Controle e replanejamento no PCP: gestão de exceções e rotina diária de acompanhamento

O que é controle e replanejamento no PCP (na prática)

Depois que as ordens estão liberadas e a execução começou, o papel do PCP é controlar o que está acontecendo no chão de fábrica e replanejar rapidamente quando surgem desvios. Controle significa transformar a execução em informações objetivas (status, atrasos, paradas, faltas de material, retrabalho), para decidir o que fazer hoje e nesta semana. Replanejamento é ajustar prioridades, redistribuir carga e alinhar áreas envolvidas para proteger prazos e reduzir perdas.

O controle no PCP funciona como um ciclo curto e repetitivo: ver (dados), entender (causas), decidir (prioridades e ações), comunicar (quem faz o quê) e acompanhar (se resolveu).

Quadro de ordens: o painel mínimo para controlar a execução

Um quadro de ordens (físico ou digital) é o instrumento mais simples para enxergar o fluxo. Ele deve permitir identificar rapidamente o que está parado, o que está atrasando e o que precisa de decisão.

Colunas recomendadas (status)

• Em aberto: ordem liberada, aguardando iniciar (fila).
• Em processo: operação em execução (ou aguardando próxima operação).
• Concluídas: finalizadas e liberadas para a próxima etapa (expedição, estoque, montagem etc.).
• Bloqueadas (opcional, mas muito útil): ordens que não podem avançar por algum impedimento (material, máquina, qualidade, ferramenta, falta de operador).

Campos essenciais por ordem

• Ordem / item / quantidade
• Cliente (ou destino interno) e data prometida
• Centro de trabalho atual e próximo
• Prioridade (A/B/C ou 1/2/3)
• Data/hora de início e previsão de término
• Status e motivo de bloqueio (se houver)
• Observações: retrabalho, inspeção pendente, falta de desenho, setup especial etc.

Exemplo de quadro (visão simplificada)

Análise de atrasos: como identificar o que está “furando” o plano

Para controlar atrasos, o PCP precisa de uma comparação simples entre planejado e real, destacando o que ameaça prazos e gargalos.

Indicadores práticos para o dia a dia

• Ordens atrasadas: quantidade e quais são (lista nominal).
• Atraso em dias: diferença entre data prometida e previsão atual.
• Fila no recurso crítico: quantas horas/dias de trabalho acumulado no centro mais carregado.
• OTD interno por etapa (no prazo por operação): ajuda a localizar onde o atraso nasce.

Classificação rápida do atraso (para decidir mais rápido)

• Atraso por capacidade: fila grande, máquina/turno insuficiente, setup elevado.
• Atraso por material: item faltante, divergência de estoque, atraso de fornecedor.
• Atraso por qualidade: retrabalho, refugo, inspeção pendente.
• Atraso por informação: desenho, instrução, liberação técnica, ferramenta.
• Atraso por prioridade: ordem “furada” por urgências ou trocas frequentes.

Causas de parada e faltas de material: como registrar para agir (e não só justificar)

Registrar causas de parada e faltas de material serve para tomar decisão imediata (o que fazer agora) e para evitar repetição (o que corrigir no processo). O registro deve ser padronizado e curto, para não virar burocracia.

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Modelo simples de registro de impedimento

Checklist rápido para “falta de material”

• Conferir saldo físico (não apenas sistema): existe divergência?
• Verificar reserva: material está alocado para outra ordem?
• Checar substituto: há equivalente aprovado?
• Confirmar entrega: pedido emitido? data confirmada? risco de atraso?
• Definir contenção: produzir parcial? trocar sequência? transferir de outra área?

Rotina prática diária de acompanhamento (reunião curta + reprogramação)

Uma rotina eficiente é curta, objetiva e baseada em fatos. O objetivo não é “passar status”, e sim remover impedimentos e reprogramar quando necessário.

