A Arquivologia é uma disciplina que tem ganhado cada vez mais importância nos concursos da Polícia Federal. No contexto de um curso preparatório, o estudo da Arquivologia pode ser um diferencial para os candidatos, pois trata-se de uma área que envolve a organização, classificação e arquivamento de documentos, habilidades essenciais para o bom funcionamento de qualquer instituição, incluindo a Polícia Federal.
O estudo da Arquivologia para o concurso da Polícia Federal começa com a compreensão do que é um arquivo. De acordo com o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), um arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, e que são preservados para a realização de seus objetivos.
Os arquivos possuem uma classificação que é determinada pelo tempo que os documentos devem ser guardados. Existem três tipos principais de arquivos: corrente, intermediário e permanente. O arquivo corrente é aquele que contém documentos em uso frequente, que são necessários para o funcionamento diário da instituição. O arquivo intermediário é composto por documentos que já não são utilizados com frequência, mas que ainda podem ser necessários eventualmente. Já o arquivo permanente é aquele que contém documentos que têm um valor histórico ou informativo que justifica a sua preservação indefinida.
A Arquivologia também envolve o processo de arquivamento de documentos. Este processo começa com a avaliação dos documentos, que determina o seu valor e o tempo que devem ser guardados. Em seguida, os documentos são classificados de acordo com um sistema de classificação, que pode ser baseado no assunto, na origem, no tipo de documento, entre outros critérios. Depois de classificados, os documentos são guardados em um local apropriado, que garanta a sua preservação e facilite o seu acesso.
Existem várias técnicas de arquivamento, que variam de acordo com o tipo de documento e as necessidades da instituição. Algumas das técnicas mais comuns incluem o arquivamento alfabético, numérico, alfanumérico, por assunto, por data, entre outros. Cada técnica tem as suas vantagens e desvantagens, e a escolha da técnica mais apropriada depende das características dos documentos e das necessidades da instituição.
Além disso, a Arquivologia também aborda a questão da gestão de documentos. A gestão de documentos envolve a criação de políticas e procedimentos para o manuseio, armazenamento, preservação e descarte de documentos. A gestão de documentos é essencial para garantir a integridade e a confidencialidade dos documentos, bem como para facilitar o seu acesso e recuperação.
Em suma, a Arquivologia é uma disciplina fundamental para o concurso da Polícia Federal. O estudo da Arquivologia pode ajudar os candidatos a desenvolver habilidades importantes, como a organização, a classificação e o arquivamento de documentos. Além disso, o conhecimento de Arquivologia pode ser um diferencial para os candidatos, pois demonstra a sua capacidade de lidar com a complexidade e a diversidade dos documentos que são produzidos e recebidos pela Polícia Federal.
