Sessão pública e fase de lances no pregão: tomada de decisão durante a disputa

O que é a sessão pública no pregão (e por que ela decide o resultado)

A sessão pública é o momento “ao vivo” do pregão em que o sistema reúne pregoeiro e fornecedores para conduzir a disputa. É nela que acontecem: a abertura das propostas, a classificação inicial, a fase de lances, eventuais períodos de tempo randômico (quando aplicável), a negociação, a aceitação da proposta e, por fim, a habilitação do vencedor (e dos seguintes, se necessário). Seu objetivo prático é selecionar a proposta mais vantajosa, garantindo competição e rastreabilidade dos atos.

Para o fornecedor, a sessão pública é um processo de tomada de decisão em tempo real: cada lance altera sua margem, seu risco e sua posição. Por isso, a preparação não é só “estar logado”; é entrar com limites definidos, estratégia e rotina de registro de evidências.

Dinâmica completa da sessão: do início ao encerramento

1) Abertura da sessão e verificação inicial

Na abertura, o pregoeiro inicia a sessão no sistema e os participantes acompanham os eventos. Em geral, você deve conferir imediatamente:

• Se sua proposta foi recebida e está “válida/aceita para disputa” (status pode variar por sistema).
• Se o item/lote e a descrição correspondem ao que você precificou (quantidade, unidade, local de entrega, prazos).
• Mensagens do pregoeiro no chat/avisos do sistema (prazos, regras de lance, esclarecimentos).

2) Classificação inicial das propostas

O sistema ordena as propostas por critério do edital (normalmente menor preço). Aqui podem ocorrer desclassificações automáticas ou pelo pregoeiro (por exemplo, proposta fora do padrão, valor inexequível, marca/modelo divergente quando exigido, ou descumprimento de requisito formal).

Como agir:

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• Se você estiver bem posicionado, não significa que venceu: a disputa de lances pode inverter tudo.
• Se sua proposta for desclassificada, verifique o motivo e, se houver campo para manifestação imediata, registre objetivamente (sem discutir “no calor do momento”).

3) Início da fase de lances

Na fase de lances, os fornecedores reduzem seus preços para melhorar a classificação. O sistema costuma mostrar sua posição (1º, 2º, 3º) e o melhor lance atual (às vezes sem identificar o concorrente). O pregoeiro pode orientar regras adicionais (por exemplo, lances intermediários, redução mínima, ou avisos de encerramento).

Ponto central: lance não é “desconto por impulso”; é decisão financeira. Cada clique precisa respeitar seu preço mínimo viável e seus limites internos.

4) Tempo randômico (quando aplicável)

Em alguns pregões, após um período inicial, o sistema entra em “tempo randômico” (ou fase de encerramento aleatório). Isso significa que a disputa pode encerrar a qualquer momento dentro de uma janela, sem aviso exato. O objetivo é reduzir “lance no último segundo” e estimular decisões mais consistentes.

Como agir no randômico:

• Se você precisa melhorar posição, faça isso antes de entrar na janela aleatória, ou imediatamente ao perceber a transição.
• Evite “guardar” o melhor lance para o final: pode não haver final.
• Se já está no seu limite, não tente “mais um pouquinho” só porque ainda há tempo; o encerramento pode ocorrer logo após seu lance e você ficará preso ao valor.

5) Encerramento dos lances e ordenação final

Encerrada a fase de lances, o sistema consolida a classificação final. A partir daqui, o foco muda: sai a competição de preços e entra a validação do vencedor (negociação, aceitação e habilitação).

6) Negociação (quando ocorre e como conduzir)

O pregoeiro pode negociar com o primeiro colocado para buscar melhor condição. A negociação pode ocorrer por chat e pode envolver:

• Redução adicional de preço.
• Ajustes permitidos pelo edital (por exemplo, adequação de marca/modelo quando houver equivalência e for permitido).
• Esclarecimentos sobre composição do preço (sem transformar em “reprecificação” fora das regras).

Como decidir na negociação: trate como uma “última rodada” com racional. Se o pregoeiro pedir redução, compare com seu preço mínimo viável. Se a redução ultrapassar seu limite, responda com objetividade e, se possível, ofereça alternativa dentro do edital (ex.: manter preço e reforçar prazo/garantia se isso for critério aceito; se não for, não invente).

7) Aceitação da proposta

O pregoeiro analisa se o preço é aceitável e se a proposta atende ao edital (descrição, marca, especificações, prazos, condições). Pode haver pedido de envio de proposta ajustada ao lance final e/ou anexos complementares.

