Conciliação Bancária no Fluxo de Caixa na Prática: extratos, taxas e divergências

O que é conciliação bancária (e por que ela é parte do “realizado”)

Conciliação bancária é o processo de comparar o que está registrado no seu fluxo de caixa realizado com o que de fato apareceu no extrato (banco, carteira digital e outros meios), para garantir que: (1) nenhum lançamento real ficou de fora, (2) não há duplicidades, (3) valores e datas estão coerentes, e (4) taxas e ajustes automáticos foram reconhecidos corretamente. Na prática, você está “fechando a conta” entre dois registros: seu controle interno (fluxo) e o registro oficial do provedor financeiro (extrato).

O objetivo não é “bater por bater”, e sim transformar o extrato em lançamentos confiáveis e bem classificados, evitando decisões com base em saldo ilusório (por exemplo, esquecer uma tarifa, um estorno, um IOF ou um juros).

Pré-requisitos mínimos para conciliar sem dor

• Período fechado: escolha um intervalo (ex.: semana ou mês) e concilie sempre do início ao fim.
• Extrato completo: inclua todas as movimentações do período (não apenas “últimos 7 dias”).
• Identificador de transação (quando existir): NSU, ID da transação, “nosso número”, código do banco, etc. Ajuda a evitar duplicidade.
• Regra de data: defina se você usa data da movimentação ou data de compensação. Para conciliação com extrato, a data do extrato (compensação) costuma ser a referência.

Passo a passo prático: conciliar fluxo realizado x extrato

1) Obter o extrato (consulta ou importação)

Você pode conciliar de duas formas:

• Consulta manual: baixar PDF/visualizar no app e transcrever (menos recomendado, mais sujeito a erro).
• Importação: exportar em CSV/OFX e importar para sua planilha/sistema (mais rápido e auditável).

Ao exportar, garanta que o arquivo traga: data, descrição/histórico, valor, tipo (crédito/débito) e saldo após a movimentação (se disponível).

2) Conferir saldo inicial do período

Compare o saldo inicial do extrato (primeiro dia do período) com o saldo inicial do seu fluxo para aquela conta.

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• Se não bater, não avance “no chute”. Volte um período (dia anterior) e descubra onde surgiu a diferença: lançamento faltante, taxa não registrada, transferência interna esquecida ou lançamento em conta errada.

3) Fazer o “match” (pareamento) das movimentações

Agora você vai parear cada linha do extrato com um lançamento do fluxo realizado. Use uma lógica em camadas:

• Camada 1: mesmo valor + mesma data (ou data próxima) + descrição compatível.
• Camada 2: mesmo valor + mesma contraparte (cliente/fornecedor) mesmo com descrição diferente.
• Camada 3: mesmo valor + mesmo tipo (crédito/débito) quando há agregadores (ex.: recebíveis) ou descrições genéricas.

Dica prática: crie uma coluna “Conciliado?” com status SIM/NÃO e outra “Observação” para justificar diferenças (ex.: “compensou D+2”).

4) Identificar lançamentos faltantes (estão no extrato, não estão no fluxo)

Para cada linha do extrato sem par no fluxo, classifique o motivo:

• Taxa/tarifa automática (manutenção, pacote, tarifa por TED, tarifa de boleto, tarifa de Pix, etc.).
• IOF/juros (cheque especial, antecipação, parcelamento, crédito rotativo, etc.).
• Estorno/chargeback (reversão de recebimento, devolução, contestação).
• Transferência interna (entre suas contas) não registrada.
• Pagamento/recebimento real que você esqueceu de lançar (fornecedor, imposto, cliente).

Ação: crie o lançamento no fluxo com a data e valor do extrato e a categoria correta. Se for algo recorrente (ex.: tarifa mensal), marque para lembrar nos próximos períodos.

5) Identificar duplicidades (estão no fluxo, mas não existem no extrato)

Duplicidade comum acontece quando você lança manualmente e depois importa um arquivo que já traz a mesma movimentação, ou quando registra duas vezes um pagamento por confundir “agendado” com “compensado”.

• Se o lançamento não existe no extrato e não há evidência (comprovante), trate como provável duplicidade e remova/estorne no fluxo.
• Se existe evidência, verifique se caiu em outra conta (banco diferente, carteira digital) ou se ficou pendente (agendado).

6) Identificar lançamentos com valor/data diferentes

Casos típicos:

• Compensação em data diferente: Pix costuma ser imediato, mas TED/DOC e boletos podem compensar depois.
• Valor líquido diferente: recebimentos com desconto de taxa (ex.: antecipação, adquirente, marketplace) ou pagamentos com juros/multa.

