Processos de verificação para pagamentos são controles operacionais desenhados para reduzir o risco de transferências indevidas, especialmente quando há pedidos “fora do padrão”, mudanças de dados bancários, pressão por urgência ou qualquer condição que aumente a chance de erro humano. O foco aqui não é identificar o golpe em si, mas criar um método repetível que impeça que uma solicitação de pagamento avance sem validações independentes. Dois pilares sustentam esse método: a dupla checagem (segregação e revisão por outra pessoa) e o canal alternativo (confirmação por um meio diferente do que originou o pedido).
Por que verificação de pagamentos é um controle crítico
Pagamentos são um ponto de “irreversibilidade”: após uma transferência, recuperar valores pode ser difícil, lento ou impossível. Por isso, processos de verificação precisam ser mais fortes do que processos de aprovação de despesas comuns. Um bom processo não depende de “atenção” ou “bom senso” do colaborador; ele cria barreiras obrigatórias, com registros, prazos e critérios objetivos.
Na prática, a verificação de pagamentos busca responder a três perguntas antes de liberar qualquer valor: quem está pedindo, para quem o dinheiro vai e se a transação faz sentido no contexto (valor, prazo, contrato, histórico). A dupla checagem e o canal alternativo ajudam a responder essas perguntas com independência, reduzindo a chance de uma única pessoa ser enganada ou cometer um erro.
Conceito 1: Dupla checagem (four-eyes principle)
Dupla checagem é o princípio de que uma transação relevante não deve ser iniciada e concluída pela mesma pessoa sem revisão. Em termos práticos, significa que pelo menos duas pessoas, com responsabilidades diferentes, validam a solicitação e os dados do pagamento. Em ambientes mais maduros, isso se traduz em segregação de funções: uma pessoa prepara o pagamento, outra aprova; ou uma pessoa solicita, outra confere e uma terceira executa.
O que a dupla checagem deve verificar
Dados do beneficiário: nome/razão social, documento, banco, agência, conta, chave (quando aplicável) e país (em transferências internacionais).
Continue em nosso aplicativo
Você poderá ouvir o audiobook com a tela desligada, ganhar gratuitamente o certificado deste curso e ainda ter acesso a outros 5.000 cursos online gratuitos.
ou continue lendo abaixo...
Baixar o aplicativo
Origem e justificativa: pedido de compra, contrato, nota fiscal, aceite de serviço, evidência de entrega, centro de custo.
Coerência: valor compatível com histórico, moeda, condições de pagamento, descontos, multas, parcelamento.
Alterações recentes: mudança de conta bancária, mudança de e-mail/telefone do contato, alteração de endereço, mudança de titularidade.
Risco contextual: pagamento urgente, fora do horário, em feriado, com instruções incomuns, ou com tentativa de contornar o processo.
Dupla checagem não é “assinar embaixo”
Um erro comum é transformar a segunda aprovação em um clique automático. Para funcionar, a dupla checagem precisa ser uma revisão ativa, com itens mínimos obrigatórios e evidências anexadas. O revisor deve ter autonomia para bloquear e solicitar confirmação adicional, sem sofrer pressão por “não atrasar”.
Conceito 2: Canal alternativo (out-of-band)
Canal alternativo é a confirmação de uma solicitação por um meio diferente do canal que trouxe o pedido. Se o pedido chegou por e-mail, a confirmação deve ocorrer por telefone para um número previamente cadastrado, ou por um portal interno, ou por um sistema de tickets. A lógica é simples: se o canal original estiver comprometido ou for falsificado, a confirmação por outro canal reduz a probabilidade de validação de uma fraude.
O que caracteriza um canal alternativo válido
Independência: não usar o mesmo e-mail, a mesma conversa de mensageria ou o mesmo número fornecido na mensagem suspeita.
Fonte confiável: usar contatos do cadastro interno, contrato, ERP, CRM, ou diretório corporativo; nunca “o telefone que veio no e-mail”.
Rastreabilidade: registrar data/hora, quem confirmou, por qual canal, e o que foi confirmado.
