Fundamentos essenciais de auditoria
O que é auditoria e quais são seus objetivos
Auditoria é um trabalho sistemático de obtenção e avaliação de evidências para concluir, com base em critérios, se determinada informação, processo ou situação está adequada. No contexto de concursos para Analista Judiciário (área contábil), o foco costuma recair sobre auditoria de demonstrações contábeis, auditoria de conformidade (aderência a normas e regras) e auditoria operacional (desempenho e eficiência).
- Objetivo geral: aumentar a confiança dos usuários na informação auditada, reduzindo o risco de decisões baseadas em dados incorretos.
- Objetivos específicos: (i) avaliar a adequação dos controles internos, (ii) identificar distorções relevantes, (iii) verificar conformidade com normas e políticas, (iv) documentar achados e suportar conclusões.
Tipos de auditoria: interna e externa
Auditoria interna é uma atividade independente dentro da organização, voltada a avaliar e melhorar processos de governança, gestão de riscos e controles. Pode ter escopo contínuo e consultivo, além de asseguração.
Auditoria externa é realizada por profissional ou firma independente, com foco em emitir opinião (ou conclusão) sobre um objeto (por exemplo, demonstrações contábeis) conforme normas aplicáveis.
- Diferença prática: a auditoria interna tende a aprofundar processos e controles ao longo do tempo; a externa tende a planejar e executar procedimentos para obter evidência suficiente e apropriada para uma conclusão dentro de um período.
- Independência: na externa, a independência é requisito central; na interna, a independência é organizacional (reportes e salvaguardas), mas o auditor é empregado da entidade.
Materialidade (relevância) e como ela direciona o trabalho
Materialidade é o limiar a partir do qual uma distorção (ou conjunto de distorções) pode influenciar decisões dos usuários. Ela orienta: (i) o tamanho das amostras, (ii) a profundidade dos testes, (iii) a priorização de áreas de maior impacto.
Exemplo prático: se o objeto auditado tem grande volume de pagamentos a fornecedores, uma distorção pequena em valor absoluto pode ser material por indicar fraude sistêmica ou falha de controle, elevando a materialidade qualitativa.
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- Materialidade quantitativa: baseada em valores (percentuais sobre base como total de despesas, ativo, receita etc.).
- Materialidade qualitativa: baseada em natureza (ex.: descumprimento legal, conflito de interesses, manipulação intencional), mesmo que o valor seja baixo.
Risco de auditoria e seus componentes
Risco de auditoria é o risco de o auditor concluir de forma inadequada quando há distorção relevante. Em termos práticos, o auditor reduz esse risco por meio de planejamento, testes e evidência.
- Risco inerente: suscetibilidade natural a erro/fraude (ex.: operações complexas, estimativas, alta rotatividade).
- Risco de controle: risco de os controles internos não prevenirem/detectarem distorções.
- Risco de detecção: risco de os procedimentos do auditor não detectarem distorções existentes (controlável pelo auditor via natureza, época e extensão dos testes).
Regra de prova: quanto maiores os riscos inerente e de controle, menor deve ser o risco de detecção (ou seja, mais e melhores testes).
Evidência de auditoria: suficiente e apropriada
Evidência é a base para as conclusões. Ela deve ser suficiente (quantidade) e apropriada (qualidade: relevância e confiabilidade).
- Confiabilidade tende a ser maior quando a evidência é externa (ex.: confirmação de terceiros), obtida diretamente pelo auditor, documental, e gerada por sistemas com controles robustos.
- Relevância depende do objetivo do teste (ex.: para existência de saldo, inspeção e confirmação são mais relevantes do que mera análise de tendência).
Documentação (papéis de trabalho): o que precisa ficar registrado
A documentação deve permitir que outro auditor experiente entenda: (i) o que foi planejado, (ii) o que foi executado, (iii) quais evidências foram obtidas, (iv) quais julgamentos relevantes foram feitos, (v) quais conclusões foram alcançadas.
- Princípio: se não está documentado, não é auditável (na prática, não sustenta a conclusão).
- Boas práticas: referência cruzada, trilha de auditoria, identificação de fonte, data, responsável, e conclusão clara por procedimento.
Planejamento de auditoria: passo a passo prático
1) Entendimento do objeto e do contexto
O planejamento começa com o entendimento do que será auditado, quais critérios serão usados e quais são os fluxos relevantes.
