Almacenamiento e inventarios: recepción, ubicación, control y preparación de pedidos

Qué hace un almacén (y por qué importa)

El almacén es el punto donde el flujo físico se “ordena”: recibe productos, los identifica, los ubica, los conserva, los mueve internamente y los prepara para salir como pedidos correctos. En la práctica, un almacén funciona bien cuando puede responder tres preguntas en segundos: qué tengo, dónde está y en qué condición.

Subprocesos de almacén: de la recepción al despacho

1) Recepción: conteo y verificación

La recepción es el primer control de calidad y cantidad. Si aquí se registra mal, el error se arrastra a inventario, picking y servicio al cliente.

• Descarga y segregación: separar por proveedor, orden de compra, lote o destino.
• Conteo: contar unidades físicas según la unidad de manejo (unidad, caja, pallet).
• Verificación: comparar contra documento (orden/guía) y revisar estado (daños, caducidad, empaque).
• Registro: dar “alta” en el sistema (WMS/ERP o planilla controlada) con fecha, cantidad, lote/serie si aplica.
• Gestión de discrepancias: si hay diferencias o daños, se documenta y se define acción (aceptar parcial, cuarentena, devolución, nota de crédito).

Ejemplo práctico: llegan 10 cajas de un SKU. Se cuentan 10, pero 2 cajas están golpeadas. Se registran 8 como disponibles y 2 en cuarentena hasta inspección, evitando que entren a picking.

2) Ingreso y ubicación (put-away)

El put-away es mover el producto desde el área de recepción a su ubicación definitiva. Es clave para reducir recorridos y evitar “inventario perdido”.

• Definir ubicación según reglas: rotación, tamaño/peso, compatibilidad, temperatura, peligrosidad, etc.
• Etiquetar (si no viene etiquetado): SKU, descripción corta, lote/fecha, unidad de manejo.
• Confirmar ubicación: registrar en sistema “SKU X en ubicación Y, cantidad Z”.
• Orden y seguridad: respetar límites de carga, estabilidad de pallets, pasillos libres.

Regla simple: nada se considera “en stock” hasta que tenga ubicación confirmada. Si no, se vuelve invisible y genera quiebres ficticios.

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3) Almacenaje

Es la conservación y disponibilidad del inventario en condiciones adecuadas. Incluye orden, limpieza, señalización y disciplina de ubicaciones.

• Ubicaciones: estantería, piso, racks selectivos, dinámicos, zonas de picking.
• Segregación: cuarentena, devoluciones, dañados, productos restringidos.
• Condiciones: temperatura, humedad, protección contra polvo, plagas, golpes.

4) Reabastecimiento interno

Es mover stock desde una zona de reserva (bulk) hacia la zona de picking para que los preparadores no se queden sin producto.

• Reabastecimiento por mínimo/máximo: cuando la ubicación de picking baja de un mínimo, se repone hasta un máximo.
• Reabastecimiento por ola: antes de una ventana de preparación (p. ej., antes del corte de despacho).
• Reabastecimiento por evento: cuando se detecta ruptura durante picking.

Impacto directo: si no hay reabastecimiento oportuno, el picking se interrumpe, aumenta el tiempo por pedido y crecen los errores por sustituciones improvisadas.

5) Picking (preparación)

El picking es seleccionar los productos correctos en la cantidad correcta para cada pedido. Suele ser la actividad más intensiva en mano de obra y donde más errores ocurren.

• Tipos comunes: por pedido (uno a uno), por lote (batch), por zona (zone), por ola (wave).
• Confirmación: escaneo de ubicación y SKU, o doble verificación manual si no hay escáner.
• Control de sustituciones: reglas claras para cambios (solo con autorización y registro).

Ejemplo: un pedido requiere 12 unidades. Si el picker toma una caja de 10 y 2 unidades sueltas, debe registrar ambas unidades de manejo para que inventario quede correcto.

6) Packing (embalaje)

El packing asegura que lo pickeado salga protegido, identificado y con documentación correcta.