Critério de disparo: definir quando o canal alternativo é obrigatório (por exemplo, toda mudança de conta, todo pagamento acima de um limite, toda primeira transação com fornecedor).
Exemplos de canal alternativo
Ligação para o contato financeiro do fornecedor usando número do cadastro.
Solicitação de confirmação via portal de fornecedores com autenticação.
Ticket interno para o gestor do contrato aprovar em sistema corporativo.
Videoconferência rápida com verificação de identidade quando o risco é alto (por exemplo, mudança de dados bancários de fornecedor crítico).
Quando aplicar: gatilhos operacionais (sem depender de “sensação”)
Para evitar subjetividade, defina gatilhos que tornam a dupla checagem e o canal alternativo obrigatórios. Esses gatilhos podem ser combinados (quanto mais gatilhos, maior o rigor). Exemplos práticos:
Mudança de dados bancários de fornecedor, parceiro ou prestador.
Primeiro pagamento para um novo beneficiário.
Pagamento acima de um limite (por exemplo, acima de R$ 20 mil, R$ 100 mil, ou conforme porte).
Pagamento fora do horário normal, em feriados, ou solicitado “para hoje” sem justificativa formal.
Solicitação de fracionamento (dividir em várias transferências) ou pedido para usar método incomum.
Alteração de contato: novo e-mail/telefone do responsável financeiro do fornecedor.
Inconsistência documental: nota fiscal com dados divergentes, contrato sem assinatura, pedido sem número.
Passo a passo prático: fluxo recomendado para pagamentos
A seguir, um fluxo operacional que pode ser adaptado para empresas pequenas, médias ou grandes. O objetivo é padronizar o que fazer desde o recebimento da solicitação até a execução do pagamento, com pontos claros de bloqueio.
Passo 1: Recebimento e registro da solicitação
Registrar a solicitação em um sistema (ERP, ticket, planilha controlada) com: data/hora, solicitante, fornecedor/beneficiário, valor, vencimento, motivo, documentos anexos.
Classificar o tipo: pagamento recorrente, pagamento extraordinário, adiantamento, reembolso, imposto, etc.
Aplicar os gatilhos: marcar se exige canal alternativo e qual nível de aprovação.
Passo 2: Validação documental mínima
Conferir se há documento base: pedido de compra/contrato/nota fiscal/aceite.
Checar se o documento está completo e coerente (datas, valores, CNPJ/CPF, descrição).
Se faltar evidência, devolver para complementação antes de qualquer avanço.
Passo 3: Verificação de dados do beneficiário (cadastro)
Comparar os dados bancários informados com o cadastro interno do fornecedor.
Se for novo beneficiário, exigir cadastro formal com validação (documentos, contrato, dados bancários) e aprovação de responsável.
Se houver mudança de conta, bloquear o pagamento até executar o canal alternativo e registrar a confirmação.
Passo 4: Canal alternativo (quando aplicável)
Executar a confirmação por um canal independente, seguindo um roteiro padronizado. O objetivo é confirmar fatos, não “pedir autorização genérica”.
Usar telefone do cadastro/contrato ou portal autenticado.
Confirmar: valor, data de vencimento, dados bancários, número da nota/pedido, e motivo da mudança (se houver).
Registrar evidência: nome de quem confirmou, cargo, data/hora, e resumo do que foi dito.
Passo 5: Preparação do pagamento (por quem não aprova)
Inserir o pagamento no banco/ERP com base nos dados verificados.
Anexar evidências no registro: documentos, confirmação por canal alternativo, prints ou logs do sistema.
Marcar o pagamento como “pronto para aprovação”.
Passo 6: Dupla checagem (revisão independente)
O aprovador/revisor deve conferir, no mínimo, um checklist fixo. Evite aprovações “por mensagem” ou “de boca” sem registro.
Conferir beneficiário e dados bancários contra cadastro.
Conferir valor e vencimento contra documento base.
Verificar se canal alternativo foi realizado quando exigido e se a evidência está anexada.
