Prática integrada do Escrivão da Polícia Federal: montagem de procedimento completo com revisão e correção

Projeto prático integrado: montar um procedimento completo do início ao relatório

Este capítulo propõe um projeto prático progressivo que simula a atuação integrada do Escrivão da Polícia Federal na montagem, revisão e correção de um procedimento. O foco é executar, em sequência lógica e com controle documental, as decisões e as peças típicas do fluxo: portaria, termos, autos, ofícios, juntadas e relatórios, com uma etapa final de auditoria simulada para localizar falhas e oportunidades de melhoria.

Objetivo do projeto e entregáveis

Ao final do projeto, o aluno deverá entregar um “caderno do procedimento” (físico ou digital simulado) contendo: (i) narrativa de fatos analisada e enquadramentos possíveis; (ii) plano de diligências com justificativas; (iii) peças produzidas na ordem cronológica correta; (iv) controle de juntadas e numeração; (v) relatório final com síntese do que foi apurado e pendências; (vi) checklist de auditoria com correções aplicadas.

Narrativa-base (caso prático)

Use a narrativa abaixo como ponto de partida. Ela foi construída para exigir decisões de tipificação, diligências e produção de peças com atenção a cronologia, formalidade e integridade documental.

Fatos narrados: Em 12/03, a Ouvidoria de um órgão federal recebe denúncia de que um servidor terceirizado estaria acessando indevidamente um sistema interno para consultar dados de pagamentos e repassar informações a terceiros. Em 14/03, a área de TI informa que houve logins fora do horário, a partir de uma estação específica, com exportação de relatórios. Em 16/03, uma empresa relata ter recebido e-mails oferecendo “antecipação” de liberação de pagamentos mediante vantagem. Em 18/03, o órgão encaminha notícia de fato à Polícia Federal com prints de e-mails, relatório preliminar de logs e identificação do terceirizado que utilizava a estação. Não há prisão, mas existe risco de destruição de evidências digitais e continuidade do acesso.

Etapa 1: triagem e definição do recorte do procedimento

Nesta etapa, o aluno define o tipo de procedimento e o escopo inicial, organizando o que entra como documento inaugural e o que será produzido em seguida.

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• Entrada documental: notícia de fato/ofício do órgão, anexos (prints, relatório de TI, identificação do usuário), eventuais mídias.
• Recorte: delimitar período (ex.: 01/02 a 18/03), sistemas envolvidos, pessoas inicialmente citadas, e o objeto (acesso indevido, oferta de vantagem, possível fraude).
• Risco: apontar risco de volatilidade de evidências digitais e necessidade de preservação.

Etapa 2: hipóteses de tipificação (seleção e justificativa)

O aluno deve listar hipóteses de enquadramento com base nos elementos narrados, sem “fechar” prematuramente a capitulação. O objetivo é justificar por que cada hipótese é plausível e quais fatos ainda faltam para confirmação.

• Hipótese A (acesso indevido/sabotagem informacional): condutas relacionadas a acesso não autorizado, extração de dados e uso indevido de credenciais. O que falta confirmar: titularidade das credenciais, autorização de acesso, extensão da extração, finalidade.
• Hipótese B (corrupção/solicitação de vantagem): oferta/solicitação de vantagem para “liberar” pagamentos. O que falta confirmar: vínculo com agente público, capacidade de influenciar ato, destinatários, materialidade dos contatos.
• Hipótese C (fraude documental/uso de identidade): se houver falsificação de e-mails, perfis ou documentos para simular autoridade. O que falta confirmar: origem dos e-mails, autenticidade, infraestrutura usada.

Entrega desta etapa: um quadro simples “Hipótese → Elementos já existentes → Elementos a obter → Diligências associadas”.

Etapa 3: plano de diligências (decisão e ordem lógica)

O plano deve ser coerente com as hipóteses e priorizar preservação de evidências e atos que dependem de tempo. O aluno deve justificar a ordem.

• Preservação imediata: solicitar ao órgão federal preservação de logs, imagens de CFTV (se houver), e isolamento da estação; registrar cadeia de custódia do que for entregue.
• Coleta documental: requisitar relatórios completos de acesso, trilhas de auditoria, lista de permissões do usuário, histórico de redefinição de senha, e inventário do equipamento.
• Oitiva inicial: ouvir responsável de TI e gestor do contrato para entender rotinas, permissões e controles.
• Identificação técnica: vincular IP/MAC/estação/usuário, horários e eventos de exportação; mapear e-mails (headers) e contas utilizadas.
• Medidas de contenção: se cabível, representar por medidas para impedir continuidade (ex.: restrição de acesso, busca e apreensão, quebra de sigilo telemático/dados, conforme necessidade e fundamentação).

