Fundo de Troco e suprimento de caixa: conferência, registro e responsabilidade

Conceito: o que é Fundo de Troco e o que é Suprimento de Caixa

Fundo de troco é o valor inicial disponibilizado no caixa para garantir a devolução de troco ao cliente ao longo do turno. Ele não é “receita” e não deve ser misturado com valores de vendas; é um montante controlado, com composição planejada (cédulas e moedas) e responsabilidade definida.

Suprimento de caixa é a entrada adicional de numerário no caixa durante a operação, feita para recompor o troco (por exemplo, quando há excesso de notas altas e falta de moedas). Todo suprimento precisa ser autorizado e registrado para manter a rastreabilidade do dinheiro.

Responsabilidade e guarda: quem responde e como proteger o fundo

Identificação do responsável

• O fundo deve ser entregue a um responsável identificado (operador(a) do caixa, fiscal de caixa ou líder), com registro de nome, matrícula/ID, data e horário.
• Quando houver troca de operador no mesmo caixa, deve existir transferência formal de responsabilidade (com conferência e assinatura/validação no sistema).

Guarda adequada

• Mantenha o fundo de troco em compartimento próprio (gaveta/porta-cédulas), separado por denominação.
• Evite deixar valores soltos sobre o balcão; quando a contagem for necessária, faça em local visível e controlado.
• Não misture pertences pessoais (carteira, celular) com o numerário.
• Em caso de afastamento do posto (intervalo, apoio), siga o padrão interno de guarda (ex.: travar gaveta, recolher valores excedentes, acionar supervisão).

Padrões para composição do troco

A composição do fundo de troco deve ser definida por padrão (por loja, por tipo de operação e por volume de vendas). O objetivo é reduzir pedidos de troca e minimizar risco de falta de troco.

Como definir uma composição prática

• Priorize denominações que mais saem no troco (moedas e notas baixas).
• Evite excesso de notas altas no fundo; elas dificultam o troco e aumentam risco.
• Considere o ticket médio e a forma de pagamento predominante (dinheiro vs. cartão).

Exemplo de composição padrão (ilustrativo)

Exemplo de fundo total de R$ 200,00 com foco em troco:

• Notas: R$ 10, R$ 5, R$ 2
• Moedas: R$ 1, R$ 0,50, R$ 0,25, R$ 0,10, R$ 0,05

O padrão deve ser documentado (procedimento interno) para que a conferência compare o real com o esperado.

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Tolerâncias permitidas: como tratar diferenças pequenas

Algumas operações adotam tolerância para diferenças muito pequenas (principalmente por arredondamentos, moedas danificadas, falhas de contagem). Se houver tolerância:

• Ela deve ser formal (valor máximo e regras claras).
• Diferença dentro da tolerância ainda deve ser registrada (para análise de recorrência).
• Diferença fora da tolerância exige tratativa imediata (recontagem, verificação de registros, comunicação ao responsável).

Importante: tolerância não é “perdão” automático; é um limite operacional para evitar retrabalho, mantendo controle e rastreabilidade.

Passo a passo: como receber e conferir o fundo de troco

1) Recebimento do fundo

• Receba o fundo em envelope/porta-valores identificado, quando aplicável.
• Confirme o valor total esperado e a composição padrão (lista de denominações).
• Verifique se há orientação de dupla conferência (ex.: valores acima de um limite, troca de turno, auditoria interna).

2) Preparação para contagem (redução de erros)

• Conte em local visível e com espaço limpo.
• Evite interrupções: se alguém chamar, pause, proteja o numerário e retome do ponto de controle.
• Separe por denominação antes de somar.
• Use sempre o mesmo método: separar → contar → registrar → somar → validar.

3) Contagem por denominação

• Separe cédulas por valor (R$ 2, R$ 5, R$ 10, etc.) e alinhe em maços pequenos.
• Separe moedas por valor (R$ 1, R$ 0,50, etc.). Se houver porta-moedas, confira compartimento por compartimento.
• Registre a quantidade de cada denominação e calcule o subtotal.

4) Dupla conferência (quando aplicável)

• Uma segunda pessoa repete a contagem sem usar o resultado da primeira (contagem cega).
• Se houver divergência, faça recontagem por denominação até coincidir.
• Registre quem conferiu e o horário da conferência.

