Cadastro e Controle Mestre: Produto, Unidade, Lote, Validade e Localização

Por que o cadastro mestre é o “idioma” do estoque

Cadastro e controle mestre é o conjunto de regras e registros que garantem que o que existe fisicamente (produto, embalagem, lote, validade e localização) seja representado no sistema de forma única, consistente e rastreável. Quando o cadastro é fraco, surgem sintomas comuns: itens duplicados, unidades erradas (peça vs caixa), endereços “genéricos”, lotes sem padrão, validade perdida e inventários que não batem.

O objetivo aqui é montar um cadastro mestre mínimo (o essencial) e definir procedimentos para criar, alterar e desativar itens e endereços sem perder histórico.

Estrutura do cadastro mestre mínimo (o que não pode faltar)

1) Identificação do item (código e descrição)

• Código do item (SKU): identificador único e estável. Evite códigos “inteligentes” demais (com significado embutido) se isso gerar mudanças frequentes.
• Descrição padrão: deve permitir reconhecer o item sem ambiguidade.
• Atributos de diferenciação: marca, modelo, cor, voltagem, concentração, tamanho, material, quando aplicável.

Exemplo de descrição boa: “Detergente neutro 500 ml – Marca X”

Exemplo de descrição ruim: “Detergente 500” (não diz tipo, marca, nem unidade claramente)

2) Unidade de medida (UM) e conversões

Defina uma UM base (a menor unidade controlada no estoque) e as UMs de movimentação (caixa, fardo, pallet), com conversões fixas.

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• UM base: UN, PC, KG, L, M, etc.
• UM embalagem: CX, FD, PT, PLT (pallet), etc.
• Fator de conversão: quantas unidades base existem em cada embalagem.

Exemplo: Item “Parafuso 10 mm”

• UM base: PC
• CX: 1 CX = 200 PC
• PLT: 1 PLT = 40 CX = 8.000 PC

Regra prática: conversão deve ser única e imutável para aquele SKU. Se a embalagem do fornecedor muda (ex.: caixa agora vem com 180 peças), isso normalmente exige novo SKU ou controle por versão/embalagem alternativa (ver seção de versões).

3) Embalagem e hierarquia (unidade/caixa/pallet)

Cadastre a hierarquia de embalagem para suportar recebimento, armazenagem e separação:

• Tipo de embalagem (UN/CX/PLT)
• Conteúdo (fator de conversão)
• Tipo de manuseio (manual, paleteira, empilhadeira)
• Restrição de fracionamento (pode abrir caixa? pode fracionar?)

Exemplo: “Café 500 g”

• UN: pacote 500 g (fracionável? não)
• CX: 20 UN (pode abrir? sim, para picking)
• PLT: 60 CX (movimentação por empilhadeira)

4) Dimensões e peso (por nível de embalagem)

Dimensões e peso são usados para: definir endereços permitidos, evitar colapso de prateleiras, calcular ocupação, planejar separação e transporte interno.

• Dimensões: comprimento × largura × altura (cm ou m) por UN/CX/PLT
• Peso bruto: por UN/CX/PLT
• Volume: pode ser calculado pelo sistema, mas a base precisa estar correta

Boa prática: se não for possível medir tudo de início, priorize os itens de maior giro/volume e os que geram mais erro de armazenagem. Mas registre no cadastro um status: “dimensão estimada” vs “dimensão validada”.

5) Classe de armazenagem e compatibilidades

Classe de armazenagem é um atributo do item que define regras de onde ele pode ficar e como deve ser manuseado. Exemplos de classes:

• Seco
• Refrigerado
• Congelado
• Químico/limpeza
• Inflamável
• Frágil
• Alto valor
• Controlado (ex.: farmacêutico)

Além da classe, registre restrições como: “não pode empilhar”, “não pode ficar acima de X metros”, “não pode ficar próximo de alimento”, “exige ventilação”.

6) Necessidade de lote e validade (rastreabilidade)

Defina no cadastro se o item exige:

• Controle por lote (sim/não)
• Controle por validade (sim/não)
• Regra de FEFO/FIFO (quando aplicável)
• Validade mínima para expedição (ex.: não expedir com menos de 90 dias)
• Formato do lote (padrão aceito) e se permite lote do fornecedor vs lote interno

Exemplo: “Iogurte 170 g”

• Lote: sim
• Validade: sim
• Regra: FEFO
• Validade mínima para expedição: 15 dias

7) Endereços permitidos (regras de localização por item)

Para fazer o físico e o registro falarem a mesma língua, o cadastro do item deve indicar onde ele pode ser armazenado. Isso pode ser por:

• Zona/setor permitido (ex.: “Químicos”, “Refrigerado”)
• Tipo de endereço (picking, pulmão, bloqueio, devolução)
• Restrições físicas (capacidade, altura máxima, carga máxima)
• Compatibilidade (não misturar com alimentos, não misturar fragrâncias, etc.)

