Arquivologia aplicada ao Escrivão da Polícia Federal: gestão, classificação e avaliação documental

Fundamentos operacionais de arquivologia no ambiente policial

Arquivologia aplicada ao Escrivão da Polícia Federal é o conjunto de métodos para gerir documentos e informações (físicos e digitais) de modo que sejam autênticos, íntegros, confiáveis e recuperáveis com rapidez, atendendo a exigências de auditoria, controle interno e responsabilização. Na prática, isso significa padronizar como documentos são produzidos, classificados, organizados, tramitados, avaliados, destinados (guarda, transferência ou eliminação) e preservados.

Princípios arquivísticos essenciais (com foco operacional)

• Proveniência: documentos devem permanecer vinculados ao órgão/unidade que os produziu ou acumulou. Exemplo: documentos de uma Delegacia não se misturam com os de outra unidade, mesmo que tratem de tema semelhante.
• Organicidade: documentos refletem as atividades e funções que os geraram. Exemplo: peças e anexos de um mesmo procedimento devem manter relação lógica com o ato/atividade que os originou.
• Unicidade: cada documento tem valor no contexto em que foi produzido. Cópias podem existir, mas a gestão deve identificar qual é a versão oficial e qual é cópia de apoio.
• Integridade: o conjunto documental deve permanecer completo e sem alterações indevidas. Exemplo: anexos não podem ser retirados sem registro formal de desentranhamento/transferência (quando aplicável).
• Autenticidade: deve ser possível provar autoria, data e condições de produção. Em meio digital, isso se reforça com controle de acesso, trilhas de auditoria e assinaturas/selos quando existentes.

Ciclo de vida dos documentos e implicações práticas

O ciclo de vida organiza a gestão documental em fases, cada uma com objetivos e controles próprios:

• Fase corrente: documentos em uso frequente, necessários para atividades em andamento. Foco: acesso rápido, controle de tramitação, padronização de dossiês e metadados.
• Fase intermediária: uso eventual, mas ainda com valor administrativo, legal ou probatório. Foco: reduzir custo de armazenamento sem perder rastreabilidade; preparar transferência e manter condições de preservação.
• Fase permanente: documentos com valor histórico, probatório de longo prazo ou de guarda definitiva. Foco: preservação, descrição e acesso controlado.

Para o Escrivão, o ponto crítico é saber quando um conjunto documental deixa de ser corrente, como deve ser transferido e o que pode ser eliminado com segurança e respaldo (tabela de temporalidade e registro do descarte).

Classificação documental: como estruturar e aplicar

Classificar é atribuir a cada documento um código e uma categoria dentro de um plano de classificação, de acordo com a função/atividade que o gerou. A classificação correta é a base para: (1) organizar dossiês e processos, (2) definir prazos de guarda, (3) recuperar informação rapidamente e (4) responder a auditorias.

Plano de classificação: modelo prático (exemplo)

A seguir, um exemplo didático de plano de classificação por funções, com códigos hierárquicos. Ajuste conforme o plano oficial adotado na unidade/órgão.

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1. Gestão Administrativa (GA)  [função-meio]  - guarda conforme tabela específica da área-meio (RH, patrimônio etc.); não misturar com dossiês operacionais/finalísticos.  1.1 Pessoal (GA.01)  1.2 Patrimônio e Almoxarifado (GA.02)  1.3 Contratos e Serviços (GA.03)  2. Atividade Finalística (AF)  [função-fim]  2.1 Procedimentos e Dossiês Operacionais (AF.01)    2.1.1 Instauração e Autuação (AF.01.01)    2.1.2 Diligências e Cumprimentos (AF.01.02)    2.1.3 Comunicações e Despachos (AF.01.03)    2.1.4 Anexos e Mídias (AF.01.04)  2.2 Cooperação e Intercâmbio (AF.02)    2.2.1 Ofícios e Respostas (AF.02.01)    2.2.2 Pedidos e Compartilhamentos (AF.02.02)  2.3 Custódia e Controle de Bens/Valores (AF.03)    2.3.1 Termos e Registros de Guarda (AF.03.01)    2.3.2 Movimentações/Transferências (AF.03.02)

Como usar o código na prática: o código deve aparecer no cadastro do documento/dossiê (metadados), na capa/folha de rosto (quando houver) e no nome do diretório/pasta digital, para permitir ordenação e busca.

