O que é uma rotina de fechamento financeiro (e por que ela evita “surpresas”)
Fechamento financeiro é um processo curto e repetível para “travar” o mês: conferir se tudo que aconteceu no dinheiro (entradas e saídas) está registrado, se o que está registrado bate com o extrato, se não há pendências escondidas (contas a pagar/receber), se as categorias estão corretas e se o caixa físico (quando existe) confere. O objetivo é transformar o mês em um retrato confiável para tomar decisões e planejar o próximo período.
Pense no fechamento como uma auditoria leve do próprio controle: você não está “fazendo contabilidade”, e sim garantindo que o seu controle financeiro está íntegro.
Quando fazer
- Fechamento mensal: no 1º ou 2º dia útil do mês seguinte (ou no último dia útil do mês, se preferir).
- Mini-fechamento semanal (opcional): 15 a 20 minutos para reduzir acúmulo de pendências.
O que você precisa ter em mãos
- Seu controle do mês (planilha, caderno, sistema simples).
- Extratos do banco/conta PJ e do cartão (se usar).
- Lista de contas a pagar e a receber (mesmo que seja uma aba simples).
- Relatório/contagem de caixa físico (se houver).
- Relatório de estoque (quantidade e/ou valor, conforme seu método).
Processo de fechamento simples e repetível (em 7 etapas)
Abaixo está um passo a passo que funciona para a maioria dos pequenos negócios. A regra é: primeiro conferir e conciliar, depois corrigir, e só então relatar.
Etapa 1) “Travar” o período e separar documentos
- Defina o período: do dia 1 ao último dia do mês.
- Baixe/abra os extratos do banco e do cartão exatamente desse período.
- Separe comprovantes importantes (boletos pagos, notas, recibos, taxas, estornos).
Dica prática: se o banco lança algo com data do mês seguinte (ex.: compensação), trate como exceção e registre no mês em que apareceu no extrato, mantendo uma nota no controle.
Etapa 2) Conferência do controle: está tudo lançado?
Antes de conciliar com o extrato, verifique se o seu controle tem:
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- Todas as vendas/recebimentos do mês (inclusive taxas descontadas, se você registra líquido vs. bruto).
- Todas as despesas e pagamentos (inclusive pequenas despesas e assinaturas).
- Transferências entre contas (para não “duplicar” como receita/despesa).
- Movimentos não óbvios: tarifas bancárias, juros, IOF, estornos, chargebacks, antecipações.
Teste rápido: se você teve movimento no banco, mas não lembra de ter lançado, provavelmente falta lançamento.
Etapa 3) Conciliação com o extrato (o que entrou/saiu)
Conciliação é comparar linha a linha do extrato com o seu controle e marcar o que “bate”. O objetivo é chegar a zero diferenças (ou diferenças explicadas).
Como conciliar na prática
- Abra o extrato do banco do mês.
- Para cada linha do extrato, procure o lançamento correspondente no seu controle.
- Quando encontrar, marque como conciliado (ex.: coluna “OK” ou “Conciliado em dd/mm”).
- Se existir no extrato e não existir no controle: crie o lançamento e categorize.
- Se existir no controle e não existir no extrato: marque como pendente (pode ser agendado, boleto não compensado, cheque, erro de data ou lançamento duplicado).
Erros comuns e como resolver
| Situação | Como aparece | O que fazer |
|---|---|---|
| Tarifas/juros | Débitos pequenos no extrato | Lançar como despesa financeira e conciliar |
| Taxas de cartão/marketplace | Recebimento menor que a venda | Separar taxa como despesa e conciliar o líquido |
| Transferência entre contas | Saída em uma conta e entrada em outra | Registrar como transferência (não como receita/despesa) |
| Duplicidade | Dois lançamentos iguais no controle | Excluir/estornar o duplicado e conciliar |
| Data diferente | Pagamento no fim do mês, compensação no início do outro | Padronizar: registrar conforme extrato e anotar exceção |
Conciliação do cartão (se aplicável)
Se você usa cartão PJ ou recebe por cartão, concilie também:
- Fatura do cartão: cada compra deve existir no controle.