• Verificación final: comparar pedido vs. contenido (idealmente con escaneo o checklist).
• Embalaje: elegir caja/bolsa adecuada, relleno, protección, sellado.
• Etiquetado de bulto: destinatario, ruta, número de pedido, manejo especial (sin texto en la imagen de portada; aquí sí aplica en operación).
• Documentos: remito/guía, factura si corresponde, lista de empaque.

7) Despacho

Es la salida controlada: consolidación por transportista/ruta, control de carga y confirmación de salida.

• Consolidación: agrupar bultos por ruta, cliente o ventana horaria.
• Control de carga: conteo de bultos, verificación de integridad, secuencia de carga.
• Confirmación: “salida” en sistema para que inventario y estado del pedido se actualicen.

Criterios de organización: cómo decidir dónde va cada cosa

Ubicaciones: dirección y disciplina

Una ubicación es una “dirección” única (pasillo-rack-nivel-posición). La disciplina de ubicaciones evita búsquedas y reduce errores.

• Ubicación fija: cada SKU tiene un lugar definido. Simple, pero puede desperdiciar espacio si la demanda cambia.
• Ubicación caótica controlada: el sistema asigna cualquier ubicación disponible siguiendo reglas. Maximiza espacio, requiere registro estricto.
• Zonificación: separar por rotación, tamaño, familia, temperatura o riesgo.

Regla práctica: productos de alta rotación cerca del área de packing/despacho; productos pesados en niveles bajos; productos frágiles en zonas protegidas.

Rotación (ABC) a nivel conceptual

ABC clasifica productos según su impacto (por ejemplo, por ventas, movimientos o valor). Conceptualmente:

• A: pocos SKUs que concentran la mayor actividad. Deben estar en ubicaciones “premium” y con controles más frecuentes.
• B: actividad media. Ubicación intermedia.
• C: muchos SKUs de baja actividad. Pueden ir más lejos o en niveles altos.

Uso típico: si el 20% de SKUs genera la mayoría de picks, ubicar ese 20% en la zona más accesible reduce recorridos y tiempo total.

FIFO y FEFO

• FIFO (First In, First Out): sale primero lo que entró primero. Útil cuando el riesgo principal es obsolescencia por antigüedad.
• FEFO (First Expired, First Out): sale primero lo que vence primero. Clave para productos con caducidad (alimentos, cosmética, farmacéutica).

Regla práctica: si hay fecha de vencimiento, FEFO manda. Si no hay vencimiento pero sí cambios de versión o moda, FIFO ayuda a evitar stock viejo.

Unidades de manejo: unidad, caja y pallet

Definir la unidad de manejo evita errores de conteo y de inventario.

• Unidad: pieza individual (p. ej., 1 botella).
• Caja: agrupación (p. ej., 12 botellas). Debe tener equivalencia clara: 1 caja = 12 unidades.
• Pallet: agrupación mayor (p. ej., 60 cajas). Requiere control por cantidad y, a veces, por ID de pallet.

Punto crítico: si el sistema registra en cajas pero el picking se hace en unidades, hay que convertir correctamente y registrar “quiebres” de caja (caja abierta) para que el stock no quede inflado.

Controles básicos de inventario: mantener la verdad operativa

Inventario cíclico

El inventario cíclico cuenta una parte del almacén de forma periódica (diaria/semanal) sin detener la operación. Es más sostenible que esperar a un inventario anual.

• Por rotación: contar A más seguido que B y C.
• Por ubicación: contar un conjunto de ubicaciones cada día.
• Por eventos: contar cuando hay diferencias repetidas, quiebres frecuentes o cambios de layout.