Cuidados práticos:

• Se for solicitado “proposta final/ajustada”, revise: valor unitário x total, tributos, arredondamentos, prazo, validade, dados cadastrais.
• Não altere condições que o edital não permite alterar na fase (ex.: trocar produto por outro não equivalente quando isso for vedado).

8) Habilitação do vencedor (e convocação dos seguintes)

Após aceitar a proposta, o pregoeiro verifica a habilitação do primeiro colocado. Se houver inabilitação, o sistema chama o próximo classificado, repetindo aceitação e habilitação, conforme regras do pregão.

Como isso afeta sua estratégia: mesmo que você não fique em 1º, mantenha-se atento. Você pode ser convocado se o primeiro não comprovar requisitos, não enviar documentos, ou não atender diligências.

Tomada de decisão durante os lances: método para não “comprar prejuízo”

Defina três pisos antes de entrar na disputa

Para decidir rápido sem improviso, entre na sessão com três referências numéricas por item/lote:

• Piso 1 — Preço mínimo viável (PMV): abaixo disso, você perde dinheiro ou assume risco inaceitável. É o “não ultrapassar”.
• Piso 2 — Preço-alvo: valor que você gostaria de fechar (margem saudável). Serve para guiar lances iniciais.
• Piso 3 — Preço de contenção: valor em que você ainda participa, mas só reduz se houver sinal claro de que vale a pena (ex.: chance real de vencer, concorrência agressiva, necessidade estratégica).

Esses pisos devem estar alinhados com seus limites internos (alçada de aprovação, política de margem, risco logístico, risco de variação de custos, capacidade de entrega).

Leia o comportamento do mercado durante a disputa

Mesmo sem ver quem é o concorrente, você consegue inferir padrões:

• Quedas pequenas e frequentes: concorrentes “testando” o mínimo; tendência de disputa longa.
• Quedas grandes e rápidas: alguém com custo muito baixo ou estratégia agressiva; risco de preço inviável no mercado.
• Paradas longas: concorrentes chegaram ao limite; oportunidade de assumir liderança com redução mínima (quando permitido).

Regra prática: se o melhor preço cair abaixo do seu PMV, seu objetivo muda de “vencer” para “não se comprometer”. Pare de lançar e acompanhe para eventual convocação posterior (caso o primeiro não consiga comprovar exequibilidade/atendimento).

Estratégias de lance (sem depender de “truques”)

• Escada controlada: reduza em passos planejados (ex.: 0,5% ou valor fixo) até o preço-alvo; depois reduções menores até o preço de contenção.
• Lance de proteção de posição: se você está em 2º e a diferença é pequena, um lance mínimo pode assumir 1º sem sacrificar margem.
• Evitar “lance emocional”: não responda imediatamente a cada lance do concorrente. Espere alguns segundos, reavalie posição e distância do PMV.
• Planejamento para randômico: se houver janela aleatória, antecipe seu melhor lance dentro do seu limite antes de entrar no randômico.

Checklist de decisão antes de confirmar um lance

• O valor proposto está acima do meu PMV?
• Eu consigo cumprir prazo/local/condições com esse valor?
• O item tem risco de variação (frete, insumo, câmbio) que exige margem maior?
• Estou reduzindo por estratégia ou por impulso?
• Se o sistema encerrar agora, eu aceito ser o vencedor nesse valor?

Como responder chat e solicitações do pregoeiro (sem se prejudicar)

Boas práticas de comunicação no chat

• Seja objetivo: responda com frases curtas, dados verificáveis e referência ao que foi pedido.
• Evite discussões: se discordar de algo, registre de forma técnica e respeitosa, sem acusações.
• Não prometa o que não pode cumprir: prazo, marca, assistência técnica, garantia, entrega fracionada etc. Só confirme o que está alinhado ao edital e à sua operação.
• Registre horários e prints: guarde evidências de pedidos, prazos e respostas (útil para auditoria interna e eventual recurso, quando cabível).

Modelos práticos de resposta (adaptar ao caso)

Pedido de confirmação de especificação:

Confirmamos atendimento integral às especificações do item X conforme edital/termo de referência. Produto: [marca/modelo], com [característica-chave].

Pedido de envio de proposta ajustada:

Ciente. Enviaremos a proposta ajustada ao lance final no sistema dentro do prazo informado, com valores unitários e total revisados.

Pedido de redução na negociação:

Após reavaliação de custos e condições de fornecimento, conseguimos reduzir para R$ [valor], mantendo integralmente as condições do edital.

Quando não é possível reduzir sem inviabilizar:

No momento, não é possível reduzir além do valor ofertado sem comprometer a viabilidade do fornecimento nas condições do edital. Mantemos o lance final apresentado.

