Direito Processual Penal para Escrivão da Polícia Federal: estrutura do inquérito e formalização dos atos

1. Conceito e finalidade do inquérito policial (IP) sob a ótica documental

O inquérito policial é procedimento administrativo de natureza investigativa, destinado a apurar a materialidade e indícios de autoria de infração penal, reunindo elementos informativos para subsidiar a atuação do Ministério Público (titular da ação penal pública) e do Poder Judiciário. Para o Escrivão, o foco prático é garantir que cada ato investigativo seja formalizado em peça adequada, com encadeamento lógico, numeração, juntada e certificações, preservando a rastreabilidade do que foi feito, por quem, quando e com qual fundamento.

Na prova e na prática, a qualidade do IP é medida pela consistência documental: peças claras, objetivas, cronologicamente organizadas (sem perder a lógica por assunto), com decisões fundamentadas (despachos/representações), cumprimento comprovado (certidões), e resultados formalizados (autos/termos/relatórios).

2. Competência, atribuições e instauração: o que define “quem faz” e “como começa”

2.1 Competência (visão operacional para montagem do procedimento)

Antes de instaurar ou dar seguimento, é preciso verificar se o fato é de atribuição da Polícia Federal e qual unidade/autoridade deve conduzir. Na documentação, isso aparece em: (i) despacho inicial registrando a análise de atribuição/competência; (ii) eventual declínio/remessa; (iii) comunicações ao MP/Juízo quando cabíveis.

• Regra prática: se houver dúvida razoável, documente a dúvida e a providência (consulta, informação, remessa, pedido de orientação), evitando “atos soltos” sem lastro de atribuição.
• Erro comum: instaurar e praticar diligências invasivas sem delimitar minimamente o fato, o local, o período e o possível enquadramento, gerando questionamentos de legalidade e de pertinência.

2.2 Formas típicas de instauração

O IP pode ser instaurado por: (a) portaria da autoridade policial; (b) auto de prisão em flagrante (APF), que dá origem ao IP; (c) requisição do MP ou do juiz; (d) requerimento do ofendido/representante (quando cabível); (e) notícia-crime que, após análise, enseja portaria ou outro procedimento preliminar conforme o caso.

Para fins de prova, memorize a lógica documental: entrada da notícia → análise de atribuição e tipicidade em tese → ato formal de instauração (portaria/APF/requisição) → planejamento e execução de diligências → indiciamento (se cabível) → relatório → remessa.

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3. Notícia-crime: registro, triagem e decisão documentada

3.1 O que é e como formalizar

Notícia-crime é a comunicação de um fato aparentemente criminoso à autoridade policial. Pode vir por comparecimento presencial, ofício, e-mail institucional, denúncia anônima, comunicação de outro órgão, relatórios de inteligência, etc. O ponto central é: toda notícia relevante deve gerar registro formal e uma decisão (despacho) indicando o encaminhamento.

• Peças usuais: termo de declarações do comunicante; registro/boletim interno; juntada de documentos apresentados; despacho determinando providências (instaurar, diligenciar preliminarmente, requisitar informações, arquivar administrativamente por atipicidade evidente/ausência de atribuição, remeter).
• Objetividade: registre fatos, datas, locais, pessoas, meios de contato, e o que foi apresentado (documentos, prints, mídias), evitando adjetivações (“claramente fraudulento”) sem lastro.

3.2 Modelo comentado: Despacho inicial sobre notícia-crime

DESPACHO
1. Recebo a notícia-crime apresentada por (nome/órgão), relatando, em síntese, que (fato objetivo, com data/local).
2. Em análise preliminar, o fato em tese pode configurar (tipificação em tese, se possível) e indica possível atribuição desta unidade por (critério objetivo: interesse da União, transnacionalidade, órgão federal envolvido, etc.).
3. Determino: (a) autue-se como (IP/Procedimento preliminar) e registre-se; (b) oficie-se a (órgão) requisitando (informações/documentos) no prazo de (x) dias; (c) intime-se (pessoa) para prestar declarações; (d) junte-se a documentação apresentada, certificando a integridade/quantidade de folhas/mídias.
4. Após, voltem conclusos.
(Local e data)
(Assinatura/identificação da autoridade)

Comentário: note a estrutura em itens, a síntese factual, a “tipificação em tese” sem excesso, o fundamento de atribuição e as ordens executáveis (quem faz o quê, para quando, e o que deve ser certificado).