Passo a passo para classificar corretamente um documento

• 1) Identifique a função/atividade geradora: pergunte “qual atividade produziu isso?” (ex.: diligência, comunicação, custódia de bens, cooperação).
• 2) Localize a classe no plano: escolha o nível mais específico possível (ex.: AF.01.02 em vez de AF.01).
• 3) Defina o tipo documental e o vínculo: é peça principal, anexo, mídia, comprovante? Vincule ao dossiê/processo correto.
• 4) Registre metadados mínimos: número identificador, data, unidade, responsável, assunto controlado, nível de acesso/sigilo (quando aplicável), palavras-chave padronizadas.
• 5) Aplique padrão de nomeação (digital) e ordenação (físico): para garantir recuperação rápida e evitar duplicidades.

Tabela de temporalidade: prazos de guarda e destinação

A tabela de temporalidade define por quanto tempo cada classe documental deve ser mantida em fase corrente/intermediária e qual será sua destinação final: eliminação, transferência (para arquivo intermediário/central) ou guarda permanente. Ela é o instrumento que dá segurança jurídica e administrativa para decidir o que fazer com documentos ao longo do tempo.

Elementos que uma tabela de temporalidade costuma trazer

• Código de classificação (vinculado ao plano).
• Série/subsérie (conjunto de documentos da mesma natureza e função).
• Prazo de guarda (corrente e intermediário).
• Destinação final (eliminar, transferir, permanente).
• Justificativa/observações (ex.: condicionantes de auditoria, necessidade probatória, restrições de acesso).

Exemplo didático de recorte de tabela (modelo)

Código      Série/Subsérie                         Corrente  Intermediário  Destinação  ObservaçõesAF.01.03   Comunicações e despachos              2 anos    3 anos         Eliminar    Se não houver pendência/auditoriaAF.01.04   Anexos e mídias vinculadas ao dossiê  Mesmo prazo do dossiê principal      Conforme dossiê  Preservar formato e integridadeAF.02.01   Ofícios e respostas (cooperação)      2 anos    8 anos         Transferir  Pode subsidiar auditoria e rastreioAF.03.01   Registros de guarda de bens/valores   5 anos    10 anos        Transferir  Relevância probatória e controle

Use este modelo apenas como referência de estrutura. Na rotina real, a decisão deve seguir a tabela oficial vigente e as normas internas aplicáveis.

Avaliação documental: decidir guarda, eliminação ou transferência

A avaliação é o processo de analisar o valor do documento para definir prazos e destinação. Em ambiente policial, a avaliação deve ser conservadora e orientada por risco: eliminação só ocorre quando houver respaldo normativo e ausência de impedimentos (pendências, auditorias, litígios, requisições).

Critérios práticos de avaliação (checklist)

• Valor administrativo: ainda é necessário para gestão e rotinas?
• Valor legal/probatório: pode ser exigido para comprovar atos, responsabilidades, integridade de registros?
• Valor informacional: contém informação relevante para análises futuras, inteligência, estatísticas internas?
• Risco e sensibilidade: contém dados pessoais, sigilo, informações sensíveis? Isso afeta acesso e preservação, não necessariamente aumenta prazo, mas aumenta rigor de controle.
• Dependência: é anexo de um dossiê principal? Se sim, segue a destinação do principal.
• Impedimentos: há auditoria em curso, requisição, sindicância, controle externo, ou necessidade de rastreabilidade? Se houver, suspende-se eliminação.

Casos práticos para decidir destinação

Caso 1: Pasta com comunicações internas e comprovantes de envio

• Contexto: comunicações rotineiras já superadas, sem pendências.
• Decisão: verificar classe na tabela; se prazo cumprido e sem impedimento, eliminar com registro formal (termo/listagem), garantindo descarte seguro (especialmente se houver dados pessoais).

Caso 2: Mídia digital anexada a dossiê (áudio/vídeo) com metadados incompletos

• Contexto: arquivo digital existe, mas não está bem descrito.
• Decisão: não eliminar. Regularizar metadados (origem, data, vínculo, hash quando aplicável, responsável), garantir cópia de preservação e controle de acesso. A destinação segue o dossiê principal.

