Compras e Suprimentos para Produção: Follow-up e expedição — como garantir entrega no prazo

O que é follow-up por marcos (e por que ele reduz atrasos)

Follow-up por marcos é um método de acompanhamento do pedido baseado em eventos verificáveis ao longo do ciclo de fornecimento. Em vez de perguntar genericamente “como está o pedido?”, você controla pontos de controle com datas, evidências e responsáveis. Isso permite detectar desvios cedo (antes de virar urgência), acionar planos alternativos e organizar expedição/recebimento para não perder janelas de coleta e doca.

Os marcos mais usados para materiais de produção são: confirmação, início de produção, inspeção, coleta, trânsito e recebimento. Cada marco deve ter: data planejada, data confirmada, evidência e próximo passo.

Os 6 marcos do follow-up: definição, evidências e alertas

1) Confirmação (pedido aceito e data prometida)

• Objetivo: garantir que o fornecedor recebeu o pedido, aceitou condições e confirmou a data prometida.
• Evidências: e-mail de confirmação, documento de confirmação do fornecedor, print do portal (se houver), número do pedido interno do fornecedor.
• Alertas típicos: “pedido em análise”, “aguardando aprovação interna”, divergência de quantidade/unidade, data prometida sem base.

2) Início de produção (ou separação, se for item de estoque)

• Objetivo: validar que o item entrou em produção (ou foi reservado/separado) na data combinada.
• Evidências: ordem de produção liberada, status de separação, foto do lote/etiquetas, relatório de andamento.
• Alertas típicos: falta de matéria-prima do fornecedor, fila de máquina, troca de prioridade, replanejamento não comunicado.

3) Inspeção (qualidade e liberação para expedição)

• Objetivo: evitar que o atraso apareça “na véspera” por reprovação, retrabalho ou falta de laudo.
• Evidências: relatório de inspeção, certificado/laudo, fotos do item embalado, aprovação de amostra (quando aplicável).
• Alertas típicos: inspeção não agendada, retrabalho, documentação de qualidade incompleta.

4) Coleta (pronto para embarque + janela de retirada)

• Objetivo: garantir que o material está embalado, etiquetado, com nota/documentos e com coleta agendada.
• Evidências: agendamento de coleta, comprovante de coleta, canhoto/CT-e emitido, fotos do volume/paletização.
• Alertas típicos: “faltou emitir nota”, divergência de peso/volumes, transportadora sem janela, embalagem inadequada.

5) Trânsito (rastreamento e previsão de chegada)

• Objetivo: acompanhar a movimentação e antecipar impactos (rota, paradas, retenções).
• Evidências: rastreio, posição do motorista, eventos do CT-e, comprovantes de passagem.
• Alertas típicos: retenção fiscal, avaria, atraso por janela de entrega, mudança de rota sem aviso.

6) Recebimento (entrada física e fiscal)

• Objetivo: garantir que a doca está preparada, que a conferência ocorrerá no dia e que a entrada fiscal não travará o uso.
• Evidências: comprovante de entrega, registro de recebimento, divergências registradas (se houver), fotos de avaria.
• Alertas típicos: doca sem agenda, falta de conferente, divergência de nota x físico, recusa por documentação.

Como priorizar follow-up: foco no que pode parar a produção

Follow-up eficiente não é “cobrar tudo todo dia”; é aplicar intensidade onde o risco e o impacto são maiores. Use uma matriz simples de priorização para definir cadência e profundidade do acompanhamento.

Critérios práticos de criticidade para follow-up

• Impacto na produção: item que para linha, gera falta de componente chave ou impede liberação de produto.
• Janela curta: pouco tempo entre hoje e a data necessária (margem pequena).
• Incerteza alta: fornecedor com histórico de atraso, item novo, processo com inspeção complexa.
• Logística sensível: necessidade de agendamento de doca, transporte dedicado, restrição de horário, rota longa.
• Documentação crítica: necessidade de laudos/certificados, exigências fiscais específicas, risco de retenção.

