Informática para Escrivão de Polícia Civil: Ferramentas de Escritório e Produtividade Cartorária

Este capítulo foca no uso prático de ferramentas de escritório para produzir, padronizar, revisar, arquivar e controlar documentos e planilhas no contexto cartorário. O objetivo é aumentar a consistência, reduzir retrabalho e facilitar auditoria interna, sem depender de “memória” ou improviso.

1) Editor de texto: formatação profissional de documentos oficiais

1.1 Conceitos essenciais (o que mais impacta produtividade)

• Estilos: conjuntos de formatação (fonte, tamanho, espaçamento, recuo) aplicados a títulos, subtítulos e corpo. Ao usar estilos, você altera o padrão do documento inteiro em segundos.
• Modelos: arquivos-base (.dotx, .ott ou equivalente) com estilos, cabeçalho/rodapé, margens, campos e textos fixos. Evitam “copiar e colar” de documentos antigos.
• Campos automáticos: data, número de página, total de páginas, referência cruzada, sumário automático. Reduz erros de atualização manual.
• Controle de alterações: registra inserções/remoções e comentários, permitindo rastreabilidade de revisões.
• Exportação para PDF: gera versão não editável para envio/arquivamento, preservando layout.

1.2 Configuração de página e formatação base (passo a passo)

Objetivo: criar um padrão visual consistente para documentos (margens, fonte, espaçamento, alinhamentos).

• Passo 1 — Configurar margens e papel: em “Layout/Configurar página”, selecione o tamanho de papel usado na unidade (ex.: A4) e defina margens conforme o padrão institucional (se houver). Se não houver, use margens equilibradas e consistentes em todos os documentos.
• Passo 2 — Definir fonte e parágrafo do corpo: selecione o estilo “Normal/Corpo de texto” e ajuste: fonte legível, tamanho padrão, espaçamento entre linhas (ex.: 1,0 a 1,5 conforme padrão), espaçamento antes/depois (evite “enter” repetido), alinhamento (geralmente justificado) e recuo de primeira linha se aplicável.
• Passo 3 — Padronizar títulos: ajuste “Título 1”, “Título 2” etc. com tamanhos e espaçamentos consistentes. Isso habilita sumário automático e navegação por seções.
• Passo 4 — Evitar formatação manual: não “pinte” o texto com negrito/tamanho diferente a cada parágrafo; aplique estilos. Isso reduz divergências e facilita revisão.

1.3 Cabeçalho, rodapé e numeração de páginas (passo a passo)

Objetivo: inserir elementos repetitivos e numeração correta, inclusive com primeira página diferente quando necessário.

• Passo 1 — Inserir cabeçalho/rodapé: em “Inserir > Cabeçalho/Rodapé”, inclua elementos fixos (ex.: identificação da unidade, setor). Prefira texto simples e alinhamento consistente.
• Passo 2 — Numeração: em “Inserir > Número de página”, escolha posição (rodapé central/direita). Ative “Mostrar total de páginas” se o padrão exigir (campo “Página X de Y”).
• Passo 3 — Primeira página diferente: marque “Primeira página diferente” para ocultar numeração/cabeçalho na capa quando aplicável.
• Passo 4 — Seções: se precisar reiniciar numeração (ex.: anexos), insira “Quebra de seção (próxima página)” e ajuste a numeração daquela seção.

1.4 Tabelas no editor de texto: quando usar e como padronizar

Uso típico: quadros de encaminhamento, listas de itens, checklists, cronogramas simples, identificação de anexos.

• Passo 1 — Inserir tabela: escolha número de colunas/linhas adequado. Evite tabelas “gigantes” para texto corrido; use para dados estruturados.
• Passo 2 — Estilo de tabela: aplique um estilo discreto (linhas finas, cabeçalho destacado). Evite cores fortes.
• Passo 3 — Ajuste de largura: use “Autoajustar à janela” para caber na página e alinhe texto (cabeçalho centralizado, conteúdo à esquerda).
• Passo 4 — Repetir linha de cabeçalho: em tabelas longas, habilite “Repetir linhas de cabeçalho” para manter leitura em páginas seguintes.

1.5 Estilos e modelos: criando um “modelo-mãe” (passo a passo)

Objetivo: criar um arquivo-base reutilizável para documentos recorrentes, com campos e estrutura pronta.

