Aplicando Gestão de Projetos com Agile fora de TI

O que muda ao aplicar Agile fora de TI

Em áreas não técnicas, o desafio raramente é “como desenvolver” e quase sempre é “como tornar o trabalho visível, reduzir retrabalho, atravessar aprovações e entregar resultados verificáveis com cadência”. A adaptação de Scrum/Kanban fora de TI foca em: (1) transformar demandas vagas em entregáveis observáveis, (2) explicitar critérios de aceitação que considerem marca, compliance e políticas internas, (3) desenhar um fluxo que inclua revisões e aprovações sem travar o time, e (4) lidar com trabalho recorrente (rotinas) sem sufocar iniciativas (projetos).

Em vez de “software funcionando”, o incremento pode ser: uma campanha pronta para veiculação, um processo de onboarding implementado, um treinamento aplicado, um procedimento operacional publicado, um relatório aprovado, um evento realizado, um contrato assinado, uma auditoria concluída.

Como definir entregáveis e critérios de aceitação em contextos não técnicos

Entregável: descreva o “resultado verificável”

Um bom entregável fora de TI é algo que alguém consegue revisar e dizer “está pronto” sem depender de interpretação. Use substantivos concretos e inclua o formato.

• Marketing: “Landing page aprovada + 3 variações de anúncio + plano de mídia com orçamento alocado”.
• RH: “Política de trabalho híbrido publicada + FAQ + comunicado interno + treinamento de gestores aplicado”.
• Operações: “Procedimento operacional padrão (POP) revisado + checklist de execução + piloto em 1 unidade”.
• Educação: “Plano de aula + materiais + rubrica de avaliação + atividade aplicada em turma piloto”.
• Administrativo: “Relatório mensal fechado + conciliações anexas + aprovação do gestor + envio ao comitê”.

Critérios de aceitação: inclua qualidade, conformidade e aprovações

Critérios de aceitação em áreas não técnicas precisam cobrir aspectos que em TI nem sempre são centrais: tom de voz, identidade visual, requisitos legais, políticas internas, prazos de publicação, auditoria e rastreabilidade.

• Qualidade do conteúdo: revisão ortográfica, consistência com guia de marca, clareza para o público-alvo.
• Conformidade: LGPD, jurídico, compliance, normas internas, acessibilidade quando aplicável.
• Operacionalização: quem executa, onde fica documentado, como medir, como treinar.
• Aprovação: quem aprova, em qual etapa, em quanto tempo, e o que acontece se não houver resposta.

Exemplo de critérios (Marketing — peça de campanha):

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• Texto e layout aderentes ao guia de marca (versão X).
• Revisão jurídica concluída e registrada.
• UTMs definidas e validadas.
• Checklist de publicação preenchido.
• Aprovação final do responsável de marketing até data Y.

Escolhendo a abordagem: Scrum, Kanban ou combinação prática

Quando usar cadência (estilo Scrum)

Use ciclos curtos quando há entregas que se beneficiam de “pacotes” revisáveis e quando o time consegue proteger foco por períodos definidos. Exemplos: preparar um evento, rodar um ciclo de melhoria de processo, construir um módulo de treinamento, preparar uma campanha com data de lançamento.

Quando usar fluxo contínuo (estilo Kanban)

Use fluxo contínuo quando as demandas chegam de forma imprevisível, com urgências frequentes, e quando o objetivo é reduzir tempo de atravessamento e filas. Exemplos: atendimento interno de RH, criação sob demanda, compras/contratos, suporte operacional, secretaria acadêmica.

Adaptação comum fora de TI: “cadência para planejamento + fluxo para execução”

Muitos times não técnicos planejam semanalmente (ou quinzenalmente) e executam em fluxo contínuo, com limites de trabalho em andamento e classes de serviço para urgências. Isso reduz o efeito “semana de aprovações” e melhora previsibilidade.

Passo a passo: desenhando um fluxo de trabalho com aprovações sem travar o time

1) Liste os tipos de demanda

Separe por natureza, porque cada tipo pede um fluxo e métricas diferentes.

