próximos passos, sem antecipar conclusões definitivas quando a investigação ainda está em curso.
Estrutura sugerida:
- Identificação do procedimento e período abrangido.
- Diligências realizadas: lista objetiva com datas e resultados (ex.: oitivas colhidas, buscas realizadas, requisições expedidas e respondidas).
- Documentos e anexos relevantes: indicar onde estão juntados (folhas/anexos).
- Pendências e providências propostas: o que falta cumprir e dependências externas.
Relatório final
Finalidade: consolidar, de forma organizada, o que foi apurado e quais peças sustentam cada ponto, permitindo compreensão rápida do encadeamento probatório-documental.
Estrutura sugerida (foco documental):
- Resumo objetivo do fato investigado e recorte temporal.
- Linhas de apuração e diligências: o que foi feito e o que resultou, com referência às peças (termos, autos, certidões, respostas de ofícios/requisições).
- Quadro de evidências documentais: tabela/itens relacionando “evento → documento → folhas/anexos”.
- Indicação de anexos técnicos: laudos, mídias, planilhas, com identificadores e localização no caderno.
Encadeamento, numeração de folhas e controle do caderno
Encadeamento lógico das peças
O encadeamento deve permitir que qualquer leitor reconstrua a sequência: notícia/determinação → diligências → resultados → medidas decorrentes → consolidação em relatório. Na prática, isso exige que cada peça faça referência ao que a motivou (despacho, ordem, requisição) e ao que gerou (juntada de resposta, novo auto, certidão).
Numeração de folhas (paginação) e referências
Conceito: a numeração de folhas organiza o caderno e permite citações precisas (“fls.”). O padrão exato pode variar por norma interna, mas o objetivo é sempre o mesmo: rastreabilidade.
Passo a passo prático (rotina de paginação e referência):
- 1) Ao inserir uma nova peça, conferir a sequência numérica e a integridade física/digital do caderno.
- 2) Numerar as folhas conforme o padrão da unidade (frente/verso quando aplicável) e registrar a quantidade de folhas da peça.
- 3) Ao mencionar outra peça, referenciar por folhas e/ou identificador do anexo (ex.: “conforme termo de declarações de fls. X–Y”).
- 4) Se houver anexos volumosos (planilhas, mídias), identificar como anexo e manter índice/controle.
Juntada
Conceito: juntada é o ato formal de inserir nos autos um documento/peça/anexo recebido ou produzido, com registro do que foi juntado, sua origem e data.
Campos essenciais de uma juntada (na prática, via termo/certidão de juntada):
- Identificação do procedimento.
- Descrição do que está sendo juntado (ex.: “resposta ao Ofício nº X”, “mídia digital identificada como Anexo 03”).
- Origem (órgão remetente/servidor responsável) e data de recebimento.
- Quantidade de folhas/volumes e identificação de anexos.
Desentranhamento
Conceito: desentranhamento é a retirada formal de peça/folha dos autos, preservando o registro do que foi retirado, por qual motivo e por determinação de quem, mantendo rastreabilidade (normalmente com substituição por certidão e, quando cabível, cópia/espelho).
Passo a passo prático:
- 1) Verificar a determinação/autorização para desentranhar.
- 2) Identificar exatamente o que será retirado (folhas, peça, anexo).
- 3) Lavrar certidão/termo indicando motivo, data/hora e destino do material.
- 4) Atualizar a sequência do caderno e o controle de anexos, preservando referência ao que saiu.
Apensamento
Conceito: apensamento é a união física/digital de autos/procedimentos relacionados, mantendo a individualidade de cada um, mas permitindo tramitação conjunta para facilitar análise e evitar duplicidade.
Cuidados práticos:
- Registrar a decisão/determinação que ordenou o apensamento.
- Manter identificação clara de cada procedimento (capas, índices, separadores).
- Controlar paginação e anexos para evitar mistura de peças sem referência.
Controle de anexos (mídias, planilhas, fotografias, documentos volumosos)
Conceito: anexos são materiais que complementam as peças principais e precisam de identificação própria para não se perderem (ex.: “Anexo 01 – mídia”, “Anexo 02 – fotografias”, “Anexo 03 – planilha”).
Boas práticas:
- Identificador único: numeração sequencial de anexos e etiquetação física/digital.
- Vinculação: cada anexo deve ser referido na peça que o originou (auto/termo/certidão).
- Índice de anexos: lista com identificador, descrição, origem, data de juntada e localização.
- Integridade: registrar lacres, hashes/assinaturas digitais quando aplicável, e movimentações por certidões/juntadas.
Exercícios práticos: escolha do documento adequado
Exercício 1: qual peça lavrar?
Instruções: para cada evento, indique o documento principal mais adequado e justifique em uma linha (finalidade do documento).
- a) Um investigado comparece com advogado e decide responder perguntas sobre os fatos.
- b) Uma testemunha relata ter visto a entrega de um pacote e descreve o veículo e horário.
- c) Durante diligência, são encontrados 3 celulares e 1 caderno com anotações em uma gaveta.
- d) Um cidadão comparece e apresenta espontaneamente um pen drive dizendo conter conversas relevantes.
- e) A equipe verifica visualmente que uma porta estava arrombada e fotografa o dano.
- f) Chega resposta de órgão público a um pedido enviado anteriormente, com 25 páginas.
- g) A pessoa ouvida se recusa a assinar o termo após a leitura.
- h) Por despacho, determina-se devolver um notebook ao proprietário após extração autorizada de dados.
Exercício 2: completando campos essenciais
Instruções: preencha os campos que não podem faltar, em tópicos, para:
- 1) Auto de apreensão de um celular.
- 2) Ofício solicitando imagens de câmeras de segurança de um local.
- 3) Certidão de juntada de uma mídia recebida.
Exercício aplicado: montar um caderno processual a partir de eventos narrados
Cenário
Em 10/03, a autoridade determina diligências para apurar uso de documento falso em contratação. Em 12/03, a vítima é ouvida e entrega cópias de e-mails. Em 13/03, uma testemunha é ouvida. Em 14/03, em diligência, são apreendidos um notebook e um contrato impresso. Em 15/03, é expedida requisição a órgão para confirmar autenticidade do documento e ofício à empresa para enviar logs de acesso. Em 20/03, chegam as respostas. Em 22/03, o investigado é interrogado. Em 25/03, a autoridade solicita relatório final.
Tarefa 1: listar as peças em ordem e o encadeamento
Instruções: monte uma lista numerada com as peças, na ordem cronológica, indicando para cada uma: (i) documento, (ii) evento que a originou, (iii) anexos, (iv) referência de juntada.
- Inclua, no mínimo: termos de declarações, auto(s) de apreensão ou exibição e apreensão (se aplicável), certidões necessárias, ofícios/requisições, juntadas das respostas, e relatório final.
Tarefa 2: paginação e anexos
Instruções: suponha que cada termo tenha 3 folhas, cada auto tenha 2 folhas, cada resposta recebida tenha 10 folhas, e que haja 2 anexos (mídia e fotografias). Proponha:
- a) uma sequência de folhas (intervalos por peça) para todo o caderno;
- b) um índice de anexos com identificador, descrição e peça de origem;
- c) uma certidão de juntada para cada resposta recebida, descrevendo quantidade de folhas e anexos.
Tarefa 3: situações-problema (controle documental)
Instruções: indique qual ato documental praticar e como registrar:
- a) Foi juntado por engano um documento de outro procedimento.
- b) Um anexo (planilha) chegou sem identificação de origem e sem ofício de encaminhamento.
- c) Dois procedimentos conexos precisam tramitar juntos, mas mantendo peças separadas.