Guía paso a paso (simple):

1. Planificar qué ubicaciones/SKUs se contarán hoy (lista de conteo).

2. Congelar movimiento de esas ubicaciones durante el conteo (bloqueo temporal o señalización).

3. Contar físicamente por unidad de manejo (unidades, cajas, pallets) y registrar.

4. Comparar contra el saldo del sistema.

5. Investigar diferencias: revisar recepciones recientes, ajustes, picking, devoluciones, ubicaciones vecinas.

6. Ajustar con autorización y documentar causa raíz (no solo “ajustar y seguir”).

Diferencias, mermas y daños

• Diferencia: el físico no coincide con el sistema (puede ser por error de registro, ubicación incorrecta, conteo mal hecho).
• Merma: pérdida no recuperable (robo, caducidad, evaporación, rotura no aprovechable).
• Daño: producto deteriorado que puede ser recuperable o no (según política de calidad).

Control mínimo recomendado: zonas separadas y etiquetadas para dañados y cuarentena, con movimientos registrados. Si lo dañado queda “mezclado”, termina saliendo al cliente o inflando inventario disponible.

Situaciones típicas y cómo mitigarlas con reglas simples

1) Desorden por crecimiento rápido

Síntomas: productos en pasillos, ubicaciones sin etiqueta, “lo dejamos aquí por ahora”, tiempos de búsqueda altos, inventario que “aparece” después.

Mitigaciones prácticas:

• Etiquetado obligatorio de ubicaciones: ninguna ubicación operable sin código visible.
• Regla de no-excepción: todo ingreso debe terminar con ubicación confirmada (put-away completo).
• Layout por zonas: crear zonas claras (recepción, cuarentena, reserva, picking, packing, despacho) con señalización.
• Capacidad y límites: definir “máximo” por ubicación (pallets/cajas) para evitar sobrecarga y reubicaciones improvisadas.
• 5S operativo: orden y limpieza como rutina diaria (10–15 minutos al cierre de turno).

2) Errores de picking

Síntomas: faltantes en pedidos, productos equivocados, devoluciones, reclamos, reprocesos en packing.

Causas comunes: SKUs parecidos, ubicaciones mal rotuladas, picking en prisa, cajas abiertas sin control, sustituciones informales.

Mitigaciones prácticas:

• Doble verificación: en productos críticos o de alta confusión, aplicar “pick + check” (una persona prepara, otra valida) o validación en packing.
• Etiquetas claras: SKU grande, descripción corta, unidad de manejo, y si aplica lote/fecha.
• Separación física: no colocar SKUs “gemelos” contiguos; usar separadores o ubicaciones no adyacentes.
• Ruta de picking: definir recorrido estándar para reducir saltos y omisiones.
• Control de caja abierta: ubicación específica para “caja fraccionada” y registro de conversión caja→unidad.

3) Diferencias recurrentes de inventario

Síntomas: el sistema muestra stock, pero no se encuentra; o aparece stock físico no registrado.

Mitigaciones prácticas:

• Inventario cíclico enfocado: contar más seguido las ubicaciones con mayor historial de diferencias.
• Bloqueo de ubicaciones en conteo: evitar movimientos mientras se cuenta.
• Regla de “un movimiento = un registro”: cualquier traslado interno debe registrarse (aunque sea en una planilla controlada).
• Auditoría de recepción: revisar conteos y discrepancias de proveedores (origen frecuente de diferencias).

Checklist operativo: guía rápida para implementar orden y control

Mini-caso para practicar: diseñar reglas simples en un almacén pequeño

Situación: un e-commerce crece y pasa de 50 a 500 SKUs. Empiezan errores de picking y productos “perdidos”.

Aplicación paso a paso:

1. Crear zonas: recepción, cuarentena, reserva, picking, packing, despacho.

2. Etiquetar ubicaciones con un código único (p. ej., A-01-02).

3. Clasificar ABC por movimientos semanales: A cerca de packing, C más lejos.

4. Definir FEFO para SKUs con vencimiento y marcar visualmente lote/fecha.

5. Establecer mínimo/máximo en ubicaciones de picking para los A.

6. Implementar doble verificación en packing para los 20 SKUs con más errores.

7. Inventario cíclico: contar diariamente 10 ubicaciones (priorizando A y zonas con diferencias).