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• Passo 1 — Criar documento base: configure página, estilos (Normal, Título 1/2), cabeçalho/rodapé e numeração.
• Passo 2 — Inserir blocos fixos: inclua trechos padronizados (ex.: identificação, local/data em campo automático, área para assinatura).
• Passo 3 — Criar campos editáveis: use marcadores claros (ex.: [NOME], [DATA], [Nº]) ou controles de conteúdo (se disponível) para orientar preenchimento.
• Passo 4 — Salvar como modelo: salve como “Modelo” (extensão de template) e armazene em pasta de modelos da unidade, com controle de versão.
• Passo 5 — Testar: gere 2 documentos a partir do modelo e verifique se: estilos permanecem, numeração funciona, campos atualizam e PDF preserva layout.

1.6 Controle de alterações e revisão: rastreabilidade sem confusão

Conceito: o controle de alterações registra quem alterou o quê e quando, permitindo aceitar/rejeitar mudanças e manter histórico de revisão.

• Quando usar: revisão por superior, ajustes em minuta, correções em relatório antes de assinatura.
• Boas práticas: mantenha comentários objetivos; ao finalizar, “Aceitar todas as alterações” e gerar PDF final; evite circular versões com alterações abertas sem necessidade.

Passo a passo (fluxo simples):

• Passo 1: ative “Controlar alterações”.
• Passo 2: faça ajustes e insira comentários onde houver dúvida ou justificativa.
• Passo 3: revise em modo “Mostrar marcações” para localizar mudanças.
• Passo 4: aceite/rejeite alterações uma a uma (ou por bloco) e remova comentários resolvidos.
• Passo 5: salve uma versão “editável final” e exporte o PDF.

1.7 Geração de PDF: padrão, integridade e envio

Conceito: PDF é formato de distribuição que preserva layout e reduz risco de edição acidental.

• Passo 1 — Exportar (não imprimir “qualquer”): use “Salvar como/Exportar > PDF”.
• Passo 2 — Qualidade: selecione padrão para impressão/alta qualidade quando houver assinaturas digitalizadas ou carimbos visuais; use tamanho reduzido apenas quando necessário.
• Passo 3 — Verificação: abra o PDF e confira: paginação, cortes, tabelas, acentos, assinaturas e anexos.
• Passo 4 — Nome do arquivo: aplique padrão de nomenclatura (ver seção de organização) antes de enviar/arquivar.

2) Organização de arquivos e pastas: padronização, nomes e versionamento

2.1 Conceitos práticos

• Estrutura de pastas: árvore lógica para localizar rapidamente documentos sem depender de busca.
• Nomenclatura padronizada: nomes consistentes facilitam ordenação e evitam duplicidade.
• Versionamento: controle de evolução do documento (rascunho, revisado, final), reduzindo risco de usar arquivo antigo.
• Separação por tipo: “Editáveis” (doc/odt/xlsx) e “Distribuição” (pdf) em pastas distintas.

2.2 Estrutura sugerida de pastas (exemplo adaptável)

Objetivo: criar um padrão replicável por ano/mês, com localização previsível.

Cartorio_Documentos/    2026/        01_Janeiro/            Editaveis/            PDF_Final/            Anexos/            Modelos/        02_Fevereiro/            ...

Dica: mantenha “Modelos” em nível superior (ou pasta fixa) e controle versões do modelo separadamente.

2.3 Padrão de nomes (com critérios)

Regras:

• Comece por data no formato ISO (AAAA-MM-DD) para ordenar corretamente.
• Inclua tipo do documento e identificador (número interno, protocolo, referência).
• Use sem espaços ou com sublinhado; evite caracteres especiais (/, \ , :, *).
• Inclua versão (v01, v02) e status (RASCUNHO, REVISADO, FINAL).

Exemplos:

• 2026-01-15_Oficio_Ref123_v01_RASCUNHO.docx
• 2026-01-16_Oficio_Ref123_v02_REVISADO.docx
• 2026-01-16_Oficio_Ref123_FINAL.pdf

2.4 Versionamento simples (passo a passo)

• Passo 1: ao iniciar, salve como v01_RASCUNHO.
• Passo 2: a cada rodada relevante de revisão, incremente versão (v02, v03) e registre no nome.
• Passo 3: ao finalizar, gere PDF com sufixo FINAL e mantenha o editável final com “REVISADO” ou “FINAL_EDITAVEL” (conforme prática interna).
• Passo 4: não sobrescreva arquivos finais; se houver correção posterior, crie “FINAL_v02” e registre motivo em nota interna/controle.

