Custos na hotelaria para precificar diárias: fixos, variáveis e o custo por quarto ocupado

Por que custos são a base da diária mínima

Para precificar diárias com segurança, você precisa saber quanto custa operar o hotel e quanto custa vender um quarto. O objetivo aqui é transformar despesas do mês em métricas simples: custo por quarto disponível (o “custo de manter o inventário aberto”) e custo por quarto ocupado (o “custo de atender um hóspede”). Com essas duas referências, você evita vender abaixo do custo e entende como a ocupação muda sua margem.

1) Mapeando custos fixos e variáveis

1.1 Custos fixos (existem mesmo com hotel vazio)

Custos fixos são aqueles que você paga independentemente da ocupação. Eles formam a “estrutura” do hotel.

• Folha de pagamento fixa: salários e encargos de equipe que não varia com ocupação (administração, recepção base, gerência, manutenção mínima).
• Aluguel/arrendamento (se houver) e condomínio.
• Sistemas e tecnologia: PMS, motor de reservas, channel manager, licenças, internet fixa.
• Impostos recorrentes e taxas fixas: alvarás, licenças, taxas municipais fixas, contabilidade.
• Seguros, monitoramento, contratos de manutenção (elevador, ar-condicionado, piscina) quando cobrados como mensalidade.
• Despesas administrativas: telefonia fixa, material de escritório, serviços bancários.

Dica prática: se uma despesa “sobe e desce” com hóspedes (mesmo que pouco), trate como variável ou semi-variável. Se ela existe para manter o hotel funcionando aberto, trate como fixa.

1.2 Custos variáveis (crescem com quartos ocupados)

Custos variáveis são diretamente ligados ao volume de hóspedes/quartos vendidos. Eles são essenciais para calcular o custo por quarto ocupado.

• Lavanderia: enxoval por troca/estadia (lençóis, toalhas).
• Amenities: sabonete, shampoo, touca, kits.
• Comissões: OTAs, agentes, afiliados (percentual sobre receita).
• Café da manhã (quando incluso): custo de alimentos e bebidas por pessoa (e descartáveis, se aplicável).
• Energia e água por ocupação: consumo incremental (banho, ar-condicionado, lavanderia extra).
• Limpeza por saída: produtos de limpeza e, em alguns casos, diária/extra de camareira por demanda.
• Taxas de meios de pagamento: MDR do cartão/PIX (quando aplicável) como percentual.

Atenção: alguns itens são semi-variáveis (ex.: energia tem parte fixa e parte variável). Para simplificar, você pode separar em “energia base” (fixo) e “energia por ocupação” (variável estimada).

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2) Separando custos por centro (quando aplicável)

Separar por centro de custo ajuda a não misturar despesas que não pertencem à diária. Um modelo simples:

• Hospedagem: recepção, governança, manutenção, lavanderia, amenities, comissões, sistemas de reservas, energia/água do prédio, limpeza.
• A&B (Alimentos e Bebidas): compras de alimentos, equipe de cozinha, gás, descartáveis, equipamentos e manutenção do restaurante.
• Terceirizados: estacionamento terceirizado, spa terceirizado, tours, lavanderia terceirizada (se cobrada por peça), segurança terceirizada.

Regra prática: para calcular custo de diária, foque no que está ligado à Hospedagem. Se o café da manhã está incluso e é operado internamente, ele entra como variável (por pessoa) ou como centro A&B com rateio por hóspede.

2.1 Rateio simples de custos compartilhados

Alguns custos são compartilhados (ex.: energia do prédio atende hospedagem e A&B). Use um rateio simples e consistente:

• Por área (m²): útil quando há medidores únicos e áreas bem definidas.
• Por receita: útil quando não há dados físicos e você quer proporcionalidade econômica.
• Por uso: quando há medição (submedidores) ou estimativa confiável.

Exemplo: energia total R$ 12.000/mês. Você estima que 75% é hospedagem e 25% A&B. Então energia de hospedagem = R$ 9.000 (fixo + variável, se não separar).

3) Como estimar custos quando não há histórico

Se você não tem 3–6 meses de dados, ainda dá para começar com estimativas conservadoras e ir ajustando mensalmente.

3.1 Método “por unidade” (quarto/noite e hóspede)

• Lavanderia: custo por troca de enxoval. Se terceirizada, use a tabela do fornecedor. Se interna, estime por kg e consumo de insumos.
• Amenities: monte um “kit padrão” e some o custo unitário.
• Café da manhã: estime custo por pessoa (ex.: R$ 10–18 em hotéis econômicos, dependendo do padrão e desperdício). Ajuste após 2–4 semanas de compras.
• Energia/água por ocupação: comece com uma estimativa por quarto ocupado (ex.: R$ 8–20) e refine comparando conta do mês com ocupação.

3.2 Método “percentual da receita” (para comissões e taxas)

Quando o custo é percentual, ele já nasce estimável:

• Comissão OTA: 12% a 20% (conforme contrato).
• Taxa de cartão: 1,5% a 4% (conforme adquirente e parcelamento).

Se você não sabe o mix de canais, crie um cenário: 50% OTA e 50% direto, e ajuste depois.

3.3 Método “orçamento base” para fixos

Para custos fixos, use contratos e obrigações:

• Folha: salários + encargos (use o custo total, não só salário líquido).
• Sistemas: mensalidades.
• Aluguel/condomínio: valores contratuais.
• Contabilidade/seguros: valores mensais ou rateio anual (prêmio anual/12).