Regra de bolso para cadência (ajuste conforme seu cenário)

Passo a passo: construindo seu método de follow-up por marcos

Passo 1 — Monte a lista diária de pedidos “em aberto” com datas necessárias

Comece com todos os pedidos que ainda não chegaram. Para cada um, registre a data necessária na fábrica (quando o material precisa estar disponível para uso) e a data prometida pelo fornecedor. O follow-up se organiza a partir do gap entre essas datas e do nível de criticidade.

Passo 2 — Defina o marco atual e o próximo marco

Cada pedido deve estar em um marco atual (ex.: “Início de produção”) e ter um próximo marco com data (ex.: “Inspeção em 15/02”). Isso evita status genérico (“em andamento”) que não ajuda a agir.

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Passo 3 — Crie “gatilhos de escalonamento” por atraso

Defina regras objetivas para quando escalar internamente e com o fornecedor. Exemplo de gatilhos:

• Sem confirmação do pedido em 24–48h: reenviar e-mail + ligar; se persistir, escalar para gestor comercial.
• Sem evidência de início de produção até a data combinada: solicitar plano de recuperação com novas datas e capacidade.
• Inspeção não agendada até X dias antes do embarque: travar coleta até ter laudo/OK formal.
• Coleta sem agendamento até 48h antes: acionar transportadora/fornecedor e reservar janela de doca.
• Trânsito sem atualização por 24h (cargas críticas): exigir posição e ETA; avaliar rota alternativa.

Passo 4 — Padronize o registro de evidências

Sem evidência, o status vira opinião. Padronize o que deve ser anexado/registrado por marco:

• Confirmação: e-mail com data prometida + quantidade.
• Produção: relatório de avanço (% ou etapa) + foto do lote/etiqueta.
• Inspeção: laudo/relatório + fotos do item aprovado.
• Coleta: agendamento + comprovante de coleta + CT-e/romaneio.
• Trânsito: rastreio + eventos (paradas, retenções).
• Recebimento: comprovante de entrega + registro de divergência/avaria (se houver).

Passo 5 — Rode um “ritual” diário de 15–30 minutos

Para itens críticos, execute um ciclo curto:

• Atualizar status por marco (o que mudou desde ontem).
• Checar pedidos com marco vencido (data planejada < hoje).
• Disparar contatos do dia (fornecedor, transportadora, recebimento/doca).
• Registrar evidências e próximos passos com data.

Gestão de expedição e transporte: o follow-up não termina no “pronto”

Checklist de expedição (antes de liberar a coleta)

• Embalagem e identificação: volumes/paletes identificados, proteção adequada, quantidade de volumes conferida.
• Dimensões e peso: informados corretamente para evitar recusa de coleta e divergência de frete.
• Documentação pronta: nota fiscal/romaneio/CT-e (conforme aplicável) emitidos e conferidos.
• Janela de coleta: data e horário confirmados com fornecedor e transportadora.
• Contato operacional: nome e telefone de quem entrega e de quem recebe.

Agendamento de doca: como evitar “chegou, mas não descarrega”

Quando há controle de doca, a entrega no prazo depende de agenda. Prática recomendada:

• Reserve janelas para itens críticos assim que o marco “Coleta” for confirmado.
• Exija do fornecedor/transportadora: placa (quando possível), nome do motorista, previsão de chegada (ETA), número do CT-e/nota.
• Defina regra de tolerância: se atrasar além de X horas, reagendar e avisar PCP/produção sobre risco.

Documentação fiscal: pontos de falha comuns e como mitigar

• Divergência de dados: CNPJ/IE, endereço de entrega, CFOP/NCM incorretos podem travar recebimento. Mitigação: checklist fiscal mínimo antes da coleta.
• Volumes e peso divergentes: gera conferência demorada e risco de recusa. Mitigação: romaneio com volumes e fotos.
• Falta de anexos: certificados/laudos exigidos. Mitigação: condicionar coleta ao envio prévio do PDF.