- Definir o objeto: processo (ex.: pagamentos), saldo (ex.: fornecedores), contrato, programa, unidade.
- Definir critérios: normas, políticas internas, legislação aplicável, termos contratuais, manuais.
- Mapear o fluxo: entradas, aprovações, execução, registros, saídas e conciliações.
- Identificar sistemas e relatórios: de onde vêm os dados, quem alimenta, quais controles existem.
Exemplo prático: auditoria do processo de pagamento a fornecedores. Entender: como nasce a demanda, quem aprova, como se comprova a entrega, como se liquida, como se paga, como se registra e como se concilia.
2) Definição de objetivos e escopo
Objetivos devem ser verificáveis e conectados a riscos. Escopo delimita período, unidades, amostras e exclusões.
- Objetivo: verificar se pagamentos foram realizados com documentação suporte adequada e dentro das regras.
- Escopo: período de 12 meses, amostra de pagamentos acima de determinado valor, e itens selecionados por risco.
3) Avaliação preliminar de controles e desenho da estratégia
Antes de testar, o auditor avalia se os controles existem e se, em tese, são capazes de mitigar riscos. Isso orienta a estratégia: confiar mais em controles (testes de controles) ou ir direto a testes substantivos mais extensos.
- Se controles são fortes: testar controles e reduzir extensão de testes substantivos (com cautela).
- Se controles são fracos: ampliar testes substantivos e procedimentos alternativos.
4) Matriz de riscos (modelo prático)
A matriz de riscos conecta: risco → causa → impacto → controles → testes → evidências → conclusão. Ela é um mapa do trabalho.
MATRIZ DE RISCOS (MODELO SIMPLIFICADO) | Processo/Área: ______________________ | Período: ________ Risco (o que pode dar errado?) | Causa provável | Impacto | Controles existentes | Avaliação do controle (D/E) | Resposta de auditoria (procedimentos) | Evidência esperada | Responsável | Prazo Ex.: Pagamento indevido a fornecedor | Falha na validação de entrega | Financeiro e legal | Conferência de atesto + segregação de funções | D: Adequado / E: a testar | Inspeção de notas/atesto + conciliação + recálculo | NF, atesto, ordem bancária, trilha no sistema | ___ | ___Dica de prova: “D” (desenho) avalia se o controle, como concebido, mitiga o risco; “E” (efetividade operacional) avalia se foi aplicado de fato e de forma consistente.
5) Programa de auditoria (modelo prático)
O programa traduz a matriz de riscos em procedimentos executáveis, com critérios de aceitação e forma de documentação.
PROGRAMA DE AUDITORIA (MODELO) | Objetivo: __________________________________________ 1. Procedimento: Inspecionar documentação suporte dos pagamentos selecionados. - Amostra: ____ itens (critério: valor/risco/aleatório) - Evidência: NF, contrato, atesto, autorização, comprovante de pagamento - Critério: documentação completa e aprovações conforme norma/política - Registro: papel de trabalho PT-01 (checklist + referência cruzada) 2. Procedimento: Testar controle de segregação de funções (solicitar/aprovar/pagar). - Evidência: perfis de acesso, trilha de auditoria do sistema, organograma - Registro: PT-02 (matriz de segregação + exceções) 3. Procedimento: Conciliação entre relatório de pagamentos e extratos. - Evidência: extrato bancário, relatório do sistema, conciliação assinada - Registro: PT-03 (planilha de conciliação + itens pendentes) 4. Procedimento: Confirmação externa (quando aplicável) com fornecedor selecionado. - Evidência: resposta do fornecedor enviada diretamente ao auditor - Registro: PT-04 (carta, controle de envio/retorno, follow-up)Procedimentos de auditoria: como escolher e aplicar
Inspeção (documentos e ativos)
O que é: exame de registros, documentos e, quando aplicável, verificação física.
Quando usar: para evidenciar ocorrência, autorização, suporte documental, existência de bens, aderência a requisitos formais.
Passo a passo:
- Selecionar itens (por risco, valor, aleatório ou direcionado).
- Obter documentos diretamente da fonte (sistema, arquivo, unidade responsável).
- Verificar integridade: assinaturas, datas, numeração, anexos, trilha.
- Comparar com critérios: norma, contrato, política, checklist.
- Registrar exceções com evidência (cópia, print, referência).
Confirmação externa
O que é: obtenção de evidência diretamente de terceiro independente (ex.: fornecedor, banco).
