Relatórios, indicadores e suporte à decisão no Judiciário: gestão orientada a evidências

Gestão orientada a evidências no Judiciário: o que é e para que serve

Gestão orientada a evidências é a prática de tomar decisões administrativas com base em dados verificáveis, analisados com método e apresentados de forma compreensível para cada público (gestores, áreas técnicas, unidades judiciais e órgãos de controle). No contexto do Judiciário, isso significa transformar registros operacionais (movimentações processuais, execução de contratos, empenhos e pagamentos, produtividade, atendimento ao usuário, capacidade de equipes) em informações gerenciais que apoiem escolhas como priorização de iniciativas, redistribuição de recursos, correção de desvios e prevenção de riscos.

Uma evidência útil tem três características: (a) relevância para um objetivo institucional (ex.: reduzir congestionamento, cumprir prazos, aumentar previsibilidade do gasto); (b) confiabilidade (dados consistentes, rastreáveis e comparáveis); (c) acionabilidade (indica o que fazer, com alternativas e impactos).

Indicadores: definição, tipos e critérios de qualidade

O que é um indicador

Indicador é uma medida (quantitativa ou qualitativa) que representa um fenômeno de interesse e permite acompanhar desempenho, eficiência, qualidade, conformidade ou risco ao longo do tempo. Um indicador não é “qualquer número”: ele precisa ter definição, fórmula, fonte, periodicidade, responsável e regra de interpretação.

Tipos de indicadores mais usados em relatórios gerenciais

• Indicadores de insumo: recursos disponíveis (ex.: número de servidores lotados, orçamento disponível para custeio).
• Indicadores de processo: como o trabalho ocorre (ex.: tempo médio de tramitação em uma etapa, taxa de retrabalho em minutas).
• Indicadores de produto (output): entregas realizadas (ex.: processos baixados, contratos fiscalizados no mês).
• Indicadores de resultado (outcome): efeitos pretendidos (ex.: redução do estoque, aumento do cumprimento de prazos, melhoria de satisfação do usuário).
• Indicadores de conformidade: aderência a normas e prazos (ex.: percentual de medições contratuais atestadas dentro do prazo).
• Indicadores de risco: sinais de alerta (ex.: concentração de pagamentos no fim do exercício; contratos com aditivos recorrentes).

Critérios práticos para um bom indicador

• Clareza: definição sem ambiguidade (o que entra e o que não entra).
• Comparabilidade: mesma regra ao longo do tempo e entre unidades.
• Rastreabilidade: origem do dado identificável (sistema, relatório, documento).
• Tempestividade: periodicidade compatível com a decisão (semanal, mensal, trimestral).
• Sensibilidade: varia quando há mudança real no processo.
• Custo de medição: não pode exigir esforço desproporcional.

Passo a passo para construir um indicador (do objetivo à ficha técnica)

1) Defina a decisão que o indicador vai apoiar

Comece pela pergunta gerencial. Exemplos: “Há risco de estouro de dotação em determinado elemento de despesa?”; “Quais contratos estão com maior probabilidade de atraso?”; “Quais unidades têm maior tempo de tramitação em uma fase específica?”.

2) Delimite o objeto e o recorte

Especifique unidade (tribunal, secretaria, vara), período, classe de processos/contratos, e a granularidade (por unidade, por contrato, por mês).

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3) Escolha a métrica e a fórmula

Prefira fórmulas simples e interpretáveis. Exemplos:

• Percentual: parte/total (ex.: pagamentos realizados ÷ orçamento autorizado).
• Taxa: eventos por base (ex.: aditivos por contrato/ano).
• Tempo: média/mediana (ex.: dias entre distribuição e primeira decisão).
• Índice: comparação com base 100 (ex.: variação do custo mensal de manutenção predial).

4) Defina a regra de interpretação (faixas e gatilhos)

Sem regra de leitura, o indicador vira “número solto”. Estabeleça faixas (verde/amarelo/vermelho) e gatilhos de ação. Exemplo: “Execução acima de 85% no 3º trimestre exige revisão de projeções e plano de contingência”.

5) Documente em uma ficha técnica

Padronize a documentação para garantir continuidade e auditoria.