Entrega desta etapa: “Ordem de serviço” interna do caso (lista numerada de diligências com objetivo, responsável, prazo e documento que será produzido como resultado).

Etapa 4: montagem do procedimento (peças na ordem correta)

A seguir, um roteiro de produção de peças. O aluno deve redigir cada peça com data, local, identificação do procedimento, referência ao documento que a motivou e indicação clara do que foi feito/decidido.

4.1 Portaria de instauração

• Finalidade: formalizar a instauração, delimitar objeto, indicar origem da notícia e determinar diligências iniciais.
• Pontos de controle: objeto claro; recorte temporal; referência aos anexos recebidos; determinação de autuação e numeração; indicação de diligências imediatas de preservação.

4.2 Autuação e termo de recebimento (documentos e mídias)

• Finalidade: registrar o recebimento de documentos, mídias e anexos, descrevendo-os de forma identificável.
• Pontos de controle: descrição detalhada (tipo, quantidade, identificação, hash quando aplicável, lacre); origem; data/hora; responsável pelo recebimento; acondicionamento.

4.3 Ofícios de requisição e preservação

• Finalidade: requisitar informações e determinar preservação de registros.
• Pontos de controle: destinatário correto; escopo objetivo (quais logs, quais datas, quais sistemas); prazo; forma de entrega; orientação sobre integridade (ex.: exportação em formato nativo + relatório explicativo); registro de envio e recebimento.

4.4 Termos de declarações (oitivas)

• Finalidade: formalizar depoimentos/declarações de TI, gestor, denunciante ou representante do órgão.
• Pontos de controle: qualificação; compromisso quando cabível; perguntas alinhadas às hipóteses; anexação de documentos citados; indicação de ciência e assinatura.

4.5 Autos circunstanciados de diligência (quando houver)

• Finalidade: documentar diligências externas/internas (ex.: verificação de estação, coleta de logs, inspeção de ambiente, entrega de mídia).
• Pontos de controle: quem participou; onde; o que foi observado; o que foi coletado; como foi preservado; referência a fotos/prints/relatórios anexos; cronologia precisa.

4.6 Juntadas, certidões e controle de peças

• Finalidade: manter integridade e rastreabilidade do procedimento, registrando cada entrada e sua posição.
• Pontos de controle: termo de juntada para cada documento relevante; numeração/ordem; certidões para eventos (ex.: “certifico que encaminhei o ofício X em tal data”); índice atualizado do caderno.

4.7 Relatórios parciais e relatório final

• Finalidade: sintetizar o que foi apurado, o que foi confirmado/descartado, pendências e próximos passos.
• Pontos de controle: coerência com o que está juntado; referência cruzada a peças; cronologia; linguagem impessoal; indicação de lacunas probatórias e diligências remanescentes.

Modelo de sequência mínima (checklist de ordem)

• 1) Portaria
• 2) Autuação/termo de recebimento de documentos e mídias
• 3) Termo(s) de juntada dos anexos iniciais
• 4) Ofícios de preservação/requisição (com certidão de envio)
• 5) Termos de declarações (TI/gestão/representante)
• 6) Autos de diligência (coletas/inspeções/entregas)
• 7) Juntadas e certidões correlatas (recebimentos, prazos, respostas)
• 8) Relatório parcial (se necessário)
• 9) Relatório final

Etapa 5: revisão e correção (rubrica objetiva)

Use a rubrica abaixo para revisar cada peça e o procedimento como um todo. A correção deve ser objetiva: marcar “Atende/Parcial/Não atende”, apontar evidência (página/peça) e propor ajuste.

Rubrica 1 — Coerência e aderência ao caso

• Atende: cada peça responde a uma necessidade do caso e se conecta às hipóteses e diligências.
• Não atende: peças genéricas, sem relação com fatos; diligências sem objetivo definido.

Rubrica 2 — Formalidade e padronização

• Atende: identificação do procedimento, data/local, autoridade competente, linguagem impessoal, estrutura consistente.
• Não atende: ausência de identificação, informalidade, termos ambíguos, falta de assinaturas/campos essenciais.

Rubrica 3 — Cronologia e encadeamento lógico

• Atende: sequência temporal clara; juntadas e certidões refletem a ordem real dos eventos.
• Não atende: documentos datados fora de ordem sem justificativa; diligências registradas antes de serem determinadas.

