Briefing e gestão de fornecedores: designers, fotógrafos e tráfego

O que é briefing e por que ele decide o resultado

Briefing é o documento (ou conjunto de informações) que orienta um fornecedor a produzir exatamente o que o hotel ou pousada precisa, no prazo e no padrão esperado. Ele reduz retrabalho, evita interpretações erradas e ajuda a comparar propostas de forma justa. Na prática, briefing é a ponte entre a estratégia da campanha e a execução: o designer transforma em peças, o fotógrafo transforma em imagens, e o gestor de tráfego transforma em anúncios e distribuição. Quando o briefing é fraco, o fornecedor “preenche lacunas” com suposições; quando é forte, ele consegue propor soluções melhores e entregar com consistência.

Em operação de marketing, briefing não é um arquivo “bonito”: é um instrumento de gestão. Ele define escopo, entregáveis, critérios de aprovação, responsabilidades e limites (prazo, orçamento, formatos, direitos de uso). Para hotéis e pousadas, isso é especialmente importante porque campanhas dependem de sazonalidade, disponibilidade de quartos, políticas comerciais e experiência real do hóspede — qualquer desalinhamento vira anúncio com promessa errada, foto que não representa o espaço, ou arte que não cabe nos formatos.

Quando envolver fornecedores e como escolher o modelo de trabalho

Antes de contratar, defina se você precisa de um fornecedor pontual (por demanda), um pacote mensal (retainer) ou um projeto fechado (campanha específica). O modelo ideal depende da previsibilidade do volume e da urgência. Um retainer costuma funcionar bem quando há rotina de criativos e ajustes semanais (ex.: tráfego e design para campanhas contínuas). Projeto fechado funciona para uma campanha de feriado com começo e fim claros (ex.: “Semana Santa”, “Festival local”, “Inverno”). Demanda pontual é útil para necessidades específicas (ex.: ensaio fotográfico anual, atualização de fotos de um quarto reformado).

Também vale decidir se você quer um fornecedor “generalista” (agência que faz tudo) ou especialistas separados (designer, fotógrafo, tráfego). Especialistas tendem a entregar melhor em cada área, mas exigem mais coordenação interna. Agência reduz coordenação, mas pode variar na profundidade. Em hotéis e pousadas com equipe enxuta, uma combinação comum é: fotógrafo/videomaker pontual + designer e tráfego em retainer, com alguém interno (ou você) fazendo a gestão do projeto e aprovações.

Checklist do briefing completo (base para qualquer fornecedor)

Use este checklist como estrutura mínima. Você pode transformar em um formulário padrão e reaproveitar em toda campanha.

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• Contexto: qual campanha/ação é, por que está sendo feita agora e qual o período de veiculação.
• Objetivo operacional: o que precisa acontecer na prática (ex.: gerar reservas para datas específicas, aumentar procura por um pacote, preencher baixa temporada).
• Público-alvo operacional: descreva o público em termos acionáveis para criação (ex.: casais de fim de semana, famílias com crianças, viajantes corporativos em dias úteis). Evite repetir estudos de persona; foque no recorte da campanha.
• Oferta e condições: o que está sendo vendido e as regras (datas válidas, mínimo de noites, o que inclui, política de cancelamento aplicável, restrições).
• Provas e argumentos: 3 a 5 pontos que sustentam a oferta (ex.: localização, café da manhã, vista, estacionamento, pet friendly, piscina aquecida, nota em avaliações).
• Mensagem principal e secundária: uma frase central e variações (ex.: “Fim de semana romântico com jantar incluso” + variações para criativos).
• Chamada para ação: qual ação o usuário deve tomar (ex.: “Reservar agora”, “Ver disponibilidade”, “Falar no WhatsApp”).
• Formatos e canais: onde será usado (site, anúncios, redes sociais, e-mail) e formatos (feed, stories, banners, vídeos curtos).
• Referências: exemplos do que você gosta e do que não gosta (com links ou prints) e por quê.
• Restrições: o que não pode aparecer (ex.: áreas em reforma, fotos antigas, promessas não garantidas, preços sem validade).
• Entregáveis: lista objetiva do que será entregue (quantidade, dimensões, extensões de arquivo, versões).
• Prazos: data de entrega, datas de revisão, data final de aprovação.
• Responsáveis: quem aprova (nome e contato), quem fornece materiais, quem publica.
• Critérios de sucesso: como você vai avaliar se ficou “bom” (ex.: aderência ao briefing, clareza da oferta, legibilidade, consistência, performance mínima esperada quando aplicável).