Quando usar: para validar existência/ocorrência, saldos, condições, e reduzir risco de manipulação interna.
Passo a passo:
- Definir população e selecionar itens (maior risco/materialidade).
- Preparar solicitação com dados mínimos necessários e perguntas objetivas.
- Controlar envio e retorno (o auditor deve manter o controle do processo).
- Tratar não respostas: follow-up e procedimentos alternativos (inspeção, conciliações).
- Confrontar resposta com registros e investigar divergências.
Recálculo e reperformance
Recálculo é conferir a exatidão matemática. Reperformance é executar novamente um procedimento de controle (ex.: refazer uma conciliação).
Quando usar: para validar cálculos de multas, juros, retenções, rateios, e a execução de controles.
Passo a passo:
- Obter base de cálculo (documento fonte e parâmetros).
- Refazer o cálculo em planilha própria (com fórmula visível).
- Comparar com o valor registrado/pago.
- Quantificar diferença e avaliar materialidade e causa.
- Documentar memória de cálculo e conclusão.
Conciliações
O que é: comparação entre duas fontes independentes para explicar diferenças (ex.: relatório do sistema versus extrato bancário).
Quando usar: para testar completude, exatidão e ocorrência de registros e pagamentos.
Passo a passo:
- Definir as duas bases a conciliar e o período.
- Padronizar chaves de comparação (data, valor, favorecido, documento).
- Identificar itens conciliados e pendências.
- Investigar pendências com documentos suporte.
- Concluir se as diferenças são justificadas e se há indícios de distorção.
Testes de controles
O que é: verificar se controles foram aplicados e funcionaram como previsto.
Quando usar: quando se pretende confiar nos controles para reduzir testes substantivos, ou quando o objetivo inclui avaliar a efetividade do controle.
Exemplos de controles: aprovação formal, segregação de funções, trilha de auditoria, bloqueios sistêmicos, conciliações periódicas.
Passo a passo:
- Identificar o controle-chave ligado ao risco.
- Avaliar desenho (o controle, se executado, mitiga o risco?).
- Definir atributo a testar (ex.: assinatura do responsável, log do sistema).
- Selecionar amostra ao longo do período (cobrir meses e unidades).
- Executar teste e registrar exceções (taxa de desvio).
- Concluir sobre efetividade e ajustar estratégia (mais substantivos se necessário).
Testes substantivos
O que é: procedimentos para detectar distorções diretamente nos saldos/transações, independentemente de controles.
- Testes de detalhes: inspeção de itens, confirmação, recálculo, rastreamento.
- Procedimentos analíticos substantivos: comparações e expectativas (tendências, variações), com investigação de desvios.
Passo a passo (testes de detalhes):
- Definir afirmação/objetivo (existência, completude, exatidão, autorização, corte).
- Selecionar amostra (por risco/materialidade).
- Executar procedimento (inspeção/confirm./recalc.).
- Quantificar distorções e projetar (quando aplicável).
- Concluir e documentar.
Modelos de papéis de trabalho (templates)
PT-01: Checklist de inspeção documental (pagamentos)
PT-01 CHECKLIST - INSPEÇÃO DOCUMENTAL | Processo: Pagamentos | Item: ____ | Data: ____ | Auditor: ____ Documento/critério | OK | N/A | Exceção (descrever) | Evidência (ref./arquivo) Contrato/ordem/solicitação formal | [ ] | [ ] | __________ | __________ Nota fiscal/documento equivalente | [ ] | [ ] | __________ | __________ Atesto de recebimento/execução | [ ] | [ ] | __________ | __________ Aprovação por autoridade competente | [ ] | [ ] | __________ | __________ Comprovante de pagamento | [ ] | [ ] | __________ | __________ Conclusão do item: ( ) Sem exceções ( ) Com exceções (detalhar) Assinatura/identificação: ____________________PT-02: Teste de segregação de funções (matriz simples)
PT-02 SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES (SoD) Atividade | Usuário/Perfil | Evidência (log/perfil) | Conflito? (S/N) | Observação Solicitar despesa | ______ | ______ | _ | ______ Aprovar despesa | ______ | ______ | _ | ______ Liquidar/atestar | ______ | ______ | _ | ______ Autorizar pagamento | ______ | ______ | _ | ______ Executar pagamento | ______ | ______ | _ | ______ Conclusão: ______________________________________________PT-03: Conciliação (relatório x extrato)