FICHA TÉCNICA DO INDICADOR (modelo)  Nome: Percentual de execução orçamentária (custeio)  Objetivo gerencial: Monitorar consumo da dotação e antecipar necessidade de ajustes  Fórmula: (Despesa empenhada ou liquidada no período ÷ Dotação atualizada) x 100  Unidade de medida: %  Fonte de dados: Sistema orçamentário/financeiro + planilha de ajustes (se houver)  Periodicidade: Mensal (fechamento até D+5)  Responsável: Seção de orçamento (apuração) / Unidade demandante (validação)  Regras de inclusão/exclusão: Excluir restos a pagar? Incluir créditos adicionais? (definir)  Desagregações: por unidade, por elemento de despesa, por programa/ação  Limitações: atrasos de registro; reclassificações contábeis podem alterar séries  Gatilhos: > 70% até agosto (alerta); > 90% até outubro (ação imediata)  Ações recomendadas: reprogramação, contingenciamento, priorização de despesas essenciais

Coleta de dados e consistência: como garantir confiabilidade

Fontes e trilha de auditoria

Para relatórios gerenciais no Judiciário, a confiabilidade depende de identificar claramente a fonte primária (sistema) e manter uma trilha de auditoria (como o dado foi extraído e transformado). Boas práticas:

• Registro do método de extração: consulta, relatório padrão, API, exportação CSV, data/hora.
• Controle de versões: nomear arquivos com data e responsável; manter histórico.
• Dicionário de dados: significado de campos, códigos, status e eventos.
• Reprodutibilidade: outra pessoa deve conseguir chegar ao mesmo resultado com o mesmo método.

Validações essenciais (checklist)

• Completude: há campos vazios críticos (ex.: unidade, data, valor)?
• Consistência: somatórios batem com relatórios oficiais? Há duplicidades?
• Coerência temporal: datas futuras ou inversões (fim antes do início)?
• Conciliação: cruzar amostras com documentos (nota de empenho, termo aditivo, movimentação processual).
• Outliers: valores extremos explicados (ex.: pagamento atípico por indenização, contrato com reajuste anual).

Tratamento de dados: regras mínimas

Antes de analisar, defina regras de tratamento:

• Padronização: nomes de unidades, códigos, categorias.
• Deduplicação: chaves únicas (ex.: número do contrato + vigência; número do processo + evento).
• Critérios de corte: o que entra na série (ex.: contratos ativos; processos em determinada classe).
• Registro de exceções: manter lista de casos excluídos e justificativa.

Modelos de relatórios administrativos (com estrutura e exemplos)

1) Relatório de execução orçamentária (visão gerencial)

Objetivo: permitir leitura rápida do consumo da dotação, identificar pressões de gasto e orientar ajustes. Estrutura sugerida:

• Sumário executivo (1 página): principais números, variações, alertas e recomendações.
• Quadro de execução: dotação inicial, créditos, dotação atualizada, empenhado, liquidado, pago, saldo.
• Análise de variação: comparação mensal e acumulada; justificativas.
• Projeção: tendência até o fim do exercício e cenários.
• Riscos e medidas: riscos de insuficiência/ineficiência e plano de ação.

QUADRO-BASE (exemplo simplificado)  Elemento de despesa | Dotação atualizada | Empenhado | Liquidado | % Execução | Tendência | Alerta  Diárias           | 500.000            | 420.000  | 380.000  | 76%       | alta      | amarelo  TI - serviços     | 2.000.000          | 1.850.000| 1.200.000| 93%       | alta      | vermelho  Energia elétrica  | 1.200.000          | 700.000  | 650.000  | 58%       | estável   | verde

Como transformar em recomendação: se “TI - serviços” está em 93% com tendência alta, a recomendação pode incluir (a) revisão de escopo de demandas não críticas; (b) priorização de serviços essenciais; (c) avaliação de remanejamento interno; (d) negociação de cronograma de entregas para distribuir desembolsos.

