Compras e Suprimentos para Produção: Lead time na prática e como calcular prazos confiáveis

O que é lead time (na prática) e por que “prazo do fornecedor” não é suficiente

Lead time é o tempo total decorrido entre o momento em que a necessidade é formalizada e o momento em que o material está liberado para uso na produção. Na rotina, é comum tratar lead time como “prazo do fornecedor”, mas isso ignora etapas internas (requisição, aprovações, recebimento, inspeção e liberação) que frequentemente consomem dias e explicam atrasos mesmo quando o fornecedor entrega “no prazo”.

Para planejar prazos confiáveis, você precisa medir e gerenciar o lead time completo e também separar o que é lead time interno do que é lead time do fornecedor. Isso permite atacar gargalos corretos: processo interno (aprovação lenta, inspeção demorada) versus mercado (capacidade do fornecedor, importação, sazonalidade).

Mapa do lead time completo (do pedido à liberação)

Abaixo está um modelo de decomposição do lead time completo em etapas típicas. Ajuste os nomes conforme seu processo, mas mantenha a lógica de “marcos” com data/hora.

Lead time completo = soma (ou diferença entre o primeiro marco e o último) de todas as etapas acima.

Separando lead time interno e do fornecedor

• Lead time interno: etapas 1 a 5 (e também 8 a 10, dependendo da sua definição). Em geral, tudo que acontece “dentro do portão” e sob controle do processo interno.
• Lead time do fornecedor: etapas 6 e parte da 7 (fabricação + expedição). Em alguns casos, transporte é gerido por você; então pode ser dividido em “fornecedor” e “logística”.
• Lead time logístico (recomendado como terceiro bloco): etapa 7 (e às vezes desembaraço/importação). Ajuda a enxergar gargalos de modal, rota e sazonalidade.

Como medir lead times reais (e não os “prometidos”)

Lead time confiável vem de dados reais de eventos (timestamps) e não de prazos informados em e-mail ou no campo “prazo” do pedido. O objetivo é construir uma série histórica por item-fornecedor e extrair estatísticas que representem a variabilidade.

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Passo a passo para instrumentar a medição

1. Defina marcos obrigatórios (mínimo viável):

   • Data/hora da requisição criada
   • Data/hora da requisição aprovada
   • Data/hora do pedido enviado
   • Data/hora do pedido confirmado
   • Data/hora de embarque (ou coleta)
   • Data/hora de chegada
   • Data/hora de recebimento registrado
   • Data/hora de liberação para uso

2. Padronize a unidade de tempo: dias corridos vs. dias úteis. Para compras e logística, dias corridos costumam representar melhor a realidade; para etapas internas, dias úteis podem ser úteis. Se misturar, registre ambos ou converta com regra clara.

3. Crie regras de “início e fim” por etapa (sem ambiguidade). Exemplo: “Aprovação” termina quando o status muda para APROVADA no sistema, não quando o aprovador responde no chat.

4. Trate exceções com códigos (para não poluir a estatística): atraso por falta de pagamento, hold por qualidade, mudança de engenharia, split de entrega, backorder, greve, etc. O dado não deve ser apagado; deve ser classificado.

5. Meça por pedido e por linha: um pedido pode ter múltiplos itens com prazos diferentes. O ideal é medir por linha do pedido (item + fornecedor + condições).

6. Valide com amostras: pegue 20 pedidos recentes, reconcilie datas com documentos (NF, conhecimento de transporte, registros de recebimento) e ajuste regras antes de escalar.

Fórmulas práticas (com exemplos)

Considere timestamps (data/hora) em um pedido-linha:

• LT_interno_compra = (pedido_enviado − requisicao_criada)
• LT_aprovacao = (requisicao_aprovada − requisicao_criada)
• LT_cotacao_negociacao = (pedido_enviado − requisicao_aprovada) quando houver RFQ
• LT_fornecedor = (embarque − pedido_confirmado) ou (pronto_para_embarque − pedido_confirmado), conforme disponibilidade do marco
• LT_transporte = (chegada − embarque)
• LT_receb_inspec_liber = (liberacao − chegada) ou (liberacao − recebimento_registrado), conforme seu processo
• LT_total = (liberacao − requisicao_criada)

