O que é a conferência de valores no caixa (e por que ela evita surpresas)
Conferência de valores no caixa é a rotina de comparar o que o sistema (PDV) diz que foi recebido com o que existe de fato no posto de caixa: dinheiro físico, comprovantes de cartão, registros de PIX e outros meios. O objetivo é identificar divergências no momento em que elas acontecem (durante o turno e no fechamento), reduzindo retrabalho e facilitando a apuração de causas.
Uma conferência bem feita se apoia em três pilares: (1) conferência parcial ao longo do turno, (2) conferência por forma de pagamento e (3) validação com relatórios do PDV. Esses pilares formam um “triângulo de controle”: físico (valores), documental (comprovantes) e sistêmico (relatórios).
Guia de conferências ao longo do turno
1) Conferência parcial (no meio do turno)
A conferência parcial é uma checagem rápida e periódica para detectar erros cedo. Ela não substitui a conferência final, mas reduz o risco de acumular divergências difíceis de rastrear.
- Quando fazer: em horários de menor movimento, em trocas de operador, após picos de vendas, ou sempre que houver suspeita de erro (ex.: cliente questiona valor, falha de comunicação com adquirente, queda de energia).
- O que conferir: totalizadores do PDV por forma de pagamento versus evidências disponíveis naquele momento (dinheiro no caixa, comprovantes emitidos/armazenados, extratos/relatórios de PIX quando aplicável).
- Como registrar: anotar horário, operador, número do caixa/terminal, e os totais conferidos. Se houver divergência, abrir um registro de ocorrência (mesmo que provisório) para não “sumir” com o fato.
2) Conferência por forma de pagamento (sempre que possível)
Separar a conferência por forma de pagamento evita compensações indevidas (ex.: “sobrou no dinheiro e faltou no cartão”). Cada meio tem evidências e falhas típicas diferentes.
- Dinheiro: contagem física e verificação de troco/saídas autorizadas.
- Cartão (débito/crédito): confrontar total do PDV com comprovantes e/ou relatório do terminal/adquirente.
- PIX: confrontar total do PDV com comprovantes/identificadores de transação e extrato/relatório do recebimento.
- Outros (voucher, vale, convênio): confrontar com documentos/autorizações correspondentes.
3) Validação com relatórios do PDV (base oficial do turno)
Os relatórios do PDV são a referência para o que o sistema considera como recebido. A conferência deve usar relatórios consistentes e do mesmo recorte de tempo (turno/operador/caixa).
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- Relatórios típicos para validação: resumo de vendas por forma de pagamento, totalizadores do caixa, listagem de vendas, relatório de cancelamentos/estornos, relatório de sangrias/suprimentos (se aplicável), e relatório de transações pendentes/não finalizadas (quando o PDV oferece).
- Ponto crítico: garantir que o relatório esteja no mesmo período e no mesmo caixa/operador da conferência. Divergência de período é uma causa comum de “diferença fantasma”.
Como confrontar totalizadores do sistema com dinheiro físico e comprovantes
Dinheiro: do PDV para a gaveta (e vice-versa)
O confronto do dinheiro deve responder a duas perguntas: (1) quanto o PDV diz que entrou em dinheiro e (2) quanto existe fisicamente, considerando movimentações autorizadas.
Procedimento prático:
- Obtenha no PDV o total recebido em dinheiro no período conferido.
- Conte o dinheiro físico, separando por cédulas e moedas. Registre a contagem.
- Verifique se houve retiradas/saídas autorizadas no período (ex.: sangria) e se estão registradas e documentadas.
- Calcule a diferença:
Diferença Dinheiro = (Dinheiro físico + saídas autorizadas) - Total dinheiro no PDV. - Se a diferença for diferente de zero, trate como divergência e inicie a apuração por causas típicas (ver seção de causas).
Cartão: PDV x comprovantes x relatório do terminal/adquirente
Em cartão, o risco é o PDV registrar uma venda como paga, mas o terminal não ter aprovado (ou o inverso), além de duplicidades e cancelamentos não efetivados.
