Compras e Suprimentos para Produção: Cadastro de itens (SKU) e estrutura de dados para comprar certo

Por que o cadastro de itens (SKU) é a base para comprar certo

Cadastro de itens (SKU) é o conjunto de dados padronizados que identifica e descreve cada material, componente, embalagem, insumo, serviço recorrente ou item de MRO (manutenção, reparo e operação) que a produção pode precisar. Quando o cadastro é consistente, compras consegue especificar corretamente, comparar propostas, reduzir dúvidas com fornecedores, evitar retrabalho no recebimento e garantir reposição no prazo. Quando é fraco, surgem problemas típicos: compra do item errado (descrição ambígua), divergência de unidade de medida (kg vs. peça), impostos incorretos (NCM/tributação), duplicidade de SKUs (mesmo item com dois códigos), e parâmetros de reposição que não refletem a realidade (ruptura ou excesso).

Estrutura mínima de dados: o que um SKU precisa ter

Identificação e padronização

• Código do item (SKU): identificador único e imutável. Evite “códigos inteligentes” longos que dependem de características que podem mudar (ex.: cor, fornecedor). Prefira um código sequencial com regras simples.
• Descrição padronizada: texto estruturado para reduzir ambiguidade. Um padrão comum é: TIPO + MATERIAL + DIMENSÃO/ESPEC + NORMA + ACABAMENTO + MARCA (se obrigatório).
• Sinônimos / termos de busca: palavras-chave para facilitar pesquisa (ex.: “parafuso allen”, “sextavado interno”).
• Status: ativo, bloqueado para compra, obsoleto, em homologação.

Unidade de medida e conversões

• Unidade de medida (UM) de estoque: como o item é controlado internamente (ex.: PC, KG, M, L).
• UM de compra: como o fornecedor vende (ex.: compra em CX, estoca em PC).
• Fator de conversão: regra fixa e auditável (ex.: 1 CX = 100 PC).
• Arredondamento e múltiplos: mínimo de compra e lote (ex.: compra mínima 5 kg; múltiplo de 10 m).

Classificação fiscal e tributação (quando aplicável)

• NCM: classificação fiscal para itens materiais. Deve ser revisada com fiscal/contábil quando houver mudança de especificação.
• Origem: nacional/importado (impacta tributação e lead time).
• Grupo fiscal/tributário: CST/CSOSN, alíquotas e regras internas (conforme o regime da empresa).
• Tratamento de substituição tributária / IPI / ICMS: quando aplicável, para evitar divergência de nota e bloqueio no recebimento.

Grupo, família e criticidade

• Grupo/Família: estrutura para relatórios e políticas (ex.: Matéria-prima > Polímeros > PP; MRO > Rolamentos).
• Aplicação: linha de produto, centro de custo, processo (injeção, usinagem, envase).
• Criticidade: impacto de falta (ex.: A = para a linha; B = reduz eficiência; C = substituível). Pode ser combinada com risco de fornecimento.
• Controle de qualidade: se exige inspeção, certificado, lote/validade, rastreabilidade.

Itens alternativos e substituição

• Alternativos aprovados: lista de SKUs equivalentes com regra de uso (ex.: “pode substituir sem aprovação”, “exige aprovação da engenharia/qualidade”).
• Prioridade de substituição: 1º, 2º, 3º alternativo.
• Restrições: marca obrigatória, norma técnica, compatibilidade com máquina, cor, grau alimentício etc.

Política de estoque e parâmetros de reposição

• Tipo de planejamento: sob demanda, ponto de pedido, MRP, kanban, consignado.
• Lead time de reposição: tempo padrão (dias úteis) incluindo compra, transporte e recebimento.
• Estoque de segurança: quantidade mínima para absorver variações.
• Ponto de pedido: nível que dispara reposição.
• Lote econômico / lote mínimo: para reduzir custo total e respeitar fornecedor.
• Validade / shelf life: para itens perecíveis (químicos, alimentos, adesivos).

Armazenagem e logística interna

• Local de armazenagem: depósito, rua, prateleira, posição (endereçamento).
• Condições de armazenamento: temperatura, umidade, inflamável, segregação.
• Unidade logística: palete, fardo, bobina; dimensões e peso (ajuda recebimento e transporte interno).

Modelo de campos obrigatórios para evitar erros de compra e recebimento

Uma prática eficaz é definir um “núcleo obrigatório” (sem o qual o SKU não pode ser criado/ativado) e um “núcleo condicional” (obrigatório conforme o tipo de item). Exemplo:

Padrão de descrição: como escrever para reduzir ambiguidade

Regras práticas

• Comece pelo substantivo principal (o que é): “PARAFUSO”, “RESINA”, “ETIQUETA”, “ROLAMENTO”.
• Inclua especificações mensuráveis: dimensão, gramatura, espessura, tensão, dureza, viscosidade, MFI, concentração.
• Inclua norma/tipo quando relevante: DIN/ISO/ASTM, grau alimentício, UL, RoHS.
• Evite termos vagos: “diversos”, “padrão”, “similar”, “tipo X”.
• Não use fornecedor como identidade (a menos que seja item de marca mandatória): fornecedor muda; especificação deve permanecer.

