Regime de Competência x Regime de Caixa: o que muda na prática
Em contabilidade, competência significa reconhecer receitas e despesas no período em que são geradas (quando o fato econômico acontece), mesmo que o dinheiro ainda não tenha entrado ou saído. Já o regime de caixa olha apenas para quando há recebimento ou pagamento.
Para ler Balanço e DRE com segurança, pense assim:
- DRE (resultado): mostra o que foi gerado no período (competência).
- Balanço (posição): mostra o que ficou pendente no fim do período (direitos e obrigações), além dos saldos de ativos e passivos.
- Caixa: aparece no Balanço, mas o “vai e vem” do dinheiro não define sozinho o lucro do período.
Mapa mental rápido (competência → Balanço)
Quando você reconhece algo por competência e o dinheiro não acompanhou, surge uma conta no Balanço:
- Receita reconhecida sem receber → Contas a Receber (ativo).
- Despesa reconhecida sem pagar → Provisões / Obrigações a Pagar (passivo).
- Pagamento antes do consumo → Despesas Antecipadas (ativo) e vira despesa aos poucos na DRE.
- Compra de bem durável → Imobilizado (ativo) e vira despesa aos poucos via depreciação na DRE, com depreciação acumulada no Balanço.
Exemplo 1 — Venda a prazo: receita agora, dinheiro depois
Cenário: em 10/01, a empresa vende mercadoria por R$ 1.000 a prazo (para receber em 10/02). Considere, para simplificar, que não há impostos e nem custo da mercadoria neste exemplo.
Competência (o que aparece em janeiro)
Na DRE de janeiro:
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- Receita de vendas: R$ 1.000
No Balanço em 31/01:
- Contas a Receber: R$ 1.000
- Caixa: R$ 0 (ainda não recebeu)
Caixa (o que aparece em fevereiro)
Em 10/02, quando o cliente paga:
- Balanço: diminui Contas a Receber (−R$ 1.000) e aumenta Caixa (+R$ 1.000).
- DRE de fevereiro: não reconhece receita dessa venda, porque ela já foi reconhecida em janeiro por competência.
Passo a passo para interpretar
- Se a DRE mostra receita, mas o Caixa não aumentou, procure no Balanço: Contas a Receber.
- Se o Caixa aumentou, mas a DRE não mostra receita no mês, pode ser recebimento de venda antiga (redução de Contas a Receber).
Exemplo 2 — Provisão de férias e 13º: despesa ao longo do ano, pagamento depois
Cenário: a empresa tem folha mensal de salários de R$ 10.000. Para simplificar, vamos provisionar:
- Férias: 1/12 do salário por mês → R$ 10.000 ÷ 12 = R$ 833,33
- 13º: 1/12 do salário por mês → R$ 833,33
Total de provisão mensal: R$ 1.666,66.
Competência (todo mês)
Na DRE do mês:
- Despesa com provisão de férias: R$ 833,33
- Despesa com provisão de 13º: R$ 833,33
No Balanço (fim do mês):
- Provisão de Férias a Pagar (passivo): +R$ 833,33
- Provisão de 13º a Pagar (passivo): +R$ 833,33
Após 6 meses, por exemplo, o passivo acumulado seria 6 × 1.666,66 = R$ 9.999,96 (aprox. R$ 10.000).
Quando paga (caixa)
Suponha que em dezembro a empresa pague o 13º e as férias (valores aproximados):
- Balanço: reduz as provisões (passivo) e reduz o Caixa.
- DRE de dezembro: o pagamento em si não cria a despesa (ela já foi reconhecida mês a mês). A DRE de dezembro terá a provisão do próprio mês, e não “tudo de uma vez”.
Passo a passo para interpretar
- Se a empresa paga um valor grande em dezembro e o lucro não “despenca” na mesma proporção, verifique se havia provisões acumuladas no passivo.
- Se a DRE mostra despesa de provisão, mas não houve pagamento, espere ver aumento de Provisões a Pagar no Balanço.