Checar se o pagamento respeita alçada (limites de aprovação) e centro de custo.
Se algo estiver fora do padrão, devolver com motivo e exigir correção/validação adicional.
Passo 7: Execução e confirmação
Executar o pagamento somente após aprovação registrada.
Salvar comprovante e vincular ao registro do pagamento.
Notificar áreas interessadas (compras, gestor do contrato) por canal interno, sem usar dados de contato fornecidos na solicitação.
Roteiro de confirmação por canal alternativo (modelo)
Um roteiro reduz improviso e evita que a confirmação vire uma conversa vaga. Adapte para seu contexto, mantendo perguntas objetivas.
1) Identificação: “Olá, aqui é [nome] do financeiro da [empresa]. Estou confirmando um pagamento do fornecedor [X]. Com quem estou falando e qual seu cargo?” 2) Validação do contexto: “Você é o responsável financeiro/contas a receber? Se não, quem é?” 3) Confirmação do título: “Temos uma nota/pedido número [N]. Você confirma que está em aberto e o valor é [R$ ...] com vencimento em [data]?” 4) Confirmação de dados bancários: “O pagamento deve ser feito para banco [..], agência [..], conta [..], titular [..], documento [..]?” 5) Mudança de conta (se houver): “Houve mudança recente? Qual o motivo e desde quando? Existe comunicado formal?” 6) Encerramento com registro: “Vou registrar esta confirmação em nosso sistema. Obrigado.”Boas práticas: evitar perguntas que possam ser respondidas apenas com “sim”. Sempre que possível, peça para a pessoa ditar os dados bancários ou confirmar partes específicas (por exemplo, últimos 4 dígitos), reduzindo o risco de concordância automática.
Checklist de dupla checagem (modelo para aprovadores)
Use como lista obrigatória no sistema de aprovação. O ideal é que o aprovador marque cada item.
Beneficiário confere com cadastro interno.
Dados bancários conferem com cadastro; se alterados, há evidência de canal alternativo.
Documento base anexado e coerente (nota/contrato/aceite).
Valor e vencimento conferem com documento.
Pagamento está dentro da alçada e do centro de custo.
Não há fracionamento indevido para burlar limite.
Justificativa do pagamento extraordinário está registrada.
Comprovante será anexado após execução (controle pós-pagamento).
Como lidar com mudanças de dados bancários (procedimento específico)
Mudança de conta é um dos eventos mais sensíveis em pagamentos. Trate como um processo separado, com etapas próprias e prazo mínimo (por exemplo, “mudanças só entram em vigor após 24 horas e confirmação por canal alternativo”).
Passo a passo para mudança de conta
1) Solicitação formal: exigir pedido por canal corporativo (portal, ticket) com documento do fornecedor e identificação do solicitante.
2) Validação interna: compras/gestor do contrato confirma que o fornecedor é legítimo e que a mudança faz sentido.
3) Canal alternativo obrigatório: ligar para número do cadastro antigo e confirmar a mudança. Se o fornecedor disser que não solicitou, bloquear e escalar.
4) Dupla aprovação: um responsável cadastral altera os dados; outro aprova a alteração.
5) Período de resfriamento: se possível, aplicar um “cooling-off” antes de permitir pagamentos para a nova conta, reduzindo risco de ação impulsiva.
6) Registro e evidências: anexar logs, data/hora, e quem aprovou.
Alçadas e limites: como desenhar para funcionar
Alçada é o limite de aprovação por nível de responsabilidade. Para ser efetiva contra fraudes e erros, a alçada deve ser combinada com gatilhos de risco. Um desenho simples e funcional:
Até R$ X: 1 aprovador + checklist obrigatório.
De R$ X a R$ Y: 2 aprovadores (dupla checagem) + canal alternativo se houver mudança de dados.
Acima de R$ Y: 2 aprovadores + canal alternativo obrigatório + evidência adicional (por exemplo, aceite do gestor do contrato no sistema).