Ritual recomendado (15 a 25 minutos)

• Participantes: líder de produção/turno, PCP, qualidade (quando necessário), manutenção (quando necessário), almoxarifado/compras (quando necessário).
• Frequência: diária (início do turno) e, se o ambiente for muito dinâmico, um “pit stop” no meio do dia (10 minutos).
• Entrada: quadro de ordens atualizado, lista de bloqueios, previsões de término do dia, pendências de material e manutenção.
• Saída: prioridades do dia, ordens reprogramadas, responsáveis e prazos de ação.

Pauta objetiva (ordem sugerida)

1. Segurança e restrições do dia (ex.: máquina indisponível, falta de operador, inspeção).
2. Top 5 ordens críticas (por prazo/cliente/gargalo): confirmar status e risco.
3. Bloqueios: para cada bloqueio, definir ação e dono.
4. Capacidade do dia: o que cabe produzir realisticamente no recurso crítico.
5. Reprogramação: trocar sequência, dividir lote, mover para recurso alternativo, ajustar início/fim.
6. Comunicação: avisos para áreas envolvidas (compras, manutenção, qualidade, logística, comercial).

Passo a passo prático para reprogramar o dia/semana

1. Atualize o quadro: status real de cada ordem (em aberto/em processo/concluída/bloqueada) e previsões de término.
2. Liste exceções: tudo que impede avanço (paradas, falta de material, retrabalho, atraso de fornecedor, pedido urgente).
3. Recalcule o “caminho crítico” do curto prazo: quais ordens afetam diretamente entregas próximas e o recurso mais carregado.
4. Defina prioridades do dia usando critérios claros (ver seção “passo a passo de decisão”).
5. Confirme disponibilidade antes de prometer execução: material, ferramenta, máquina, operador, inspeção.
6. Escolha a ação de reprogramação: sequenciar diferente, dividir lote, usar recurso alternativo, antecipar/adiar, terceirizar, rodar hora extra, trocar componente por equivalente.
7. Registre mudanças: o que mudou, por quê, quem aprovou e qual o novo compromisso.
8. Comunique imediatamente as mudanças para produção e áreas de suporte (e para quem depende da entrega).
9. Acompanhe no mesmo dia: se a ação não destravou até o horário combinado, reabra a decisão (não espere “virar o dia”).

Gestão de exceções: cenários comuns e como agir

Cenário 1: quebra de máquina no recurso crítico

Situação: o centro de trabalho mais carregado para por falha, e há ordens com prazo curto.

Ações imediatas (primeira hora):

• Confirmar tempo estimado de reparo com manutenção (não trabalhar com “achismo”).
• Identificar ordens em processo na máquina e risco de perda (peça presa, material danificado).
• Mapear alternativas: máquina similar, rota alternativa, terceirização, mudança de sequência para manter outras áreas produtivas.

Reprogramação típica:

• Se reparo < 2–4 horas: manter fila, puxar ordens de outros recursos para não parar a fábrica e preparar setups/materiais.
• Se reparo > 1 turno: mover ordens críticas para recurso alternativo (se possível) e reordenar o restante para minimizar impacto no prazo.

Cenário 2: atraso de fornecedor (material crítico não chega)

Situação: componente chave não chega na data confirmada e bloqueia uma ordem prioritária.

Ações imediatas:

• Confirmar nova data e probabilidade (há risco de novo atraso?).
• Checar substitutos aprovados e estoque em outras áreas/unidades.
• Avaliar produção parcial: adiantar operações que não dependem do item faltante.

Reprogramação típica:

• Trocar a ordem bloqueada por outra que use o mesmo recurso e tenha material disponível.
• Se o cliente/prazo for crítico, acionar compra emergencial (frete expresso) e registrar impacto de custo.

Cenário 3: retrabalho inesperado (qualidade)

Situação: lote retorna para correção, consumindo capacidade e ameaçando prazos.

Ações imediatas:

• Quantificar: quantas peças, qual operação e tempo estimado de retrabalho.
• Decidir se retrabalho entra como prioridade (para proteger entrega) ou se pode aguardar janela.
• Separar fluxo: evitar misturar retrabalho com produção normal se isso aumentar setups e confusão.