Briefing para designers: como pedir peças que realmente funcionam

Designer não “faz post”; ele resolve comunicação visual dentro de limitações de formato e tempo de atenção. Para hotéis e pousadas, o erro mais comum é pedir artes sem definir hierarquia: o que precisa ser lido primeiro, o que é secundário e o que pode ficar fora. Outro erro é pedir “algo bonito” sem especificar oferta, validade e CTA, o que gera peças genéricas que não ajudam a vender.

Informações específicas para incluir no briefing de design

• Objetivo da peça: awareness, clique para reserva, remarketing, anúncio de pacote, reforço de benefício.
• Hierarquia do texto: título curto (até 6–8 palavras), subtítulo, detalhes (se necessário), CTA.
• Elementos obrigatórios: logo, URL, selo (ex.: “Café incluso”), datas, condições, ícones.
• Legibilidade: peça deve ser lida em 2 segundos no celular; peça versões com pouco texto quando for anúncio.
• Variações: peça 3 a 6 variações de headline e imagem para testes (mesma estrutura, trocando ângulo/benefício).
• Formatos: liste dimensões e quantidades (ex.: 1080x1350, 1080x1920, 1200x628, 1080x1080) e se precisa de arquivo editável.
• Banco de assets: link para pasta com fotos aprovadas, ícones, fontes, paleta e exemplos anteriores (se houver).
• Regras de marca: o que não pode (ex.: distorcer logo, usar cores fora do padrão, aplicar filtros que mudem a realidade do ambiente).

Passo a passo prático: como montar um pedido de peças em 20 minutos

• Passo 1: escreva a oferta em uma frase e a validade em outra (sem adjetivos).
• Passo 2: escolha 1 benefício principal e 2 secundários (não mais que isso).
• Passo 3: selecione 8 a 12 fotos candidatas e marque 4 como “prioridade”.
• Passo 4: defina 3 variações de headline (ex.: foco em experiência, foco em comodidade, foco em condição).
• Passo 5: liste formatos e quantidades e indique onde cada um será usado.
• Passo 6: defina prazo de primeira versão e prazo de aprovação final, com no máximo 2 rodadas de ajustes.

Exemplo de briefing curto para design (copie e adapte)

Campanha: Inverno - Finais de semana (jun/jul) | Veiculação: 01/06 a 31/07  Objetivo: gerar cliques para página de reserva do pacote  Oferta: 2 diárias + café da manhã + lareira no lounge (sujeito a disponibilidade)  Validade: reservas para sextas e sábados, mínimo 2 noites  Benefício principal: clima de inverno com lareira  Benefícios secundários: café incluso, estacionamento  CTA: Ver disponibilidade  Formatos: 3x feed 1080x1350, 3x stories 1080x1920, 2x banners 1200x628  Variações: 3 headlines (Experiência / Conforto / Condição)  Materiais: pasta link (fotos aprovadas + logo + fontes)  Restrições: não usar fotos do quarto 203 (em reforma); não mencionar preços  Aprovação: Nome + WhatsApp | 2 rodadas de ajustes | 1ª entrega: dd/mm

Briefing para fotógrafos e videomakers: como garantir material vendável e reutilizável

Um ensaio para marketing de hotelaria precisa ser planejado como produção: lista de cenas, horários, preparação de ambientes e objetivo de uso. O erro mais caro é “fazer fotos bonitas” sem pensar em formatos de anúncio, variedade de ângulos e necessidades futuras (banco de imagens). Outro erro é não alinhar direitos de uso, o que limita reaproveitamento em anúncios e materiais.

