Compras e Suprimentos para Produção: Processo de requisição, aprovação e prioridade sem urgências

Objetivo do fluxo de requisição, aprovação e prioridade

Um fluxo padronizado de requisições (PR – Purchase Requisition) serve para transformar uma necessidade da produção em uma demanda comprável, completa e comparável, com prazos realistas e prioridade definida por critérios objetivos. O foco é reduzir retrabalho (volta para “complementar dados”), evitar urgências artificiais (“data para ontem”) e garantir que Compras receba entradas com qualidade suficiente para cotar e contratar dentro de SLAs internos.

Desenho do fluxo padronizado (visão macro)

Etapas mínimas recomendadas

• 1) Solicitação (abertura da PR): área requisitante registra necessidade com dados obrigatórios e anexos técnicos.
• 2) Validação automática: sistema/planilha valida campos, janela mínima de prazo e regras de prioridade.
• 3) Triagem: fila de compras classifica por prioridade e verifica completude; urgências passam por “gate” específico.
• 4) Aprovação: aprovadores por centro de custo/projeto e por faixas de valor; aprovações técnicas quando aplicável.
• 5) Liberação para cotação: PR “pronta para cotar” entra no SLA de Compras; se incompleta, retorna com checklist do que falta.

Estados (status) para dar transparência

• Rascunho → Enviada → Em validação → Em triagem → Aguardando aprovação → Aprovada → Pronta para cotar → Devolvida (pendências) → Cancelada

Esses status evitam “follow-up por e-mail” e permitem medir tempo em cada etapa (onde a requisição trava).

Critérios de prioridade e SLAs internos (sem urgências)

Prioridade baseada em impacto e janela de prazo

Defina uma matriz simples que combine impacto (parada de linha, segurança, qualidade, atendimento ao cliente) e tempo até a data necessária. Exemplo de classes:

Importante: prioridade não é “quem grita mais”. Ela deve ser atribuída por regra e auditável.

SLAs internos: o que medir

• SLA de triagem: tempo entre PR enviada e classificada (P1–P4) + checagem de completude.
• SLA de aprovação: tempo máximo para aprovadores responderem (por exemplo, 24h úteis para P2/P3).
• SLA de “pronta para cotar”: tempo até a PR estar completa e aprovada.
• Taxa de devolução: % de PRs devolvidas por falta de dados (indicador de qualidade da requisição).

Como especificar a requisição: campos obrigatórios e boas práticas

Campos essenciais (mínimo para cotar sem retrabalho)

• Data necessária (need-by date): data em que o material deve estar disponível para uso (não a data de emissão da PR).
• Centro de custo: para alocação financeira e trilha de aprovação.
• Projeto / Ordem / OS: quando aplicável, para rastrear consumo e justificar prioridade.
• Item/descrição: identificação clara; se não houver código, descrição padronizada (o que é, aplicação, dimensões principais).
• Quantidade: unidade de medida e tolerância (se aplicável).
• Quantidade econômica: lote mínimo desejado, múltiplos de embalagem, ou justificativa quando comprar “quebrado”.
• Local de entrega: planta, almoxarifado, área, horário de recebimento, restrições.
• Fornecedor sugerido (opcional): apenas como referência; não substitui cotação quando exigida.
• Anexos técnicos: desenho, ficha técnica, foto, norma, lista de materiais, instrução de inspeção, quando aplicável.
• Justificativa de prioridade: escolha em lista (parada, segurança, qualidade, atendimento, melhoria) + campo curto de evidência.

Data necessária: regra para evitar “data para ontem”

Implemente uma janela mínima para aceitar a data necessária, baseada em tempos internos. Uma regra prática é:

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Data necessária mínima = Hoje + (SLA_triagem + SLA_aprovação + SLA_cotação + tempo_decisão + tempo_fornecedor + recebimento)

Como política, configure:

• Bloqueio/alerta quando a data necessária for menor que a janela mínima.
• Exceção controlada apenas via “gate de urgência” (ver seção de triagem).
• Campo obrigatório “motivo da exceção” + evidência (ex.: falha inesperada, quebra, risco de segurança).

Exemplo prático: se a soma de SLAs internos e tempo de fornecedor típico for 10 dias úteis, o sistema deve alertar quando alguém pedir para 3 dias úteis. A requisição pode até seguir, mas entra como exceção formal, não como padrão.

Quantidade econômica: como pedir sem inflar estoque

Para evitar compras fracionadas (que elevam custo) e, ao mesmo tempo, evitar excesso, use um campo simples:

• Qtd solicitada (necessidade): o que será consumido no período/ordem.
• Qtd econômica: múltiplo de embalagem, lote mínimo do fornecedor, ou “melhor preço a partir de”.
• Regra: Compras pode cotar cenários (ex.: 1x, 5x, 10x) e o requisitante aprova o cenário com melhor custo total (preço + frete + prazo + impacto de estoque).

