Cadeia de Custódia e Gestão de Evidências na Atividade do Escrivão de Polícia Civil

Conceito operacional de cadeia de custódia

Cadeia de custódia é o conjunto de registros e controles que demonstram, de forma contínua e verificável, a história de um vestígio/evidência desde o momento em que é recebido pela unidade policial (ou apresentado por equipe externa) até sua remessa, guarda, exame pericial e eventual devolução/destinação. Para o escrivão, o foco é garantir rastreabilidade (quem, quando, onde, por quê e como) e integridade (sem alterações, substituições, extravios ou contaminações), por meio de documentação padronizada, conferências e lacração/identificação adequadas.

Na prática cartorária, a cadeia de custódia se materializa em: termos/autos com campos críticos completos, numeração e identificação unívoca do item, registro de movimentações (entrada/saída), requisições e remessas com recibos, e controles internos (livro/planilha/sistema) coerentes com as peças.

Marcos (eventos) da cadeia de custódia e como registrá-los

1) Recebimento do vestígio/evidência

Objetivo: formalizar a entrada do item sob responsabilidade da unidade e vincular o item ao procedimento (nº do registro, nº do procedimento, data/hora, origem).

Passo a passo prático:

• Conferir a apresentação: quem entrega (nome, matrícula/CPF, órgão), em que condição (lacrado? com etiqueta? com número de apreensão?), e se há documento de origem (auto/termo, guia, ofício, recibo).
• Conferir o item fisicamente: quantidade, descrição, estado, sinais de violação, presença de lacre e numeração do lacre.
• Registrar imediatamente: lavrar termo/auto de recebimento (ou termo de juntada/recebimento conforme rotina local) e lançar no controle interno de custódia (sistema/livro/planilha), gerando um identificador único do item (ID de custódia).
• Vincular ao procedimento: mencionar o procedimento e a peça que originou a apreensão/entrega, evitando “item solto” sem lastro documental.

Campos críticos que não podem faltar no termo/auto: ID do item, descrição detalhada, quantidade/unidade, data/hora do recebimento, local, nome e qualificação de quem entrega e de quem recebe, condição do lacre (íntegro/violado), nº do lacre (se houver), referência ao procedimento e à peça correlata, assinatura/identificação funcional.

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2) Acondicionamento

Objetivo: preservar o item contra dano, contaminação, perda de características e mistura com outros itens.

Passo a passo prático:

• Escolher embalagem compatível: envelope, saco inviolável, caixa rígida, recipiente estanque, etc., conforme natureza do item (cortante, frágil, úmido, volumoso).
• Separar itens distintos: cada item (ou conjunto homogêneo claramente definido) deve ter embalagem própria para evitar mistura.
• Inserir etiqueta de identificação: ID do item, procedimento, data/hora, responsável pelo acondicionamento.
• Registrar no termo: tipo de embalagem utilizada e observações (ex.: “acondicionado em envelope pardo nº X”, “caixa rígida lacrada”).

Orientação de conferência: descrição no papel deve corresponder ao que está na embalagem (quantidade, cor, marca, numeração, características). Divergência entre “descrição” e “conteúdo provável” é fonte comum de impugnação.

3) Lacração

Objetivo: garantir inviolabilidade e evidenciar qualquer abertura indevida.

Passo a passo prático:

• Aplicar lacre inviolável: preferencialmente numerado e de uso institucional.
• Registrar o número do lacre: no termo/auto e no controle interno; se houver mais de um lacre, listar todos.
• Assinalar condição: “lacre aplicado e íntegro” no momento do recebimento/fechamento.
• Se o item já vier lacrado: registrar o nº do lacre existente e a condição (íntegro/violado). Se violado, registrar a ocorrência e providências (ex.: re-lacração com novo nº, comunicação imediata).

Erro recorrente: mencionar “lacrado” sem indicar o número do lacre e sem registrar quem lacrou e quando.

4) Identificação (rotulagem) e numeração unívoca

Objetivo: assegurar que o item seja reconhecido sem ambiguidade em qualquer etapa.

Boas práticas de identificação:

• ID do item (código único): padrão do órgão (ex.: ano/unidade/procedimento/item sequencial).
• Descrição detalhada: marca/modelo/cor/numeração/estado; para documentos, indicar tipo, nº de páginas, assinaturas/selos; para mídias, tipo (pendrive, HD), capacidade, marca, nº de série.
• Vínculo documental: indicar a peça de origem (auto/termo/ofício) e o procedimento.