4. Portaria de instauração: estrutura mínima e delimitação do objeto

A portaria é peça-chave quando o IP não nasce de flagrante. Ela delimita o objeto investigado e orienta as diligências. Uma boa portaria reduz retrabalho e nulidades por investigação “genérica”.

4.1 Elementos essenciais

• Identificação da unidade e da autoridade.
• Fundamento: notícia-crime/requisição/representação.
• Descrição objetiva do fato (o quê, quando, onde, como, quem em tese).
• Tipificação em tese (quando possível).
• Determinação de autuação e diligências iniciais.
• Numeração, data, assinatura.

4.2 Modelo comentado: Portaria

PORTARIA DE INSTAURAÇÃO DE INQUÉRITO POLICIAL
Considerando a notícia-crime/ofício nº (xxx), de (data), noticiando que (descrição objetiva do fato, com recorte temporal e espacial),
Considerando que, em tese, o fato pode configurar (tipo penal em tese) e que há indicativos de atribuição desta Polícia Federal por (critério objetivo),
DETERMINO:
1. A instauração de INQUÉRITO POLICIAL para apurar os fatos acima descritos.
2. A autuação e registro, com a juntada integral dos documentos recebidos, certificando-se a quantidade de folhas e mídias.
3. A expedição de requisições/ofícios a (órgãos) para encaminhamento de (dados/documentos) no prazo de (x) dias.
4. A oitiva de (pessoas) na forma de termo, com intimação regular.
5. A realização de (diligências iniciais objetivas: pesquisa cadastral, preservação de dados, etc.).
(Local e data)
(Assinatura/identificação)

Comentário: a portaria não é “relatório”; é ato de instauração e direcionamento. Evite narrativas longas. Delimite o objeto para permitir controle de prazos e pertinência das diligências.

5. Encadeamento das peças: lógica de autuação, juntada e certificações

5.1 Regra de ouro: ato praticado → documento correspondente → juntada → certificação

Para cada providência determinada, deve existir: (i) a ordem (despacho/portaria/decisão); (ii) o meio de execução (ofício, mandado, guia, requisição); (iii) a prova do cumprimento (AR, certidão, resposta do órgão, termo de diligência); (iv) o resultado (documentos, laudos, mídias, termos); (v) a conclusão à autoridade para nova deliberação.

5.2 Tipos de peças e “quando usar”

• Despacho: decisão de rotina (determina diligências, juntadas, vistas, conclusões). Deve ser objetivo e executável.
• Ofício/Requisição: comunicação formal a órgão/pessoa para envio de dados/documentos. Deve indicar base legal quando necessário, prazo e forma de resposta.
• Termo: formaliza declarações, reconhecimento, acareação, entrega voluntária, etc. Deve registrar perguntas e respostas com fidelidade.
• Auto: formaliza atos com rito próprio (ex.: apreensão, exibição e apreensão, prisão em flagrante). Em geral, descreve circunstâncias e itens apreendidos com detalhamento.
• Certidão: atesta fato processual/documental (ex.: “certifico que encaminhei o ofício”, “certifico que a mídia foi lacrada”).
• Relatório: peça final (ou parcial) que organiza o que foi apurado e indica materialidade/indícios, diligências pendentes e encaminhamento.

5.3 Numeração, volumes e apensamentos (visão prática)

Em procedimentos extensos, a organização por volumes e apensamentos evita perda de rastreabilidade. A lógica é: o IP principal mantém a linha do tempo e as decisões centrais; apensos reúnem conjuntos temáticos (ex.: laudos, quebras de sigilo, cooperação com outros órgãos, mídias). Sempre que houver apensamento/desapensamento, deve existir despacho determinando e certidão de cumprimento, com identificação clara do que foi apensado (quantidade de folhas, mídias, lacres).