Exemplo: necessidade 3 unidades; fornecedor vende em caixa com 5. A PR registra “Qtd solicitada: 3; Qtd econômica: 5 (múltiplo de embalagem)”.

Parametrização de aprovações (rápida e auditável)

Regras de aprovação por valor e natureza

Para evitar gargalos, defina aprovações por faixas e por tipo de compra:

• Por centro de custo: gestor do CC aprova sempre.
• Por faixa de valor: acima de determinado valor, adiciona gerente/diretoria.
• Por natureza: itens com requisito técnico/qualidade podem exigir aprovação técnica antes da financeira.
• Por contrato: se já existe contrato/preço vigente, pode reduzir etapas (aprovação simplificada).

Boas práticas para não travar a fila

• Aprovação em paralelo quando possível (financeiro e técnico simultâneos).
• Delegação e substitutos (férias/ausências) configurados previamente.
• Timeout com escalonamento: se não aprovar em X horas úteis, notifica superior.
• Motivo de reprovação padronizado: lista (falta anexo, centro de custo incorreto, data irreal, especificação incompleta).

Mecanismos de triagem e “gate” de urgências

Triagem: o que Compras valida antes de aceitar

• Campos obrigatórios preenchidos.
• Data necessária respeita janela mínima ou tem justificativa de exceção.
• Prioridade coerente com justificativa (evitar “P1 sem evidência”).
• Anexos técnicos presentes quando aplicável.
• Centro de custo/projeto compatível com a natureza do gasto.
• Quantidade e unidade coerentes (ex.: metros vs. unidades; embalagem).

Gate de urgência (para separar exceção de rotina)

Crie um fluxo curto e controlado para urgências reais, com critérios objetivos:

• Critérios aceitos: risco de segurança, parada iminente, não conformidade crítica, atendimento a cliente com penalidade.
• Critérios não aceitos: “esqueci de pedir”, “não acompanhei”, “mudança de ideia sem justificativa”.
• Campos adicionais: evidência (foto, ocorrência, número de chamado), impacto (horas de parada estimadas), alternativa temporária (ex.: uso de similar, remanejamento interno).
• Aprovação expressa: responsável da área + gestor do centro de custo (e, se necessário, manutenção/segurança).

Operacionalmente, o gate pode ser um formulário curto que gera um “selo” de urgência. Sem esse selo, a PR não entra como P1.

Passo a passo prático: do pedido até “pronta para cotar”

Passo 1 — Preparar informações antes de abrir a PR

• Defina o que será comprado (descrição e aplicação).
• Confirme quantidade e unidade de medida.
• Reúna anexos técnicos (desenho, ficha, foto, norma).
• Defina data necessária realista (considerando janela mínima).
• Identifique centro de custo e projeto/ordem.

Passo 2 — Preencher a PR com padrão de descrição

Use um padrão para facilitar cotação e evitar ambiguidades:

[TIPO] + [APLICAÇÃO/EQUIPAMENTO] + [CARACTERÍSTICAS-CHAVE] + [NORMA/MARCA (se obrigatório)] + [UNIDADE]

Exemplo: ROLAMENTO – Motor ventilador exaustão – 6205 2RS – vedado – un

Passo 3 — Definir prioridade pela matriz

• Selecione P1–P4 conforme critérios.
• Preencha justificativa em 1–2 linhas com evidência objetiva (ex.: “equipamento X parado desde 10:30; OS 12345; sem peça não opera”).

Passo 4 — Validar janela mínima e tratar exceções

• Se a data necessária estiver dentro da janela mínima: seguir fluxo normal.
• Se estiver fora (muito curta): abrir gate de urgência e anexar evidências; caso contrário, ajustar data necessária.

Passo 5 — Submeter para aprovação com roteamento correto

• Confirme centro de custo/projeto para cair no aprovador certo.
• Se houver aprovação técnica, selecione o aprovador técnico (ou grupo) no campo apropriado.

Passo 6 — Responder rapidamente devoluções (se houver)

Quando Compras devolver a PR, responda usando o checklist de pendências (evite mensagens soltas). Atualize campos e reanexe documentos no mesmo registro para manter rastreabilidade.

Modelos práticos

Modelo de formulário de requisição (campos)

Modelo de formulário de urgência (gate)

Checklist de validações antes de enviar para cotação

• Prazo: data necessária respeita janela mínima ou urgência está formalizada no gate.
• Prioridade: classe P1–P4 coerente com justificativa e evidência anexada.
• Financeiro: centro de custo correto; projeto/ordem preenchido quando aplicável.
• Descrição: clara, padronizada, sem ambiguidade; unidade de medida correta.
• Quantidade: coerente com necessidade; quantidade econômica/múltiplo informado quando relevante.
• Anexos: desenho/ficha/foto/norma anexados quando o item exige definição técnica.
• Entrega: local e restrições de recebimento informados.
• Contato: responsável disponível para esclarecer dúvidas durante a cotação (telefone/ramal).
• Conflitos: não há duplicidade (mesmo item já requisitado) e não é compra “por hábito” sem justificativa.