Exemplo numérico (dias corridos):

Requisição criada:        01/03 09:00  (t0) Pedido confirmado:        05/03 15:00  (t4) Requisição aprovada:      02/03 14:00  (t1) Embarque:                 12/03 10:00  (t5) Pedido enviado:           04/03 11:00  (t2) Chegada:                  15/03 08:00  (t6) Confirmação do fornecedor:05/03 15:00  (t4) Liberação:                16/03 17:00  (t7)

• LT_total = t7 − t0 = 15,3 dias
• LT_interno_compra = t2 − t0 = 3,1 dias
• LT_fornecedor = t5 − t4 = 6,8 dias
• LT_transporte = t6 − t5 = 2,9 dias
• LT_receb_inspec_liber = t7 − t6 = 1,4 dias

Registrar lead time por item-fornecedor (e não “por fornecedor”)

O mesmo fornecedor pode ter prazos muito diferentes por família de itens, rota, processo produtivo e nível de customização. Por isso, o registro recomendado é item + fornecedor (e, quando necessário, com atributos adicionais).

Estrutura mínima de registro (base de lead time)

Regra prática: se o item tem duas origens (nacional e importada) ou dois modais (aéreo e marítimo), trate como registros separados, porque a distribuição de prazos será diferente.

Como lidar com variação de prazo: média, desvio e percentis

Lead time não é um número fixo; é uma distribuição. Planejar apenas pela média costuma gerar ruptura quando a variabilidade é alta. Use estatísticas simples para transformar histórico em prazo de planejamento.

Métricas recomendadas

• Média: boa para entender o centro, mas sensível a outliers.
• Mediana: mais robusta quando há atrasos extremos ocasionais.
• Desvio padrão: indica dispersão; útil para comparar estabilidade entre fornecedores.
• Percentis (P80, P90, P95): prazos que cobrem 80%, 90% ou 95% das entregas. Excelente para definir prazo de planejamento conforme criticidade.

Como calcular percentis na prática (com dados simples)

Com uma lista de lead times históricos (em dias) para um item-fornecedor, ordene do menor para o maior. O P90 é o valor abaixo do qual caem 90% das observações.

Exemplo (LT_total em dias, 12 pedidos): 12, 13, 13, 14, 14, 15, 15, 16, 18, 19, 22, 30 Ordenado já está. P90 ~ 11ª posição (aprox.) => 22 dias (aproximação simples) Média = 17,1 dias (puxada pelo 30) Mediana = (15 + 16)/2 = 15,5 dias

Interpretação: se você planeja pela média (17 dias), ainda terá muitos casos acima disso. Se planeja pelo P90 (22 dias), reduz muito a chance de atraso, mas aumenta estoque/antecipação. A escolha depende da criticidade e do custo de ruptura.

Regras de uso (exemplo de política)

• Itens críticos para linha: usar P90 ou P95 como lead time de planejamento.
• Itens não críticos e baratos: usar mediana ou P80.
• Itens com histórico curto (< 8 pedidos): usar abordagem conservadora (ex.: mediana + margem fixa) e revisar frequentemente.

Fatores que distorcem lead time e como modelar

Sazonalidade (picos de demanda e feriados)

Sazonalidade afeta fabricação, transporte e até inspeção (férias coletivas). Para não “misturar tudo”:

• Segmente por período: calcule estatísticas por trimestre ou por “alta temporada vs. baixa temporada”.
• Marque feriados e paradas: registre um calendário de indisponibilidade (fornecedor e planta).
• Use janelas móveis: por exemplo, últimos 6 meses para itens com mercado volátil; últimos 12–18 meses para itens estáveis.

Capacidade do fornecedor e fila de produção

Quando o fornecedor opera perto do limite, o prazo cresce e fica mais variável. Ações práticas:

• Registrar carga do pedido: quantidade e urgência (normal/expedite). Prazo pode ser função do volume.
• Separar “prazo padrão” de “prazo com fila”: se possível, capture data de início de produção.
• Monitorar OTIF (on time in full) junto com lead time: prazo bom com entrega parcial não resolve.