Mitigação de atrasos: ações rápidas por tipo de problema

Scripts prontos de follow-up (e-mail e telefone)

Script 1 — Confirmação do pedido (D+0 / D+1)

Assunto: Confirmação de pedido e data prometida — PO [NÚMERO]

Olá, [NOME]. Poderia confirmar o recebimento do pedido PO [NÚMERO] e informar: (1) data prometida de entrega/coleta, (2) status do item (estoque/produção), (3) responsável operacional e contato. Para seguirmos com o planejamento, preciso da confirmação até [DATA/HORA]. Obrigado.

Script 2 — Marco “Início de produção” (cobrança com evidência)

Assunto: Status de produção — PO [NÚMERO] — marco: início

Olá, [NOME]. Conforme combinado, o início de produção estava previsto para [DATA]. Pode confirmar se foi iniciado e enviar uma evidência (ex.: relatório de avanço, foto do lote/etiquetas ou ordem liberada)? Próximo marco: inspeção em [DATA].

Script 3 — Inspeção e liberação para expedição

Assunto: Inspeção/Laudo e liberação de expedição — PO [NÚMERO]

Olá, [NOME]. Para manter a coleta em [DATA/HORA], preciso do laudo/relatório de inspeção e confirmação de que o material está embalado e identificado (quantidade de volumes e peso). Sem essa confirmação até [DATA/HORA], teremos que reagendar a coleta.

Script 4 — Agendamento de coleta (com checklist)

Assunto: Agendamento de coleta — PO [NÚMERO] — [DATA]

Olá, [NOME]. Confirmando a coleta em [DATA] às [HORA]. Por favor, enviar: (1) endereço e ponto de coleta, (2) horário de funcionamento, (3) volumes e peso, (4) NF/romaneio e, se aplicável, CT-e, (5) contato no local. Assim que receber, confirmo com a transportadora.

Script 5 — Trânsito (pedido crítico)

Assunto: Atualização de trânsito e ETA — PO [NÚMERO] — carga crítica

Olá, [NOME]. Preciso da posição atual da carga e ETA para entrega em [DATA]. Houve alguma ocorrência (retenção, avaria, atraso de rota)? Se sim, enviar registro e plano de regularização.

Script 6 — Pré-recebimento (alinhamento com doca e fiscal)

Assunto: Pré-recebimento — agendamento de doca — PO [NÚMERO]

Equipe, entrega prevista para [DATA/HORA]. Seguem dados: fornecedor [NOME], transportadora [NOME], volumes [X], peso [Y], NF [NÚMERO], CT-e [NÚMERO]. Confirmar janela de doca e responsável pela conferência. Em caso de divergência, registrar com fotos no ato.

Estrutura de planilha para controle diário (status por marcos)

Você pode controlar em planilha ou sistema, mas a estrutura abaixo ajuda a manter o método consistente. O ideal é ter filtros por criticidade, por marco vencido e por data necessária.

Regras simples para o “semáforo”

• Verde: marcos em dia e evidências recebidas.
• Amarelo: risco identificado (ex.: inspeção sem agenda) ou pouca folga até a data necessária.
• Vermelho: marco vencido, ausência de evidência, ou impacto direto na data necessária; exige escalonamento e plano de recuperação.

Modelo de rotina diária (controle operacional)

1) Filtrar itens A com data necessária nos próximos X dias 2) Ordenar por: marco vencido > data do próximo marco > data necessária 3) Para cada item: validar evidência do marco atual e confirmar data do próximo marco 4) Disparar contatos do dia (fornecedor/transportadora/recebimento) 5) Registrar: o que foi confirmado, evidência anexada, próximo passo com data/hora 6) Atualizar semáforo e acionar escalonamento quando gatilhos forem atingidos