Procedimento prático:
- No PDV, extraia o total de cartão (separando débito/crédito, se o relatório permitir).
- Some os comprovantes do período (físicos ou digitais). Se houver comprovante digital, registre o identificador (NSU/Autorização/ID).
- Extraia o relatório do terminal/adquirente (total do período e, se possível, lista de transações).
- Confronte em três níveis:
- Nível 1 (totais): PDV vs terminal/adquirente.
- Nível 2 (documental): PDV vs soma de comprovantes.
- Nível 3 (transação): comparar transação a transação quando houver diferença (valor, horário, NSU/Autorização).
PIX: PDV x comprovantes x extrato/relatório de recebimento
No PIX, divergências comuns vêm de vendas registradas como PIX sem confirmação, comprovantes não vinculados à venda, ou recebimentos com valor diferente do lançado.
Procedimento prático:
- No PDV, obtenha o total de PIX do período.
- Reúna comprovantes/prints/IDs de transação (idealmente com data/hora e valor).
- Consulte o extrato/relatório do recebimento PIX do período (da conta/solução utilizada).
- Confronte:
Diferença PIX = Total PIX no extrato - Total PIX no PDV. Se houver diferença, liste transações “a mais” e “a menos” e tente vincular cada uma a uma venda específica.
Pontos críticos e causas típicas de divergência (como reconhecer rapidamente)
1) Troco errado
- Sinal: diferença no dinheiro, geralmente pequena e recorrente.
- Como investigar: revisar vendas em dinheiro de maior volume, horários de pico, e operações com valores quebrados; verificar se houve registro correto do valor recebido do cliente (ex.: cliente pagou com 100, operador lançou 50).
- Evidência útil: cupom/nota, registro da venda no PDV, relato do operador e, se houver, imagem de CFTV do momento.
2) Duplicidade (lançamento ou cobrança em duplicidade)
- Sinal: cartão/PIX com total maior no terminal/extrato do que no PDV (ou cliente reclama de cobrança duplicada).
- Como investigar: procurar transações com mesmo valor e horários próximos; verificar se houve tentativa repetida por falha de comunicação; checar NSU/ID duplicado ou duas autorizações para a mesma venda.
- Evidência útil: relatório do terminal/adquirente, IDs de transação, registro de venda no PDV.
3) Cancelamento não efetivado (no PDV ou no meio de pagamento)
- Sinal: PDV mostra cancelado, mas terminal/extrato mantém a cobrança; ou terminal mostra estornado, mas PDV mantém como venda.
- Como investigar: comparar relatório de cancelamentos do PDV com estornos do terminal/adquirente; conferir datas (estorno pode cair em janela diferente).
- Evidência útil: comprovante de cancelamento/estorno, relatório de cancelamentos, logs do PDV.
4) Comprovante perdido (ou não coletado)
- Sinal: PDV tem venda em cartão, mas não há comprovante correspondente (ou falta o registro/ID no controle).
- Como investigar: buscar no relatório do terminal a transação correspondente; se existir, registrar o NSU/Autorização como evidência substituta; se não existir, tratar como possível venda não aprovada.
- Evidência útil: relatório do terminal, reimpressão/segunda via quando disponível, identificação da venda no PDV.
5) Venda não finalizada (pendente/abandonada)
- Sinal: operador relata tentativa de pagamento, mas a venda não aparece como concluída; ou aparece no terminal/extrato, mas não no PDV.
- Como investigar: verificar no PDV lista de vendas em aberto/pendentes; checar se houve queda de conexão; comparar horários com transações do terminal/PIX.
- Evidência útil: logs do PDV, relatório do terminal, extrato PIX, registro de ocorrência do momento.
Como documentar evidências (padrão mínimo para auditoria e rastreabilidade)
Documentar evidências significa registrar de forma organizada o que sustenta a apuração da divergência. O padrão mínimo deve permitir que outra pessoa entenda o caso sem depender de memória.
- Identificação: data, horário, loja/unidade, número do caixa/terminal, operador, período conferido.