Caso 3: Registros de movimentação de bens/valores sob custódia

• Contexto: documentos com potencial de auditoria e responsabilização.
• Decisão: em geral, transferir após fase corrente para guarda intermediária/central conforme tabela, mantendo rastreabilidade e integridade (cadeia de registros, logs, assinaturas).

Caso 4: Dossiê encerrado, mas com solicitação de órgão de controle

• Contexto: prazos de guarda poderiam permitir transferência/eliminações parciais, mas há requisição formal.
• Decisão: suspender destinação até cessar o impedimento; registrar a suspensão e manter o conjunto íntegro.

Organização de dossiês e processos: estrutura, ordenação e padronização

Um dossiê bem organizado reduz retrabalho, evita extravio e acelera respostas a demandas internas e externas. A regra operacional é: organizar para recuperar (não apenas para guardar).

Estrutura recomendada de dossiê (físico ou digital)

• Identificação: código de classificação, número identificador, unidade, responsável, datas-limite (início/fim), nível de acesso.
• Sumário/índice: lista de documentos com numeração sequencial e referência de localização (página/arquivo).
• Seções (exemplo): (1) instauração/autuação, (2) comunicações/despachos, (3) diligências/cumprimentos, (4) anexos e mídias, (5) comprovantes de tramitação.
• Controle de versões: identificar documento oficial e versões de trabalho; evitar múltiplas “versões finais”.

Passo a passo para montar e manter um dossiê organizado

• 1) Defina a classe e o identificador: aplique o código do plano e um número único (ou padrão interno) desde o início.
• 2) Padronize a ordenação: cronológica (mais comum) ou por fases/seções; escolha uma e mantenha consistente.
• 3) Numere e registre entradas: cada item inserido deve ser registrado no índice (e, no digital, no cadastro/metadados).
• 4) Vincule anexos corretamente: anexos devem apontar para o documento que os gerou (ex.: “Anexo ao item 12”).
• 5) Faça checagens periódicas de integridade: itens faltantes, duplicados, arquivos corrompidos, links quebrados, mídias sem identificação.
• 6) Prepare para destinação: ao encerrar, revise metadados, consolide índice e aplique a regra de temporalidade.

Controle de tramitação e protocolo: rastreabilidade ponta a ponta

Tramitação é o registro de por onde o documento passou, quem recebeu, quando recebeu e qual foi a ação. O protocolo é o conjunto de rotinas para receber, registrar, distribuir, expedir e acompanhar documentos. O objetivo é garantir rastreabilidade e reduzir risco de extravio.

Boas práticas de protocolo e tramitação

• Registro imediato: todo recebimento/expedição deve gerar registro com data/hora, remetente/destinatário, assunto e identificador.
• Comprovantes: manter evidências de envio/recebimento (AR, recibos, logs do sistema, confirmação de leitura quando aplicável).
• Prazos e pendências: use controles de prazo (fila de tarefas) vinculados ao identificador do dossiê.
• Trilha de auditoria: em sistemas, garantir que movimentações fiquem registradas (quem fez, o que fez, quando fez).
• Regra de “um responsável por vez”: evita lacunas de custódia administrativa; quando houver trabalho colaborativo, definir responsável formal e registrar compartilhamentos.

Modelo simples de registro de tramitação (campos mínimos)

Identificador do dossiê: AF.01.02-2026-000123Data/hora: 2026-01-15 14:32Origem: Protocolo/Unidade XDestino: Setor YResponsável pelo recebimento: (nome/ID)Ação: Recebido / Encaminhado / Devolvido / JuntadoObservações: prazo, pendência, restrição de acesso

Metadados e recuperação rápida: como descrever para encontrar

Metadados são “dados sobre os dados”: informações estruturadas que descrevem o documento e permitem localizar, filtrar e comprovar autenticidade. Em ambiente operacional, metadados bem definidos reduzem o tempo de busca e aumentam a confiabilidade do acervo.