Ação: ajuste o lançamento para refletir o extrato e registre a diferença como taxa/juros/desconto (não “suma” com ela). Exemplo: se você esperava R$ 1.000 e entrou R$ 970, registre R$ 1.000 como receita e R$ 30 como taxa? Depende do seu padrão contábil interno. Para fluxo de caixa, o essencial é que o caixa reflita o líquido que entrou. Uma prática comum é registrar: (1) entrada líquida R$ 970 como recebimento e (2) taxa R$ 30 como despesa financeira, para evidenciar custo de recebimento.

7) Revisar categorização incorreta

Mesmo quando o valor bate, a categoria pode estar errada (ex.: tarifa bancária lançada como “serviços”, transferência interna lançada como “receita”).

• Regra: conciliação não é só bater saldo; é garantir que o lançamento está no lugar certo para leitura e decisão.

8) Conferir saldo final do período

Depois de parear e corrigir, compare o saldo final do extrato com o saldo final do fluxo para a conta. Se ainda houver diferença, ela quase sempre está em um destes pontos:

• Movimentação do extrato não lançada.
• Lançamento no fluxo em conta errada.
• Duplicidade no fluxo.
• Data fora do período (caiu no dia seguinte/anterior).
• Transferência interna registrada como receita/despesa (inflando).

Como tratar taxas bancárias e lançamentos automáticos (sem bagunçar o fluxo)

Taxas bancárias e tarifas

Inclua como despesa financeira (ou subcategoria equivalente) e concilie pelo extrato. Exemplos comuns:

• Tarifa de manutenção/pacote de serviços
• Tarifa por TED/DOC
• Tarifa de boleto (emissão/baixa)
• Tarifa de Pix (quando aplicável)
• Tarifa de saque

Boas práticas:

• Registre com a descrição do extrato e, se possível, com o “tipo de tarifa” para rastrear aumentos.
• Se o banco debita várias tarifas no mesmo dia, você pode lançar individualmente (mais controle) ou consolidar em um lançamento diário (mais simples), desde que o total bata com o extrato.

IOF

O IOF pode aparecer em operações de crédito, câmbio e algumas modalidades de antecipação. No extrato, pode vir separado ou embutido no valor debitado.

• Se vier separado, registre como despesa financeira “IOF”.
• Se vier embutido, separe em dois lançamentos (principal + IOF) apenas se isso ajudar sua leitura; caso contrário, registre o total como despesa financeira e anote “inclui IOF”.

Juros e encargos

Juros de limite, rotativo, parcelamento, atraso e encargos bancários devem ser registrados como despesa financeira. Na conciliação, eles costumam ser “os esquecidos” porque não têm “nota” nem “boleto”.

• Regra prática: toda linha do extrato precisa virar um lançamento (ou estar explicada como transferência interna).

TED/DOC, boletos e compensações

Transferências e pagamentos podem ter diferença entre data de envio e data de compensação.

• Se você registrou pelo dia em que “mandou”, mas o extrato mostra no dia em que “compensou”, ajuste a data do realizado para a data do extrato (para bater saldo).
• Se houver tarifa de TED/DOC, ela deve aparecer como linha separada ou embutida; trate conforme o extrato.

Estornos, devoluções e chargebacks

Estorno é uma reversão de uma movimentação anterior. Ele pode aparecer como crédito (devolvendo um débito) ou como débito (retirando um crédito anterior, como chargeback).

• Se for estorno de despesa: registre uma entrada (redução de saída) na mesma categoria da despesa original, com observação “estorno”.
• Se for chargeback/estorno de venda: registre uma saída vinculada à receita original (mesma categoria de receita, mas como reversão) e, se houver tarifa de chargeback, registre à parte como despesa financeira/tarifa.

Evite “apagar” o lançamento original para não perder histórico; prefira registrar a reversão.

Lançamentos automáticos (débito automático, tarifas programadas, variação de saldo)

Débito automático de contas, impostos e serviços costuma aparecer com descrições padronizadas e pode variar de valor.

• Na conciliação, trate como qualquer outra despesa: se está no extrato, precisa estar no fluxo.
• Se você usa débito automático, crie um hábito: ao final do dia/semana, confira se houve débito inesperado (assinaturas, renovações, reajustes).

Procedimento para múltiplas contas: banco A, banco B, carteira digital e caixa físico

1) Separe por “origem do dinheiro”

Concilie cada conta separadamente, sempre com seu próprio extrato e seu próprio saldo inicial/final:

• Banco A: conta corrente, poupança, etc.
• Banco B
• Carteira digital: saldo em plataforma de pagamentos (com extrato próprio).
• Caixa físico: aqui não há “extrato bancário”; o “extrato” é o seu livro-caixa (entradas/saídas em dinheiro) e conferência física.