Informações específicas para incluir no briefing de foto/vídeo

• Uso final: anúncios, site, redes sociais, OTAs, e-mail. Isso define estilo, enquadramento e necessidade de espaço para texto.
• Lista de cenas (shot list): quartos (variações), banheiro, fachada, recepção, café da manhã, áreas comuns, piscina/spa, detalhes (amenities), experiências (se houver).
• Prioridades por venda: o que mais influencia decisão (ex.: vista, cama, banheiro, café da manhã, área kids, estacionamento).
• Formatos: horizontal (site), vertical (stories/reels), quadrado (feed). Peça capturas pensadas para cortes.
• Estilo: natural x editorial; com pessoas x sem pessoas; luz natural x iluminação adicional.
• Figurantes: se haverá pessoas, alinhe perfil, roupas, autorização de uso de imagem e roteiro de ações (ex.: check-in, café, piscina).
• Preparação do local: checklist de arrumação, itens para retirar, itens para adicionar (ex.: bandeja de café, taças, toalhas).
• Entregáveis: quantidade de fotos tratadas, vídeos curtos, takes brutos (se necessário), prazo e forma de entrega.
• Direitos de uso: período, territórios, mídias pagas incluídas, exclusividade (se aplicável).

Passo a passo prático: como organizar um dia de captação sem caos

• Passo 1: defina objetivo do ensaio (ex.: atualizar banco para anúncios de baixa temporada) e liste 10 a 15 cenas indispensáveis.
• Passo 2: monte um cronograma por ambiente com horários de melhor luz (ex.: fachada manhã, quartos meio-dia, piscina fim de tarde).
• Passo 3: reserve os quartos que serão fotografados e bloqueie no sistema para evitar conflito com operação.
• Passo 4: prepare um kit de cena (itens de decoração, amenities, alimentos do café, taças, manta) e um responsável por reposição.
• Passo 5: faça uma vistoria 1 hora antes: limpeza, manutenção rápida, retirada de placas, fios, lixeiras, itens pessoais.
• Passo 6: durante a captação, registre variações: plano aberto, médio, detalhe; com e sem pessoas; com espaço negativo para texto.
• Passo 7: ao final, valide no monitor/câmera uma amostra das cenas críticas para evitar descobrir problemas só na entrega.

Shot list sugerida (hotel/pousada) para cobrir anúncios e site

• Quartos: 3 ângulos por categoria (cama, vista/varanda, área de trabalho/estar), detalhes (roupa de cama, amenities).
• Banheiro: plano aberto + detalhe de ducha/banheira + bancada.
• Café da manhã: mesa farta, itens locais, serviço, ambiente (com luz natural).
• Áreas comuns: recepção, lounge, lareira, jardim, piscina, academia/spa (se houver).
• Experiência: casal brindando, família chegando, pet em área permitida (se aplicável), trilha/atração próxima (se for parte da oferta).
• Provas: placa de premiação, selo de avaliação (quando físico), detalhes de acessibilidade (quando relevante).

Briefing para gestor de tráfego: o que ele precisa para operar sem adivinhação

Gestão de tráfego é execução com responsabilidade sobre orçamento, segmentação, criativos e otimização. O fornecedor precisa de clareza sobre o que pode e não pode ser prometido, quais páginas serão usadas, quais períodos têm disponibilidade e quais são as prioridades do negócio. O erro mais comum é contratar tráfego e não entregar insumos: sem calendário de ofertas, sem criativos, sem acesso, sem regras de atendimento, o gestor vira “apertador de botão” e a performance sofre.