Erro recorrente: usar descrições genéricas (“um celular”, “uma arma”, “uma mídia”) sem elementos individualizadores, inviabilizando a rastreabilidade em caso de itens semelhantes.

5) Movimentação interna (entrada/saída, guarda e transferências)

Objetivo: manter trilha contínua de custódia sempre que o item muda de local ou responsável.

Passo a passo prático:

• Registrar toda saída do local de guarda: data/hora, motivo (perícia, audiência, apresentação), destino, responsável que retira, responsável que entrega.
• Registrar retorno: data/hora, condição do lacre no retorno, conferência do item, responsável que recebe.
• Manter coerência entre peças e controle: o que consta no termo deve bater com o livro/planilha/sistema (mesmos horários, mesmos responsáveis, mesmo nº de lacre).

Orientação de conferência: antes de assinar recebimento/entrega, conferir: ID do item, nº do lacre, integridade do lacre, quantidade, e se o destino está corretamente indicado.

6) Requisições (exames, diligências e solicitações formais)

Objetivo: formalizar a necessidade de exame/encaminhamento e delimitar exatamente o que será analisado, evitando remessas incompletas ou excessivas.

Passo a passo prático:

• Identificar o item na requisição: ID do item, descrição e nº do lacre.
• Delimitar quesitos/objetivo: o que se pretende com o exame (ex.: extração de dados, confronto, constatação, identificação).
• Anexar/relacionar documentos: termo de recebimento, auto correlato, relação de itens, mídia de apoio, quando aplicável.
• Registrar expedição e recebimento: data/hora de envio, protocolo/recibo, responsável pelo transporte/entrega.

Erro recorrente: requisitar exame sem indicar o nº do lacre e sem relacionar precisamente quais itens seguem, gerando dúvidas sobre o que foi efetivamente periciado.

7) Remessas (envio ao órgão pericial, depósito, juízo ou outra unidade)

Objetivo: documentar a transferência de custódia para outro órgão/setor, com recibo e conferência.

Passo a passo prático:

• Preparar relação de itens: lista com ID, descrição, quantidade, nº do lacre, condição do lacre.
• Emitir guia/ofício de remessa: indicando destinatário, finalidade, procedimento, e anexando a relação de itens.
• Obter recibo/protocolo: assinatura/identificação do recebedor, data/hora, e observações sobre integridade do lacre.
• Atualizar controle interno: registrar a saída e anexar o comprovante aos autos.

Orientação de conferência: nunca remeter sem cópia/registro do recibo; sem recibo, há ruptura documental de custódia.

O que deve constar em autos e termos para garantir rastreabilidade

Checklist de rastreabilidade (use como padrão de conferência)

• Identificação do procedimento: número, unidade, data.
• Identificação unívoca do item: ID do item + descrição detalhada + quantidade.
• Origem do item: quem apreendeu/entregou, onde, quando, e referência à peça correlata.
• Embalagem e lacre: tipo de embalagem, nº do lacre, condição do lacre (íntegro/violado) em cada evento.
• Responsáveis: quem entrega, quem recebe, com identificação funcional.
• Datas/horários: de cada evento (recebimento, lacração, saída, remessa, retorno).
• Destino e finalidade: para onde foi e por quê (requisição/guia/ofício).
• Recibos/protocolos: anexados e referenciados.
• Observações de não conformidade: qualquer divergência, violação, falta de lacre, dano, deve ser registrada com providências.

Modelos práticos (exemplos) com campos críticos

1) Termo de Recebimento e Lacração de Vestígio/Evidência

TERMO DE RECEBIMENTO E LACRAÇÃO DE VESTÍGIO/EVIDÊNCIA Nº ____/____  ID ITEM: ____________  PROCEDIMENTO: ____________  UNIDADE: ____________  DATA: ___/___/_____  HORA: __:__  LOCAL: ____________________________  RECEBIDO DE (entregante): Nome: __________________________  Documento/Matrícula: __________________  Órgão/Qualificação: __________________________  CONTATO: __________________________  ITEM(S) RECEBIDO(S):  Item 01 - ID: ____________  Descrição detalhada: ____________________________________________  Quantidade/Unidade: ____________  Características individualizadoras (marca, modelo, nº série, cor, estado): ____________________________________________  CONDIÇÃO NA ENTREGA:  ( ) sem embalagem  ( ) embalado  Tipo de embalagem: ____________________________  Lacre existente: ( ) não  ( ) sim  Nº do lacre: __________________  Condição do lacre: ( ) íntegro  ( ) violado  PROVIDÊNCIAS DE ACONDICIONAMENTO/LACRAÇÃO (se aplicável):  Embalagem utilizada: ____________________________  Lacre aplicado: ( ) não  ( ) sim  Nº do lacre aplicado: __________________  Data/hora da lacração: ___/___/_____ __:__  OBSERVAÇÕES (divergências, danos, violação, conferência): ____________________________________________  RESPONSÁVEIS:  Entregante (assinatura): ____________________________  Recebedor (nome/cargo/matrícula/assinatura): ____________________________

