Direito Processual Penal Aplicado ao Escrivão de Polícia Civil: Atos, Prazos e Competências

Este capítulo conecta regras de Direito Processual Penal aos atos de cartório que o escrivão materializa no dia a dia: quem é competente para determinar e receber atos, como formalizar comunicações e intimações (noções), como documentar juntadas e certificações, e como controlar prazos e remessas do inquérito. O foco é transformar conceitos processuais em providências documentais verificáveis.

1) Conceitos essenciais e impacto direto na produção documental

1.1 Notitia criminis (notícia do crime)

Conceito: informação que chega ao Estado sobre possível infração penal. Pode ser espontânea (cidadão), provocada (requisição), ou decorrente de atividade policial.

Impacto documental: define o “gatilho” do procedimento e o tipo de peça inicial a ser juntada/registrada (ex.: ofício de requisição, representação, notícia anônima com relatório de verificação preliminar).

• Providência cartorária típica: autuar/registrar a notícia, numerar folhas, abrir capa e controlar anexos; juntar documentos recebidos (prints, mídias, relatórios) com termo de juntada.
• Ponto de atenção: notícia anônima não é, por si, base para medidas invasivas; costuma exigir diligências preliminares documentadas (relatório/termo) para corroborar.

1.2 Investigação e diligências

Conceito: investigação é o conjunto de atos voltados à apuração de autoria e materialidade; diligências são atos específicos (oitiva, requisição de laudo, busca de imagens, etc.).

Impacto documental: cada diligência precisa deixar rastro formal: ordem/encaminhamento, execução e resultado (certidão/termo/relatório), além de controle de prazo para resposta de órgãos externos.

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• Exemplo prático: delegado determina “requisitar imagens de câmera”. O cartório produz o ofício, controla prazo de retorno, certifica decurso se não houver resposta e junta o material recebido com termo de juntada e identificação da mídia.

1.3 Representação

Conceito: pedido formal da autoridade policial ao Judiciário para adoção de medida que depende de autorização judicial (ex.: busca e apreensão, interceptação, quebra de sigilo, conforme o caso).

Impacto documental: exige organização robusta: peça de representação fundamentada, anexos (elementos informativos), autuação em apartado quando necessário, ofício de encaminhamento ao Judiciário/MP, e controle de sigilo.

• Boas práticas cartorárias: indexar anexos (itens numerados), certificar a remessa, controlar retorno de decisão e cumprir imediatamente (expedir mandados/ofícios, agendar cumprimento, juntar resultado).

1.4 Requisição

Conceito: determinação de autoridade competente (ex.: Ministério Público, Judiciário) para instauração de investigação ou prática de ato.

Impacto documental: a requisição define prioridade e conteúdo mínimo a cumprir. O cartório deve registrar a entrada, autuar, dar ciência à autoridade policial e documentar o cumprimento (diligências realizadas e respostas encaminhadas).

• Exemplo prático: MP requisita instauração e relatório em 30 dias. O cartório: (1) junta o ofício; (2) certifica ciência; (3) cria controle de prazo; (4) prepara minuta de resposta/relatório para assinatura; (5) certifica remessa ao MP.

2) Competências: quem decide, quem cumpre, para onde remeter

2.1 Competência funcional no fluxo do cartório

Ideia central: o escrivão não decide o mérito do ato; ele formaliza, controla e certifica. A competência para determinar diligências e atos investigativos é da autoridade policial; atos que dependem de controle jurisdicional exigem provocação e decisão judicial; o MP atua como fiscal e titular da ação penal, com poderes de requisição e controle externo.

• Autoridade policial: determina diligências, representa por medidas ao Judiciário, decide sobre encaminhamentos internos e relatórios.
• Judiciário: decide medidas sujeitas à reserva de jurisdição e controla legalidade em hipóteses específicas.
• Ministério Público: requisita diligências/instauração, recebe remessas, pode requerer complementações.

2.2 Competência territorial e reflexos práticos

Conceito aplicado: a definição do local do fato (ou de outros critérios legais) impacta a unidade que deve conduzir e para onde remeter peças.

