14.4. Arquivologia para o Concurso da Polícia Federal: Tipos de Arquivos e Métodos de Arquivamento
O estudo da Arquivologia é fundamental para quem se prepara para o concurso da Polícia Federal. Este campo do conhecimento envolve técnicas e métodos para a organização e preservação de documentos, sejam eles em formato físico ou digital. Em particular, é importante entender os diferentes tipos de arquivos e os métodos de arquivamento.
Tipos de Arquivos
Os arquivos podem ser classificados de acordo com a sua natureza, o tipo de informação que contêm e a sua finalidade. A seguir, apresentamos os principais tipos de arquivos que você precisa conhecer.
Arquivos Ativos
Os arquivos ativos são aqueles que estão em uso constante. Eles contêm informações que são frequentemente acessadas e utilizadas para o funcionamento diário de uma organização. Por exemplo, os registros de funcionários atuais, contratos em andamento e correspondências recentes são geralmente considerados arquivos ativos.
Arquivos Inativos
Os arquivos inativos, por outro lado, contêm documentos que não são mais necessários para as operações diárias, mas que ainda precisam ser mantidos para fins legais, históricos ou de referência. Por exemplo, registros de funcionários aposentados, contratos concluídos e correspondências antigas são geralmente considerados arquivos inativos.
Arquivos Semi-Ativos
Os arquivos semi-ativos são aqueles que não são mais necessários para as operações diárias, mas que ainda podem ser acessados ocasionalmente. Eles servem como uma espécie de "zona intermediária" entre os arquivos ativos e inativos.
Arquivos Permanentes
Os arquivos permanentes são aqueles que têm valor histórico ou legal e que devem ser preservados indefinidamente. Eles podem incluir documentos como atas de reuniões, leis e regulamentos, e registros históricos.
Métodos de Arquivamento
Existem vários métodos de arquivamento que podem ser utilizados para organizar e gerenciar documentos. A escolha do método depende da natureidade dos documentos, das necessidades da organização e dos recursos disponíveis. Aqui estão alguns dos métodos mais comuns.
Arquivamento Alfabético
O arquivamento alfabético envolve a organização de documentos em ordem alfabética, geralmente pelo sobrenome do autor ou pelo assunto do documento. Este método é simples e fácil de usar, mas pode ser demorado se houver um grande volume de documentos.
Arquivamento Numérico
O arquivamento numérico envolve a organização de documentos em ordem numérica, geralmente pelo número de identificação do documento. Este método é eficiente para grandes volumes de documentos, mas pode ser difícil de usar se os números não forem consistentemente aplicados.
Arquivamento Geográfico
O arquivamento geográfico envolve a organização de documentos com base na sua localização geográfica. Este método é útil para organizações que operam em várias localidades ou para documentos que estão associados a locais específicos.
Arquivamento Cronológico
O arquivamento cronológico envolve a organização de documentos em ordem de data. Este método é útil para documentos que estão associados a eventos ou atividades específicas.
Em conclusão, a Arquivologia é um campo de estudo essencial para o concurso da Polícia Federal. Compreender os diferentes tipos de arquivos e os métodos de arquivamento pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso no concurso. Portanto, invista tempo e esforço para dominar este tópico.