Campos críticos: ID do item, descrição detalhada, nº do lacre (existente e/ou aplicado), condição do lacre, data/hora, responsáveis.

2) Registro de Movimentação de Custódia (controle interno)

REGISTRO DE MOVIMENTAÇÃO DE CUSTÓDIA  ID ITEM: ____________  PROCEDIMENTO: ____________  Nº LACRE: ____________  EVENTO: ( ) entrada  ( ) saída  ( ) retorno  ( ) transferência  DATA/HORA: ___/___/_____ __:__  ORIGEM (local/responsável): ____________________________  DESTINO (local/responsável): ____________________________  FINALIDADE/MOTIVO: ____________________________________________  CONDIÇÃO DO LACRE NO ATO: ( ) íntegro  ( ) violado  ( ) não aplicável  CONFERÊNCIA REALIZADA (marcar):  ( ) ID do item  ( ) nº do lacre  ( ) quantidade  ( ) integridade da embalagem  OBSERVAÇÕES: ____________________________________________  ASSINATURAS/IDENTIFICAÇÃO:  Entrega: ____________________________  Recebimento: ____________________________

Orientação: se o órgão usa sistema, mantenha os mesmos campos mínimos; se usa livro, não abreviar dados críticos (nº do lacre e responsáveis).

3) Relação de Itens para Remessa + Recibo de Entrega

RELAÇÃO DE ITENS PARA REMESSA  PROCEDIMENTO: ____________  UNIDADE REMETENTE: ____________  DESTINATÁRIO: ____________  FINALIDADE: ____________________________  DATA/HORA DA REMESSA: ___/___/_____ __:__  ITENS:  1) ID: ____________  Descrição: ____________________________  Qtd: ____  Nº lacre: ____________  Condição: ( ) íntegro ( ) violado  2) ID: ____________  Descrição: ____________________________  Qtd: ____  Nº lacre: ____________  Condição: ( ) íntegro ( ) violado  DECLARAÇÃO: Itens conferidos e remetidos conforme acima.  Remetente (nome/cargo/matrícula/assinatura): ____________________________  RECIBO DO DESTINATÁRIO:  Recebi os itens acima relacionados, conferidos no ato.  Recebedor (nome/cargo/matrícula/assinatura): ____________________________  Data/Hora do recebimento: ___/___/_____ __:__  Observações (integridade/ressalvas): ____________________________

Erro recorrente: remessa com “ofício genérico” sem relação detalhada e sem recibo com data/hora.

Conferência operacional: como auditar rapidamente a documentação

Roteiro de conferência em 2 minutos (por item)

• 1. Existe ID único? Se não, criar e padronizar imediatamente (e registrar a vinculação).
• 2. Descrição individualiza o item? Se poderia ser confundido com outro, está insuficiente.
• 3. Nº do lacre está em todos os pontos? termo de recebimento, controle de movimentação, guia/ofício de remessa, recibo.
• 4. Datas/horas fecham a linha do tempo? não pode haver “saída” sem “entrada” anterior ou “retorno” sem “saída”.
• 5. Responsáveis estão identificados? sem assinatura/identificação funcional, a custódia fica frágil.
• 6. Há recibo/protocolo de remessa? sem isso, há ruptura documental.
• 7. Lacre íntegro em cada evento? se houve violação, deve existir registro e providência.

Erros recorrentes que comprometem a cadeia de custódia (e como evitar)

• Descrição genérica do item: evitar “um celular”; usar marca/modelo/cor/IMEI/nº de série (quando disponível) e estado.
• Ausência de número do lacre: sempre registrar; se não houver lacre, justificar e providenciar lacração.
• Horário omitido: registrar data e hora em recebimentos, saídas, remessas e retornos.
• Item sem vínculo ao procedimento: todo item deve apontar o procedimento e a peça correlata.
• Movimentação sem registro: qualquer retirada do local de guarda deve gerar evento no controle e, quando necessário, termo/recibo.
• Remessa sem relação de itens: anexar lista detalhada e colher recibo do destinatário.
• Rasuras e correções sem ressalva: evitar; se ocorrer, fazer ressalva formal e assinatura.
• Inconsistência entre sistema e autos: conferir e corrigir imediatamente, registrando a retificação de forma transparente.