- Recebíveis: compare o relatório de recebimentos (adquirente/maquininha/marketplace) com o extrato bancário.
Regra prática: nunca feche o mês com “valores a identificar”. Se não souber a origem, marque como “A identificar” e crie uma tarefa com prazo para descobrir.
Etapa 4) Verificação de pendências (contas a pagar e a receber)
Depois da conciliação, revise pendências para não carregar “fantasmas” para o mês seguinte.
A pagar
- Liste tudo que estava previsto para o mês e ainda não foi pago.
- Classifique em: atrasado, renegociado, cancelado, pago no mês seguinte.
- Para cada item, defina uma ação: pagar, renegociar, contestar, cancelar, reagendar.
A receber
- Liste recebimentos previstos que não entraram.
- Classifique por faixa de atraso (ex.: 1–7 dias, 8–30, 31+).
- Confirme se houve: erro de lançamento, devolução, chargeback, cliente pediu prazo, falha de cobrança.
Indicador simples: valor em atraso / total a receber do mês. Isso ajuda a medir inadimplência sem complicação.
Etapa 5) Ajuste de categorias (para o relatório fazer sentido)
Com tudo conciliado, revise categorias para evitar distorções no relatório mensal. Ajuste principalmente:
- Despesas que caíram em “Outros” (reclassifique).
- Gastos pessoais lançados por engano (corrigir e remover do resultado do negócio).
- Itens que deveriam ser “taxas” vs. “serviços” vs. “insumos”.
- Transferências registradas como despesa/receita (corrigir para transferência).
Regra prática: se uma categoria ficou grande no mês, vale conferir se não há itens mal classificados.
Etapa 6) Checagem de caixa físico (quando houver)
Se seu negócio usa dinheiro em espécie (gaveta, caixa, troco), faça a conferência para evitar “sumiços” e erros de registro.
Passo a passo
- Conte o dinheiro físico no fim do dia do fechamento (ou no início do dia seguinte, antes de movimentar).
- Compare com o saldo de “Caixa físico” no seu controle.
- Se houver diferença, procure causas comuns: venda não lançada, sangria não registrada, troco inicial errado, despesa paga em dinheiro sem lançamento.
- Registre um ajuste apenas depois de investigar (ex.: “Ajuste de caixa – diferença apurada”).
Boa prática: mantenha um valor fixo de troco e registre “sangrias” (retiradas do caixa para depósito) como transferência do caixa físico para o banco.
Etapa 7) Fechar saldos e “carregar” o próximo mês
Ao final, você deve ter:
- Saldos finais conciliados por conta (banco, caixa físico, cartão se aplicável).
- Pendências (a pagar/a receber) revisadas e com ação definida.
- Categorias ajustadas.
Então, registre o saldo final como o saldo inicial do mês seguinte (por conta). Isso mantém continuidade e evita recomeçar “do zero”.
Relatório mensal de uma página (modelo prático)
O relatório mensal serve para você bater o olho e entender: como o mês terminou, onde o dinheiro foi, o que ficou pendente e o que vem pela frente. Abaixo um modelo enxuto para caber em uma página.
1) Resumo do mês
| Item | Valor |
|---|---|
| Saldo inicial (somatório das contas) | R$ ____ |
| Total de entradas do mês | R$ ____ |
| Total de saídas do mês | R$ ____ |
| Resultado do mês (Entradas - Saídas) | R$ ____ |
| Saldo final (somatório das contas) | R$ ____ |
Checagem: Saldo inicial + Entradas - Saídas = Saldo final. Se não bater, ainda há algo não conciliado ou classificado errado.