3) Planilhas para controle de prazos e cargas: filtros, validação e funções básicas

3.1 Conceito: planilha como “painel de controle”

Uma planilha bem montada funciona como lista estruturada para acompanhar itens, responsáveis, datas e status. O ganho vem de: filtros (ver só o que importa), validação (evitar digitação errada) e fórmulas (cálculo automático de dias e alertas).

3.2 Estrutura recomendada de colunas (exemplo)

• ID (sequencial)
• Referência (número interno/protocolo)
• Descrição (curta)
• Responsável
• Data_Entrada
• Prazo (data)
• Dias_Restantes (calculado)
• Status (lista: PENDENTE, EM_ANDAMENTO, CONCLUÍDO)
• Última_Atualização
• Observações

3.3 Montando a planilha (passo a passo)

• Passo 1 — Criar cabeçalhos: digite os nomes das colunas na linha 1 e congele a primeira linha (para manter cabeçalho visível).
• Passo 2 — Formatar como tabela: use “Formatar como tabela” (ou equivalente) para habilitar filtros automáticos e linhas alternadas.
• Passo 3 — Validação de dados (Status): aplique validação do tipo “Lista” com valores: PENDENTE;EM_ANDAMENTO;CONCLUÍDO. Isso padroniza e permite filtros confiáveis.
• Passo 4 — Datas: formate Data_Entrada e Prazo como data (evita texto “solto”).
• Passo 5 — Fórmula de dias restantes: em Dias_Restantes, use a diferença entre Prazo e a data atual. Exemplo (pode variar por software/idioma): =Prazo-HOJE().
• Passo 6 — Filtros: filtre por Status (ex.: só PENDENTE) e ordene por Prazo (mais próximo primeiro).

3.4 Funções básicas úteis (com exemplos)

• HOJE(): retorna a data atual para cálculos automáticos.
• SE(): cria alertas. Exemplo: =SE(Dias_Restantes<0;"ATRASADO";SE(Dias_Restantes<=2;"URGENTE";"OK")).
• CONT.SE(): conta itens por status. Exemplo: =CONT.SE(Status;"PENDENTE").
• PROCV/XLOOKUP (opcional): buscar responsável por referência, se houver tabela auxiliar.

3.5 Formatação condicional (passo a passo)

Objetivo: destacar automaticamente prazos críticos.

• Passo 1: selecione a coluna Dias_Restantes.
• Passo 2: crie regra “menor que 0” com preenchimento vermelho (atrasado).
• Passo 3: crie regra “entre 0 e 2” com preenchimento amarelo (urgente).
• Passo 4: crie regra “maior que 2” com preenchimento verde (ok), se desejado.

4) Rotinas de backup e segurança digital aplicadas ao trabalho cartorário

4.1 Backup: conceito e rotina mínima

Conceito: backup é cópia de segurança para recuperar arquivos em caso de falha, exclusão acidental, corrupção, perda de equipamento ou incidente de segurança.

Rotina mínima recomendada (prática):

• Regra 3-2-1: 3 cópias (original + 2), em 2 tipos de mídia, com 1 cópia fora do equipamento principal (ex.: servidor institucional/armazenamento autorizado).
• Periodicidade: diária para pastas de trabalho ativo; semanal para arquivo consolidado.
• Teste de restauração: mensalmente, recupere um arquivo aleatório para confirmar que o backup funciona.

4.2 Checklist de segurança digital (boas práticas)

• Bloqueio de sessão: bloqueie a estação ao se ausentar, mesmo por pouco tempo.
• Senhas: use senhas fortes e exclusivas; não anote em papel visível; prefira gerenciador autorizado pela instituição.
• Arquivos sensíveis: evite pendrives desconhecidos; se uso for necessário, utilize mídia institucional e verificação antivírus.
• Phishing: desconfie de e-mails com urgência, anexos inesperados e links encurtados; confirme por canal oficial.
• Permissões: armazene documentos em locais com controle de acesso; evite pastas “públicas” sem necessidade.
• PDFs e anexos: antes de encaminhar, confira se o PDF não contém páginas extras, versões antigas ou metadados indesejados (quando aplicável).
• Atualizações: mantenha sistema e suíte de escritório atualizados conforme política interna.