Exercícios práticos de preenchimento e conferência (com correção comentada)

Exercício 1 — Preenchimento de Termo de Recebimento e Lacração

Cenário: às 18:40 do dia 12/03/2026, um investigador entrega ao cartório um pendrive apreendido em diligência. O pendrive está em envelope sem lacre. O procedimento é nº 2026.000123. A unidade decide acondicionar em saco inviolável e lacrar com lacre nº 009874.

Tarefa: preencher os campos críticos do termo (ID do item, descrição, acondicionamento, lacração, responsáveis, data/hora).

Gabarito (exemplo de preenchimento correto):

ID ITEM: 2026-000123-01  PROCEDIMENTO: 2026.000123  DATA/HORA: 12/03/2026 18:40  RECEBIDO DE: (nome do investigador), matrícula (____), órgão (PC)  ITEM 01 - Descrição: 01 (um) pendrive, marca ______, cor ______, capacidade ______ GB, sem nº de série aparente (ou registrar nº de série se houver), apresentado em envelope pardo sem lacre.  PROVIDÊNCIAS: acondicionado em saco inviolável transparente; lacre aplicado nº 009874 às 12/03/2026 18:50.  OBSERVAÇÕES: item conferido visualmente; sem sinais externos de dano; embalagem original sem lacre.  ASSINATURAS: entregante e recebedor com identificação funcional.

Correção comentada: (1) o ID do item foi criado e vinculado ao procedimento; (2) a descrição inclui características para individualização; (3) foi registrado que chegou sem lacre e a providência de lacração com número e horário; (4) responsáveis identificados.

Exercício 2 — Conferência de movimentação (identificar falhas)

Cenário: controle interno registra: “Saída do item 2026-000123-01 para perícia em 13/03/2026”, sem horário, sem nº de lacre e sem assinatura do recebedor no destino. Há um ofício de requisição, mas não há recibo do órgão pericial.

Tarefa: listar pelo menos 4 falhas e indicar como corrigir documentalmente.

Gabarito (falhas e correções):

• Falha 1: saída sem horário. Correção: retificar o registro com data/hora exata (com base em protocolo/registro de portaria, se houver) e fazer ressalva formal.
• Falha 2: ausência do nº do lacre no evento. Correção: lançar o nº do lacre (009874) e conferir se coincide com o termo de lacração; se houver divergência, registrar ocorrência e apurar.
• Falha 3: sem identificação/assinatura de quem recebeu no destino. Correção: obter recibo/protocolo do órgão pericial com nome/cargo/matrícula e data/hora; anexar aos autos e referenciar no controle.
• Falha 4: inexistência de recibo de remessa. Correção: formalizar relação de itens e solicitar confirmação de recebimento; se não for possível, registrar circunstância e providências adotadas (ex.: contato oficial, e-mail institucional, protocolo posterior).

Exercício 3 — Preenchimento de relação de itens para remessa (caso com múltiplos itens)

Cenário: serão remetidos ao órgão pericial: Item 01 (pendrive lacre 009874) e Item 02 (celular, lacre 009875). Procedimento 2026.000123. Remessa em 14/03/2026 às 09:15.

Tarefa: preencher a relação de itens e o recibo com os campos críticos.

Gabarito (exemplo):

PROCEDIMENTO: 2026.000123  DESTINATÁRIO: Instituto de Criminalística (ou equivalente)  FINALIDADE: exame pericial/extração de dados  DATA/HORA REMESSA: 14/03/2026 09:15  1) ID: 2026-000123-01  Descrição: pendrive marca __, cor __, __GB  Qtd: 1  Nº lacre: 009874  Condição: íntegro  2) ID: 2026-000123-02  Descrição: aparelho celular marca __, modelo __, cor __, IMEI __ (se disponível)  Qtd: 1  Nº lacre: 009875  Condição: íntegro  Remetente: (nome/cargo/matrícula/assinatura)  Recibo: recebedor (nome/cargo/matrícula/assinatura) + data/hora do recebimento + observações.

Correção comentada: a lista individualiza cada item e amarra lacre e condição; o recibo fecha a transferência de custódia com data/hora e responsável do destinatário.