Compras e Suprimentos para Produção: Especificação técnica e qualidade para evitar compras incorretas

Por que a especificação técnica é o “contrato” da compra

Uma compra “incorreta” raramente é apenas erro do fornecedor: na maioria dos casos, a necessidade produtiva foi convertida em uma especificação incompleta, ambígua ou não verificável. A especificação técnica é o conjunto de requisitos que permite: (1) cotar de forma comparável, (2) fabricar/fornecer exatamente o que a produção precisa, (3) inspecionar e aceitar/rejeitar com critérios objetivos, (4) rastrear revisões e mudanças sem misturar versões.

Na prática, uma boa especificação responde a três perguntas: o que é (definição técnica), como comprovar (método de inspeção/ensaio) e o que é aceitável (critérios de aceitação).

Transformando necessidade produtiva em especificação comprável

1) Comece pelo uso e pelo risco (aplicação)

Antes de escrever requisitos, descreva o contexto de uso: onde entra no produto/processo, qual função, condições de operação e criticidade. Isso evita especificar “demais” (custo alto) ou “de menos” (falha em campo/linha).

• Função: vedar, conduzir, estruturar, proteger, fixar, isolar etc.
• Condições: temperatura, pressão, vibração, corrosão, contato com alimento/químicos, ambiente externo.
• Criticidade: item de segurança/regulatório? afeta desempenho? afeta estética? afeta rendimento?

2) Defina a base técnica: desenho, norma ou especificação interna

Escolha a “fonte de verdade” do requisito:

• Desenho técnico (2D/3D) com revisões controladas: ideal para peças e conjuntos.
• Norma (ABNT/ISO/ASTM/DIN etc.): ideal para materiais padronizados, parafusos, chapas, ensaios.
• Especificação interna (documento próprio): quando não há norma aplicável ou quando requisitos de processo/embalagem/qualidade são específicos.

Regra prática: se o item pode ser definido por norma e dimensões simples, use norma + dimensões essenciais. Se tem geometria crítica, use desenho. Se não há desenho, use especificação por desempenho (ver seção específica).

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3) Converta em requisitos verificáveis (o que medir e como medir)

Para cada requisito, inclua: característica, valor/limite, método de verificação e amostragem quando aplicável. Evite termos vagos como “boa qualidade”, “sem defeitos”, “acabamento adequado” sem critérios.

Elementos essenciais de uma especificação completa

Desenho, tolerâncias e GD&T (quando aplicável)

Se houver desenho, garanta que ele seja suficiente para fabricar e inspecionar:

• Unidades e escala (mm/pol), padrão de cotagem.
• Tolerâncias dimensionais (gerais e específicas).
• Tolerâncias geométricas (GD&T) quando a função depende de forma/posição (ex.: coaxialidade, planicidade, batimento).
• Características críticas destacadas (CTQ/CC), com método de controle.
• Acabamento superficial (ex.: rugosidade Ra) quando impacta vedação, atrito, pintura.

Exemplo prático: um eixo que entra em rolamento não deve ser especificado apenas por “diâmetro”; inclua tolerância de ajuste (ex.: h6) e rugosidade, pois isso define montagem e vida útil.

Material: especificação, equivalências e rastreabilidade

Material mal definido é fonte comum de variação. Inclua:

• Norma do material (ex.: ASTM A36, SAE 1020, AISI 304) e condição (laminado, trefilado, recozido).
• Propriedades requeridas (dureza, resistência, alongamento) quando relevantes.
• Equivalências permitidas (se aceitar) e como aprovar equivalência (ex.: análise química + ensaio mecânico).
• Rastreabilidade: exigir certificado por lote/heat number para itens críticos.

Tratamentos e processos especiais

Tratamentos alteram desempenho e inspeção. Especifique:

• Tratamento térmico: tipo (têmpera/revenimento), faixa de dureza, profundidade de camada quando aplicável.
• Tratamento superficial: zincagem, anodização, fosfatização, pintura; espessura, aderência, resistência à corrosão (ex.: horas em névoa salina) e norma de ensaio.
• Processos especiais: solda, colagem, moldagem, usinagem crítica; requisitos de qualificação do processo quando necessário.