Evite exceções informais. Se exceções forem necessárias (por exemplo, pagamento emergencial), crie um procedimento de exceção com: justificativa escrita, aprovação de nível superior e revisão posterior.
Separação de funções em equipes pequenas (como adaptar)
Nem toda empresa tem time grande para separar funções. Ainda assim, é possível aplicar o princípio com adaptações:
Dupla checagem cruzada: duas pessoas alternam papéis (uma prepara, outra aprova), mesmo em um time de 2.
Aprovação por gestor: o dono/gestor aprova pagamentos acima de um limite, mas com checklist e evidências.
Canal alternativo como “segundo par de olhos”: quando não há segundo aprovador disponível, tornar o canal alternativo obrigatório para certos gatilhos e registrar a confirmação.
Controle por agenda: pagamentos só são executados em janelas definidas (por exemplo, 2 vezes por semana), reduzindo decisões sob pressão.
Erros comuns que enfraquecem o processo
Confirmar pelo mesmo canal: responder ao e-mail pedindo “confirmação” e aceitar a resposta como validação.
Usar contato fornecido na solicitação: ligar para o número que veio na mensagem, em vez do número do cadastro.
Checklist genérico demais: itens vagos como “verificado” sem especificar o que foi verificado.
Pressa como justificativa: liberar pagamento “para não atrasar”, sem evidências mínimas.
Fracionamento: dividir um pagamento grande em vários pequenos para cair abaixo do limite de aprovação.
Cadastro sem governança: qualquer pessoa pode alterar dados bancários sem trilha de auditoria e sem aprovação.
Implementação prática: como colocar em pé em 7 dias
Para transformar o conceito em rotina, um plano curto ajuda a sair do “vamos melhorar” para o “está rodando”.
Dia 1–2: Definir política mínima
Definir gatilhos obrigatórios (mudança de conta, primeiro pagamento, acima de limite).
Definir alçadas e quem aprova o quê.
Definir quais canais alternativos são aceitos e de onde vêm os contatos confiáveis.
Dia 3–4: Criar artefatos (checklists e roteiros)
Checklist de dupla checagem no formato que o time usa (ERP, formulário, planilha).
Roteiro de ligação/portal para confirmação.
Modelo de registro de evidência (campos obrigatórios: data/hora, nome, canal, resumo).
Dia 5–6: Treinar e simular
Simular 3 cenários: pagamento recorrente, mudança de conta, pagamento urgente acima do limite.
Medir tempo do fluxo e ajustar gargalos (por exemplo, quem faz a ligação, em que horário).
Definir frase padrão para recusar pressão: “Sem confirmação por canal alternativo, não consigo liberar.”
Dia 7: Entrar em operação e revisar exceções
Rodar o processo com pagamentos reais.
Registrar exceções e por que ocorreram.
Ajustar limites e gatilhos com base no volume e no risco observado.
Exemplos práticos de aplicação
Cenário A: Fornecedor recorrente, sem mudanças
O financeiro recebe a nota e o pedido de compra. O valor está dentro do histórico e os dados bancários batem com o cadastro. O pagamento é preparado por um analista e aprovado por um supervisor com checklist. Canal alternativo não é necessário porque não houve gatilho (sem mudança de conta, sem urgência fora do padrão, valor dentro do limite).
Cenário B: Mudança de conta bancária antes do vencimento
Chega uma solicitação para pagar a mesma nota, mas com conta diferente. O processo bloqueia automaticamente: exige canal alternativo. O analista liga para o número do contas a receber que já está cadastrado e confirma que a mudança é real, anotando nome e cargo. Em seguida, a alteração cadastral passa por dupla aprovação. Só depois o pagamento é liberado para a nova conta.
Cenário C: Pagamento urgente acima do limite
Um pagamento extraordinário é solicitado para “hoje”. O fluxo exige: evidência documental, aprovação em alçada superior e canal alternativo obrigatório. Se o solicitante não consegue fornecer documentação mínima ou tenta contornar o processo, o pagamento não avança. O registro da tentativa fica documentado no ticket, permitindo auditoria e aprendizado operacional.