5) Registro em formulário/relatório e no sistema

• Preencha o formulário/relatório de fundo de troco com: valor total, composição por denominação, data/hora, caixa/PDV, responsável e conferente (se houver).
• Lance no sistema o evento correspondente (ex.: “Entrada de fundo de troco” ou “Abertura de fundo”), conforme o padrão interno.
• Anexe/guarde evidências conforme política (ex.: número do envelope, protocolo, assinatura digital).

6) Identificação e guarda após conferência

• Organize o troco nos compartimentos corretos para facilitar o uso e reduzir erros de entrega.
• Se houver excedente ou denominações fora do padrão, trate antes de iniciar a operação (ajuste via troca/suprimento, conforme regras).

Exemplo prático: tabela de contagem de cédulas e moedas

Modelo de tabela para conferência (preencha quantidades e subtotais):

Boas práticas ao preencher: registre a quantidade imediatamente após contar cada denominação; evite “guardar na cabeça” para lançar depois.

Troca de cédulas: como proceder sem perder rastreabilidade

Troca de cédulas é a substituição de denominações dentro do caixa (ex.: trocar notas de R$ 50 por notas menores/moedas) para recompor a capacidade de dar troco. Para reduzir risco:

Regras práticas

• Faça troca apenas com pessoa autorizada (fiscal/supervisor/tesouraria) e em local controlado.
• Troque valor por valor (ex.: R$ 100 sai, R$ 100 entra), evitando “trocas parciais” sem registro.
• Conte as duas partes (o que sai e o que entra) por denominação.
• Registre a troca quando o procedimento interno exigir (principalmente se envolver tesouraria/cofre).

Exemplo rápido de troca

Necessidade: falta de moedas e notas de R$ 2. Solução: enviar R$ 100 em notas altas e receber R$ 100 em notas baixas/moedas.

• Sai do caixa: 2× R$ 50 = R$ 100
• Entra no caixa: 10× R$ 5 (R$ 50) + 25× R$ 2 (R$ 50) = R$ 100

Se a troca for registrada, descreva: data/hora, responsável, motivo (recomposição de troco), valores e denominações.

Suprimento de caixa: quando usar e como registrar ajustes

O suprimento é indicado quando o caixa precisa de mais numerário para operar (por exemplo, início de pico de movimento, falta de moedas) e a simples troca de cédulas não resolve.

Quando solicitar suprimento

• Quando a composição do troco ficar abaixo do mínimo operacional (ex.: sem moedas para trocos fracionados).
• Quando houver previsão de aumento de fluxo e risco de parar vendas por falta de troco.
• Quando o padrão interno definir gatilhos (ex.: “moedas de R$ 0,50 abaixo de X unidades”).

Como registrar o suprimento (passo a passo)

• 1. Solicitação: informe valor e motivo (ex.: “recomposição de moedas”).
• 2. Recebimento: receba o numerário do responsável autorizado.
• 3. Conferência: conte por denominação, preferencialmente com dupla conferência quando exigido.
• 4. Registro documental: preencha o comprovante de suprimento com valor, denominações, data/hora, caixa/PDV, solicitante e entregador.
• 5. Registro no sistema: lance como Suprimento/Entrada de numerário (ou evento equivalente), vinculando ao caixa correto.
• 6. Arquivo/guarda: guarde o comprovante conforme política (físico ou digital).

Exemplo de registro de suprimento

Suprimento de R$ 50,00 para recompor moedas:

• R$ 1: 20 unidades = R$ 20,00
• R$ 0,50: 40 unidades = R$ 20,00
• R$ 0,25: 40 unidades = R$ 10,00

No sistema: lançar Entrada/Suprimento de R$ 50,00 com observação “recomposição de moedas”. No formulário: coletar identificação de quem entregou e quem recebeu.

Orientações para reduzir erros e divergências na conferência

• Contagem em local visível e controlado: reduz risco de extravio e questionamentos.
• Sem interrupções: se interromper, retome pela última denominação registrada (evite recomeçar “de cabeça”).
• Recontagem por divergência: divergência não se “ajusta”; primeiro reconta por denominação e valida registros.
• Separação física por denominação: evita misturar notas parecidas e errar subtotal.
• Registro imediato: conte e registre na hora; não acumule para lançar depois.
• Conferência cruzada: quando houver dupla conferência, a segunda pessoa deve contar sem ver o resultado da primeira.
• Padronização de formulário: use sempre o mesmo modelo de tabela e campos obrigatórios (responsável, conferente, horário).