Não tente conciliar tudo “misturado” em uma única lista; isso aumenta erro e dificulta achar divergências.

2) Ordem recomendada de conciliação

• Concilie primeiro as contas com maior volume (geralmente banco principal e carteira digital).
• Depois concilie contas secundárias.
• Por último, concilie o caixa físico (porque depende de disciplina interna e comprovantes).

3) Tabela de controle por conta (modelo simples)

Se houver diferença, volte para o pareamento e procure: taxa não lançada, transferência interna incompleta, data fora do período.

Regras para registrar transferências internas sem inflar receitas/despesas

Transferência interna é quando o dinheiro sai de uma conta sua e entra em outra conta sua (ex.: Banco A → Banco B; Banco → Carteira digital; Banco → Caixa físico). Isso não é receita e não é despesa. É apenas movimentação entre “bolsos”.

Regra de ouro: toda transferência interna tem duas pernas

• Perna 1 (saída): na conta de origem, registre como Transferência interna - saída.
• Perna 2 (entrada): na conta de destino, registre como Transferência interna - entrada.

O efeito líquido no total do negócio é zero, mas os saldos por conta ficam corretos.

Como lidar com tarifas na transferência

Se o banco cobra tarifa para transferir:

• Registre a transferência pelo valor transferido.
• Registre a tarifa como uma despesa financeira separada (na conta de origem), com a data do extrato.

Exemplo: você transfere R$ 5.000 do Banco A para Banco B e o banco cobra R$ 12 de tarifa.

• Banco A: saída transferência interna R$ 5.000 + saída tarifa R$ 12
• Banco B: entrada transferência interna R$ 5.000

Transferência entre banco e caixa físico

Do banco para o caixa (saque):

• Banco: saída transferência interna (para caixa)
• Caixa: entrada transferência interna (do banco)
• Se houver tarifa de saque: despesa financeira no banco

Do caixa para o banco (depósito):

• Caixa: saída transferência interna (para banco)
• Banco: entrada transferência interna (do caixa)

Transferência para carteira digital (e vice-versa)

Trate a carteira digital como uma conta. Se houver “taxa de carregamento” ou “taxa de saque”, registre como despesa financeira na conta onde a taxa foi debitada.

Checklist de divergências mais comuns (e como resolver)

• Saldo inicial não bate: concilie o dia anterior; procure taxa/juros/estorno não registrado.
• Recebimento aparece menor: verifique desconto de taxa/antecipação; registre a taxa separadamente.
• Pagamento lançado mas não aparece: pode estar agendado; ajuste para a data de compensação ou mova para “pendente” (fora do realizado).
• Duplicidade: mesmo valor e mesma descrição em datas próximas; confirme no extrato e elimine o excedente.
• Transferência interna virou receita/despesa: recategorize para transferência interna e crie a perna faltante na conta destino/origem.
• Estorno confundido com nova receita: vincule ao lançamento original e registre como reversão.

Rotina operacional sugerida (para não acumular)

• Diário (5–10 min): conferir se houve taxas, estornos e débitos automáticos inesperados.
• Semanal: conciliar as contas de maior movimento (banco principal e carteira digital).
• Mensal: fechar todas as contas, validar saldos finais e arquivar extratos do período (PDF/CSV/OFX) junto do relatório do fluxo.

Exemplo prático de conciliação (mini-caso)

Cenário: Banco A, período 01 a 05.

Extrato (Banco A) 01-05:  Saldo inicial: 1.000  Saldo final: 1.430  Linhas:  02: +2.000  PIX Cliente X  03: -1.200  Boleto Fornecedor Y  03: -15     Tarifa pacote  04: -300    TED para Banco B  04: -12     Tarifa TED  05: -43     Juros limite

Conciliação:

• Conferir saldo inicial: fluxo deve começar em R$ 1.000.
• Parear PIX +2.000: se no fluxo estava +2.000, marcar conciliado.
• Parear boleto -1.200: marcar conciliado.
• Tarifa pacote -15: se não existe no fluxo, criar despesa financeira “tarifa pacote”.
• TED -300 para Banco B: registrar como transferência interna (saída no Banco A) e garantir a entrada correspondente no Banco B.
• Tarifa TED -12: criar despesa financeira “tarifa TED”.
• Juros -43: criar despesa financeira “juros”.
• Conferir saldo final: após incluir tarifas/juros e a transferência interna corretamente, o saldo final do fluxo deve bater R$ 1.430.