Validação de dados no Calc para reduzir erros de digitação e padronizar entradas

O que é validação de dados e por que usar

Validação de dados é um conjunto de regras aplicadas a uma célula (ou intervalo) para controlar o que pode ser digitado. Em vez de “corrigir depois”, você impede entradas inválidas na origem, reduzindo erros de digitação, padronizando categorias e evitando datas/valores fora do esperado.

No Calc, a validação pode: (1) restringir valores (lista, número, data, texto), (2) exibir uma mensagem de ajuda antes do preenchimento, e (3) mostrar uma mensagem de erro quando o usuário tenta inserir algo inválido.

Onde ficam as validações no Calc

As regras são configuradas em Dados > Validade.... A janela normalmente traz abas como Critérios, Ajuda de entrada e Alerta de erro. O fluxo recomendado é: definir o critério (o que é permitido) e depois configurar as mensagens (como orientar e como bloquear/avisar).

Listas suspensas (validação por lista)

Quando usar

Use lista quando o campo deve ser escolhido entre opções fixas (ex.: Categoria, Forma de pagamento, Centro de custo). Isso padroniza grafia e evita variações como “Cartão”, “cartao”, “Cartao”.

Passo a passo: lista digitada na própria validação

• Selecione o intervalo onde a lista deve aparecer (ex.: coluna Categoria).
• Vá em Dados > Validade....
• Na aba Critérios, em Permitir, escolha Lista.
• Em Entradas, digite os itens separados por ponto e vírgula (ex.: Alimentação;Transporte;Moradia;Saúde;Educação).
• Marque Mostrar seleção na lista (para aparecer a seta de lista suspensa).

Essa abordagem é rápida, mas fica difícil de manter quando a lista cresce ou muda com frequência.

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Passo a passo: lista baseada em intervalo (recomendado)

O método mais robusto é criar uma aba de cadastro (referência) e apontar a validação para um intervalo. Assim, atualizar a lista é apenas editar a aba de cadastro.

• Crie uma aba chamada Cadastros (ou similar).
• Em uma coluna, liste as categorias (ex.: Cadastros.A2:A50), uma por linha.
• Selecione o intervalo de entrada na planilha de lançamentos (ex.: Lançamentos.C2:C1000 para Categoria).
• Abra Dados > Validade... e escolha Lista.
• Em Fonte (ou campo equivalente), aponte para o intervalo, por exemplo: $Cadastros.$A$2:$A$50.
• Confirme.

Dica prática: deixe algumas linhas “reservadas” (ex.: até A200) para permitir crescimento sem precisar alterar a validação toda hora.

Validação por intervalo numérico (mínimo/máximo)

Quando usar

Use para campos como Valor, Quantidade, Desconto, onde faz sentido limitar o que é aceitável.

Passo a passo: permitir apenas valores positivos

• Selecione o intervalo do campo (ex.: Valor).
• Dados > Validade... > aba Critérios.
• Em Permitir, escolha Decimal (ou Número inteiro, conforme o caso).
• Em Condição, escolha maior ou igual.
• Em Valor, digite 0.

Exemplo: limitar um valor entre 0 e 100

• Permitir: Decimal
• Condição: entre
• Valor mínimo: 0
• Valor máximo: 100

Validação de datas permitidas

Quando usar

Para impedir datas fora do período do controle (ex.: não aceitar datas futuras em lançamentos já realizados, ou restringir ao ano corrente).

Passo a passo: permitir datas dentro de um intervalo

• Selecione a coluna de Data.
• Dados > Validade... > Critérios.
• Permitir: Data.
• Condição: entre.
• Defina Data inicial e Data final (ex.: 01/01/2026 e 31/12/2026).

Passo a passo: bloquear datas futuras (dinâmico)

Se a sua versão do Calc permitir validação por fórmula/condição personalizada, você pode usar uma regra baseada em função de data atual. Uma abordagem comum é validar que a data digitada seja menor ou igual a hoje.

Exemplo de condição (conceitual): DataDigitada <= HOJE()

Se a interface não oferecer “fórmula” diretamente para data, use a validação por Data com limite final ajustado periodicamente, ou crie uma célula auxiliar com HOJE() e referencie-a como limite (quando a caixa aceitar referência).

Validação de texto: comprimento mínimo e padrões

Comprimento mínimo (ex.: descrição obrigatória)

Para evitar descrições vazias ou curtas demais (ex.: “ok”, “x”), aplique um mínimo de caracteres.

• Selecione a coluna Descrição.
• Dados > Validade... > Critérios.
• Permitir: Comprimento do texto.
• Condição: maior ou igual.
• Valor: 5 (ou outro mínimo).

Restringir texto a uma lista (ex.: “S”/“N”)

Para campos binários, prefira lista com duas opções. Ex.: S;N ou Sim;Não.

Mensagens de ajuda e mensagens de erro (orientar e bloquear)

Ajuda de entrada (mensagem antes do erro)

Use para instruir o usuário sobre o formato esperado. Ex.: em “Valor”, explicar se deve ser positivo e se aceita centavos.

• Após definir o critério, vá na aba Ajuda de entrada.
• Marque Mostrar ajuda de entrada quando a célula for selecionada.
• Defina um Título e um Texto (ex.: “Valor do lançamento” / “Digite um valor maior ou igual a 0. Use vírgula para centavos.”).

Alerta de erro (o que acontece quando a regra é violada)

Configure para parar (bloquear), avisar (permitir com alerta) ou informar (mensagem leve). Para padronização, normalmente o ideal é Parar.

