Permissões de acesso são as “regras do jogo” que determinam o que cada pessoa pode fazer quando você compartilha um arquivo ou pasta no Google Drive. Em vez de pensar apenas em “mandei o link”, pense em três perguntas: quem pode acessar, o que pode fazer e por quanto tempo. Dominar essas permissões é o que permite colaborar sem perder o controle do conteúdo.
O que são permissões e por que elas importam
Quando você compartilha um item no Drive, você concede uma permissão associada a um e-mail (pessoa específica), a um grupo (em contas corporativas/educacionais) ou a um tipo de acesso (por exemplo, “qualquer pessoa com o link”). A permissão define o nível de ação permitido: visualizar, comentar ou editar. Além disso, existem controles extras que ajudam a evitar cópias, limitar repasses e organizar quem é responsável pelo quê.
Na prática, permissões evitam problemas comuns, como: alguém alterar um documento “final” sem querer, um parceiro apagar arquivos de uma pasta compartilhada, um cliente ver conteúdo que não deveria, ou um colaborador repassar o acesso para terceiros. O objetivo é permitir o trabalho em conjunto com o mínimo de risco.
Os três níveis principais: visualizar, comentar e editar
1) Visualizar (Leitor)
Quem tem permissão de visualizar pode abrir o arquivo e ler/assistir, mas não pode alterar o conteúdo. É o nível ideal para materiais “prontos” ou para pessoas que só precisam consumir a informação.
- Use quando: você quer entregar um arquivo final para um cliente, compartilhar um PDF de referência, disponibilizar uma planilha para consulta, ou mostrar um documento que não deve ser mexido.
- Risco típico: a pessoa pode fazer cópia manual do conteúdo (por exemplo, copiar texto) dependendo do tipo de arquivo e das configurações. Em arquivos do Google (Docs/Sheets/Slides), você pode restringir download/impressão/cópia para leitores (ver seção de controles avançados).
2) Comentar (Comentador)
Quem tem permissão de comentar pode ler e deixar comentários, sugerir ajustes e participar de revisões, sem alterar diretamente o conteúdo “oficial”. Em Documentos Google, o comentar também pode usar o recurso de sugestões (dependendo do modo), que registra mudanças propostas para você aceitar ou rejeitar.
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- Use quando: você quer feedback em um texto, revisão de um contrato, validação de um roteiro, ou aprovação de uma apresentação sem risco de alguém mudar o conteúdo final.
- Vantagem: mantém um histórico de discussões e decisões, com marcação por pessoa e data.
3) Editar (Editor)
Quem tem permissão de editar pode alterar o conteúdo, adicionar e remover itens, e em alguns casos até excluir arquivos (especialmente em pastas compartilhadas, dependendo do cenário). É o nível mais poderoso e, por isso, exige mais cuidado.
- Use quando: você está trabalhando em equipe no mesmo documento, quando a pessoa precisa atualizar dados continuamente, ou quando há coautoria real.
- Risco típico: alterações indevidas, exclusões, substituição de versões, e compartilhamento com terceiros (se você permitir).
Diferença importante: permissões em arquivos vs. permissões em pastas
Em um arquivo, a permissão vale para aquele item específico. Em uma pasta, a permissão tende a se aplicar a tudo que estiver dentro dela (inclusive novos arquivos adicionados), o que é ótimo para colaboração contínua, mas aumenta o impacto de um erro de permissão.
- Exemplo prático: você compartilha uma pasta “Projeto X” com um editor. Se você colocar dentro dela um arquivo “Orçamento interno”, esse editor poderá acessar o orçamento também. Se isso não for desejado, o orçamento deve ficar fora da pasta compartilhada, ou você deve ajustar permissões com cuidado.
- Boa prática: separar pastas por público: “Projeto X (Equipe)” e “Projeto X (Cliente)”, com permissões diferentes.
Como escolher a permissão certa (regra simples)
Uma forma prática de decidir é usar a regra do “mínimo necessário”: dê a menor permissão que permita a pessoa cumprir a tarefa.
- Precisa apenas ler? Visualizar.
- Precisa revisar e dar feedback? Comentar.
- Precisa escrever junto e manter o documento atualizado? Editar.
Se você estiver em dúvida entre comentar e editar, comece com comentar. Você sempre pode elevar para editar depois, mas reverter danos de edição indevida costuma dar mais trabalho.
Passo a passo: conceder permissões para pessoas específicas (mais seguro)
Este é o método mais controlado: você escolhe exatamente quem entra.
No computador (Drive na web)
- 1) No Google Drive, localize o arquivo ou pasta.
