Redação oficial e comunicação administrativa: aplicabilidade no Técnico do Seguro Social INSS

Redação oficial e comunicação administrativa no INSS: o que é e por que importa

Redação oficial é a forma padronizada de produzir textos no serviço público para registrar decisões, orientar procedimentos, responder ao cidadão e comunicar atos administrativos. No contexto do Técnico do Seguro Social, ela aparece em rotinas como: resposta a solicitações, encaminhamentos internos, comunicações sobre exigências documentais, registros de atendimento e minutas de despachos. O objetivo central é garantir comunicação clara, formal, verificável e alinhada aos princípios da Administração Pública, evitando ruídos, interpretações divergentes e retrabalho.

Características essenciais na prática

• Impessoalidade: foco no órgão e no ato, não na pessoa que escreve. Evite “eu acho”, “na minha opinião”, “eu solicito”. Prefira “solicita-se”, “informa-se”, “encaminha-se”.
• Padronização: uso de estrutura previsível (assunto, referência, fundamentação quando cabível, encaminhamento/solicitação, prazo, assinatura/cargo). Ajuda a localizar informações rapidamente.
• Clareza: frases diretas, ordem lógica, termos definidos. Evite períodos longos com muitas orações.
• Concisão: dizer o necessário, sem redundâncias (“venho por meio deste”, “neste sentido”, “cumpre salientar”).
• Correção: norma-padrão, pontuação que evite ambiguidade, coerência entre datas, prazos, nomes e referências.

Estrutura funcional: como montar um texto administrativo

Checklist de planejamento (antes de escrever)

• Finalidade: informar, solicitar, decidir, encaminhar, registrar?
• Destinatário: cidadão, unidade interna, chefia, outro órgão?
• Mensagem central em 1 frase: o que precisa ficar inequívoco?
• Dados essenciais: número de protocolo/referência, datas, prazos, documentos, unidade responsável.
• Ação esperada: o que o destinatário deve fazer e até quando?

Modelo de sequência (passo a passo)

1. Identificação do assunto: indique o tema com precisão (ex.: “Solicitação de complementação documental”).

2. Contexto mínimo: mencione a referência necessária (ex.: protocolo, data do requerimento), sem narrativas longas.

3. Informação/decisão: apresente o conteúdo principal em frases curtas e objetivas.

4. Fundamentação (quando aplicável): cite o motivo administrativo de forma simples (ex.: “para análise do pedido, é necessária a apresentação de…”). Evite transcrever textos normativos extensos.

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5. Encaminhamento e prazo: descreva a providência e o prazo (ex.: “apresentar em até X dias”).

6. Fecho e assinatura/cargo: finalize com identificação funcional, mantendo tom formal.

Falhas comuns em textos administrativos e como identificar

1) Ambiguidade (duplo sentido ou referência confusa)

Sinais de alerta: pronomes sem referente (“isso”, “aquele”), datas sem contexto, frases com mais de uma interpretação, uso de “até” sem marco inicial, termos como “regularizar” sem dizer o quê.

Exemplo com problema:

Solicitamos que regularize a documentação até 10 dias, pois está incompleta.

O que está ambíguo: 10 dias a partir de quando? Quais documentos? Onde apresentar?

Reescrita sugerida:

Para continuidade da análise do requerimento, solicita-se a apresentação dos documentos listados abaixo no prazo de 10 (dez) dias, contado do recebimento desta comunicação, por meio do canal de atendimento indicado no final desta mensagem.

2) Excesso de jargão e siglas não explicadas

Sinais de alerta: siglas em sequência, termos técnicos sem explicação, linguagem “interna” em texto ao cidadão.

Exemplo com problema:

Favor anexar CTPS e CNIS para saneamento de pendência no PRISMA, sob pena de exigência.

Problemas: “saneamento”, “pendência”, “sob pena”, sistema interno citado, siglas sem explicação.

Reescrita sugerida (ao cidadão):

Para análise do seu pedido, solicitamos o envio da Carteira de Trabalho (CTPS) e do extrato de vínculos e contribuições (CNIS). Esses documentos são necessários para verificar as informações do seu cadastro.

3) Incoerência e contradições internas

Sinais de alerta: prazos diferentes no mesmo texto, nomes divergentes, datas incompatíveis, orientação que não combina com o pedido.

Exemplo com problema:

O prazo para apresentação é de 5 dias. Caso não apresente em 10 dias, o pedido será arquivado.

Reescrita sugerida:

O prazo para apresentação é de 10 (dez) dias, contado do recebimento desta comunicação. A ausência de apresentação no prazo poderá impedir a continuidade da análise do pedido.

4) Prolixidade (texto longo sem ganho de informação)

Sinais de alerta: expressões de “enchimento” e repetições (“venho por meio deste”, “neste diapasão”, “cumpre informar”).

Exemplo com problema:

Venho por meio deste informar que, na presente data, foi verificada a necessidade de apresentação de documentos, motivo pelo qual solicitamos que o(a) senhor(a) providencie o quanto antes.

Reescrita sugerida:

Informamos que é necessária a apresentação de documentos para análise do pedido. Solicita-se o envio no prazo indicado.