Exemplo 3 — Depreciação: despesa sem saída de caixa no mês
Cenário: em 02/01 a empresa compra uma máquina por R$ 12.000, à vista. Vida útil estimada: 5 anos (60 meses). Depreciação mensal linear: R$ 12.000 ÷ 60 = R$ 200.
No momento da compra (efeito imediato)
Balanço em 02/01:
- Imobilizado (máquina): +R$ 12.000
- Caixa: −R$ 12.000
DRE de janeiro: não reconhece despesa de R$ 12.000, porque não é consumo do período; é aquisição de um ativo que será usado por vários meses.
A cada mês (competência do consumo)
DRE mensal:
- Despesa de depreciação: R$ 200
Balanço (fim do mês):
- Depreciação acumulada (conta redutora do imobilizado): +R$ 200 por mês
- Imobilizado bruto permanece R$ 12.000 (o que muda é o “acumulado”)
Após 12 meses, depreciação acumulada = 12 × 200 = R$ 2.400.
Passo a passo para interpretar
- Se a DRE tem depreciação, mas o Caixa não diminui, isso é esperado: é despesa por competência sem pagamento mensal.
- No Balanço, procure Imobilizado e Depreciação acumulada para entender o “valor contábil” do bem.
Exemplo 4 — Despesas antecipadas: paga antes, vira despesa depois
Cenário: em 01/01 a empresa paga R$ 1.200 de seguro anual (cobre janeiro a dezembro). O consumo mensal é R$ 1.200 ÷ 12 = R$ 100.
No pagamento (caixa sai, mas ainda não é despesa total)
Balanço em 01/01:
- Despesas antecipadas (seguro a apropriar): +R$ 1.200
- Caixa: −R$ 1.200
DRE de janeiro (no dia do pagamento): não reconhece R$ 1.200 como despesa imediatamente, porque o benefício será consumido ao longo do ano.
Apropriação mensal (competência)
DRE de cada mês:
- Despesa de seguro: R$ 100
Balanço (fim de cada mês):
- Despesas antecipadas: reduz em R$ 100 por mês
Em 31/03, por exemplo, já foram apropriados 3 × 100 = R$ 300, então o saldo em despesas antecipadas seria R$ 900.
Passo a passo para interpretar
- Se o Caixa caiu bastante em um mês, mas a DRE não mostra despesa equivalente, procure no Balanço: Despesas antecipadas.
- Se a DRE mostra despesa mensal, espere ver redução gradual do ativo de despesas antecipadas.
Quadro-resumo: onde cada item aparece (DRE x Balanço)
| Situação | Reconhecimento por competência (DRE) | Contrapartida típica no Balanço | Quando vira caixa |
|---|---|---|---|
| Venda a prazo | Receita no mês da venda | Contas a Receber (ativo) | Quando o cliente paga (aumenta Caixa e reduz Contas a Receber) |
| Férias/13º (provisões) | Despesa mensal ao longo do ano | Provisões a Pagar (passivo) | Quando paga (reduz Caixa e reduz provisões) |
| Depreciação | Despesa mensal de depreciação | Depreciação acumulada (redutora do imobilizado) | Não há pagamento mensal; o caixa saiu na compra do bem |
| Seguro/aluguel pago antecipado | Despesa mensal conforme consumo | Despesas antecipadas (ativo) | O caixa sai no início; depois só ocorre apropriação contábil |
Checklist prático para não confundir competência com caixa ao ler as demonstrações
- Receita subiu, mas caixa não? Verifique aumento de Contas a Receber.
- Despesa subiu, mas caixa não caiu? Pode ser provisão (passivo aumentou) ou depreciação (sem caixa).
- Caixa caiu, mas despesa não apareceu na mesma proporção? Pode ter virado ativo (despesa antecipada ou imobilizado).
- Caixa subiu, mas receita não acompanhou? Pode ser recebimento de vendas antigas (redução de Contas a Receber) ou entrada não operacional.