PT-03 CONCILIAÇÃO Base A: Relatório de pagamentos (período __/__/__ a __/__/__) Base B: Extrato bancário (mesmo período) Chave: data + valor + favorecido Total Base A: ______ Total Base B: ______ Diferença: ______ Itens pendentes (não conciliados): Data | Valor | Favorecido | Origem (A/B) | Justificativa | Evidência | Status ____ | ____ | ____ | _ | ____ | ____ | ____ Conclusão: ______________________________________________PT-04: Controle de confirmações externas
PT-04 CONFIRMAÇÕES EXTERNAS - CONTROLE Terceiro | Objeto (saldo/condição) | Envio (data/meio) | Retorno (data) | Resultado (confere?) | Divergência | Procedimento alternativo ____ | ____ | ____ | ____ | ____ | ____ | ____PT-05: Sumário de achados (condição, critério, causa, efeito)
PT-05 SUMÁRIO DE ACHADOS (5C) Achado nº: ____ Condição (o que foi observado): __________________________________ Critério (regra/norma/política): __________________________________ Causa (por que ocorreu): __________________________________________ Consequência/Efeito (impacto/risco): ______________________________ Evidências (referências PT): ______________________________________ Recomendação (o que fazer): _______________________________________ Responsável/Unidade: ___________________ Prazo sugerido: __________Exercícios (seleção de procedimentos para achados simulados)
Como responder
Para cada situação, selecione 2 a 4 procedimentos adequados e indique qual evidência espera obter. Use os verbos: inspecionar, confirmar, recalcular, conciliar, testar controle, aplicar procedimento analítico, reperfazer.
Exercício 1: Pagamentos duplicados
Situação: relatório de pagamentos mostra dois pagamentos com mesmo valor e mesmo fornecedor em datas próximas, com descrições semelhantes.
- Tarefa: escolher procedimentos para verificar se houve duplicidade e se foi estornada/corrigida.
Exercício 2: Ausência de atesto
Situação: em amostra de pagamentos, 3 processos não possuem atesto de recebimento/execução, mas foram pagos.
- Tarefa: escolher procedimentos para avaliar ocorrência do serviço/entrega e falha de controle.
Exercício 3: Divergência entre sistema e extrato
Situação: total do relatório do sistema para o mês não bate com o total do extrato bancário; há itens pendentes sem identificação.
- Tarefa: escolher procedimentos para conciliar e explicar diferenças, e avaliar risco de pagamento não autorizado.
Exercício 4: Fornecedor com dados bancários alterados
Situação: houve alteração recente de conta bancária de fornecedor e, após isso, pagamentos aumentaram em volume.
- Tarefa: escolher procedimentos para avaliar risco de fraude e efetividade de controles de alteração cadastral.
Exercício 5: Controle de aprovação inconsistente
Situação: política exige aprovação por nível hierárquico acima de certo valor, mas o sistema permite aprovações por perfil genérico.
- Tarefa: escolher procedimentos para testar desenho e efetividade do controle e mensurar extensão do desvio.
Exercício 6: Indício de fracionamento
Situação: várias compras de mesmo objeto, em sequência, com valores logo abaixo do limite que exigiria aprovação adicional.
- Tarefa: escolher procedimentos para identificar padrão, confirmar suporte e avaliar conformidade com regras internas.
Exercício 7: Estornos e ajustes frequentes
Situação: há muitos estornos de pagamentos e reemissões no fim do mês.
- Tarefa: escolher procedimentos para avaliar causa (erro operacional x manipulação) e impacto em relatórios.
Exercício 8: Não resposta a confirmação
Situação: fornecedor selecionado não responde à confirmação externa de saldo/condições.
- Tarefa: escolher procedimentos alternativos e indicar evidências substitutas aceitáveis.
Exercício 9: Acesso excessivo no sistema
Situação: usuário do setor possui perfil que permite cadastrar fornecedor, aprovar e autorizar pagamento.
- Tarefa: escolher procedimentos para testar segregação de funções e avaliar transações afetadas.
Exercício 10: Evidência fraca e necessidade de robustez
Situação: a unidade apresenta apenas planilha interna como suporte para despesas relevantes, sem documentos externos.
- Tarefa: escolher procedimentos para obter evidência mais confiável e reavaliar risco de detecção.