Exemplo: “Zincagem eletrolítica trivalente, espessura 8–12 µm, passivação azul, ensaio de névoa salina 96 h sem corrosão vermelha (ISO 9227), relatório por lote”.

Embalagem, manuseio e identificação

Embalagem é parte da qualidade (evita oxidação, amassamento, contaminação, mistura de revisões). Defina:

• Tipo de embalagem (VCI, blister, separadores, bobina, palletização).
• Quantidade por embalagem (unidades por saco/caixa) e tolerância.
• Proteção (umidade, poeira, ESD, impacto).
• Identificação obrigatória (código, descrição, lote, data, revisão, validade) em etiqueta; se houver restrição de “sem texto” é apenas para imagem de capa, não para operação real.

Validade, shelf life e condições de armazenamento

Itens como adesivos, resinas, lubrificantes, O-rings especiais e químicos precisam de requisitos de validade:

• Shelf life mínimo na entrega (ex.: “mínimo 75% do prazo total”).
• Condições de armazenamento (temperatura, umidade, luz).
• Requisitos de FIFO/FEFO e identificação de data de fabricação/validade.

Requisitos de certificação e conformidade

Quando aplicável, especifique quais documentos devem acompanhar o lote:

• Certificado de conformidade (CoC) declarando atendimento à especificação.
• Certificado de matéria-prima (químico/mecânico) para itens críticos.
• Conformidade regulatória (ex.: RoHS/REACH, contato com alimento, requisitos automotivos/aeronáuticos) conforme o seu setor.
• Calibração para instrumentos comprados (certificado rastreável).

Inspeção, amostragem e critérios de aceitação

Sem critérios de aceitação, a inspeção vira discussão. Defina:

• Plano de inspeção: recebimento (IQC), inspeção em processo no fornecedor (quando exigida), inspeção final.
• Características a inspecionar: dimensões críticas, aparência, funcional, ensaios.
• Método: instrumentos, gabaritos, CMM, ensaio destrutivo/não destrutivo.
• Amostragem: AQL/nível de inspeção ou regra interna (ex.: 100% para críticos).
• Critérios de aceitação/rejeição: limites numéricos, defeitos permitidos, limites de cosmética.

Exemplo prático (cosmética): em peças plásticas aparentes, defina “zona A/B/C” e defeitos permitidos por zona (risco, ponto, variação de cor), com fotos padrão anexas.

Como lidar com itens sem desenho: especificação por desempenho

Quando não há desenho (ou quando o fornecedor define o “como”), compre por desempenho: você define o resultado e como comprovar. Isso é comum em: embalagens, produtos químicos, serviços de tratamento, componentes comerciais, subconjuntos.

Estrutura recomendada para especificação por desempenho

• Função e interface: onde conecta, dimensões de interface, compatibilidades.
• Requisitos funcionais: capacidade, vazão, torque, força, vedação, resistência elétrica, etc.
• Requisitos ambientais: temperatura, IP, UV, corrosão, vibração.
• Requisitos de durabilidade: ciclos, horas, desgaste.
• Ensaios de validação: método, condições, critérios de aprovação.
• Requisitos de processo do fornecedor (se necessário): controle estatístico, rastreabilidade, registros.

Exemplo: ao comprar um adesivo estrutural sem “desenho”, especifique resistência ao cisalhamento mínima em substratos definidos, tempo de cura, viscosidade, faixa de temperatura de operação, e ensaio de recebimento (ex.: verificação de lote + teste rápido de cura).

Amostras, aprovação inicial e quando usar PPAP/FAI

Amostras: como evitar “amostra boa e lote ruim”

Use amostras como parte de um processo controlado:

• Defina o objetivo: validação de conceito, validação de processo, aprovação de aparência, montagem.
• Exija rastreabilidade: amostra deve vir com identificação de lote, matéria-prima, parâmetros principais.
• Congele a referência: guardar amostra aprovada (master sample) quando aplicável, com validade e condições de armazenamento.
• Critérios de aprovação: os mesmos do lote (ou declare explicitamente o que é “protótipo”).