• Vá na aba Alerta de erro.
• Marque Mostrar mensagem de erro quando valores inválidos forem inseridos.
• Escolha o tipo (ex.: Parar).
• Escreva um texto objetivo (ex.: “Selecione uma opção da lista. Não digite manualmente.”).

Criando listas de referência em abas de cadastro (estrutura prática)

Modelo de aba “Cadastros”

Organize listas em colunas, com cabeçalho na linha 1 e itens a partir da linha 2:

Boas práticas para listas

• Evite células em branco no meio da lista (podem gerar itens vazios na validação).
• Padronize nomes (ex.: “Cartão de crédito” em vez de alternar “Cartão Crédito”, “CC”).
• Se houver itens desativados, remova-os da lista ou crie uma coluna “Ativo” e mantenha uma lista separada apenas com ativos.

Exercício: implementar validação em uma planilha de lançamentos

Cenário

Você tem uma planilha Lançamentos com colunas: Data, Descrição, Categoria, Forma de pagamento, Centro de custo, Valor. O objetivo é reduzir erros e padronizar os campos mais críticos.

Parte 1 — Preparar a aba de cadastros

• Crie a aba Cadastros.
• Em A1, digite Categorias e preencha A2:A10 com exemplos: Alimentação, Transporte, Moradia, Saúde, Lazer, Educação.
• Em B1, digite FormasPagamento e preencha B2:B6: Dinheiro, Débito, Crédito, PIX, Boleto.
• Em C1, digite CentrosCusto e preencha C2:C6: Pessoal, Casa, Trabalho, Viagens, Saúde.

Parte 2 — Aplicar validações na aba Lançamentos

Considere que a linha 1 é cabeçalho e os lançamentos começam na linha 2.

2.1 Categoria (lista suspensa por intervalo)

• Selecione Lançamentos.C2:C1000.
• Dados > Validade... > Lista.
• Fonte: $Cadastros.$A$2:$A$200.
• Ajuda de entrada: “Escolha uma categoria da lista.”
• Alerta de erro: tipo Parar, mensagem “Categoria inválida. Use a lista suspensa.”

2.2 Forma de pagamento (lista suspensa por intervalo)

• Selecione Lançamentos.D2:D1000.
• Validação Lista com fonte: $Cadastros.$B$2:$B$50.
• Alerta de erro: “Forma de pagamento deve ser selecionada na lista.”

2.3 Centro de custo (lista suspensa por intervalo)

• Selecione Lançamentos.E2:E1000.
• Validação Lista com fonte: $Cadastros.$C$2:$C$100.

2.4 Valor (número decimal maior que zero)

• Selecione Lançamentos.F2:F1000.
• Permitir: Decimal.
• Condição: maior.
• Valor: 0.
• Ajuda de entrada: “Digite um valor maior que 0.”
• Erro (Parar): “Valor inválido. Informe um número maior que 0.”

2.5 Data (permitir somente no ano corrente do controle)

• Selecione Lançamentos.A2:A1000.
• Permitir: Data.
• Condição: entre.
• Defina o período (ex.: 01/01/2026 a 31/12/2026).
• Erro (Parar): “Data fora do período permitido.”

2.6 Descrição (comprimento mínimo)

• Selecione Lançamentos.B2:B1000.
• Permitir: Comprimento do texto.
• Condição: maior ou igual.
• Valor: 5.
• Ajuda: “Descreva o lançamento com pelo menos 5 caracteres.”

Parte 3 — Testar cenários de erro e ajustar regras

Cenário A: digitar uma categoria fora da lista

• Tente digitar alimentacao (sem acento) em Categoria.
• Resultado esperado: o Calc bloqueia (tipo Parar) e mostra a mensagem.
• Ajuste possível: se sua equipe insiste em digitar, mantenha o bloqueio e eduque pelo texto do erro (“Use a lista”). Se precisar permitir exceções, troque o tipo para Aviso (mas isso reduz padronização).

Cenário B: valor negativo ou zero

• Tente inserir 0 e depois -10 em Valor.
• Resultado esperado: bloqueio.
• Ajuste possível: se houver estornos, você pode permitir negativos apenas em linhas marcadas como “Estorno” (isso exigiria um critério mais avançado). Alternativa simples: criar uma categoria “Estorno” e permitir negativos apenas em uma planilha separada de ajustes.

Cenário C: data fora do período

• Digite uma data do ano anterior.
• Resultado esperado: bloqueio.
• Ajuste possível: se o controle for contínuo, amplie o intervalo (ex.: últimos 24 meses) ou use um limite final baseado em “hoje” quando disponível.

Cenário D: descrição curta

• Digite ok na descrição.
• Resultado esperado: bloqueio por comprimento mínimo.
• Ajuste possível: se 5 caracteres for muito, reduza para 3; se ainda passar informação ruim, aumente para 10 e melhore a ajuda (“Ex.: ‘Almoço cliente’, ‘Uber reunião’”).

Checklist de verificação do exercício

• As colunas Categoria, Forma de pagamento e Centro de custo exibem seta de lista suspensa.
• Entradas fora da lista são bloqueadas (ou avisadas, conforme sua escolha).
• Valor não aceita texto, zero ou negativos (conforme regra definida).
• Data não aceita valores fora do intervalo.
• Descrição exige um mínimo de caracteres e mostra ajuda ao selecionar a célula.