Exemplos

• Ruim: “Parafuso 10mm”
• Bom: PARAFUSO SEXTAVADO M10 X 30 AÇO 8.8 ZINCADO ISO 4017
• Ruim: “Filme plástico”
• Bom: FILME PEBD 50 MICRAS 500 MM LARGURA BOBINA 2 KG
• Ruim: “Etiqueta caixa”
• Bom: ETIQUETA ADESIVA 100 X 150 MM COUCHÊ 1 COLUNA C/ RIBBON CERA

Unidades e conversões: passo a passo para não errar quantidade

Passo a passo

• 1) Defina a UM de estoque: escolha a unidade que melhor representa consumo e inventário (ex.: resina em KG, parafuso em PC).
• 2) Mapeie como o fornecedor vende: caixa, saco, bobina, tambor, metro, rolo.
• 3) Cadastre UM de compra e fator de conversão: use valores fixos e documentados. Se houver variação (ex.: bobinas com peso variável), trate como item por peso (KG) e registre apenas a unidade logística como informação complementar.
• 4) Defina múltiplos e arredondamento: se compra em caixas fechadas, o sistema deve sugerir quantidades em múltiplos de caixa.
• 5) Teste com um cenário real: simule uma requisição de 350 peças e verifique se a ordem de compra sai em 4 caixas (400 peças) ou 3,5 caixas (inviável).

Exemplo de conversão

Item: LUVA NITRÍLICA TAM M. Estoque em PAR, compra em CX. Se 1 CX = 50 PAR, e o consumo mensal é 120 pares, o cadastro deve permitir que compras compre 3 caixas (150 pares) ou 2 caixas (100 pares) conforme política de estoque, sem gerar frações.

NCM/tributação: quando e como tratar no cadastro

Para itens materiais, o NCM e parâmetros fiscais evitam divergências entre pedido e nota fiscal, que frequentemente travam o recebimento e atrasam a disponibilidade para produção. O cadastro deve ter uma fonte de verdade e um processo de revisão.

• Quando é obrigatório: itens comprados com nota fiscal de mercadoria, importações, itens com ST/IPI relevante, itens com alto risco de divergência fiscal.
• Quando pode ser dispensado: itens internos sem compra externa (ex.: semiacabados produzidos internamente), ou serviços (que usam códigos de serviço, não NCM).
• Boas práticas: campo de “data da última revisão fiscal” e “responsável pela revisão”; bloqueio de compra se NCM estiver em branco para famílias críticas.

Criticidade e risco: como transformar em regra de compra

Criticidade não é apenas uma etiqueta; ela deve orientar parâmetros e prioridade. Uma forma simples é combinar impacto (parada de linha vs. impacto baixo) com risco de fornecimento (fornecedor único, importado, lead time longo).

Continue em nosso aplicativo e ...

• Ouça o áudio com a tela desligada
• Ganhe Certificado após a conclusão
• + de 5000 cursos para você explorar!

ou continue lendo abaixo...

Baixar o aplicativo

Itens alternativos: como cadastrar sem perder controle

Passo a passo

• 1) Defina o que é “equivalente”: mesma função e compatibilidade, com critérios objetivos (norma, dimensão, desempenho).
• 2) Cadastre relacionamento no SKU: campo “SKU alternativo” com tipo (equivalente, substituto temporário, sucessor).
• 3) Defina regra de aprovação: “uso livre” para itens C; “uso com aprovação” para itens A/B.
• 4) Registre evidência: laudo, teste, homologação, data e responsável.
• 5) Mantenha histórico: se um alternativo falhar, registre motivo e bloqueie.

Política de estoque e parâmetros de reposição: como cadastrar de forma utilizável

Campos que tornam o planejamento executável

• Consumo médio (ex.: últimos 3 meses) e variabilidade (desvio/coeficiente): ajudam a calibrar estoque de segurança.
• Lead time real (média e pior caso): não use apenas o “prometido”.
• Tempo de recebimento: inspeção, quarentena, análise de qualidade.
• Ponto de pedido: PP = (consumo diário x lead time total) + estoque de segurança.
• Min/Max: quando a operação prefere reposição por faixa.