Impacto documental: quando houver indício de incompetência territorial/material, o cartório deve preparar expediente de remessa (ofício, termo de remessa, certidão de encaminhamento) e manter cópia/registro do que foi enviado, conforme orientação da autoridade policial.

• Exemplo prático: fato ocorreu em outra circunscrição. Providências: juntar elementos que indicam local, certificar, preparar ofício de remessa e relação de peças enviadas (checklist), mantendo controle do protocolo.

3) Formas dos atos: como o cartório garante validade e rastreabilidade

3.1 Elementos formais mínimos (checklist)

• Identificação: número do procedimento, unidade, data, local.
• Autoridade/assinatura: quem determinou e quem lavrou; assinaturas conforme padrão interno.
• Clareza e objetividade: ato deve permitir reconstituição do que foi feito, por quem e quando.
• Encadeamento: referência a peças anteriores (ex.: “em cumprimento ao despacho de fls. X”).
• Anexos: descrição e individualização (mídias, documentos, laudos), com termo de juntada.

3.2 Juntadas: quando e como formalizar

Conceito: juntada é o ato de inserir formalmente documento/objeto informativo aos autos, preservando integridade e sequência.

Passo a passo prático (juntada de documento físico ou digital):

• 1) Conferir origem e integridade: verificar se há identificação do remetente, assinatura, carimbo, metadados ou ofício de encaminhamento.
• 2) Classificar: documento principal, anexo, mídia, laudo, resposta a ofício.
• 3) Numerar/organizar: inserir na ordem cronológica ou conforme orientação; identificar volume/apenso se necessário.
• 4) Lavrar termo de juntada: descrevendo o que foi juntado (quantidade de folhas, tipo de mídia, número de itens).
• 5) Certificar ciência/encaminhamento: se a juntada exige vista à autoridade policial ou remessa ao MP/Judiciário, certificar e providenciar.

Exemplo de termo (modelo didático):

TERMO DE JUNTADA  Aos __/__/____, junto aos autos a resposta ao Ofício nº ___/____, contendo: (i) 03 (três) folhas; (ii) 01 (uma) mídia/arquivo identificado como “CFTV_loja_data.mp4”. Dou fé.

3.3 Certidões: o que certificar e por quê

Conceito: certidão é a declaração formal do cartório sobre fato processual verificável (remessa, decurso de prazo, ausência de comparecimento, cumprimento de diligência, recebimento de documento).

Quando usar (situações comuns):

• Decurso de prazo: órgão não respondeu ofício no prazo fixado.
• Comparecimento/ausência: intimado não compareceu na data marcada.
• Remessa e recebimento: envio ao MP/Judiciário e retorno.
• Impossibilidade: diligência não realizada por motivo objetivo (endereço inexistente, local fechado), com registro do motivo.

Exemplo de certidão (modelo didático):

CERTIDÃO  Certifico que, até a presente data (__/__/____), não houve resposta ao Ofício nº ___/____, encaminhado em __/__/____ ao órgão ______, razão pela qual certifico o decurso do prazo de ___ dias. Dou fé.

4) Comunicações e intimações (noções) aplicadas ao cartório

4.1 Diferença prática: comunicação, notificação e intimação (uso operacional)

• Comunicação: gênero amplo (ofícios, encaminhamentos, ciência a órgãos). No cartório, geralmente materializada por ofício e certidão de remessa/recebimento.
• Notificação: dar conhecimento de fato/ato e, às vezes, convocar para providência (ex.: comparecer para esclarecimentos), conforme orientação da autoridade.
• Intimação: ciência formal para que alguém pratique ou tome ciência de ato, com repercussão de prazo/comparecimento. No âmbito policial, costuma se relacionar a convocações e comunicações formais, respeitando regras locais e determinações da autoridade.

