Registros de manutenção preventiva do split: organização, rastreabilidade e padrões de preenchimento

Por que registrar a manutenção preventiva (e o que deve constar)

Registro de manutenção preventiva é o conjunto de informações padronizadas que documenta o que foi feito, quando, por quem, em qual equipamento e com quais evidências. Na prática, ele serve para: (1) organizar a rotina (não depender de memória), (2) dar rastreabilidade (entender causas de recorrência), (3) padronizar a qualidade (mesmo nível de detalhe em todas as visitas) e (4) criar histórico para decisões (ajustar periodicidade, identificar pontos crônicos, planejar materiais).

Um bom registro não é “texto longo”: é consistência. Os mesmos campos, preenchidos do mesmo jeito, em toda visita. Isso permite comparar visitas, unidades e ambientes sem ambiguidade.

Estrutura mínima do sistema de registros

1) Ficha do equipamento (cadastro fixo)

É o “RG” do split. Deve ser criado uma vez e atualizado quando houver mudança (troca de placa, mudança de local, substituição de unidade, etc.). Campos recomendados:

• ID do equipamento (código único): ex. AC-LOJA01-UI01
• Cliente/Unidade: nome do cliente e filial (se houver)
• Localização: ambiente (ex. “Recepção”, “Sala 2”), referência física (parede, lado, altura)
• Tipo: split hi-wall, cassete, piso-teto (se aplicável)
• Marca/Modelo (unidade interna e externa)
• Capacidade: BTU/h
• Tensão e disjuntor (se registrado no local)
• Nº de série (UI e UE)
• Data de instalação e/ou início do contrato
• Observações fixas: acesso difícil, necessidade de escada, restrição de horário, ponto de dreno, etc.

2) Histórico de intervenções (linha do tempo)

É o registro de cada visita, com data, técnico, ações executadas, achados e evidências. O histórico deve sempre referenciar o ID do equipamento da ficha.

3) Periodicidade aplicada (o “planejado x realizado”)

Além de saber a periodicidade “ideal”, registre a periodicidade aplicada de fato: data da última manutenção, data programada, data realizada e motivo de desvios (ex. “cliente reagendou”, “equipamento inacessível”, “ambiente em obra”). Isso evita lacunas no histórico e ajuda a justificar recorrências.

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4) Achados recorrentes (padrões e causas prováveis)

Crie um campo padronizado para marcar achados repetitivos. Exemplo de categorias úteis (marcar e descrever):

• Dreno: entupimento, retorno de água, inclinação inadequada, biofilme recorrente
• Odor: mofo/umidade, odor químico, odor de gordura (ambiente)
• Ruído: vibração, rolamento, turbina desbalanceada
• Desempenho: baixa vazão, baixa troca térmica percebida, ciclos curtos
• Ambiente: poeira excessiva, gordura, pelos, obra, fumaça

O objetivo não é “diagnóstico completo” e sim rastreabilidade: quando o mesmo achado aparece em 2–3 visitas, você tem base para ajustar periodicidade, orientar o cliente e priorizar correções.

5) Materiais/produtos usados (rastreio e reposição)

Registre sempre: nome do produto, finalidade, quantidade aproximada e lote (quando fizer sentido). Isso ajuda a padronizar resultados e a controlar reposição.

• Ex.: Detergente neutro (limpeza de carenagem) – 50 ml
• Ex.: Desinfetante/biocida (aplicação em bandeja/área de condensado) – 30 ml
• Ex.: Filtro (substituição) – 1 un – modelo X

6) Fotos antes/depois (evidência objetiva)

Fotos são a evidência mais rápida para: comprovar execução, comparar evolução e reduzir discussões. Padronize:

• Ângulos fixos (sempre os mesmos): filtro, serpentina/área interna visível, bandeja/saída de dreno (quando acessível), unidade externa (serpentina e área ao redor).
• Distância e iluminação: tente repetir para facilitar comparação.
• Regra de arquivo: cada foto deve “se explicar” pelo nome (ver padrões de nomenclatura abaixo).

Passo a passo para implementar registros consistentes

Passo 1 — Defina o padrão (antes de começar a preencher)

Escolha um modelo único de ficha e um modelo único de relatório de visita. Evite “cada técnico escreve de um jeito”. Defina também:

• Formato de datas: AAAA-MM-DD (evita confusão 03/04)
• Unidades: BTU/h, ml, un, min
• Vocabulário: lista de achados com termos fixos (ex. “odor mofo”, “dreno com biofilme”)
• Escala simples para severidade (opcional): Baixa/Média/Alta

Passo 2 — Cadastre cada equipamento (ficha do equipamento)

Crie o ID e preencha os campos fixos. Dica prática: o ID deve ser curto, único e legível. Um padrão comum:

[TIPO]-[LOCAL]-[AMBIENTE]-[NÚMERO]

• Ex.: AC-MATRIZ-RECEP-01
• Ex.: AC-LOJA02-SALA02-02

Se houver mais de um split no mesmo ambiente, o sufixo numérico evita duplicidade.

Passo 3 — Em cada visita, preencha o relatório no local (não depois)

O padrão de qualidade cai quando o preenchimento é “de memória”. Preencha durante a visita, com campos objetivos e checkboxes quando possível. Ao final, revise se: (1) o ID está correto, (2) a data está no padrão, (3) as fotos foram feitas e nomeadas.