6. Requisições, diligências e prazos: como documentar para não “quebrar” a cadeia do procedimento

6.1 Requisições e ofícios: checklist de redação

• Identifique o procedimento (nº do IP) e a autoridade requisitante.
• Descreva exatamente o que se quer (dados, período, formato, autenticidade).
• Indique prazo e meio de resposta (ofício, e-mail institucional, mídia lacrada).
• Se houver sigilo, registre a classificação e o cuidado de remessa.
• Peça que o órgão certifique a origem/autenticidade (quando aplicável).

6.2 Diligências: termo/certidão de cumprimento

Diligência é o “fazer investigativo”. Documentalmente, ela precisa virar peça: termo de diligência, auto (se houver apreensão), certidão (se for ato cartorário), ou relatório parcial. O importante é registrar: data/hora, local, equipe, objetivo, resultado e anexos.

6.3 Prazos do inquérito: controle e registro

Os prazos do IP variam conforme a situação do investigado (preso/solto) e conforme legislação aplicável ao caso. Na prática do cartório, o essencial é: (i) registrar o marco inicial (instauração/APF); (ii) controlar vencimentos; (iii) documentar pedidos de prorrogação quando cabíveis; (iv) certificar remessas e devoluções. Em prova, atenção para a lógica: prazo é instrumento de controle, e a prorrogação deve ser justificada e formalizada.

Peças típicas ligadas a prazo: certidão de instauração/data; despacho determinando conclusão; representação/ofício solicitando prorrogação (quando cabível); decisão/manifestação do destinatário; certidão de remessa.

7. Indiciamento: pressupostos e formalização objetiva

Indiciamento é ato formal da autoridade policial que atribui a alguém, com base em elementos informativos, a condição de investigado com imputação em tese. Exige fundamentação mínima: indicação de materialidade e indícios de autoria. Para o Escrivão, o ponto crítico é a peça bem estruturada e a juntada dos elementos que a sustentam (termos, laudos, respostas de ofícios).

7.1 Estrutura documental recomendada

• Identificação do indiciado (qualificação).
• Descrição objetiva do fato imputado (recorte temporal/espacial).
• Elementos de materialidade (ex.: laudo, documentos, apreensões).
• Indícios de autoria (ex.: reconhecimento, registros, vínculos documentais).
• Tipificação em tese.
• Determinações subsequentes (oitiva, interrogatório, diligências complementares).

7.2 Modelo comentado: Despacho/decisão de indiciamento

DESPACHO DE INDICIAMENTO
1. Considerando os elementos informativos colhidos, especialmente (indicar peças: termo de declarações de fls. x, laudo de fls. y, resposta ao ofício de fls. z), verifico a presença de materialidade (indicar o suporte) e indícios suficientes de autoria em relação a (nome/qualificação).
2. Assim, INDICIO (nome) pela prática, em tese, do crime previsto no art. (xxx), pelos seguintes fundamentos objetivos: (itens curtos com fatos e vínculo probatório).
3. Determino: (a) a qualificação e interrogatório, se cabível; (b) a atualização dos registros; (c) a realização das diligências complementares (listar).
(Local e data)
(Assinatura/identificação)

Comentário: evite “convicções” e linguagem acusatória. Use “em tese” e vincule cada afirmação a uma peça (“fls.”/evento), facilitando controle e revisão.

8. Relatórios (parcial e final): como organizar o que foi feito e o que falta

8.1 Função do relatório

O relatório é a peça que dá inteligibilidade ao conjunto: apresenta histórico objetivo, diligências realizadas, resultados, análise de materialidade e indícios, e encaminha para providências (remessa ao MP/Juízo, diligências pendentes, apensos). Não é peça de “retórica”; é peça de organização e síntese.

8.2 Estrutura prática do relatório final

• Identificação: nº do IP, fato investigado, instaurado por (portaria/APF/requisição), data.
• Resumo do objeto: 1 parágrafo com recorte do fato.
• Diligências e resultados: em tópicos, com referência às peças (fls./apenso).
• Materialidade: onde está comprovada (laudos/documentos).
• Autoria: indícios por investigado, com remissão às peças.
• Tipificação em tese: por fato/investigado, se aplicável.
• Pendências: respostas aguardadas, perícias em curso, cooperação.
• Encaminhamento: remessa ao MP/Juízo, com indicação de volumes e apensos.