Regra prática: se o item é “controlado por validade”, evite endereços que não suportem disciplina de rotação (ex.: áreas sem acesso fácil para reorganização).

Regras de nomenclatura (padrões que evitam confusão)

Padrão para código do item (SKU)

• Único e não reutilizável (um SKU desativado não volta a ser usado para outro produto).
• Sem caracteres ambíguos se houver leitura manual: evite misturar O/0, I/1, S/5.
• Tamanho fixo (ex.: 8 a 12 caracteres) para facilitar etiquetas e integrações.

Exemplo de padrão:

SKU: 10 caracteres alfanuméricos (ex.: A1B2C3D4E5) gerados sequencialmente pelo sistema

Se sua operação exige código “falante”, limite o significado a um prefixo estável (ex.: família) e mantenha o restante sequencial.

Padrão para descrição

Use uma ordem fixa de atributos. Um modelo comum:

[Categoria] + [Tipo] + [Especificação principal] + [Conteúdo] + [UM] + [Marca/Modelo] + [Variação]

Exemplos:

• “Tinta spray preto 400 ml – Marca Y”
• “Cabo USB-C 1 m – Modelo Z – Preto”

Evite: abreviações não padronizadas, apelidos internos, descrições com “diversos”, “genérico”, “novo”.

Padrão para lote e validade

• Lote: defina se será aceito exatamente como vem do fornecedor ou se haverá “lote interno”. Se houver lote interno, registre o vínculo com o lote do fornecedor.
• Validade: padronize formato de data (ex.: AAAA-MM-DD) no sistema e no processo de conferência.

Exemplo de regra: “Se o fornecedor imprime validade como MM/AAAA, registrar no sistema como último dia do mês (AAAA-MM-último_dia) e manter o original em observação”.

Padrão para nomes de endereços (localização)

O endereço deve ser um identificador único e estável. Defina um padrão com campos fixos e separadores consistentes. Exemplo:

RUA-MOD-NIV-POS  (ex.: 03-A-02-15)

Regras:

• Campos com zeros à esquerda quando necessário (03, 04…)
• Sem espaços
• Sem caracteres especiais além do separador definido
• Não renomear endereço “para reaproveitar”; se mudar fisicamente, trate como versão/novo endereço (ver controle de versões)

Prevenção de duplicidades (itens e endereços)

Checklist anti-duplicidade para criação de item

Antes de criar um novo SKU, pesquise por:

• Descrição semelhante (palavras-chave: marca, modelo, conteúdo, cor)
• Código de barras (EAN/GTIN) quando aplicável
• Código do fornecedor
• Unidade de medida e embalagem (muitos duplicados nascem de “UN” vs “CX”)

Regra prática: se o mesmo produto aparece em UN e CX, não crie dois SKUs a menos que exista motivo operacional forte. Prefira um SKU com múltiplas UMs e conversões.

Checklist anti-duplicidade para criação de endereço

• Verificar se o código proposto já existe
• Verificar se o endereço físico já está sinalizado com outro código
• Verificar se o endereço pertence ao tipo correto (picking/pulmão/bloqueio)

Regra prática: um endereço físico não pode ter dois códigos ativos. Se houver mudança, desative o antigo e crie o novo mantendo histórico.

Controle de versões (mudanças sem perder rastreabilidade)

Controle de versões é registrar o que mudou, quando, por quem e por quê, mantendo a capacidade de auditar movimentações antigas.

O que deve gerar versão/registro de alteração

• Alteração de UM base ou fator de conversão
• Alteração de dimensões/peso (impacta capacidade e endereçamento permitido)
• Mudança de regra de lote/validade
• Mudança de classe de armazenagem
• Alteração de endereços permitidos

Boa prática: manter campos como data_inicio_vigencia, data_fim_vigencia, motivo, responsavel e aprovador para alterações críticas.

Quando criar novo SKU em vez de “alterar”

Considere criar um novo SKU quando a mudança quebra comparabilidade histórica ou pode causar erro operacional:

• Embalagem mudou de forma permanente e altera conversão (ex.: 200 PC por CX virou 180 PC)
• Produto mudou especificação (modelo, composição, voltagem) mantendo nome parecido
• Regra de rastreabilidade mudou (antes sem lote, agora com lote) e o sistema não suporta transição limpa

Nesses casos, o SKU antigo pode ser desativado para novas entradas, mantendo saldo até zerar, e o novo SKU passa a ser usado para recebimentos futuros.