Reprogramação típica:

• Reservar um bloco de tempo no recurso adequado (ou equipe dedicada) e ajustar sequência para reduzir trocas.
• Se o retrabalho consumir o gargalo, reavaliar todas as ordens da semana nesse recurso.

Cenário 4: pedido urgente (inserção de prioridade)

Situação: entra uma demanda urgente que compete com ordens já programadas.

Ações imediatas:

• Confirmar prazo real e penalidade (contrato, cliente estratégico, parada de linha do cliente).
• Checar disponibilidade (material, capacidade, rota) antes de “furar fila”.
• Definir qual ordem será postergada e comunicar impacto.

Reprogramação típica:

• Inserir a urgência no recurso crítico e deslocar ordens de menor impacto, evitando múltiplas trocas ao longo do dia.
• Se necessário, usar medidas de contenção: lote menor, hora extra, terceirização parcial.

Passo a passo de decisão para exceções (com critérios objetivos)

Quando surge uma exceção, a pior decisão é reprogramar “no impulso”. Use um roteiro curto com critérios para escolher a melhor alternativa.

1) Defina o problema em termos operacionais

• O que parou/bloqueou?
• Qual ordem/operação foi afetada?
• Qual é o prazo comprometido?
• Qual recurso está envolvido (especialmente se for gargalo)?

2) Liste opções de resposta (menu de ações)

• Trocar sequência (puxar outra ordem com material disponível).
• Dividir lote (entregar parcial antes, completar depois).
• Rota/recurso alternativo (máquina similar, operação alternativa).
• Terceirizar (operação específica ou lote).
• Hora extra/turno extra (capacidade temporária).
• Substituição de material (equivalente aprovado).
• Antecipar atividades preparatórias (setup, separação, inspeção) enquanto o bloqueio persiste.

3) Avalie com critérios (pontuação simples)

Use uma matriz rápida (0 a 3) para comparar opções. Exemplo de critérios:

• Impacto no prazo: reduz atraso? protege data prometida?
• Impacto no gargalo: consome ou libera o recurso crítico?
• Custo: frete expresso, terceirização, hora extra, sucata.
• Impacto no cliente: cliente estratégico, penalidade, risco de cancelamento.
• Risco operacional: aumenta chance de erro, retrabalho, falta de rastreabilidade.

Exemplo (0=ruim, 3=ótimo) para um pedido urgente: Opção A: trocar sequência (Prazo 3, Gargalo 2, Custo 3, Cliente 3, Risco 2) = 13 Opção B: hora extra (Prazo 3, Gargalo 3, Custo 1, Cliente 3, Risco 2) = 12 Opção C: terceirizar (Prazo 2, Gargalo 3, Custo 0, Cliente 3, Risco 1) = 9

4) Decida e “feche o circuito”

• Escolha 1 plano (e 1 plano B se o risco for alto).
• Defina dono e prazo para cada ação (compras, manutenção, produção, qualidade).
• Atualize o quadro e a prioridade das ordens afetadas.
• Comunique o impacto: o que mudou, quais ordens foram postergadas e por quanto.

Comunicação com áreas envolvidas: o mínimo para evitar retrabalho de planejamento

Replanejamento só funciona se a informação chegar rápido e sem ruído. Padronize mensagens curtas e completas.

Modelo de mensagem (interno)

• O que aconteceu: “Torno 02 parou por falha no spindle.”
• Impacto: “OP-1042 e OP-1045 atrasam 1 dia se não houver alternativa.”
• Decisão: “Mover OP-1042 para Torno 03 às 13:00; OP-1045 reprogramada para amanhã.”
• Ações e donos: “Manutenção: previsão 16:00; Almox: separar ferramenta X até 12:30.”
• Novo compromisso: “Entrega do cliente Z mantida em 29/01; cliente Y replanejado para 30/01.”

Regras simples de disciplina

• Sem confirmação de material/capacidade, não “prometer” execução.
• Reprogramação deve ter motivo registrado (para aprendizado e auditoria).
• Prioridade muda, mas não a cada hora: defina janelas (ex.: após a reunião diária e após o pit stop).