FAI (First Article Inspection) e PPAP (quando pertinente)

Para itens críticos, novos fornecedores, mudanças de processo ou alta exigência de rastreabilidade, formalize a aprovação inicial:

• FAI: inspeção completa da primeira peça/lote inicial contra desenho e requisitos; gera relatório dimensional e evidências de conformidade.
• PPAP (mais comum em automotivo e cadeias similares): pacote de evidências de que o processo do fornecedor é capaz e controlado (ex.: plano de controle, PFMEA, estudos de capabilidade, MSA, amostras, relatórios).

Critério prático para decidir: se uma falha gera parada de linha, risco de segurança, recall, ou custo alto de retrabalho, considere exigir FAI/PPAP (ou um “PPAP simplificado” interno com itens essenciais).

Controle de revisões e mudanças (evitar mistura de versões)

Mesmo com boa especificação, compras incorretas acontecem quando revisões não são controladas. Regras operacionais que devem constar na especificação/requisição:

• Identificar revisão do desenho/especificação em todos os documentos (requisição, pedido, etiqueta, certificado).
• Data de efetividade: a partir de quando a revisão nova vale (por data, por lote, por número de pedido).
• Gestão de estoque antigo: permitir uso até acabar? segregar? sucatear? retrabalhar?
• Notificação de mudança do fornecedor: exigir aprovação prévia para mudança de matéria-prima, subfornecedor, processo, local de fabricação, ferramenta, embalagem.

Exemplo de cláusula: “Qualquer alteração de material, processo, ferramenta, subfornecedor ou local de fabricação requer aprovação formal antes do envio. Lotes enviados sem aprovação serão rejeitados.”

Checklist de especificação técnica (para evitar lacunas)

• Identificação: nome do item, código interno, família, aplicação, criticidade.
• Base técnica: desenho (nº e revisão) e/ou norma (edição) e/ou especificação interna (nº e revisão).
• Dimensões e tolerâncias: gerais e críticas; GD&T quando necessário.
• Material: norma, condição, propriedades, equivalências permitidas, rastreabilidade.
• Tratamentos: térmico/superficial; espessura, dureza, ensaios e normas.
• Acabamento: rugosidade, aparência, zonas cosméticas, limites de defeitos.
• Requisitos funcionais: desempenho, ciclos, testes.
• Requisitos ambientais: temperatura, corrosão, IP, UV, químicos.
• Embalagem e logística: tipo, quantidades, proteção, identificação, paletização.
• Validade e armazenamento: shelf life mínimo, condições, FEFO.
• Certificações/documentos: CoC, certificados de material, conformidades regulatórias, relatórios de ensaio.
• Inspeção e aceitação: plano, amostragem, métodos, critérios, limites.
• Aprovação inicial: amostras, FAI/PPAP (nível exigido), master sample.
• Controle de revisões: revisão aplicável, efetividade, gestão de estoque antigo, notificação de mudanças.
• Requisitos de não conformidade: tratativa (RMA), prazos de resposta, contenção, 8D quando aplicável.

Modelo de Requisição Técnica (RT) alinhada entre Engenharia, Qualidade e Compras

Use este modelo como anexo obrigatório à requisição de compra quando o item for novo, revisado, crítico ou sem desenho. A ideia é reduzir idas e vindas e garantir que cotação, pedido e inspeção estejam coerentes.

REQUISIÇÃO TÉCNICA (RT) – ESPECIFICAÇÃO PARA COMPRA E INSPEÇÃO  Versão: ___  Data: ___  Página: 1/1  ID RT: ___  

1) Identificação do item
- Código interno: ____________
- Descrição curta: ____________
- Aplicação/onde usa: ____________
- Criticidade: ( ) Segurança/Regulatório  ( ) Funcional  ( ) Estético  ( ) Baixa

2) Base técnica (fonte de verdade)
- Desenho: Nº __________  Revisão: ___  (anexar PDF)
- Modelo 3D: Nº __________  Revisão: ___  (se aplicável)
- Norma(s): ____________________________ (edição/ano: ____)
- Especificação interna: Nº __________  Revisão: ___