4) Métricas-chave: quarto disponível (C/QD) e quarto ocupado (C/QO)

4.1 Definições

• Quartos disponíveis no mês (QD) = número de quartos × dias do mês.
• Quartos ocupados no mês (QO) = QD × taxa de ocupação.
• Custo fixo por quarto disponível (C/QD) = custos fixos do mês ÷ QD.
• Custo variável por quarto ocupado (CV/QO) = custo variável total do mês ÷ QO (ou soma de variáveis unitárias por quarto vendido).
• Custo total por quarto ocupado (C/QO) = (custos fixos do mês ÷ QO) + (custo variável por quarto ocupado).

Note que o custo fixo “por quarto ocupado” muda com a ocupação: quanto menor a ocupação, maior o peso do fixo em cada diária vendida.

5) Modelo simples de planilha (estrutura e fórmulas)

5.1 Aba 1 — Premissas

5.2 Aba 2 — Custos fixos (mensal)

5.3 Aba 3 — Custos variáveis (por quarto ocupado e por hóspede)

Para transformar café da manhã em custo por quarto ocupado: café_por_quarto = custo_por_hóspede × hóspedes_por_quarto. No exemplo: 14,00 × 1,6 = R$ 22,40 por quarto ocupado.

5.4 Aba 4 — Cálculo

Fórmulas (em linguagem de planilha):

QD = Quartos * Dias_no_mês QO = QD * Ocupação Custo_Fixo_Total = SOMA(Custos_Fixos) Custo_Fixo_por_QD = Custo_Fixo_Total / QD Custo_Fixo_por_QO = Custo_Fixo_Total / QO Variável_por_QO_sem_percentuais = Lavanderia + Amenities + Limpeza + Energia + (Café_por_hóspede * Hóspedes_por_quarto) Percentuais_sobre_receita = Comissão_Média + Taxa_Cartão_Média Custo_Total_por_QO (sem percentuais) = Custo_Fixo_por_QO + Variável_por_QO_sem_percentuais

Importante: custos percentuais (comissão e cartão) dependem do valor da diária. Para incluir esses percentuais na “diária mínima”, use a fórmula:

Diária_mínima = (Custo_Fixo_por_QO + Variável_por_QO_sem_percentuais) / (1 - Percentuais_sobre_receita)

Onde Percentuais_sobre_receita é a soma ponderada dos percentuais aplicáveis (ex.: comissão média esperada + taxa de cartão média).

6) Exemplos práticos com diferentes ocupações

Hotel com 40 quartos, 30 dias no mês. Custos fixos mensais: R$ 84.000. Variáveis por quarto ocupado (sem percentuais): lavanderia 12 + amenities 4 + limpeza 6 + energia 10 + café (22,40) = R$ 54,40.

Percentuais sobre receita (cenário): 50% das vendas via OTA com 15% de comissão e 50% direto sem comissão. Comissão média = 7,5%. Taxa cartão média = 2,5%. Total percentuais = 10%.

6.1 Cenário A — Ocupação 30%

• QD = 40 × 30 = 1.200
• QO = 1.200 × 0,30 = 360
• Custo fixo por QO = 84.000 ÷ 360 = R$ 233,33
• Custo total por QO (sem percentuais) = 233,33 + 54,40 = R$ 287,73
• Diária mínima (incluindo percentuais) = 287,73 ÷ (1 − 0,10) = R$ 319,70

Leitura: com ocupação baixa, o fixo “explode” por diária. Se o mercado não paga isso, você precisa atuar em ocupação, redução de fixos, upsell/receitas acessórias, ou aceitar margem menor em parte do inventário (com controle).

6.2 Cenário B — Ocupação 55%

• QO = 1.200 × 0,55 = 660
• Custo fixo por QO = 84.000 ÷ 660 = R$ 127,27
• Custo total por QO (sem percentuais) = 127,27 + 54,40 = R$ 181,67
• Diária mínima (incluindo percentuais) = 181,67 ÷ 0,90 = R$ 201,86

6.3 Cenário C — Ocupação 80%

• QO = 1.200 × 0,80 = 960
• Custo fixo por QO = 84.000 ÷ 960 = R$ 87,50
• Custo total por QO (sem percentuais) = 87,50 + 54,40 = R$ 141,90
• Diária mínima (incluindo percentuais) = 141,90 ÷ 0,90 = R$ 157,67

7) Custo por quarto disponível (C/QD): para enxergar o “peso” do mês

O custo por quarto disponível ajuda a entender o quanto você precisa gerar por quarto/dia para pagar a estrutura, mesmo antes de vender.

• QD = 1.200
• Custo fixo por QD = 84.000 ÷ 1.200 = R$ 70,00

Interpretação: só para manter o hotel aberto, cada quarto “carrega” R$ 70/dia de custo fixo. O restante do custo aparece quando o quarto é ocupado (variáveis) e quando você distribui o fixo pelos quartos vendidos (C/QO).

8) Checklist rápido para montar seu mapa de custos em 60–90 minutos

• Liste todas as despesas do mês (extrato + notas + contratos) e marque: fixo, variável ou semi-variável.
• Separe por centro: hospedagem, A&B, terceirizados (se aplicável).
• Defina QD (quartos × dias) e estime ocupação para simular QO.
• Converta variáveis em “por quarto ocupado” e “por hóspede” (café).
• Calcule C/QD e C/QO em 3 cenários de ocupação (baixo, médio, alto).
• Inclua percentuais (comissão/cartão) usando a fórmula de diária mínima com divisor (1 - %).