8.3 Modelo comentado: Relatório final

RELATÓRIO FINAL
Inquérito Policial nº (xxx)
1. Instauração e objeto
O presente IP foi instaurado por Portaria de (data), para apurar (descrição objetiva do fato).
2. Diligências realizadas (síntese com referência às peças)
2.1 Oitiva de (nome) (termo às fls. x).
2.2 Requisição ao (órgão) e resposta (ofício de fls. y; resposta às fls. z).
2.3 Perícia (requisição às fls. a; laudo às fls. b / apenso nº...).
2.4 Apreensão de (itens) (auto às fls. c; cadeia de custódia/guarda às fls. d).
3. Materialidade
A materialidade encontra suporte em (indicar documentos/laudos e fls.).
4. Indícios de autoria
4.1 (Investigado 1): (fatos objetivos + remissão às peças).
4.2 (Investigado 2): (fatos objetivos + remissão às peças).
5. Enquadramento em tese
Em tese, os fatos podem subsumir-se ao art. (xxx) (justificativa objetiva em 2-3 linhas).
6. Pendências (se houver)
(listar e indicar providências já adotadas).
7. Remessa
Remetam-se os autos, com (n) volumes e (n) apensos, ao (destinatário), para apreciação.
(Local e data)
(Assinatura/identificação)

Comentário: a seção “Diligências realizadas” é o coração do relatório: tópicos curtos, cada um com referência documental. Isso permite que o leitor reconstrua a investigação sem “adivinhar”.

9. Remessa, apensamentos e gestão de peças sensíveis

9.1 Remessa: o que não pode faltar

• Despacho determinando remessa.
• Certidão de remessa (data, destinatário, volumes, apensos, lacres/mídias).
• Relação de peças/apensos (quando exigível ou útil).
• Controle de sigilo: identificação de peças sigilosas e forma de acondicionamento.

9.2 Apensamento/desapensamento: como decidir e registrar

Apensar é anexar autos/peças correlatas para facilitar manuseio e preservar sigilo/organização. Exemplo: apenso de laudos; apenso de medidas cautelares; apenso de mídias. O ato deve ser determinado por despacho e executado com certidão, indicando exatamente o conteúdo e a numeração.

CERTIDÃO
Certifico que, em cumprimento ao despacho de fls. (x), procedi ao apensamento do Apenso nº (y), contendo (descrição objetiva), com (n) folhas e (n) mídias identificadas por (lacres/etiquetas), permanecendo o IP principal com (n) volumes.
(Local e data)
(Assinatura/identificação)

10. Técnica de redação cartorária: objetividade, precisão e padronização

10.1 Princípios práticos

• Fato antes de opinião: descreva o que ocorreu e a fonte (peça, documento, laudo).
• Verbos operacionais: “determino”, “requisite-se”, “junte-se”, “certifique-se”, “intime-se”, “remetam-se”.
• Evite ambiguidade: substitua “o quanto antes” por “no prazo de 5 dias”.
• Identificação completa: nomes, números de ofícios, datas, períodos de dados requisitados.
• Rastreabilidade: sempre que possível, indique referência interna (fls./apenso/evento) e anexe comprovação.

10.2 Exemplos de melhoria de redação

Exemplo 1 (ruim): “Oficie-se ao banco para mandar os dados necessários.”

Exemplo 1 (melhor): “Oficie-se ao Banco X requisitando extratos e identificação de titulares da conta nº (xxx), no período de (data a data), bem como histórico de alterações cadastrais, no prazo de 10 dias, encaminhando resposta por ofício com documentos autenticados.”

Exemplo 2 (ruim): “Foi feita diligência e nada foi encontrado.”

Exemplo 2 (melhor): “Em (data), às (hora), a equipe compareceu ao endereço (xxx) para localizar (objeto/pessoa). No local, (descrever providências objetivas: contato com porteiro, consulta a moradores, verificação de caixa postal). Resultado: não localizado. Anexa-se termo de diligência e registro de tentativa de contato.”