Informações específicas para incluir no briefing de tráfego

• Objetivo de campanha: reservas diretas, leads para WhatsApp, tráfego qualificado para página específica.
• Período e prioridade: datas com maior urgência (ex.: preencher próximos 14 dias) versus construção de demanda (30–60 dias).
• Orçamento: valor mensal e limites por campanha; regra de redistribuição (ex.: pode mover até 20% sem aprovação).
• Geografia: raio/cidades prioritárias e exclusões (ex.: evitar público local se não fizer sentido).
• Segmentos operacionais: casais, famílias, corporativo, eventos; e quais ofertas para cada um.
• Páginas de destino: URLs finais, UTMs padrão, e qual é o “caminho” esperado (ex.: página do pacote → motor de reservas).
• Atendimento: se houver WhatsApp, horários, SLA de resposta e mensagens prontas para evitar perda de lead.
• Criativos disponíveis: quais fotos/vídeos e quais peças o designer entregará; prazos de novos criativos.
• Restrições e compliance: políticas de preço, regras de cancelamento, limitações de disponibilidade, termos obrigatórios.
• Rotina de reporte: frequência (semanal/quinzenal), métricas e decisões esperadas (ex.: pausar campanhas, criar novas variações).

Passo a passo prático: kick-off de tráfego em 7 etapas

• Passo 1: entregue um “mapa de campanhas” simples: campanhas ativas, objetivo, público, oferta, página de destino.
• Passo 2: alinhe orçamento e regra de otimização (o que pode ser ajustado sem pedir autorização).
• Passo 3: defina o pacote de criativos inicial (mínimo: 3 variações por campanha) e o calendário de renovação (ex.: a cada 15 dias).
• Passo 4: valide mensagens e promessas permitidas (ex.: “a partir de” quando aplicável, condições de datas).
• Passo 5: alinhe o processo de aprovação: quem aprova anúncios, em quanto tempo e por qual canal.
• Passo 6: combine rotina de checagem de disponibilidade e mudanças de oferta (ex.: toda segunda-feira, atualizar datas e bloqueios).
• Passo 7: estabeleça um painel de acompanhamento com 5 a 8 métricas e um “plano de ação” para quando cair desempenho.

Gestão de fornecedores na prática: fluxo, prazos e qualidade

Gerir fornecedores é criar um sistema simples que garante previsibilidade. O objetivo é reduzir idas e vindas e manter a operação rodando mesmo em semanas de alta demanda. Para isso, você precisa de: um fluxo de trabalho claro, um padrão de arquivos, um calendário de entregas e um método de aprovação.

Fluxo recomendado (do pedido à publicação)

• 1) Solicitação: briefing preenchido + materiais anexados (fotos, textos, links, regras).
• 2) Confirmação de escopo: fornecedor responde com entendimento do pedido, entregáveis e prazo.
• 3) Primeira entrega: versão 1 (V1) com base no briefing.
• 4) Revisão interna: checagem de oferta, datas, ortografia, coerência com operação e restrições.
• 5) Ajustes: rodada 1 (e no máximo rodada 2, se combinado).
• 6) Aprovação final: “ok para publicar” registrado por escrito.
• 7) Arquivamento: salvar em pasta padrão com nomeação e versões.
• 8) Pós-ação: registrar aprendizados (o que performou, o que deu retrabalho, o que faltou no briefing).

Padrão de nomeação e organização de arquivos (evita perda de tempo)

Defina uma estrutura única de pastas e nomes. Isso facilita achar criativos para remarketing, reaproveitar fotos e comprovar o que foi aprovado.

/Marketing_Campanhas/2026-06_Inverno_FDS/01_Briefing/  /02_Assets_Fotos/  /03_Design_Editaveis/  /04_Criativos_Exportados/  /05_Anuncios_Textos/  /06_Relatorios/  Nome de arquivo: 2026-06_Inverno_FDS_Story_V1.jpg  2026-06_Inverno_FDS_Feed_V2.jpg  2026-06_Inverno_FDS_Banner_1200x628_VFinal.jpg

Como dar feedback que melhora a entrega (e não gera atrito)

Feedback eficiente é específico, baseado no briefing e orientado a resultado. Em vez de “não gostei”, use: “o título está ilegível no celular”, “a validade não aparece”, “a foto não representa a categoria do quarto”, “o CTA está fraco para anúncio”. Sempre indique prioridade: o que é obrigatório corrigir e o que é opcional.

• Use marcação objetiva: aponte o elemento (título, imagem, CTA, condição) e a mudança desejada.
• Evite feedback contraditório: centralize a aprovação em uma pessoa para não receber pedidos opostos.
• Limite rodadas: combine 2 rodadas; se mudar o escopo, reoriente o briefing e renegocie prazo.
• Valide com operação: antes de aprovar, confirme disponibilidade e regras para evitar promessa incorreta.