Rubrica 4 — Fundamentos e motivação mínima

• Atende: decisões e requisições têm justificativa objetiva (o que se busca e por quê).
• Não atende: pedidos amplos sem delimitação; ausência de vínculo entre hipótese e diligência.

Rubrica 5 — Integridade documental e rastreabilidade

• Atende: cada anexo tem termo de juntada; controle de versões; referência cruzada; descrição suficiente para identificar o documento.
• Não atende: anexos “soltos”; ausência de termo de recebimento; documentos citados não juntados.

Rubrica 6 — Segurança e preservação de evidências

• Atende: registro de preservação (lacres, hashes quando aplicável, responsáveis, local de guarda); minimização de acesso; registro de manuseio.
• Não atende: ausência de registro de custódia; cópias sem identificação; falta de controle de acesso.

Etapa 6: auditoria simulada do procedimento (detecção de falhas)

Agora o aluno assume o papel de auditor interno e tenta “quebrar” o procedimento: encontrar lacunas, inconsistências e riscos que poderiam comprometer a validade, a compreensão ou a confiabilidade do conjunto documental.

6.1 Roteiro de auditoria (perguntas-guia)

• Escopo: o objeto do procedimento está claro desde a portaria? Houve expansão de escopo sem registro?
• Proveniência: todos os documentos recebidos têm origem identificada e termo de recebimento/juntada?
• Completude: há respostas pendentes de ofícios? Prazos controlados? Certidões de cobrança/renovação quando necessário?
• Consistência: datas, nomes, identificadores (usuário, estação, IP) estão consistentes em todas as peças?
• Rastreabilidade: é possível reconstruir a linha do tempo apenas lendo as peças em ordem?
• Segurança: evidências digitais têm identificação técnica mínima (ex.: hash, formato, método de extração) e registro de guarda?
• Qualidade textual: há trechos opinativos, linguagem emocional ou conclusões não suportadas por documentos juntados?

6.2 Achados típicos e como corrigir

• Falha: ofício requisita “todos os logs” sem delimitar período/sistema. Correção: emitir novo ofício delimitando datas, eventos e campos necessários; juntar certidão explicando a retificação.
• Falha: termo de recebimento descreve “pen drive” sem identificação. Correção: lavrar termo complementar com marca/modelo/capacidade/serial, lacre, hash do conteúdo (quando aplicável) e fotos; registrar cadeia de custódia.
• Falha: relatório menciona documento não juntado. Correção: localizar e juntar com termo; se inexistente, retificar relatório ou certificar a impossibilidade e a providência adotada.
• Falha: cronologia confusa (declaração datada antes da portaria). Correção: verificar data real; se erro material, lavrar certidão de retificação; se ato ocorreu antes, justificar formalmente a juntada posterior e o contexto.
• Falha: ausência de controle de prazos de resposta. Correção: criar quadro de controle (ofício, data envio, prazo, status, cobrança) e juntar aos autos como peça de acompanhamento.

Etapa 7: pacote de correções e versão revisada

Após a auditoria, o aluno deve produzir um “pacote de correções” com: (i) lista de achados; (ii) peças corretivas (certidões, termos complementares, novos ofícios, retificações); (iii) atualização do índice do procedimento; (iv) versão revisada do relatório (quando necessário), com referência explícita às correções realizadas.

Exercício guiado: estrutura mínima de um índice do procedimento

ÍNDICE (exemplo) 01. Portaria de instauração (fls. __) 02. Termo de recebimento de documentos e mídia (fls. __) 03. Termo de juntada dos anexos iniciais (fls. __) 04. Ofício de preservação/requisição à TI (fls. __) + certidão de envio (fls. __) 05. Resposta do órgão + termo de juntada (fls. __) 06. Termo de declarações (responsável TI) (fls. __) 07. Auto de diligência: coleta de logs/relatórios (fls. __) 08. Termo de juntada de prints/e-mails (fls. __) 09. Quadro de controle de ofícios e prazos (fls. __) 10. Relatório parcial (fls. __) 11. Relatório final (fls. __) 12. Auditoria simulada: checklist e achados (fls. __) 13. Peças corretivas e retificações (fls. __)

Checklist final de entrega (para autoavaliação)

• As peças estão em ordem cronológica e com numeração/índice coerentes?
• Há termo de juntada para cada documento relevante?
• As diligências determinadas aparecem documentadas (auto/termo/certidão) e com resultado juntado?
• O relatório referencia apenas o que está nos autos e indica pendências objetivas?
• Há registro de preservação e integridade para evidências digitais e mídias?
• A auditoria simulada identificou e corrigiu inconsistências com peças formais?