2) Relatório de acompanhamento de contratos (gestão e fiscalização)

Objetivo: dar visibilidade a prazos, execução, pagamentos, aditivos, ocorrências e riscos. Estrutura sugerida:

• Mapa de contratos: lista priorizada por criticidade (valor, essencialidade, risco).
• Status de execução: entregas, medições, SLA/nível de serviço, glosas.
• Financeiro: empenhos, saldo contratual, pagamentos no período.
• Governança: responsáveis, fiscal técnico/administrativo, datas-chave.
• Riscos e providências: atrasos, dependências, necessidade de aditivo, plano de mitigação.

FICHA-RESUMO POR CONTRATO (modelo)  Contrato: 012/2025 - Manutenção de elevadores  Vigência: 01/03/2025 a 28/02/2026  Valor anual: R$ 480.000 | Saldo: R$ 210.000  Execução: 5/12 medições atestadas | SLA: 96% (meta 98%)  Ocorrências: 3 paradas > 4h (mês)  Risco: médio (impacto em acessibilidade e atendimento)  Causas prováveis: atraso em peças; janela de manutenção insuficiente  Alternativas: (A) reforço de estoque mínimo; (B) ajuste de SLA com penalidades; (C) replanejar janelas noturnas  Recomendação: adotar A + C; notificar contratada; monitorar semanalmente por 60 dias

3) Relatório de desempenho de processos (visão administrativa de fluxo e capacidade)

Objetivo: apoiar decisões de alocação de força de trabalho, priorização de filas e melhoria de fluxo, com base em tempos, volumes e gargalos. Estrutura sugerida:

• Panorama: entradas, saídas, estoque e variação no período.
• Tempo de tramitação: por etapa (mediana e percentis) para evitar distorções por casos extremos.
• Gargalos: etapas com maior fila/tempo; causas operacionais.
• Capacidade: produtividade por equipe/turno; sazonalidade.
• Ações: medidas de curto prazo e propostas estruturais.

EXEMPLO DE LEITURA (sem números reais)  - Entradas aumentaram 12% no trimestre; saídas cresceram 5%: tendência de aumento de estoque.  - Etapa “análise inicial” concentra 40% do tempo total (mediana), indicando gargalo.  - Unidades A e B têm tempos semelhantes, mas A possui maior retrabalho (devoluções), sugerindo problema de qualidade na triagem.  - Recomendação: (1) padronizar checklist de triagem; (2) redistribuir temporariamente 1 servidor para a etapa crítica; (3) monitorar semanalmente o tempo da etapa por 8 semanas.

Padrões de escrita técnica para relatórios no Judiciário

Princípios de redação gerencial

• Objetividade: frases curtas, voz ativa, termos definidos.
• Separar fato de interpretação: “O indicador subiu de X para Y” (fato) vs. “Isso sugere pressão de demanda” (interpretação).
• Contexto mínimo necessário: período, base de comparação, escopo.
• Consistência terminológica: usar sempre os mesmos nomes para unidades, eventos e categorias.
• Transparência metodológica: indicar fonte, fórmula e limitações.

Modelo de parágrafo analítico (fato → causa → impacto → ação)

MODELO  (Fato) No mês, o percentual de execução do elemento “serviços de TI” atingiu 93%, acima do patamar esperado para o período.  (Causa provável) O aumento decorre da antecipação de entregas e da concentração de medições no trimestre.  (Impacto) Mantida a tendência, há risco de insuficiência de dotação para demandas críticas no último bimestre.  (Ação recomendada) Revisar cronograma de medições, priorizar demandas essenciais e avaliar remanejamento interno, com nova projeção em 10 dias.

Erros comuns e como evitar

• Excesso de tabelas sem mensagem: cada tabela deve responder a uma pergunta.
• Indicadores sem meta ou referência: incluir baseline, meta, faixa ou comparação histórica.
• Gráficos inadequados: evitar pizza para muitas categorias; preferir barras/linhas.
• Jargão sem definição: explicar siglas e termos na primeira ocorrência.
• Recomendações genéricas: indicar responsável, prazo e critério de sucesso.

Painéis (dashboards): diretrizes para construir e usar

Quando um painel é melhor que um relatório

Painéis são úteis para monitoramento contínuo e decisões rápidas (rotina semanal/mensal). Relatórios são melhores para análises mais profundas, justificativas e registro formal. Em muitos casos, o painel alimenta o relatório: o painel mostra “o que está acontecendo”; o relatório explica “por que” e “o que fazer”.