Exemplo numérico simples

Item A crítico: consumo médio 40 kg/dia. Lead time total (pedido + transporte + recebimento) = 12 dias. Estoque de segurança = 200 kg. Então: PP = 40 x 12 + 200 = 680 kg. Se o estoque cair para 680 kg, o sistema deve sugerir compra considerando lote mínimo e múltiplos.

Local de armazenagem e recebimento: dados que evitam “material parado”

Mesmo quando a compra chega no prazo, o material pode ficar indisponível se o recebimento não consegue endereçar, identificar ou inspecionar rapidamente. Por isso, o cadastro deve suportar a logística interna.

• Endereçamento padrão: um formato único (ex.: DEP01-RUA03-PRAT02-NIV01).
• Regras de segregação: químicos incompatíveis, itens de qualidade em quarentena, itens de alto valor.
• Identificação: código de barras/QR (sem depender de descrição manual).
• Unidade logística: ajuda a planejar espaço (ex.: “palete com 40 caixas”).

Governança do cadastro: como evitar bagunça e duplicidade

Princípios de governança

• Dono do dado (data owner): área responsável pela regra do cadastro (geralmente Suprimentos/PCP para parâmetros de compra/estoque; Fiscal para NCM; Qualidade/Engenharia para especificação técnica).
• Separação entre criar e aprovar: quem solicita não deve ser o aprovador final.
• Trilha de auditoria: registrar quem alterou o quê e quando.
• Padronização: dicionário de dados (definição de cada campo) e padrões de descrição/UM.
• Bloqueios inteligentes: impedir ativação de SKU sem campos mínimos; impedir compra sem NCM para famílias definidas.

Fluxo prático de criação e alteração (passo a passo)

• 1) Solicitação: usuário abre pedido de criação/alteração com justificativa e anexos (desenho, ficha técnica, foto, especificação).
• 2) Validação de duplicidade: responsável pelo cadastro pesquisa por sinônimos, dimensões e família para evitar criar item já existente.
• 3) Cadastro preliminar: cria SKU em status “em homologação”, com campos mínimos preenchidos.
• 4) Aprovação técnica: engenharia/qualidade valida especificação, alternativos e requisitos de inspeção.
• 5) Aprovação fiscal: fiscal valida NCM e parâmetros tributários quando aplicável.
• 6) Ativação: SKU muda para “ativo para compra/estoque”.
• 7) Revisão periódica: auditorias e limpeza (itens sem movimentação, duplicados, parâmetros desatualizados).

Versionamento e auditorias

• Versionamento de especificação: quando a especificação muda (ex.: gramatura, norma), registre versão e data de vigência. Se a mudança impacta intercambialidade, considere criar novo SKU e tornar o anterior obsoleto.
• Auditoria de duplicidade: relatórios por descrições parecidas, mesma família e mesma UM; revisão mensal/trimestral.
• Auditoria de campos críticos em branco: NCM ausente, conversão faltando, lead time zerado, local de armazenagem vazio.
• Auditoria de parâmetros de reposição: comparar consumo real vs. PP/ES; ajustar para reduzir ruptura e excesso.

Checklist de cadastro “pronto para comprar”

• Código único e status correto (ativo/bloqueado/obsoleto)
• Descrição padronizada com especificações mensuráveis
• UM de estoque definida e coerente com consumo
• UM de compra e conversão (se necessário), com múltiplos e arredondamento
• Família/grupo e aplicação (linha/processo)
• Criticidade e requisitos de qualidade (lote/validade/certificado)
• NCM e parâmetros fiscais (quando aplicável) revisados e datados
• Alternativos aprovados e regra de substituição
• Política de reposição (PP/ES ou Min/Max), lead time total e lote mínimo
• Local de armazenagem e condições de estocagem
• Trilha de auditoria e responsáveis definidos para criação/aprovação

Exemplo de ficha de SKU (estrutura sugerida)

SKU: MP-000123  Status: ATIVO  Versão espec.: 03 (vigência: 2026-01-01) Descrição: RESINA PP HOMOPOLÍMERO MFI 12 NATURAL - SACO 25 KG Família: Matéria-prima > Polímeros > PP Criticidade: A UM estoque: KG  UM compra: SACO  Conversão: 1 SACO = 25 KG  Múltiplo compra: 1 SACO NCM: 3902.10.20  Origem: Nacional  Revisão fiscal: 2025-11-10 (Resp.: Fiscal) Qualidade: Certificado obrigatório; lote obrigatório; validade N/A Política reposição: Ponto de pedido Lead time total: 12 dias úteis Estoque segurança: 200 KG  Ponto de pedido: 680 KG  Lote mínimo: 500 KG Local armazenagem: DEP01-R02-P01  Condição: seco, coberto Alternativos: MP-000987 (equivalente, uso com aprovação) Observações: não aceitar material com MFI fora de 11-13