2) Principais despesas (Top 5)
Liste as 5 maiores despesas do mês (por valor total), com categoria e observação curta.
| Categoria | Valor | Observação |
|---|---|---|
| Ex.: Aluguel | R$ ____ | Reajuste anual |
| Ex.: Fornecedores | R$ ____ | Compra extra para reposição |
| Ex.: Tráfego/Marketing | R$ ____ | Campanha sazonal |
| Ex.: Folha/Prestadores | R$ ____ | Freelas do projeto X |
| Ex.: Taxas financeiras | R$ ____ | Mais vendas no cartão |
3) Inadimplência (visão objetiva)
| Faixa | Valor em atraso | Ação |
|---|---|---|
| 1–7 dias | R$ ____ | Lembrete + 2ª via |
| 8–30 dias | R$ ____ | Contato direto + negociação |
| 31+ dias | R$ ____ | Plano de acordo / suspensão |
Nota: se você vende no cartão/marketplace, inclua também chargebacks/estornos do mês.
4) Estoque (impacto financeiro)
Registre um resumo simples, mesmo que você não tenha valuation perfeito:
- Itens críticos: produtos com risco de ruptura (faltando) e risco de excesso (parados).
- Compras do mês: R$ ____ (quanto saiu de caixa para estoque).
- Giro: quais itens giraram mais e quais ficaram parados.
Se você controla valor de estoque, inclua:
| Item | Valor |
|---|---|
| Estoque inicial (valor) | R$ ____ |
| Compras do mês (valor) | R$ ____ |
| Estoque final (valor) | R$ ____ |
5) Próximos compromissos (próximo mês)
Liste o que já está contratado/previsto para o mês seguinte, para evitar sustos no caixa.
| Data | Compromisso | Valor | Status |
|---|---|---|---|
| __/__ | Imposto/guia | R$ ____ | Previsto |
| __/__ | Fornecedor X | R$ ____ | Agendado |
| __/__ | Aluguel | R$ ____ | Recorrente |
| __/__ | Folha/Prestadores | R$ ____ | Previsto |
Exemplo rápido (para entender a lógica do fechamento)
Suponha que seu controle mostra:
- Saldo inicial: R$ 10.000
- Entradas: R$ 25.000
- Saídas: R$ 22.000
- Saldo final esperado: R$ 13.000
Ao conciliar com o extrato, você encontra:
- Tarifas bancárias de R$ 85 não lançadas.
- Uma assinatura de R$ 49 lançada em “Outros”, mas deveria estar em “Softwares/Assinaturas”.
- Um recebimento de R$ 1.200 previsto que não entrou (cliente em atraso).
Ajustes:
- Lançar R$ 85 como despesa financeira (saídas viram R$ 22.085).
- Reclassificar R$ 49 (não muda total, melhora leitura).
- Manter R$ 1.200 como “a receber em atraso” (não entra nas entradas do mês, entra no quadro de inadimplência).
Resultado: o saldo final conciliado passa a ser R$ 12.915 (10.000 + 25.000 - 22.085), e o relatório mostra claramente a inadimplência de R$ 1.200.
Checklist de melhoria contínua para o próximo mês
- Conciliação: houve muitos lançamentos “a identificar”? Defina uma regra: todo lançamento sem categoria deve ser resolvido em até 48 horas.
- Taxas e tarifas: as taxas de cartão/banco estão sendo registradas corretamente? Crie uma categoria específica e revise semanalmente.
- Pendências: quais contas a pagar/receber mais atrasaram? Ajuste prazos, lembretes e política de cobrança.
- Categorias: “Outros” ficou alto? Quebre em 1–2 categorias novas (sem inflar demais o plano).
- Caixa físico: houve diferença? Implante rotina diária de sangria e registro de despesas pagas em dinheiro.
- Recorrências: assinaturas e despesas fixas foram esquecidas? Crie uma lista de recorrentes e agende lançamentos.
- Estoque: teve compra emergencial? Defina ponto de reposição para os itens críticos.
- Próximos compromissos: houve surpresa de imposto/fornecedor? Mantenha um calendário financeiro com datas e valores estimados.
- Tempo de fechamento: quanto tempo levou? Escolha 1 melhoria para reduzir o tempo no próximo mês (ex.: conciliar semanalmente).
- Qualidade do dado: o saldo final bateu de primeira? Se não, anote as 3 causas e crie uma regra simples para evitar repetição.