5) Exercícios orientados (com critérios de correção)

Exercício 1 — Criar um modelo de documento com estilos e campos

Tarefa: criar um modelo reutilizável com: estilos (Título 1, Título 2, Corpo), cabeçalho/rodapé e numeração de páginas, além de campos editáveis (marcadores) para preenchimento.

Entregáveis:

• Arquivo de modelo (template) salvo na pasta Modelos.
• Um documento gerado a partir do modelo (editável).
• O PDF do documento gerado.

Passo a passo sugerido:

• 1: crie um documento novo e configure margens, fonte e espaçamento do estilo “Corpo”.
• 2: configure “Título 1” e “Título 2” com tamanhos e espaçamentos consistentes.
• 3: insira cabeçalho/rodapé e numeração “Página X de Y”.
• 4: crie uma estrutura com seções (ex.: Identificação, Texto, Assinatura) usando estilos.
• 5: inclua marcadores [DATA], [REFERÊNCIA], [DESTINATÁRIO], [ASSINATURA].
• 6: salve como modelo e gere um documento de teste; exporte para PDF.

Critérios de correção:

• Uso de estilos: títulos e corpo formatados por estilos (não manualmente).
• Consistência: espaçamentos e alinhamentos uniformes; sem “linhas vazias” excessivas.
• Paginação: numeração correta e total de páginas exibido (se configurado).
• Reutilização: documento gerado mantém padrões sem retrabalho.
• PDF: layout preservado e sem cortes/erros de acentuação.

Exercício 2 — Padronizar um relatório existente usando estilos e controle de alterações

Tarefa: receber um texto “despadronizado” (com fontes misturadas, espaçamentos irregulares) e padronizar usando estilos, registrando as mudanças com controle de alterações.

Entregáveis:

• Arquivo editável com controle de alterações ativado durante a edição.
• Versão final limpa (alterações aceitas) e PDF final.

Passo a passo sugerido:

• 1: ative “Controlar alterações”.
• 2: selecione o texto e aplique estilo “Corpo” (removendo formatações manuais inconsistentes).
• 3: identifique títulos e aplique “Título 1/2”.
• 4: ajuste listas com marcadores/numeração automática (não digite “1) 2) 3)” manualmente).
• 5: insira comentários apenas onde houver dúvida objetiva.
• 6: revise, aceite alterações, remova comentários resolvidos e exporte PDF.

Critérios de correção:

• Rastreabilidade: alterações registradas durante a padronização.
• Padronização: um único padrão de fonte, espaçamento e títulos.
• Listas: numeração automática consistente.
• Higiene do arquivo: ausência de quebras manuais desnecessárias e formatação “quebrada”.

Exercício 3 — Montar uma planilha de controle de prazos e cargas com validação e filtros

Tarefa: criar uma planilha com pelo menos 20 linhas de itens simulados, contendo prazos, status, responsável e cálculo de dias restantes, com filtros e validação.

Entregáveis:

• Planilha editável.
• Captura (ou aba) com um resumo: total por status e lista filtrada de itens “URGENTE/ATRASADO”.

Passo a passo sugerido:

• 1: crie as colunas recomendadas (ID, Referência, Descrição, Responsável, Data_Entrada, Prazo, Dias_Restantes, Status, Última_Atualização, Observações).
• 2: transforme em tabela e habilite filtros.
• 3: aplique validação de dados na coluna Status (lista).
• 4: crie fórmula de Dias_Restantes com HOJE().
• 5: crie coluna Alerta com SE() (ATRASADO/URGENTE/OK).
• 6: aplique formatação condicional em Dias_Restantes.
• 7: crie um resumo com CONT.SE() para contar PENDENTE/EM_ANDAMENTO/CONCLUÍDO.

Critérios de correção:

• Estrutura: colunas completas e tipos corretos (datas como datas).
• Validação: Status limitado a valores definidos (sem variações como “pendente”, “Pendente”).
• Cálculo: Dias_Restantes e Alerta funcionando com base no Prazo.
• Usabilidade: filtros operacionais e ordenação por prazo.
• Visual: formatação condicional destacando atrasos e urgências.