Importação (desembaraço, consolidação e variáveis externas)

Para importados, o lead time costuma ter “blocos” adicionais e maior variabilidade. Recomenda-se decompor:

• LT_fabricação (pedido confirmado → pronto para embarque)
• LT_internacional (embarque → chegada no país/porto)
• LT_desembaraço (chegada → liberação aduaneira)
• LT_transporte interno (porto → planta)
• LT_recebimento/liberação (planta)

Assim, você identifica se o problema está na fábrica do fornecedor, no modal, no despachante, na documentação ou no recebimento interno.

Variação por modal e rota

Não use o mesmo lead time para aéreo e marítimo, nem para rotas com perfis diferentes. Registre pelo menos:

• Modal
• Origem (cidade/país)
• Destino (planta)
• Transportadora (quando relevante)

Roteiro para construir uma base de lead time confiável (e mantê-la viva)

1) Comece com um escopo controlado

• Selecione 30–50 combinações item-fornecedor mais relevantes (por volume, criticidade ou impacto na produção).
• Defina quais estatísticas serão publicadas: mediana, P80, P90 e n (tamanho da amostra).

2) Padronize eventos e fontes de dados

• Escolha a “fonte de verdade” para cada marco (ERP/WMS/TMS, planilha controlada, registro de portaria).
• Crie um dicionário de dados com definição de cada timestamp.
• Garanta que cada pedido-linha tenha um identificador único para cruzar dados.

3) Monte a tabela de fatos (histórico) e a tabela de parâmetros (planejamento)

Uma prática robusta é separar:

• Tabela histórica: uma linha por pedido-linha com todos os timestamps e lead times calculados.
• Tabela de parâmetros: uma linha por item-fornecedor (e atributos) com os valores de planejamento (ex.: LT_P90_total, LT_P90_fornecedor, LT_P90_logístico, LT_interno_mediana).

Isso evita que o time “edite” manualmente prazos sem rastreabilidade.

4) Limpeza de dados e regras de outliers

• Não apague outliers automaticamente. Primeiro classifique a causa (ex.: hold de qualidade, mudança de pedido, atraso por pagamento).
• Crie duas visões: lead time operacional (inclui tudo) e lead time “normal” (exclui eventos extraordinários com código). Use a visão “normal” para planejamento, mas monitore a operacional para gestão de risco.
• Defina um critério simples para investigação: por exemplo, qualquer pedido acima de P95 ou acima de (mediana + 3 desvios) vira caso para análise.

5) Defina a política de atualização

• Frequência: mensal para itens críticos/voláteis; trimestral para itens estáveis.
• Janela de dados: últimos 12 meses ou últimos 20 pedidos (o que fizer mais sentido). Para itens com poucos pedidos, use janela maior.
• Gatilhos de revisão imediata: troca de fornecedor, mudança de origem, mudança de modal, alteração de processo (ex.: novo tratamento térmico), mudança de rota, mudança de inspeção.

6) Governança: quem mantém e quem usa

• Compras: valida marcos de pedido, confirmação e prazos do fornecedor; negocia melhorias.
• Logística: valida embarque, chegada, modal e variáveis de transporte/importação.
• Recebimento/Qualidade: valida tempos de recebimento, inspeção e liberação.
• Planejamento: define qual percentil usar por tipo de item e monitora aderência (planejado vs. real).

7) Indicadores para garantir que a base continua confiável

• Acurácia do lead time: % de pedidos entregues até o lead time de planejamento (por exemplo, se usa P90, espere algo próximo de 90% em condições normais).
• Tempo interno: mediana e P90 das etapas internas (aprovação, emissão, liberação). Ajuda a atacar gargalos internos.
• Estabilidade: desvio padrão ou amplitude interquartil (IQR) por item-fornecedor; priorize ações onde a variabilidade é maior.
• Amostra mínima: quantidade de pedidos no período por item-fornecedor; sinalize registros com baixa confiabilidade.

Checklist operacional (para aplicar amanhã)

• Tenho marcos definidos e registrados (requisição → liberação)?
• Consigo separar LT interno, fornecedor e logística?
• Minha base é por item-fornecedor (com planta/modal/origem quando necessário)?
• Uso percentis (P80/P90/P95) e não apenas média?
• Tenho regra para sazonalidade e importação (segmentação)?
• Existe rotina de atualização com gatilhos e responsáveis?