- 2) Clique com o botão direito e escolha Compartilhar.
- 3) Em “Adicionar pessoas e grupos”, digite o e-mail da pessoa.
- 4) Ao lado do e-mail, selecione a permissão: Leitor (visualizar), Comentador (comentar) ou Editor (editar).
- 5) (Opcional) Escreva uma mensagem explicando o que você espera: “Pode comentar até sexta” ou “Edite apenas a aba ‘Dados’”.
- 6) Clique em Enviar.
No celular (app Google Drive)
- 1) Abra o app Google Drive e encontre o item.
- 2) Toque nos três pontos (menu) e depois em Compartilhar.
- 3) Em “Adicionar pessoas”, digite o e-mail.
- 4) Escolha a permissão (visualizar/comentar/editar).
- 5) Toque em Enviar.
Dica: quando o objetivo é controle, prefira sempre “pessoas específicas” em vez de acesso amplo. Assim, se alguém sair do projeto, você remove o acesso sem precisar trocar links ou reorganizar tudo.
Passo a passo: alterar permissões sem “quebrar” o trabalho
Projetos mudam: alguém que era editor pode virar apenas leitor, ou um revisor pode precisar editar por um dia. Ajustar permissões é normal e deve ser feito com método.
Alterar o nível (de editor para comentar, por exemplo)
- 1) Abra a janela de Compartilhar do arquivo/pasta.
- 2) Na lista de pessoas com acesso, encontre o usuário.
- 3) Clique no nível atual (Editor/Comentador/Leitor) e selecione o novo nível.
- 4) Feche a janela (as mudanças são aplicadas automaticamente).
Remover acesso
- 1) Abra Compartilhar.
- 2) Na lista de pessoas, selecione a opção de Remover (ou “Remover acesso”).
- 3) Confirme.
Exemplo prático: você compartilhou uma planilha de orçamento com um fornecedor como “Editor” para ele preencher preços. Assim que ele terminar, mude para “Leitor” para evitar alterações posteriores.
Controles avançados para não perder o controle
Além do nível de permissão, o Drive oferece controles que reduzem riscos comuns em colaboração.
Impedir que editores compartilhem com outras pessoas
Em muitos casos, o problema não é a edição em si, mas o “repasse” do acesso. Você pode restringir isso.
- Quando usar: documentos com dados sensíveis, materiais internos, propostas comerciais, planilhas com informações de clientes.
- Como fazer (geral): na janela de Compartilhar, procure as configurações (ícone de engrenagem ou “Configurações de compartilhamento”) e desative opções como “Editores podem alterar permissões e compartilhar”.
Restringir download, impressão e cópia para leitores e comentadores
Se você quer que a pessoa apenas visualize, pode reduzir a chance de distribuição do arquivo por meios diretos (download/impressão/cópia). Isso é útil para materiais de referência e documentos que não devem circular.
- Quando usar: manuais internos, propostas em revisão, documentos com conteúdo proprietário.
- Como fazer (geral): em Compartilhar > configurações, marque a opção de desativar download/impressão/cópia para leitores e comentadores.
Observação importante: isso não impede capturas de tela ou cópia manual em todos os cenários. Pense como “redução de risco”, não como bloqueio absoluto.
Definir prazo de acesso (quando disponível)
Em alguns tipos de conta (especialmente corporativas/educacionais), é possível definir um prazo para o acesso de uma pessoa. Isso evita que permissões temporárias virem permanentes por esquecimento.
- Exemplo prático: você contrata um freelancer por 7 dias para revisar um documento. Defina o acesso para expirar ao final do período.
Transferir propriedade e entender o papel do proprietário
O proprietário é quem tem o controle máximo do arquivo: pode remover acessos, mudar permissões, excluir e, em muitos casos, transferir propriedade. Em equipes, é comum confundir “editor” com “dono”. Editor ajuda a construir, mas não necessariamente controla.
- Boa prática: arquivos críticos (contratos, planilhas financeiras, documentos oficiais) devem permanecer sob propriedade de uma conta responsável (por exemplo, a conta da empresa), e não de uma conta pessoal de um colaborador temporário.
- Como fazer (geral): na janela de compartilhamento, ao lado de um usuário elegível, use a opção de Transferir propriedade (quando disponível).
Colaboração com segurança em Documentos, Planilhas e Apresentações
Arquivos do Google (Docs/Sheets/Slides) têm recursos que ajudam a colaborar sem bagunça, porque registram histórico e permitem comentários e sugestões.
Usar comentários para orientar mudanças
Comentários funcionam como “post-its” digitais. Você pode marcar alguém com @ e atribuir uma tarefa.