3) Requisitos do produto
3.1 Dimensões/tolerâncias críticas (CTQ/CC)
- Característica: __________  Requisito: __________  Método: __________  Amostragem: __________
- Característica: __________  Requisito: __________  Método: __________  Amostragem: __________

3.2 Material
- Especificação: ____________________________
- Propriedades requeridas: ___________________
- Equivalência permitida? ( ) Não  ( ) Sim: critérios ___________________
- Rastreabilidade por lote exigida? ( ) Não  ( ) Sim: ___________________

3.3 Tratamentos / processos especiais
- Térmico: __________________  Dureza/faixa: ______  Evidência: ______
- Superficial: _______________  Espessura: _________  Ensaio: _________

3.4 Requisitos funcionais / desempenho (se não houver desenho, obrigatório)
- Função: ____________________________
- Ensaios de validação: _______________  Critério: ____________________

3.5 Acabamento e aparência
- Rugosidade/limites: ________________
- Critérios cosméticos (zonas/fotos): ________________

4) Embalagem, identificação e logística
- Embalagem: ____________________________
- Quantidade por embalagem: _____________
- Proteções (VCI/ESD/separadores): _______
- Identificação obrigatória (etiqueta): código, lote, revisão, datas

5) Validade e armazenamento (se aplicável)
- Shelf life total: ______  Mínimo na entrega: ______
- Armazenamento: _________________________

6) Documentos e certificações exigidos por lote
( ) CoC  ( ) Certificado de material  ( ) Relatório dimensional  ( ) Relatório de ensaio
( ) Conformidade regulatória: ____________________________

7) Inspeção de recebimento e aceitação
- Plano de inspeção: ______________________
- Amostragem/AQL: ________________________
- Critérios de rejeição: ___________________

8) Aprovação inicial
- Amostras: quantidade ____  Prazo ____
- Exigir FAI? ( ) Não ( ) Sim: escopo __________________
- Exigir PPAP? ( ) Não ( ) Sim: nível/itens __________________
- Master sample: ( ) Não ( ) Sim: condições __________________

9) Controle de revisões e mudanças
- Revisão aplicável para compra: ___
- Efetividade: a partir de ( ) data ___ ( ) pedido ___ ( ) lote ___
- Mudanças do fornecedor exigem aprovação prévia? ( ) Sim ( ) Não

10) Aprovações internas
- Engenharia: ________  Data: ___/___/___
- Qualidade: _________  Data: ___/___/___
- Compras: ___________  Data: ___/___/___

Passo a passo prático para montar uma especificação (roteiro de 60–90 minutos)

Passo 1 — Reúna entradas mínimas

• Desenho/norma/especificação existente (se houver) e revisão.
• Informações de aplicação (função, ambiente, criticidade).
• Histórico de falhas/defeitos conhecidos (se item similar já existe).

Passo 2 — Liste características críticas e como verificar

Crie uma tabela simples “característica → requisito → método → amostragem”. Comece pelas interfaces (encaixes, furações, vedação) e pelo que causa parada de linha.

Passo 3 — Feche material e tratamentos com evidências

Defina norma do material e tratamentos. Para cada um, diga qual evidência acompanha o lote (CoC, certificado, relatório de ensaio) e qual ensaio de recebimento será feito (se algum).

Passo 4 — Defina embalagem e identificação para evitar danos e mistura

Especifique proteção e etiqueta mínima com lote e revisão. Se há risco de oxidação, inclua VCI e limite de tempo de transporte/armazenagem.

Passo 5 — Escreva critérios de aceitação e trate exceções

Inclua limites numéricos e defeitos permitidos. Se houver exceções (ex.: “marcas de ferramenta permitidas na zona C”), declare com clareza e, se possível, anexe fotos padrão.

Passo 6 — Defina aprovação inicial (amostra/FAI/PPAP) e controle de mudanças

Para item novo ou revisado, determine se haverá amostra, FAI ou PPAP. Inclua cláusula de notificação de mudanças do fornecedor.

Passo 7 — Valide internamente com Engenharia + Qualidade + Compras

Use a RT como documento de alinhamento: Engenharia garante função e desenho; Qualidade garante verificabilidade e aceitação; Compras garante que está “comprável” (sem ambiguidade, com anexos e documentos exigidos).