- Fonte do dado: nome do relatório do PDV (e filtros), relatório do terminal/adquirente, extrato PIX, contagem física.
- Detalhamento: valores por forma de pagamento, lista de transações relacionadas (NSU/Autorização/ID PIX), números de cupons/notas.
- Evidências anexas: fotos/scan de comprovantes, prints de extratos, reimpressões, e referências a imagens de CFTV (sem necessariamente anexar o vídeo, mas indicando data/hora/câmera).
- Ação imediata: o que foi feito no momento (ex.: recontagem, busca de comprovante, verificação no terminal).
- Status: em apuração, ajustado, pendente de estorno, pendente de validação, etc.
Método padrão de conferência (sequência de checagem)
A sequência abaixo pode ser aplicada na conferência parcial e repetida na conferência final, ajustando apenas o recorte de tempo.
Sequência de checagem (checklist operacional)
- Definir o recorte: período (ex.: 14h–18h), operador e caixa/terminal.
- Extrair totalizadores do PDV: total geral e total por forma de pagamento (dinheiro, cartão, PIX, outros).
- Conferir dinheiro físico: contagem por denominação; registrar total e observações (cédulas danificadas, moedas, etc.).
- Conferir cartão: obter total do terminal/adquirente; separar comprovantes e somar; identificar faltas.
- Conferir PIX: obter extrato/relatório; listar IDs; comparar com vendas registradas como PIX no PDV.
- Confrontar e calcular diferenças: por forma de pagamento e total geral (evitar compensar diferenças entre meios).
- Investigar causas típicas: usar a lista de causas (troco, duplicidade, cancelamento, comprovante, venda não finalizada) e procurar evidências.
- Registrar divergência: preencher relatório de divergências por tipo, anexar evidências e indicar responsável pela tratativa.
- Rechecagem rápida: repetir contagem/consulta quando a diferença for relevante ou quando houver suspeita de erro de conferência.
Modelo de relatório de divergências por tipo
Use o modelo abaixo para padronizar registros e facilitar a análise por recorrência (por operador, horário, forma de pagamento e causa).
| Campo | Preenchimento | Exemplo |
|---|---|---|
| Data / Período | Data e intervalo conferido | 10/01/2026 – 14:00 às 18:00 |
| Loja / Caixa / Operador | Identificação completa | Loja 03 – Caixa 02 – Operador: M.S. |
| Forma de pagamento | Dinheiro / Cartão / PIX / Outros | Cartão (débito) |
| Total no PDV | Valor do relatório do PDV | R$ 1.250,00 |
| Total evidenciado | Dinheiro contado ou total do terminal/extrato | R$ 1.300,00 (terminal) |
| Diferença | Total evidenciado − Total PDV | + R$ 50,00 |
| Tipo de divergência | Troco errado / Duplicidade / Cancelamento não efetivado / Comprovante perdido / Venda não finalizada / Outro | Duplicidade |
| Transações relacionadas | NSU/Autorização/ID PIX, valor, horário | NSU 123456 – R$ 50,00 – 16:12 |
| Evidências anexas | Comprovantes, prints, relatórios | Print relatório terminal + foto comprovante |
| Ação imediata | O que foi feito na hora | Conferido relatório do terminal; identificado 2 autorizações |
| Responsável / Status | Quem trata e situação | Supervisor – Pendente de estorno |
Exemplo preenchido (caso de comprovante perdido)
Data/Período: 10/01/2026 – 09:00 às 12:00 Loja/Caixa/Operador: Loja 01 – Caixa 04 – Operador: R.T. Forma: Cartão (crédito) Total PDV: R$ 780,00 Total evidenciado (terminal): R$ 780,00 Diferença: R$ 0,00 Ocorrência: Falta de comprovante físico de uma venda de R$ 120,00 Transações relacionadas: Autorização 998877 – R$ 120,00 – 10:43 Evidências: Relatório do terminal com a autorização; registro da venda no PDV (cupom nº 15432) Ação imediata: Registrada ocorrência e anexado relatório do terminal como evidência substituta Status: Regularizado (sem impacto financeiro)