• Iniciativas (projetos): campanha, programa de treinamento, revisão de processo, implantação de política.
• Recorrentes (rotina): relatórios, fechamentos, posts semanais, admissões, pagamentos.
• Urgências: incidentes, crises de comunicação, auditoria inesperada.

2) Defina estados do fluxo (colunas) que reflitam a realidade

Inclua revisões e aprovações como etapas explícitas, mas evite “aprovação” genérica. Nomeie pelo responsável e pelo objetivo.

Exemplo de fluxo (Marketing):

• Entrada
• Refino (briefing completo)
• Produção (copy/design)
• Revisão interna (marketing)
• Revisão compliance/jurídico
• Aprovação final (gestor)
• Agendado/Publicado
• Mensuração

Exemplo de fluxo (RH — políticas e comunicações):

• Entrada
• Diagnóstico
• Rascunho
• Revisão RH
• Revisão jurídico
• Aprovação diretoria
• Comunicação e treinamento
• Implantado

3) Defina políticas de entrada e saída por etapa

Políticas reduzem retrabalho e discussões repetidas. Escreva regras simples do tipo “para entrar precisa ter X; para sair precisa ter Y”.

• Para entrar em Produção: briefing com objetivo, público, canais, prazo, responsável por aprovar e referências.
• Para entrar em Revisão jurídica: versão final de texto, anexos, claims e fontes, riscos mapeados.
• Para sair de Aprovação final: aprovação registrada (e-mail, sistema) + data de publicação definida.

4) Crie limites de trabalho em andamento (WIP) por etapa crítica

Em áreas com muitas aprovações, o gargalo costuma ser “Revisão/Aprovação”. Limitar WIP evita empilhar itens aguardando resposta e força priorização.

Exemplo prático:

• Revisão compliance/jurídico: WIP 2
• Aprovação final: WIP 3
• Produção: WIP 4

5) Defina um acordo de nível de serviço (SLA) para aprovações

Sem SLA, o fluxo vira fila invisível. Combine tempos-alvo por etapa (ex.: jurídico responde em até 48h úteis). Se não houver resposta, defina escalonamento.

6) Separe classes de serviço

Crie regras para tratar urgências sem destruir o planejamento.

• Expedite: crise/urgência real (limite 1 por vez).
• Data fixa: evento com deadline (lançamento, auditoria).
• Padrão: maioria das demandas.
• Intangível: melhorias internas, documentação, capacitação.

Tipos de backlog fora de TI (modelos práticos)

Backlog de Marketing

• Campanhas: lançamentos, promoções, eventos.
• Conteúdo recorrente: calendário editorial, newsletters.
• Ativos: landing pages, kits, apresentações.
• Otimizações: SEO, testes A/B, melhoria de conversão.
• Demandas internas: peças para áreas internas, comunicados.

Campos úteis: canal, público, objetivo, data de publicação, responsável por aprovar, risco de compliance, esforço, dependências (ex.: produto, vendas).

Backlog de RH

• Atração e seleção: vagas, etapas, entrevistas, propostas.
• Onboarding: trilhas, materiais, agenda de integração.
• Desenvolvimento: treinamentos, avaliações, PDI.
• Políticas e cultura: normas, comunicados, rituais internos.
• Operações de RH: admissões, benefícios, folha (em parceria).

Campos úteis: público impactado, risco trabalhista, necessidade de jurídico, janela de comunicação, evidências necessárias (auditoria).

Backlog de Operações

• Melhorias de processo: redução de tempo, padronização.
• Qualidade e segurança: não conformidades, auditorias.
• Manutenção e rotina: checklists, inspeções.
• Capacitação: treinamento operacional, reciclagens.

Campos úteis: unidade/área, impacto em custo/tempo/risco, necessidade de piloto, materiais de treinamento, indicadores afetados.

Backlog de Educação

• Planejamento didático: planos de aula, sequências.
• Conteúdo: apostilas, slides, vídeos, listas.
• Avaliação: rubricas, provas, projetos.
• Acompanhamento: intervenções, reforço, tutoria.