11. Passo a passo prático: do recebimento à remessa (roteiro de execução)

11.1 Roteiro com peças correspondentes

• Passo 1 — Recebimento da notícia-crime/requisição: autuar documento de entrada; juntar anexos; certificar quantidade de folhas/mídias.
• Passo 2 — Análise inicial e despacho: despacho sobre atribuição, tipificação em tese e providências imediatas.
• Passo 3 — Instauração: lavrar portaria (se não houver APF) ou autuar APF e peças correlatas; registrar o IP.
• Passo 4 — Diligências iniciais: expedir ofícios/requisições; intimar para oitivas; juntar respostas; certificar cumprimentos.
• Passo 5 — Atos com resultado material: autos de apreensão, termos de entrega, requisições de perícia; juntada de laudos; apensamento temático se necessário.
• Passo 6 — Controle de prazos: certificar marcos; submeter à autoridade pedidos de prorrogação quando cabíveis; documentar decisões.
• Passo 7 — Indiciamento (se cabível): preparar minuta/organizar peças de suporte; formalizar despacho de indiciamento; providenciar atos subsequentes.
• Passo 8 — Relatório: organizar cronologia e tópicos; conferir referências; listar apensos/volumes.
• Passo 9 — Remessa: despacho de remessa; certidão detalhada; acondicionamento de mídias e peças sigilosas.

12. Exercícios: ordenação de peças (caso hipotético com gabarito comentado)

12.1 Caso hipotético

Um órgão federal comunica que identificou possíveis fraudes em um processo de contratação: documentos com indícios de falsificação e pagamentos suspeitos. Envia ofício com cópias do processo administrativo e aponta dois servidores e uma empresa. Não há flagrante. A unidade da PF entende haver atribuição e necessidade de diligências: oitivas, requisições bancárias (por via adequada), perícia documental e coleta de informações junto ao órgão comunicante.

12.2 Peças disponíveis (embaralhadas)

• A) Certidão de juntada das cópias do processo administrativo e de 1 mídia recebida.
• B) Portaria de instauração do IP.
• C) Ofício requisitando ao órgão federal a íntegra do processo administrativo em formato autenticado e informações complementares (prazos, responsáveis, fluxos).
• D) Despacho inicial determinando autuação, instauração e diligências.
• E) Termo de declarações do servidor responsável pela fiscalização do contrato.
• F) Requisição de perícia documental (com encaminhamento dos documentos questionados).
• G) Laudo pericial documental.
• H) Despacho determinando conclusão para relatório final após juntada do laudo e respostas pendentes.
• I) Relatório final com síntese e remessa.
• J) Certidão de remessa dos autos ao destinatário (MP/Juízo), com volumes e apensos.

12.3 Tarefa 1 — Ordene as peças na sequência mais lógica

Organize as letras em ordem, considerando a lógica do procedimento e a necessidade de que cada ato tenha suporte documental.

12.4 Gabarito comentado (Tarefa 1)

• 1) D (Despacho inicial): primeiro ato decisório após a notícia, definindo autuação e providências.
• 2) A (Certidão de juntada): formaliza a entrada e integridade do material recebido.
• 3) B (Portaria): instaura formalmente o IP (como não há flagrante).
• 4) C (Ofício ao órgão): diligência inicial para complementar e autenticar informações/documentos.
• 5) E (Termo de declarações): oitiva de pessoa-chave para contextualizar o processo e os documentos.
• 6) F (Requisição de perícia): encaminha documentos questionados para exame técnico.
• 7) G (Laudo): resultado da perícia, peça de materialidade.
• 8) H (Despacho de conclusão): ato de gestão para consolidar e preparar relatório.
• 9) I (Relatório final): síntese e encaminhamento.
• 10) J (Certidão de remessa): comprova envio, volumes, apensos e lacres.

12.5 Tarefa 2 — Identifique “lacunas documentais”

No caso hipotético, indique duas peças que frequentemente são esquecidas e que aumentam a segurança documental do IP.

12.6 Respostas esperadas (Tarefa 2)

• Certidões de cumprimento: certificando expedição de ofícios/intimações e juntada de respostas (data, destinatário, meio de envio/recebimento).
• Termo/auto de encaminhamento e guarda de mídias/documentos sensíveis: identificação de mídia, lacre, responsável pela custódia e local de armazenamento, especialmente quando há documentos originais ou arquivos digitais relevantes.