Abertura de Caixa no PDV: Preparação do posto e checagens iniciais

Conceito e objetivo da abertura de caixa no PDV

A abertura de caixa no PDV é o conjunto de verificações e preparos feitos antes do primeiro atendimento do dia (ou do turno) para garantir que o posto de caixa esteja operacional, com suprimentos, periféricos funcionando, acesso liberado e parâmetros corretos. O objetivo é reduzir falhas durante as vendas (ex.: não imprimir comprovante, pinpad sem comunicação, data/hora incorreta), evitar retrabalho e assegurar rastreabilidade do que será registrado no sistema.

Passo a passo operacional: preparação do posto e checagens iniciais

1) Preparar o posto físico (gaveta e itens de apoio)

• Gaveta de dinheiro: verifique se abre/fecha sem travar, se a chave (quando aplicável) está disponível e se o mecanismo de abertura automática responde ao comando do PDV.
• Bandeja/organizador de cédulas e moedas: confirme se está encaixada, limpa e com divisórias íntegras (sem peças soltas que possam prender a gaveta).
• Bobina(s) de papel: confira se há bobina instalada e ao menos uma reserva no posto (conforme padrão da loja). Verifique o sentido correto de alimentação e se o papel não está úmido/amassado.
• Carimbos (quando usados): valide presença, tinta e legibilidade. Se houver carimbo de “pago”, “cancelado” ou similar, teste em um papel de rascunho.
• Lacres/selos (quando usados): confirme quantidade mínima e integridade (sem violação). Mantenha em local controlado.
• Calculadora: teste liga/desliga e teclas básicas. Se for de pilha, verifique se há pilhas de reposição conforme procedimento interno.
• Materiais de apoio: caneta, bloco de anotações, fita adesiva (se permitido), e qualquer formulário operacional do posto (ex.: registro de ocorrências).

Exemplo prático: ao puxar a gaveta, você percebe que ela “raspa” e não fecha totalmente. Antes de abrir o caixa, retire a bandeja, reposicione e teste novamente. Se persistir, troque o posto ou acione manutenção, pois a gaveta travando pode impedir sangrias e fechamento correto.

2) Checar o terminal PDV (hardware e energia)

• Energia e cabos: confirme que o PDV, monitor e periféricos estão energizados, com cabos firmes e sem folgas.
• Rede: verifique se o PDV está conectado (cabo de rede bem encaixado ou Wi‑Fi conforme padrão). Se houver indicador de rede no sistema, valide status “online”.
• Desempenho básico: o sistema abre sem travar? O teclado/mouse/tela touch respondem?

3) Checar periféricos essenciais (impressão, pinpad e leitura)

3.1 Impressora fiscal/não fiscal

• Estado: ligada, sem luz de erro, tampa fechada corretamente.
• Papel: bobina instalada e alimentada; faça um avanço/teste (feed) para confirmar impressão nítida.
• Comunicação com o PDV: no sistema, execute a função de teste de impressão (quando disponível) ou imprima uma página de teste do driver (conforme padrão técnico).

Sinal de alerta: impressão falhando, saindo em branco ou “picotada” pode indicar bobina invertida, cabeça térmica suja ou falha no equipamento. Corrija antes de iniciar atendimento.

3.2 Pinpad (pagamentos)

• Ligação e tela: pinpad ligado, exibindo tela inicial/operacional (não travado em tela de erro).
• Comunicação: valide se o PDV reconhece o pinpad (status “conectado” no sistema, quando houver).
• Teste rápido: se o procedimento permitir, execute uma transação de teste (ex.: consulta/diagnóstico) ou teste de comunicação do TEF, sem efetivar venda real.

Sinal de alerta: pinpad “fora do ar” costuma aparecer como erro de comunicação/TEF indisponível. Não inicie atendimento sem saber qual plano de contingência a loja adota para pagamentos eletrônicos.

3.3 Leitor de código de barras e outros leitores

• Leitor: teste leitura com um produto de amostra (ou etiqueta de teste). Confirme o “bip” e a entrada correta no PDV.
• Outros periféricos (quando houver): balança integrada, gaveta automática, display de cliente. Execute testes rápidos conforme disponibilidade no sistema.

4) Validar acesso, usuário e permissões

• Login: acesse com seu usuário (não use credenciais de terceiros).
• Permissões: confirme se as funções necessárias ao seu turno estão habilitadas (ex.: abertura de caixa, sangria, cancelamento dentro do limite, emissão de comprovantes).
• Identificação do operador: verifique se o PDV está registrando seu nome/matrícula corretamente no topo/rodapé de comprovantes (quando aplicável).

Exemplo prático: você consegue vender, mas não consegue abrir o caixa/registrar suprimento porque a opção está bloqueada. Isso deve ser resolvido antes do atendimento, para evitar operar “sem caixa aberto” ou depender de outro operador.