Campos úteis: objetivos de aprendizagem, pré-requisitos, critérios de avaliação, acessibilidade, carga horária, evidências (trabalhos, registros).

Backlog Administrativo

• Relatórios e fechamentos: mensal, trimestral, comitês.
• Compras e contratos: cotações, aprovações, renovações.
• Processos internos: padronização, documentação.
• Atendimento interno: solicitações de áreas.

Campos úteis: centro de custo, aprovadores, anexos obrigatórios, prazo regulatório, trilha de auditoria.

Exemplos de quadros (templates) para copiar

Template 1 — Quadro Kanban com aprovações (genérico)

Políticas recomendadas:

• Refino: item só entra com objetivo, prazo e aprovador definidos.
• Revisão: checklist de qualidade preenchido.
• Aprovação: SLA explícito e canal único de aprovação.

Template 2 — Quadro para trabalho recorrente + iniciativas

Use “swimlanes” (raias) para evitar que rotina engula iniciativas.

Template 3 — Quadro por “etapas de aprovação” (quando aprovação é o gargalo)

Boa prática: se “Jurídico/Compliance” estoura WIP, pare de iniciar novos itens e ajude a preparar pacotes melhores (reduz idas e vindas).

Adaptando ciclos de aprovação: gates, pacotes e evidências

Use “gates” explícitos para decisões

Em vez de aprovar “no final”, crie pontos de decisão com escopo claro:

• Gate 1 (Briefing aprovado): objetivo, público, mensagem, orçamento, riscos.
• Gate 2 (Conceito aprovado): direção criativa, estrutura, abordagem.
• Gate 3 (Final aprovado): versão pronta para publicar/implantar.

Trabalhe com “pacotes de aprovação”

Reduza o pingue-pongue enviando um pacote completo: item + checklist + anexos + riscos + recomendação. Isso aumenta a taxa de aprovação na primeira passada.

Defina evidências de pronto (auditoria e rastreabilidade)

Para áreas reguladas, “pronto” inclui evidências:

• Registro de aprovação (quem, quando, versão).
• Documentos anexos (briefing, fontes, contratos).
• Checklist assinado (qualidade/compliance).
• Local de armazenamento e controle de versão.

Métricas relevantes fora de TI (o que medir e por quê)

Métricas de fluxo e previsibilidade (para qualquer área)

• Tempo de atravessamento (da entrada ao entregue): mostra velocidade real.
• Tempo em fila por etapa (especialmente aprovações): revela gargalos.
• Taxa de entrega (itens concluídos por semana/mês): ajuda a planejar capacidade.
• WIP médio: indica multitarefa e risco de atraso.
• Retrabalho: quantas vezes voltou de revisão/aprovação.

Métricas de qualidade e efetividade (por domínio)

• Marketing: taxa de conversão, CPL/CPA, CTR, tempo para publicar, % de peças aprovadas na 1ª revisão.
• RH: tempo de fechamento de vaga, taxa de aceitação de proposta, NPS de onboarding, % de treinamentos concluídos, conformidade de documentação.
• Operações: tempo de ciclo do processo, taxa de defeitos/não conformidades, incidentes, aderência a POP, tempo de parada.
• Educação: presença, desempenho por objetivo de aprendizagem, taxa de entrega de atividades, satisfação, tempo de correção/feedback.
• Administrativo: lead time de compras/contratos, % de fechamentos no prazo, pendências por aprovador, erros em conciliações.

Métricas para trabalho recorrente

Rotina precisa de métricas de estabilidade:

• Volume por tipo (quantas solicitações por categoria).
• Sazonalidade (picos previsíveis).
• Taxa de atendimento dentro do SLA.
• Backlog envelhecido (itens parados há muito tempo).

Exemplos práticos (do pedido ao entregue)

Exemplo 1 — Marketing: campanha com múltiplas aprovações

Demanda: campanha para lançamento em 20 dias.

Entregáveis: conceito criativo + peças (3 formatos) + landing page + plano de mídia + plano de mensuração.