Metadados mínimos recomendados (operacionais)

• Identificador único do documento e do dossiê.
• Classe/código do plano de classificação.
• Data de produção e datas-limite do dossiê.
• Autor/unidade produtora e responsável pelo registro.
• Assunto controlado (vocabulário padronizado) e palavras-chave.
• Nível de acesso e marcações de sensibilidade (quando aplicável).
• Formato (PDF, áudio, vídeo), tamanho e, quando aplicável, hash para verificação de integridade.
• Relações: “é anexo de”, “responde a”, “substitui”, “versão de”.

Padrão de nomeação de arquivos (exemplo prático)

[codigo]-[id_dossie]-[dataAAAAMMDD]-[tipo]-[assunto_curto]-[vXX].extEx.: AF.01.02-2026-000123-20260115-anexo-midia01-v01.mp4Ex.: AF.02.01-2026-000045-20260110-oficio-resposta-v02.pdf

Regras úteis: evitar espaços, usar hífen, manter datas no formato AAAAMMDD, limitar “assunto_curto” a termos padronizados e controlar versões com v01, v02.

Preservação e integridade: cuidados com físico e digital

Preservar é manter o documento acessível e íntegro pelo tempo necessário. No contexto do Escrivão, preservação está ligada a: (1) evitar deterioração/extravio, (2) manter legibilidade e (3) garantir que o documento não seja alterado sem registro.

Preservação de documentos físicos (rotina)

• Acondicionamento: pastas/caixas adequadas, sem excesso de grampos/metais oxidáveis, evitando dobraduras.
• Ambiente: controle de umidade/temperatura quando possível; evitar luz direta e poeira.
• Manuseio: acesso controlado; registro de retirada e devolução; cópias de consulta quando necessário.

Preservação de documentos digitais (rotina)

• Controle de acesso: perfis e permissões; evitar compartilhamento informal.
• Backups e redundância: cópias em locais distintos, com testes de restauração.
• Fixidez: uso de hash/assinaturas quando aplicável para detectar alteração.
• Formatos: preferir formatos estáveis para preservação e registrar migrações (quando um formato se torna obsoleto).
• Logs: manter registros de acesso e alterações (trilha de auditoria).

Eliminação e transferência: como executar com segurança e rastreabilidade

Eliminação e transferência são etapas formais e documentadas. O objetivo é reduzir acervo com segurança, sem comprometer prova, auditoria ou integridade.

Passo a passo para eliminação documental (quando autorizada)

• 1) Seleção: listar documentos pela classe/código e verificar prazo cumprido na tabela.
• 2) Checagem de impedimentos: confirmar ausência de pendências, requisições, auditorias, litígios ou necessidade operacional.
• 3) Conferência de integridade do conjunto: garantir que não há anexos vinculados a dossiês com guarda maior.
• 4) Formalização: elaborar listagem/termo de eliminação conforme norma interna, com identificação, datas-limite, quantidade e responsável.
• 5) Descarte seguro: fragmentação/trituração para papel; para mídias, sanitização/eliminação segura conforme política de segurança da informação.
• 6) Registro e evidência: arquivar o termo/listagem de eliminação (ele próprio tem guarda definida) e manter rastreabilidade do ato.

Passo a passo para transferência (corrente → intermediário/central)

• 1) Preparação: revisar classificação, metadados, índice e organização interna do dossiê.
• 2) Higienização e acondicionamento: caixas identificadas, ordem preservada, mídias protegidas.
• 3) Relação de remessa: listar volumes/itens, datas-limite, código de classificação, restrições de acesso.
• 4) Protocolo de entrega: registrar data/hora, responsáveis e condições de recebimento.
• 5) Atualização de localização: registrar no sistema/controle onde o dossiê passou a estar (para recuperação rápida).

Boas práticas para auditoria e integridade documental

Auditorias e controles exigem evidências de que o acervo é confiável e que decisões de destinação foram corretas. Algumas práticas elevam o nível de conformidade:

• Padronização: plano de classificação, nomeação, metadados e tramitação com regras claras e aplicadas.
• Rastreabilidade: trilhas de auditoria, registros de protocolo, termos de transferência e eliminação.
• Segregação: separar acervos por unidade produtora e por função (meio/fim), evitando misturas.
• Controle de acesso: quem pode ver, alterar, juntar, retirar; registrar exceções.
• Revisões periódicas: amostragens para detectar falhas (documentos sem classe, sem metadados, duplicados, mídias órfãs).