Passo 4 — Anexe evidências e padronize arquivos

Organize fotos e documentos em pastas por cliente e por equipamento, sempre usando o ID. Exemplo de estrutura:

Clientes/CLIENTE_X/AC-MATRIZ-RECEP-01/2026-01-28/

Dentro da pasta da visita, salve relatório e fotos.

Passo 5 — Atualize indicadores simples (5 minutos por visita)

Após registrar a visita, atualize 2–4 indicadores (ver seção “Indicadores”). Isso cria um painel de acompanhamento sem burocracia.

Modelo de relatório de visita (campos essenciais)

Use este modelo como base. Ele pode ser impresso, preenchido em formulário ou digitado. O importante é manter os campos.

Exemplo preenchido (trecho)

ID: AC-LOJA02-RECEP-01  Data: 2026-01-28  Técnico: J.Silva  Tipo: Preventiva Queixa: odor leve após ligar (manhã) Achados: - Odor mofo (Média): recorrente nas últimas 2 visitas - Dreno com biofilme (Alta): escoamento lento Materiais: - Desinfetante/biocida (bandeja/condensado) 30 ml - Detergente neutro (carenagem) 50 ml Evidências: 3 fotos antes + 3 depois (filtro, área interna, saída do dreno) Periodicidade aplicada: 60 dias  Próxima sugerida: 45 dias (por recorrência de dreno)

Padrões de nomenclatura para arquivos (relatórios e fotos)

Regras gerais

• Use sempre: data + ID do equipamento + tipo + detalhe.
• Evite espaços e acentos. Prefira - e _.
• Padronize tipo: PREV (preventiva), RET (retorno), COR (corretiva).
• Numere fotos em sequência para manter ordem.

Modelo para relatório (PDF/arquivo)

AAAA-MM-DD_ID_TIPO_relatorio.pdf

Ex.: 2026-01-28_AC-LOJA02-RECEP-01_PREV_relatorio.pdf

Modelo para fotos

AAAA-MM-DD_ID_TIPO_XX_assunto_momento.jpg

• XX: número sequencial 01, 02…
• assunto: filtro, evap, bandeja, dreno, condensadora
• momento: antes ou depois

Exemplos:

• 2026-01-28_AC-LOJA02-RECEP-01_PREV_01_filtro_antes.jpg
• 2026-01-28_AC-LOJA02-RECEP-01_PREV_02_filtro_depois.jpg
• 2026-01-28_AC-LOJA02-RECEP-01_PREV_03_dreno_antes.jpg

Indicadores simples para acompanhar desempenho (sem burocracia)

Indicadores devem ser fáceis de atualizar e úteis para decisão. Abaixo, três indicadores práticos com forma de cálculo e como usar.

1) Frequência de entupimento de dreno

O que mede: quão recorrente é o problema de drenagem naquele equipamento/ambiente.

• Registro por visita: dreno_entupido = sim/nao e dreno_escoamento = normal/lento
• Indicador: Entupimentos nos últimos 6 meses (n) ou % de visitas com dreno lento/entupido
• Uso prático: se o percentual subir, reduzir intervalo de manutenção e registrar possíveis causas ambientais (poeira/obra) e padrão de recorrência.

2) Recorrência de odor

O que mede: repetição de queixa de odor e se as ações estão surtindo efeito.

• Registro por visita: odor = nao/leve/moderado/forte + tipo (mofo, gordura, químico) + horário típico (ex. “primeiros 5 min”)
• Indicador: nº de visitas consecutivas com odor > leve
• Uso prático: se houver 2+ visitas consecutivas com odor moderado/forte, registrar como “achado recorrente” e ajustar periodicidade aplicada; manter fotos comparáveis para evidenciar evolução.

3) Intervalo real entre limpezas (planejado x realizado)

O que mede: se o cronograma está sendo cumprido e como isso impacta achados.

• Registro por visita: data da última visita + data atual
• Indicador: dias_desde_ultima = data_atual - data_ultima
• Uso prático: quando dias_desde_ultima ficar acima do planejado, marque no relatório o motivo e observe se aumentaram ocorrências (dreno, odor, sujeira). Isso cria argumento objetivo para renegociar agenda.

Como padronizar o preenchimento entre técnicos (qualidade e auditoria rápida)

Lista de regras de preenchimento (para colocar no topo do formulário)

• Preencher ID do equipamento obrigatoriamente (sem ID, o registro não entra no histórico).
• Data sempre em AAAA-MM-DD.
• Achados sempre com categoria + descrição curta + severidade.
• Materiais sempre com nome + quantidade.
• Fotos: mínimo de 2 antes e 2 depois (quando aplicável), com nome padronizado.
• Se houve desvio de periodicidade, registrar motivo em uma frase objetiva.

Auditoria em 60 segundos (checagem do supervisor ou do próprio técnico)

• O relatório tem ID, data, técnico e tipo de visita?
• Há pelo menos 1 achado registrado (mesmo que “sem anomalias relevantes”)?
• Materiais/produtos estão preenchidos (ou “não aplicável”)?
• Fotos estão anexadas e nomeadas no padrão?
• Próxima data sugerida está preenchida?