Técnicas de reescrita: como melhorar um texto rapidamente

Roteiro prático de revisão (passo a passo)

1. Extraia a mensagem central e coloque-a na primeira frase (o que está sendo informado/solicitado/decidido).

2. Troque voz pessoal por impessoal: “eu solicito” → “solicita-se”; “estou encaminhando” → “encaminha-se”.

3. Quebre períodos longos em 2 ou 3 frases curtas.

4. Substitua jargões por termos comuns (ou explique a sigla na primeira ocorrência).

5. Concretize prazos: “em até 10 dias” + marco inicial (“contado do recebimento desta comunicação”).

6. Liste itens quando houver documentos, etapas ou requisitos (melhor do que parágrafo corrido).

7. Faça checagem de consistência: nomes, números, datas, protocolo, unidade, canal de envio.

Banco de substituições úteis (clareza e concisão)

• “Venho por meio deste” → “Informamos” / “Comunicamos”
• “No que tange a” → “Quanto a”
• “A fim de” → “Para”
• “Solicitamos que seja providenciado” → “Solicita-se a apresentação de”
• “Em caráter de urgência” → “No prazo de X dias” (se houver urgência, traduza em prazo)
• “Saneamento de pendência” → “Correção/atualização de informação”

Modelos simplificados para análise crítica (INSS)

1) Trecho de despacho (encaminhamento interno)

Modelo:

Despacho: Encaminha-se o processo para análise da unidade responsável, a fim de verificar a documentação apresentada e registrar a conclusão no sistema. Priorizar a conferência dos documentos listados no evento X. Após análise, retornar para ciência e providências.

Pontos para avaliar (adequação linguística):

• O texto indica claramente quem deve fazer o quê e onde registrar?
• Há referência objetiva (“evento X”) suficiente para localizar a informação?
• “Priorizar” está justificado por critério (prazo, ordem, risco)? Se não, pode ser substituído por instrução concreta.

Reescrita mais objetiva (exemplo):

Encaminha-se o processo à unidade responsável para conferência da documentação do evento X e registro do resultado no sistema. Após o registro, devolver para ciência e providências.

2) Comunicado ao cidadão (exigência de documentos)

Modelo:

Comunicado: Para continuidade da análise do seu pedido, solicitamos o envio dos documentos abaixo no prazo de 10 (dez) dias, contado do recebimento desta comunicação: (1) documento de identificação com foto; (2) comprovante de residência; (3) documento X. O envio deve ser realizado pelo canal informado ao final.

Pontos para avaliar:

• O prazo tem marco inicial definido?
• Os documentos estão descritos de forma que o cidadão reconheça facilmente?
• O canal de envio está indicado de modo claro (sem siglas internas)?
• Há tom respeitoso e impessoal, sem ameaças ou termos punitivos desnecessários?

3) Resposta ao cidadão (pedido indeferido/negado: linguagem neutra e verificável)

Modelo:

Resposta: Informamos que, após análise das informações e documentos apresentados, não foi possível atender ao solicitado neste momento, pois não foram identificados elementos suficientes para comprovar o requisito necessário. Caso deseje, é possível apresentar novos documentos ou solicitar reavaliação conforme orientação do canal de atendimento.

Pontos para avaliar:

• O motivo está claro sem expor dados sensíveis?
• “Requisito necessário” está genérico demais? Se possível, especifique o que faltou (sem excesso técnico).
• O texto orienta o próximo passo (como complementar/solicitar reavaliação)?

Reescrita com maior precisão (exemplo):

Informamos que, após análise dos documentos apresentados, não foi possível atender ao solicitado, pois não foi apresentado documento que comprove o item X. Caso possua documentação complementar, ela poderá ser enviada para nova análise pelo canal de atendimento indicado.

Questões de adequação linguística (treino prático)

Questão 1: impessoalidade e formalidade

Texto:

Eu analisei seu pedido e vi que você não mandou os documentos. Você tem que enviar logo.

Tarefa: reescreva em padrão oficial, com impessoalidade, prazo e orientação de envio.

Possível reescrita:

Informamos que, para continuidade da análise do pedido, é necessário o envio dos documentos pendentes no prazo de X (x) dias, contado do recebimento desta comunicação, pelo canal indicado ao final.

Questão 2: clareza e eliminação de ambiguidade

Texto:

Compareça ao INSS para resolver a situação o quanto antes.

Tarefa: especifique “situação”, canal e prazo, evitando orientação vaga.

Possível reescrita:

Para atualização do cadastro, solicita-se o agendamento de atendimento e a apresentação do documento X no prazo de X (x) dias, contado do recebimento desta comunicação.

Questão 3: concisão e correção

Texto:

Venho por meio deste, na oportunidade, comunicar que se faz necessária a apresentação de documentação comprobatória, para fins de análise do pleito em epígrafe.

Tarefa: reduzir o texto mantendo o sentido.

Possível reescrita:

Informamos que é necessária a apresentação de documentos para análise do pedido.

Questão 4: jargão e siglas

Texto:

Encaminhar para APS para validação do CNIS e saneamento de pendências.

Tarefa: reescrever para destinatário não técnico (ou explicar siglas na primeira ocorrência).

Possível reescrita:

Encaminha-se à unidade de atendimento para conferência do extrato de vínculos e contribuições (CNIS) e correção das informações pendentes.