4.2 Passo a passo prático: expedir e controlar uma intimação/convocação

• 1) Receber a determinação: despacho/ordem da autoridade com data, hora, local e finalidade.
• 2) Qualificar o destinatário: nome completo, documento, endereço, telefone/e-mail (se houver), vínculo com o fato (vítima, testemunha, investigado).
• 3) Redigir o expediente: linguagem clara, com data/hora/local, advertências cabíveis e canal de contato.
• 4) Definir meio de entrega: conforme normas internas e viabilidade (pessoal, postal, eletrônico, via outra unidade).
• 5) Comprovar: juntar comprovante/relatório de entrega; se frustrada, certificar tentativa e motivo.
• 6) Controlar resultado: compareceu? lavrar termo/ata; não compareceu? certificar e submeter à autoridade para deliberação (nova tentativa, condução, etc., conforme o caso).

5) Prazos do inquérito e remessas: controle cartorário e providências

5.1 Por que o controle de prazo é ato de segurança jurídica

Prazos impactam legalidade da custódia, necessidade de prorrogação, prioridade de diligências e tempestividade de remessas ao MP/Judiciário. O cartório atua como “painel de controle”: registra marcos, alerta a autoridade e documenta prorrogações/remessas.

5.2 Marcos práticos que o cartório deve registrar

• Data de instauração (portaria/auto/peça inaugural).
• Situação do investigado: preso/solto (muda urgência e prazos aplicáveis).
• Data de recebimento de requisição (MP/Judiciário) e prazo fixado.
• Datas de remessas (MP/Judiciário) e retornos (diligências complementares).
• Pedidos de prorrogação (quando cabíveis) e decisões correspondentes.

5.3 Quadro comparativo (prazos e providências cartorárias)

Observação: prazos podem variar conforme legislação especial e normas locais. Use este quadro como referência operacional e sempre confira a regra aplicável ao caso concreto.

QUADRO 1 — Prazos do inquérito (referência geral) e providências do cartório  Situação do investigado | Regra geral (CPP) | Marco inicial (prático) | Providência cartorária imediata  Preso | 10 dias | data da prisão (ou lavratura/recebimento do APF, conforme rotina local) | abrir controle diário; priorizar diligências pendentes; preparar minuta de relatório/remessa; alertar autoridade sobre proximidade do vencimento  Solto | 30 dias | data de instauração/portaria (ou outro marco definido pela unidade) | controle semanal; cobrar respostas de ofícios; organizar juntadas; preparar remessa ao MP no prazo  Requisição do MP/Judiciário com prazo próprio | conforme fixado | data de recebimento/protocolo | registrar prazo em destaque; certificar ciência; planejar diligências; preparar resposta/remessa com comprovantes

5.4 Quadro comparativo (remessas e retornos)

QUADRO 2 — Remessas: para onde vai, o que acompanha e como comprovar  Destino | Finalidade comum | Peças que normalmente acompanham | Comprovação cartorária  Ministério Público | análise para oferecimento de denúncia/arquivamento/requisição de diligências | relatório da autoridade, peças essenciais, mídias/laudos relevantes, certidões de cumprimento | termo/certidão de remessa + protocolo/recibo  Judiciário | medidas sujeitas à reserva de jurisdição; cumprimento de decisão | representação, anexos, informações, cumprimento de mandado (resultado) | certidão de encaminhamento + juntada da decisão ao retornar  Outra unidade policial | declínio territorial/material; cooperação | cópia/traslado das peças necessárias, relação de documentos | ofício de remessa + relação de peças + certidão de envio/recebimento

5.5 Passo a passo prático: preparar remessa do inquérito ao MP

• 1) Conferência de integridade: verificar se diligências determinadas foram cumpridas ou justificadas por certidão.
• 2) Organização: ordenar peças, identificar volumes/apensos, conferir termos de juntada e mídias.
• 3) Checagem de pendências: ofícios sem resposta, laudos aguardados, intimações frustradas; certificar e destacar no relatório.
• 4) Minuta de expediente: preparar ofício de encaminhamento e relação de peças/anexos.
• 5) Formalização: lavrar certidão/termo de remessa, registrar protocolo e juntar comprovante.