Contratos, direitos de uso e segurança operacional

Mesmo com fornecedores recorrentes, formalize o básico por escrito. Isso protege o hotel/pousada e dá clareza ao fornecedor. Para foto e vídeo, direitos de uso são críticos: sem isso, você pode ficar impedido de usar imagens em mídia paga ou por tempo prolongado. Para tráfego, acessos e propriedade de contas e dados precisam estar claros.

Pontos mínimos para acordar com designers

• Escopo e entregáveis: quantidades, formatos, versões e se inclui arquivo editável.
• Rodadas de ajuste: quantas e o que caracteriza “mudança de escopo”.
• Prazos e SLA: tempo de resposta e prazos para demandas urgentes.
• Propriedade dos arquivos: quem fica com editáveis e fontes usadas.

Pontos mínimos para acordar com fotógrafos/videomakers

• Direitos de uso: mídias (orgânico e pago), período, território, possibilidade de impulsionamento.
• Entregas: número de fotos tratadas, resolução, formato, prazo.
• Regravação/refação: condições em caso de erro técnico ou desalinhamento com briefing.
• Autorização de imagem: se houver pessoas, termos assinados e armazenamento.

Pontos mínimos para acordar com gestor de tráfego

• Propriedade: contas de anúncio e pixels/eventos devem ser do hotel/pousada, com acessos concedidos ao fornecedor.
• Permissões: nível de acesso, quem pode criar campanhas, quem aprova.
• Escopo: quais canais e tipos de campanha estão incluídos, e o que fica fora (ex.: criação de landing page, design, copy).
• Relatórios: frequência, métricas e recomendações obrigatórias.
• Política de contingência: o que fazer se a página cair, se o motor de reservas tiver instabilidade, se houver overbooking.

Rotina de gestão: reuniões, indicadores e melhoria contínua

Para manter fornecedores alinhados, crie uma rotina leve e previsível. Uma reunião semanal de 30 minutos com designer e tráfego (ou uma reunião única com todos) costuma ser suficiente, desde que exista pauta e decisões claras. Para foto/vídeo, faça reuniões por projeto: pré-produção (alinhamento), dia de captação (checklist) e pós-entrega (seleção e aprendizados).

Pauta semanal sugerida (30 minutos)

• Status das campanhas: o que está no ar, o que entra na próxima semana.
• Disponibilidade e prioridades: datas que precisam de foco e ofertas que mudaram.
• Criativos: quais variações serão produzidas e quais serão pausadas.
• Gargalos: aprovações atrasadas, falta de material, página com problema.
• Próximos passos: tarefas com responsável e prazo (registradas por escrito).

Indicadores de qualidade do fornecedor (além de performance)

• Taxa de retrabalho: quantas peças voltam por falta de informação ou erro evitável.
• Prazo real vs. combinado: consistência de entrega.
• Aderência ao briefing: entrega atende ao que foi pedido sem “surpresas”.
• Organização: arquivos nomeados corretamente, versões, links, documentação.
• Proatividade: sugere variações, antecipa riscos (ex.: falta de criativo para teste, necessidade de novas fotos).

Kit de briefing pronto: modelo único para designers, foto/vídeo e tráfego

Para acelerar sua operação, mantenha um “kit” padrão que você copia a cada campanha. Ele deve caber em uma página e conter links para pastas e regras. Abaixo, um modelo enxuto que funciona como capa do projeto.

1) Nome da campanha + período: 2) Objetivo operacional: 3) Oferta + validade + restrições: 4) Público operacional (recorte): 5) Mensagem principal + 3 variações: 6) Benefício principal + 2 secundários: 7) CTA e canais: 8) Entregáveis por fornecedor: - Design: - Foto/Vídeo: - Tráfego: 9) Links: pasta de assets | página de destino | documento de condições 10) Prazos: V1 | ajustes | final 11) Aprovação: nome + contato + horário 12) Observações críticas: o que não pode prometer/mostrar