Passo a passo para desenhar um painel gerencial

1) Defina o público e as decisões

Um painel para alta gestão deve ter poucos indicadores e foco em risco/impacto. Um painel para área técnica pode ter mais detalhes operacionais.

2) Selecione um conjunto enxuto de indicadores (KPI + drivers)

Combine indicadores de resultado (KPI) com direcionadores (drivers) que expliquem variações. Exemplo: KPI “tempo total de tramitação” + drivers “tempo na triagem”, “fila por servidor”, “retrabalho”.

3) Estruture em camadas (visão geral → detalhamento)

• Topo: 4 a 8 cartões com KPIs e status (faixas).
• Meio: tendências (linhas) e comparações entre unidades (barras).
• Base: tabela de detalhamento para ação (lista de contratos críticos, unidades com maior fila, itens de despesa pressionados).

4) Defina regras de atualização e governança

• Periodicidade: diária/semanal/mensal conforme o processo.
• Responsáveis: quem atualiza, quem valida, quem aprova.
• Controle de mudanças: alterações de fórmula e escopo devem ser registradas.

5) Aplique boas práticas de visualização

• Um gráfico, uma mensagem: título informativo (ex.: “Execução de TI acelera desde agosto”).
• Escalas consistentes: evitar distorções por eixos truncados sem indicação.
• Comparações úteis: meta, média histórica, unidades pares.
• Alertas acionáveis: destacar exceções (top 10 riscos) em vez de tudo.

Síntese executiva: como transformar dados em recomendações

Estrutura recomendada (1 a 2 páginas)

• 1) Situação: o que mudou e por que importa (2 a 4 linhas).
• 2) Evidências-chave: 3 a 5 bullets com indicadores e comparações.
• 3) Diagnóstico: causas prováveis, com nível de confiança (alto/médio/baixo).
• 4) Opções: 2 a 4 alternativas com prós/contras.
• 5) Recomendação: decisão sugerida, responsável e prazo.
• 6) Impactos: custo, prazo, qualidade, conformidade, reputação institucional.
• 7) Riscos e mitigação: principais riscos e como reduzir.

Matriz simples para comparar alternativas

MATRIZ DE ALTERNATIVAS (exemplo)  Alternativa | Custo | Prazo | Impacto no serviço | Risco | Observação  A) Repriorizar demandas internas | baixo | curto | médio | baixo | exige alinhamento com unidades  B) Remanejar dotação | médio | médio | alto | médio | depende de disponibilidade e trâmites  C) Reduzir escopo/adiar entregas | baixo | curto | variável | médio | pode afetar metas e satisfação

Como apontar riscos sem alarmismo

Use linguagem técnica e condicional, vinculada a evidências e cenários. Exemplo: “Se a tendência de empenho se mantiver pelos próximos dois meses, a projeção indica insuficiência de dotação no 4º trimestre”. Sempre inclua mitigação: “Recomenda-se revisar cronograma e priorizar itens essenciais, com reestimativa em D+10”.

Rotina prática de produção de informação gerencial (ciclo mensal)

Checklist operacional (D0 a D+10)

• D0–D+2: extrair dados das fontes; registrar versão e método; checar completude.
• D+3–D+5: tratar dados (padronizar, deduplicar, conciliar); gerar indicadores; validar com área dona do processo.
• D+6–D+7: elaborar painel e tabelas; redigir análise (fato→causa→impacto→ação).
• D+8: construir síntese executiva com alternativas e recomendação.
• D+9: revisão técnica (metodologia, coerência, linguagem) e revisão gerencial (mensagens e decisões).
• D+10: publicação/encaminhamento; registrar decisões tomadas e pendências para o próximo ciclo.

Controle de qualidade do relatório (antes de enviar)

• Os números fecham com a fonte oficial (ou a divergência está explicada)?
• Há pelo menos uma recomendação concreta para cada alerta relevante?
• As limitações dos dados estão declaradas quando afetam a interpretação?
• O documento permite que um leitor não técnico entenda a mensagem principal em 2 minutos?
• Existe rastreabilidade (anexos, consultas, referências internas) para auditoria?