6) Situações-problema: qual é o ato correto? (exercícios com gabarito comentado)

Exercício 1

Situação: chegou ao cartório um ofício do Ministério Público requisitando a instauração de investigação e solicitando, em 20 dias, informação sobre diligências realizadas.

Pergunta: quais atos cartorários devem ser praticados imediatamente?

Exercício 2

Situação: um órgão externo respondeu a um ofício com 12 páginas e um arquivo de vídeo. O material chegou por e-mail institucional.

Pergunta: qual ato formaliza a entrada do material nos autos e como descrevê-lo?

Exercício 3

Situação: foi expedida convocação para testemunha comparecer em data certa. No dia, ela não compareceu e não apresentou justificativa.

Pergunta: qual ato registra o ocorrido e qual o próximo encaminhamento interno?

Exercício 4

Situação: há despacho determinando “requisitar laudo” com urgência. Passaram-se 15 dias sem resposta do órgão pericial, e o prazo do procedimento está próximo do vencimento.

Pergunta: qual ato documenta a ausência de resposta e qual providência auxilia o controle do prazo?

Exercício 5

Situação: a autoridade decidiu representar ao Judiciário por medida sujeita à autorização judicial e determinou que o cartório encaminhe a peça hoje, em sigilo.

Pergunta: quais atos cartorários são essenciais para garantir formalidade, sigilo e rastreabilidade da remessa?

Gabarito comentado

Exercício 1 — Gabarito

• Ato 1: juntada do ofício de requisição (termo de juntada descrevendo o documento e o prazo fixado).
• Ato 2: certificação de ciência (certidão de que a autoridade policial foi cientificada, conforme fluxo interno).
• Ato 3: controle de prazo (lançamento em sistema/planilha/livro de carga, com alerta para vencimento em 20 dias).
• Ato 4: autuação/registro do procedimento se ainda não existir, vinculando a notitia criminis à requisição.
• Comentário: a requisição orienta prioridade e entrega. O cartório deve garantir prova do recebimento, do prazo e do cumprimento (remessa futura com protocolo).

Exercício 2 — Gabarito

• Ato correto: termo de juntada do documento e da mídia/arquivo, com descrição detalhada (quantidade de páginas, identificação do arquivo, origem e data de recebimento).
• Comentário: como veio por e-mail, é recomendável registrar a origem (endereço institucional remetente), data/hora de recebimento e forma de armazenamento/identificação do arquivo, para preservar rastreabilidade.

Exercício 3 — Gabarito

• Ato correto: certidão de não comparecimento (indicando data, hora, destinatário e ausência de justificativa).
• Próximo encaminhamento: fazer conclusão/encaminhamento interno à autoridade policial para deliberação (nova tentativa, redesignação, outras medidas cabíveis).
• Comentário: o cartório não decide a consequência; ele registra o fato e submete à autoridade com prova documental.

Exercício 4 — Gabarito

• Ato correto: certidão de decurso/ausência de resposta ao ofício de requisição do laudo, mencionando data de envio e prazo transcorrido.
• Providência de controle: atualizar o controle de pendências e prazos e sinalizar a proximidade do vencimento à autoridade, para avaliar prorrogação, reforço de requisição ou remessa parcial com justificativa.
• Comentário: a certidão protege a cadeia documental: demonstra que o cartório expediu, acompanhou e registrou a pendência.

Exercício 5 — Gabarito

• Atos essenciais: (i) conferir e organizar anexos; (ii) lavrar termo de juntada dos anexos relevantes; (iii) preparar ofício de encaminhamento ao Judiciário; (iv) lavrar certidão/termo de remessa com protocolo; (v) aplicar rotinas de sigilo (classificação, restrição de acesso, identificação de volume/apenso sigiloso, conforme norma interna).
• Comentário: em medidas sensíveis, a rastreabilidade (o que foi enviado e quando) e o sigilo (quem acessa) são tão importantes quanto o conteúdo da representação.