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5) Sincronismo do sistema e integridade de comunicação

• Sincronismo: confirme que o PDV está sincronizado com o servidor (tabelas de preço, promoções, meios de pagamento, cadastros). Muitos sistemas exibem data/hora da última sincronização ou um indicador de “atualizado”.
• Fila de pendências: verifique se há vendas pendentes de envio, cupons pendentes, ou mensagens de erro de integração.
• Conectividade com serviços: valide se serviços críticos estão “online” (ex.: autorização de pagamento, emissão fiscal, consulta de estoque, conforme o sistema).

Boa prática: se o PDV ficou desligado por muito tempo, aguarde a atualização completa antes de iniciar vendas, para evitar preço desatualizado ou falha na emissão de documentos.

6) Confirmar data/hora e parâmetros do PDV

• Data e hora: confira se estão corretas no sistema e no equipamento. Divergência pode afetar emissão de documentos, relatórios e conciliações.
• Parâmetros do posto: confirme identificação do PDV (número do caixa), loja/filial, série/ambiente (quando aplicável), e configurações de impressão (impressora correta selecionada).
• Meios de pagamento habilitados: verifique se as formas aceitas no turno estão ativas (ex.: débito, crédito, PIX, voucher), conforme política da loja.

Checklist diário (modelo aplicável no dia a dia)

Use este checklist como rotina antes do primeiro atendimento. Idealmente, marque OK, N/A (não aplicável) ou PENDENTE e registre ação tomada.

Critérios de “pronto para abrir” (liberação do posto)

Considere o posto pronto para abrir quando todos os critérios abaixo estiverem atendidos:

• Operação física: gaveta funcionando e itens mínimos disponíveis (bobina instalada + reserva, calculadora, materiais exigidos pela loja).
• Operação sistêmica: PDV logado com usuário correto e permissões necessárias.
• Periféricos críticos: impressora imprimindo e pinpad comunicando (quando pagamentos eletrônicos fazem parte do atendimento).
• Conectividade e sincronismo: PDV online e sincronizado, sem pendências críticas.
• Parâmetros corretos: data/hora e configurações do posto conferidas.

Ações quando algum item estiver indisponível (planos de resposta rápida)

Falta de bobina (ou bobina inadequada)

• Imediato: não inicie atendimento sem bobina se o processo exige impressão de comprovantes/documentos.
• Ação: busque bobina no estoque interno conforme rotina; se não houver, acione o responsável (líder/estoque) e registre a ocorrência.
• Alternativa: se a loja tiver posto reserva, migre para outro PDV já abastecido.

Impressora com erro ou sem comunicação

• Imediato: verifique tampa, papel, cabos e reinicie a impressora (conforme orientação técnica).
• Ação: refaça teste de impressão; se persistir, acione suporte/manutenção e troque de PDV se possível.
• Controle: registre o horário e o tipo de erro apresentado para facilitar o diagnóstico.

Pinpad fora do ar (TEF indisponível / sem comunicação)

• Imediato: confirme cabos/energia e reinicie o pinpad (se permitido). Verifique se a rede do PDV está online.
• Ação: execute teste de comunicação no sistema; se falhar, acione suporte (TI/operadora) conforme fluxo interno.
• Alternativa operacional: direcione o atendimento para outro caixa com pinpad funcional ou aplique o procedimento de contingência definido pela loja (por exemplo, aceitar apenas meios não dependentes do pinpad, se autorizado).
• Transparência no atendimento: sinalize ao líder para orientar a fila e evitar iniciar vendas que dependam de cartão sem ter o meio disponível.

Leitor de código de barras não funciona

• Imediato: verifique conexão USB, reinicie o leitor (desconectar/conectar) e teste com etiqueta de amostra.
• Ação: se não resolver, troque o leitor por um reserva (se houver) ou mude de PDV.
• Alternativa: digitação manual do código apenas se permitido e com atenção redobrada para evitar erro de item/preço.

Sem acesso/permissão no sistema

• Imediato: não opere com usuário de outra pessoa.
• Ação: acione o responsável por acessos (líder/TI) para ajuste de perfil. Se houver troca de turno, confirme se o operador anterior encerrou a sessão.
• Controle: registre a ocorrência e o horário para rastreabilidade.

PDV sem sincronismo ou com pendências

• Imediato: aguarde sincronização e tente novamente; verifique conexão de rede.
• Ação: se houver fila de pendências que não conclui, acione suporte e utilize outro PDV sincronizado.
• Risco evitado: vender com tabela desatualizada, falhar emissão de documentos ou gerar divergências de registro.

Data/hora incorreta ou parâmetros divergentes

• Imediato: não inicie vendas se a data/hora estiver errada ou se o PDV estiver apontando para loja/caixa incorretos.
• Ação: ajuste conforme permissão (ou acione TI/gestão). Revalide após correção.
• Controle: registre o ajuste realizado e o motivo, quando aplicável.

Roteiro rápido (ordem recomendada em 3 a 7 minutos)

1. Conferir gaveta, bandeja e itens (bobina instalada + reserva, calculadora, carimbos/lacres).
2. Ligar/validar PDV e rede.
3. Testar impressora (feed/teste) e confirmar sem erros.
4. Validar pinpad (ligado e comunicando).
5. Testar leitor de código de barras.
6. Logar com usuário correto e checar permissões.
7. Confirmar sincronismo, data/hora e parâmetros do posto.