Critérios de aceitação:

• Guia de marca aplicado; acessibilidade básica (contraste e legibilidade).
• Revisão jurídica concluída para claims e termos.
• Links e UTMs validados; checklist de publicação concluído.
• Aprovação final registrada.

Fluxo: Refino (briefing) → Produção → Revisão interna → Jurídico → Aprovação final → Publicado → Mensuração.

Adaptação: criar Gate 2 (conceito) para evitar produzir peças inteiras antes do alinhamento; limitar WIP em Jurídico; SLA de 48h para revisão.

Exemplo 2 — RH: onboarding recorrente + melhoria de processo

Recorrente: onboarding semanal de novos colaboradores.

Iniciativa: reduzir tempo de integração de 10 para 5 dias.

Quadro com raias: Recorrente (checklists, agendas, acessos) e Iniciativa (mapear jornada, revisar materiais, treinar gestores).

Entregáveis da iniciativa: nova trilha, materiais atualizados, checklist padronizado, treinamento aplicado.

Métricas: tempo até acesso completo, satisfação do novo colaborador, % de itens do checklist concluídos no prazo, retrabalho por falta de documentos.

Exemplo 3 — Operações: POP e piloto

Demanda: padronizar procedimento de conferência.

Entregáveis: POP revisado + checklist + treinamento + piloto em 1 unidade + ajustes pós-piloto.

Critérios de aceitação:

• POP com passos, responsáveis e tempos.
• Checklist testado em campo e ajustado.
• Treinamento aplicado e presença registrada.
• Piloto com evidências (fotos/registros) e indicador antes/depois.

Adaptação: incluir etapa “Piloto” no fluxo e tratar como requisito para “Pronto”, evitando implantar em escala sem validação.

Exemplo 4 — Educação: criação de módulo com validação pedagógica

Demanda: criar módulo de 4 aulas.

Entregáveis: objetivos de aprendizagem + planos de aula + materiais + rubricas + aplicação piloto.

Fluxo: Planejamento → Produção de materiais → Revisão pedagógica → Ajustes → Aplicação piloto → Ajustes finais.

Métricas: desempenho por objetivo, taxa de participação, tempo de feedback, pontos de dúvida recorrentes (para refino do material).

Checklist de adaptação rápida (para iniciar em 1 semana)

• Mapear 5–10 demandas típicas e transformá-las em entregáveis verificáveis.
• Definir 4–7 colunas que representem o fluxo real (incluindo revisões/aprovações).
• Escrever políticas de entrada/saída para “Refino”, “Revisão” e “Aprovação”.
• Definir WIP para as etapas gargalo e um SLA para aprovadores.
• Criar 2 raias: Recorrente e Iniciativas (e uma para Urgente, se necessário).
• Escolher 3 métricas iniciais: tempo de atravessamento, tempo em aprovação, retrabalho.

Modelos de itens (cards) prontos para uso

Card de Marketing (exemplo)

Título: Peça Instagram - Campanha X (carrossel) Objetivo: Gerar leads para produto Y Público: Segmento Z Canal: Instagram Data de publicação: DD/MM Aprovadores: Marketing (nome), Jurídico (nome), Gestor (nome) Checklist: [ ] Guia de marca [ ] Revisão ortográfica [ ] Claims com fonte [ ] UTM [ ] Acessibilidade Critérios de aceitação: aprovado por (nomes) + arquivo final + link de agendamento

Card de RH (exemplo)

Título: Atualizar política de reembolso Objetivo: Reduzir dúvidas e padronizar solicitações Público: Todos Aprovadores: RH, Financeiro, Jurídico Evidências: versão publicada + comunicado + FAQ + registro de aprovação Critérios de aceitação: política publicada no repositório oficial + treinamento de gestores realizado

Card de Operações (exemplo)

Título: Implementar checklist de abertura de loja Escopo: Unidade A (piloto) Entregáveis: checklist + treinamento + validação em 5 dias Critérios de aceitação: checklist executado por 5 dias sem falhas críticas + ajustes incorporados + responsável treinado