Diligências e pedidos de comprovação: como agir com segurança

Diligência é um pedido do pregoeiro para esclarecer, complementar ou comprovar informação/documento. Ela pode ocorrer na aceitação da proposta ou na habilitação. O risco aqui é responder rápido demais e enviar algo incompleto, inconsistente ou fora do solicitado.

Passo a passo para responder diligências

• 1) Leia o pedido literalmente: identifique exatamente o que foi solicitado (documento, prazo, formato, assinatura, validade).
• 2) Confirme o prazo e o canal: se é anexar no sistema, enviar por chat, ou outro meio previsto.
• 3) Separe evidências: catálogos, fichas técnicas, notas fiscais de compra (quando pertinentes), declarações, laudos, registros, comprovação de vínculo, etc., conforme o edital permitir.
• 4) Verifique consistência: dados do documento batem com sua proposta (marca/modelo, CNPJ, datas, item)?
• 5) Responda com “pacote fechado”: envie tudo de uma vez, com nomeação clara dos arquivos (ex.: Item01_FichaTecnica.pdf, Item01_Catalogo.pdf).
• 6) Registre evidências: salve comprovante de envio, prints e protocolo do sistema.

Erros comuns em diligência (e como evitar)

• Enviar documento diferente do pedido: antes de anexar, confira se o arquivo prova exatamente o que foi questionado.
• Mandar arquivo ilegível: use PDF legível, sem cortes, com páginas completas.
• Contradição com a proposta: ficha técnica de modelo diferente, marca divergente, unidade incompatível.
• Perder prazo: trate diligência como prioridade máxima; se precisar de tempo e o edital permitir, peça orientação imediatamente (sem presumir que haverá prorrogação).

Roteiro de atuação ao vivo: o que acompanhar, quando registrar evidências e como evitar decisões impulsivas

Antes da sessão (30 a 60 minutos antes)

• Abra o item/lote e deixe visível: seu PMV, preço-alvo e preço de contenção (planilha ou documento interno).
• Garanta estabilidade: internet, energia, navegador compatível, login testado.
• Separe uma pasta com arquivos que podem ser solicitados rapidamente (proposta ajustada, catálogos, declarações, comprovações usuais).
• Defina papéis (se houver equipe): quem lança, quem monitora chat, quem separa documentos.

Durante a classificação inicial

• Monitore status da sua proposta e eventuais mensagens do pregoeiro.
• Registre evidências se houver: desclassificação, aviso de regra, alteração de fase (print com data/hora).
• Não altere estratégia por ansiedade: a disputa real começa nos lances.

Durante os lances (rotina de 3 telas/3 focos)

• Foco 1 — Posição e melhor preço: acompanhe sua colocação e a diferença para o 1º.
• Foco 2 — Seu limite: mantenha o PMV sempre visível; se aproximar dele, reduza a frequência de lances e aumente a checagem.
• Foco 3 — Chat/avisos: qualquer orientação do pregoeiro pode afetar prazo, encerramento, negociação e anexos.

Regra anti-impulso (pausa obrigatória): quando o próximo lance te levar a menos de X% acima do PMV (defina internamente, por exemplo 1% ou um valor fixo), faça uma pausa de 10–20 segundos e responda apenas após checar o checklist de decisão.

Ao entrar em tempo randômico (quando aplicável)

• Se ainda há espaço acima do PMV e você precisa melhorar posição, faça o ajuste imediatamente.
• Se você já está no limite, pare de lançar e apenas monitore.
• Registre print da indicação de “encerramento iminente/aleatório” se o sistema mostrar.

Na negociação

• Responda rápido, mas com cálculo: abra sua planilha de limites e confirme o menor valor possível.
• Se aceitar reduzir, registre internamente o motivo (ex.: ganho de escala, frete otimizado, estoque disponível) para rastreabilidade.
• Se não puder reduzir, responda de forma técnica e mantenha o valor.

Na aceitação e habilitação

• Se solicitado, envie proposta ajustada com revisão de unitários, total e arredondamentos.
• Se houver diligência, siga o passo a passo e envie evidências completas.
• Registre: solicitações, prazos, anexos enviados, protocolos e prints.

Tabela rápida: decisões típicas e resposta recomendada

Kit de controle ao vivo (para usar durante a disputa)

• Planilha de limites por item: PMV, alvo, contenção, passo de lance, observações (frete, prazo, risco).
• Log de eventos: horário, evento (mensagem, mudança de fase, diligência), ação tomada, evidência (print/protocolo).
• Pasta de anexos pronta: proposta ajustável (modelo), fichas técnicas/catálogos, declarações usuais, comprovações que o edital permita.
• Checklist de 30 segundos: “Se encerrar agora, aceito vencer nesse valor?” + “Está acima do PMV?” + “Consigo cumprir?”