Procedimentos (SOP) para criar, alterar e desativar sem perder controle

SOP 1 — Criar novo item (passo a passo)

1. Solicitação: área demandante informa dados mínimos: descrição, aplicação, fornecedor, código de barras (se houver), fotos/folha técnica quando necessário.
2. Pesquisa anti-duplicidade: buscar por descrição, EAN, código fornecedor e itens similares.
3. Definir UM base e UMs de embalagem com conversões.
4. Registrar dimensões/peso por nível (UN/CX/PLT). Se estimado, marcar como “estimado” e programar validação.
5. Definir classe de armazenagem e restrições (compatibilidades, empilhamento, temperatura, risco).
6. Definir lote/validade: obrigatório? formato? FEFO/FIFO? validade mínima para expedição?
7. Definir endereços permitidos: zonas/tipos de endereço compatíveis.
8. Aprovação: responsável pelo estoque/qualidade (quando aplicável) valida.
9. Publicação: liberar SKU para uso (compras/recebimento/separação).
10. Teste controlado: primeiro recebimento com conferência reforçada para validar UM, lote/validade e endereçamento permitido.

SOP 2 — Alterar item (passo a passo)

1. Abrir solicitação de mudança com motivo e impacto (ex.: “nova caixa com 180 unidades”).
2. Classificar tipo de mudança: informativa (descrição), operacional (UM/conversão), rastreabilidade (lote/validade), segurança (classe).
3. Avaliar impacto em estoque existente: há saldo? há pedidos abertos? há lotes em andamento?
4. Decidir: alterar mantendo SKU (com versionamento) ou criar novo SKU.
5. Registrar versão: data de vigência, responsável, aprovador, motivo.
6. Comunicar operação: recebimento, armazenagem e separação precisam saber a partir de quando muda.
7. Auditar pós-mudança: checar 1 a 3 recebimentos/separações para garantir que não houve erro de UM, lote ou endereço.

SOP 3 — Desativar item (passo a passo)

Desativar não é apagar. É impedir uso futuro mantendo histórico.

1. Bloquear para novas entradas (compras/recebimento) a partir de uma data.
2. Verificar saldo: se houver, definir estratégia (consumir até zerar, transferir, devolver, sucatear).
3. Manter rastreabilidade: histórico de movimentações, lotes e documentos associados permanecem consultáveis.
4. Substituição: se houver SKU novo, registrar relação “substitui/substituído por”.

SOP 4 — Criar endereço (passo a passo)

1. Definir atributos do endereço: tipo (picking/pulmão/bloqueio), capacidade (volume/peso), restrições (altura, acesso), zona/classe permitida.
2. Gerar código conforme padrão e validar unicidade.
3. Ativar no sistema com data de início.
4. Vincular permissões: quais classes de itens podem ocupar.
5. Validar no físico: sinalização aplicada e conferida (código legível e no local correto).

SOP 5 — Alterar ou desativar endereço sem perder rastreabilidade

• Não renomear para “corrigir” se o endereço já teve movimentação. Prefira: desativar o antigo e criar um novo, mantendo vínculo por histórico.
• Se for mudança de atributo (capacidade, tipo, zona), registre como versão com vigência.
• Antes de desativar: garantir que o endereço está vazio ou que o saldo foi transferido com movimentação registrada.

Modelo de ficha cadastral (exemplo prático)

Abaixo um exemplo de “cadastro mestre mínimo” em formato de tabela. Adapte os campos ao seu sistema, mas mantenha a lógica.

Regras operacionais para garantir que físico e sistema batam

Regras de recebimento (ligadas ao cadastro)

• Se o item exige lote/validade, o recebimento só finaliza com esses campos preenchidos e validados.
• Conferir UM: o que chegou é UN, CX ou PLT? Registrar na UM correta e converter para UM base automaticamente.
• Se dimensões/peso estiverem “estimados”, priorizar medição na primeira entrada relevante (ex.: primeira compra grande).

Regras de armazenagem

• Armazenar apenas em endereços permitidos pela classe e restrições do item.
• Se o sistema permitir múltiplos itens no mesmo endereço, aplicar regra de compatibilidade (classe) e rastreabilidade (lote/validade) para não misturar indevidamente.

Regras de separação

• Itens com validade: separar por FEFO quando aplicável.
• Itens com lote: registrar lote expedido para manter rastreabilidade.
• Se houver divergência entre físico e cadastro (ex.: caixa com quantidade diferente), abrir ocorrência e tratar como mudança controlada (não “ajustar no improviso”).

Auditoria e governança do cadastro (papéis e controles)

Papéis recomendados

• Dono do cadastro: aprova criação/alteração e garante padrão.
• Operação (estoque): valida aplicabilidade prática (UM, endereços permitidos, manuseio).
• Qualidade/segurança (quando aplicável): valida classe, compatibilidades, validade mínima.

Controles simples que evitam regressão

• Campos obrigatórios no sistema para itens críticos (UM, conversão, classe, lote/validade).
• Relatório de duplicidade: itens com descrições muito parecidas, mesmo EAN, ou mesma referência de fornecedor.
• Relatório de exceções: itens com conversão alterada, itens sem dimensão validada, itens com classe vazia.
• Trilha de auditoria: toda alteração com usuário, data e motivo.