- Exemplo prático: em um documento de proposta, selecione um parágrafo e comente: “@ana você confirma estes números?” Assim, a pessoa recebe notificação e responde no contexto certo.
Modo sugestão (quando você quer revisão, não edição direta)
Em Documentos Google, o modo “Sugestão” permite que alterações fiquem registradas como propostas. Você aprova ou rejeita depois.
- Quando usar: revisão de texto, padronização de linguagem, ajustes finos em documentos que precisam de controle editorial.
- Como aplicar na prática: peça para a pessoa trabalhar em modo sugestão e manter comentários para decisões (“trocar termo X por Y?”).
Histórico de versões: seu “botão de voltar no tempo”
Mesmo com cuidado, erros acontecem. O histórico de versões permite ver alterações por data e por autor, e restaurar uma versão anterior.
- Quando usar: alguém apagou uma seção, uma fórmula foi alterada, ou o documento “mudou demais” e você precisa recuperar um estado anterior.
- Boa prática: antes de uma grande mudança, crie uma versão nomeada (por exemplo, “Versão enviada ao cliente - 12jan”).
Erros comuns e como evitar
Dar permissão de edição para quem só precisava comentar
Isso é muito frequente em revisões. Resultado: a pessoa altera o texto diretamente, você perde o rastro do que foi mudado e pode surgir conflito de versões.
- Como evitar: defina “Comentador” e combine que as alterações devem ser feitas via comentários ou sugestões.
Compartilhar uma pasta inteira quando só um arquivo era necessário
Pastas ampliam o alcance do acesso. Se a pessoa só precisa de um documento, compartilhar a pasta pode expor materiais extras.
- Como evitar: compartilhe o arquivo específico ou crie uma subpasta “Somente para compartilhar” com conteúdo filtrado.
Manter editores antigos após o fim do projeto
Ao longo do tempo, permissões acumulam. Isso aumenta risco e confusão (“quem ainda tem acesso?”).
- Como evitar: faça uma revisão periódica de acessos em pastas de projetos e remova quem não precisa mais. Uma rotina simples é revisar ao encerrar cada etapa.
Checklist rápido: antes de liberar acesso
- Quem precisa acessar? (pessoa específica, não “qualquer um”)
- O que ela precisa fazer? (visualizar, comentar ou editar)
- Onde está o conteúdo? (arquivo isolado ou pasta com outros itens)
- Por quanto tempo o acesso deve existir? (temporário ou contínuo)
- Ela pode compartilhar com terceiros? (se não, bloqueie)
- Leitores podem baixar/imprimir/copiar? (se não, restrinja)
Exemplos práticos de cenários e permissões recomendadas
Cenário 1: você quer aprovação de um texto antes de enviar
- Permissão: Comentador
- Configuração extra: restringir download/impressão/cópia (opcional, se for conteúdo sensível)
- Fluxo: a pessoa comenta pontos de ajuste, você aplica as mudanças e resolve comentários.
Cenário 2: planilha de acompanhamento preenchida por várias pessoas
- Permissão: Editores para quem preenche, Leitor para quem só acompanha
- Configuração extra: bloquear que editores compartilhem com terceiros
- Boa prática: padronize quais abas cada pessoa edita e use comentários para dúvidas.
Cenário 3: pasta de entrega para um cliente
- Permissão: Leitor
- Configuração extra: restringir download/impressão/cópia se for necessário
- Boa prática: mantenha uma pasta separada apenas com o que o cliente pode ver.
Cenário 4: freelancer precisa editar por poucos dias
- Permissão: Editor temporário (e depois rebaixar para Leitor ou remover)
- Configuração extra: se disponível, defina prazo de acesso
- Boa prática: ao final, revise o histórico de versões e nomeie uma versão final.
Passo a passo: auditoria rápida de quem tem acesso
Quando você herda uma pasta antiga ou percebe que “muita gente” tem acesso, faça uma auditoria simples.
- 1) Abra a janela de Compartilhar do arquivo/pasta principal.
- 2) Leia a lista de pessoas e anote mentalmente: quem é essencial, quem é temporário, quem é desconhecido.
- 3) Rebaixe permissões altas (Editor) para níveis menores quando possível.
- 4) Remova acessos que não fazem mais sentido.
- 5) Ajuste configurações para impedir repasse de acesso por editores, se necessário.
- 6) Se for uma pasta, verifique se há arquivos sensíveis dentro e mova-os para um local não compartilhado.
Esse processo costuma levar poucos minutos e reduz muito o risco de vazamento ou alterações indevidas.
