Passo a passo para mapear entradas e saídas nas finanças empresariais

O que significa “mapear entradas e saídas” (na prática)

Mapear entradas e saídas é levantar todas as movimentações financeiras que passam pela empresa (dinheiro que entra e dinheiro que sai), identificar de onde veio e para onde foi, e registrar de forma padronizada para que nada fique “invisível”. Na rotina, isso envolve cruzar fontes (banco, cartão, notas, marketplaces etc.), registrar valores líquidos e taxas, e tratar eventos que confundem o controle, como reembolsos, estornos e chargebacks.

O objetivo aqui é operacional: criar um processo repetível para que você consiga dizer, com segurança, “essas foram as entradas e saídas do período, com taxas e ajustes corretamente registrados”.

Checklist de fontes de movimentação (onde procurar dados)

Use esta lista como varredura obrigatória. Se a empresa usa a fonte, ela precisa entrar na rotina de coleta.

• Contas bancárias: extrato (PDF/CSV), comprovantes de TED/PIX, tarifas bancárias, juros, IOF, rendimentos (se houver).
• Cartões (maquininhas/adquirentes): relatórios de vendas, agenda de recebíveis, taxas por transação, antecipações, chargebacks, estornos.
• Gateways/links de pagamento: relatórios de transações, taxas, repasses, disputas.
• Marketplaces: extrato de repasses, relatórios de pedidos, comissões, taxas de anúncio, fretes, devoluções, reembolsos.
• Boletos: emissões, baixas, tarifas de boleto, liquidações, boletos vencidos/cancelados.
• Notas fiscais e cupons: emitidas (vendas) e recebidas (compras/serviços), para conferência com pagamentos/recebimentos.
• Recibos e comprovantes: reembolsos, pequenas compras, serviços pontuais, pedágios/estacionamento, correios, etc.
• Carteiras digitais (se usar): extratos e taxas.
• Folha/pró-labore (se aplicável): comprovantes de pagamento, encargos, guias.
• Impostos e guias: DAS, DARF, GNRE, ISS, taxas municipais, etc.
• Frete e logística: transportadoras, correios, plataformas de frete, reembolsos de frete, ajustes.

Passo a passo operacional para levantar dados (sem deixar buracos)

Passo 1 — Defina o período e a “fonte-mãe” de conferência

Escolha um período fixo para o primeiro mapeamento (ex.: do dia 1 ao dia 30/31 do mês anterior). Em seguida, defina a fonte-mãe para conferência: normalmente é o extrato bancário, porque é onde o dinheiro efetivamente entra e sai.

Regra prática: toda linha do extrato bancário precisa ter uma explicação (origem/destino) e um registro correspondente no seu controle.

Continue em nosso aplicativo e ...

• Ouça o áudio com a tela desligada
• Ganhe Certificado após a conclusão
• + de 5000 cursos para você explorar!

ou continue lendo abaixo...

Baixar o aplicativo

Passo 2 — Baixe os extratos e relatórios no formato certo

Para reduzir erro e retrabalho, prefira formatos que permitam copiar/importar:

• Banco: CSV/OFX (se disponível) + PDF para auditoria visual.
• Maquininha/adquirente: relatório de vendas + relatório de repasses/agenda de recebíveis.
• Marketplace: extrato financeiro (repasses) + relatório de pedidos (para detalhar taxas e frete).
• Boletos: relatório de liquidações + tarifas.

Organize em pastas por mês: Financeiro/2026-01/Banco, Financeiro/2026-01/Cartao, Financeiro/2026-01/Marketplace etc. Isso facilita conferências futuras.

Passo 3 — Faça a varredura do extrato bancário e marque “o que é o quê”

Pegue o extrato bancário e, linha a linha, marque:

• Tipo: entrada ou saída.
• Canal: banco, cartão, marketplace, boleto, dinheiro, transferência interna etc.
• Identificador: nome do cliente/fornecedor, número do pedido, NSU, ID da transação, nosso número do boleto.
• Status: normal, reembolso, estorno, chargeback, tarifa, juros, antecipação.

Se aparecer uma linha “misteriosa” (ex.: “PGTO COBRANCA”, “TARIFA PACOTE”, “AJUSTE”), ela vira item obrigatório de investigação antes de fechar o período.

Passo 4 — Cruze com cartão/marketplace/boletos para explicar diferenças

Nem tudo que você vende aparece no banco no mesmo dia e no mesmo valor. Por isso, o cruzamento é essencial:

• Cartão: compare vendas do dia com repasses recebidos. Diferenças geralmente são taxas, parcelamento e antecipação.
• Marketplace: compare pedidos faturados com repasses. Diferenças geralmente são comissão, taxa de plataforma, frete, campanhas e reembolsos.
• Boletos: compare boletos liquidados com entradas no banco. Diferenças geralmente são tarifa de boleto e baixa/cancelamento.

Passo 5 — Reúna notas, recibos e comprovantes para “fechar o que não está no banco”

Algumas saídas não aparecem como “conta a pagar formal” (ex.: compra pequena no PIX, gasto emergencial, reembolso a cliente). Para essas, o comprovante é o que dá rastreabilidade.

Regra prática: sem comprovante, o lançamento fica incompleto. Se não houver nota/recibo, registre ao menos: data, valor, para quem foi, motivo e evidência (print, e-mail, conversa).

Como consolidar tudo em um único lugar (planilha ou caderno estruturado)

Estrutura mínima recomendada (funciona em planilha ou caderno)

Você precisa de um “livro-caixa operacional” com colunas (ou campos) fixos. Modelo:

Se estiver em caderno, mantenha a mesma ordem de campos e use uma página por semana, com totalizadores no fim.

Como lidar com “valor bruto vs. valor líquido” sem confusão

Para canais com taxa (cartão, marketplace, gateway), registre:

• Valor bruto: o valor da venda (o que o cliente pagou).
• Taxas: o que foi descontado (cartão, plataforma, antecipação, frete, etc.).
• Valor líquido: o que você efetivamente recebeu (geralmente bate com o repasse no banco).

Isso evita o erro comum de registrar apenas o líquido e “sumir” com as taxas, ou registrar o bruto no banco e duplicar entradas.

Como registrar taxas (cartão, antecipação, frete, plataforma) do jeito certo

Taxas de cartão (débito/crédito/parcelado)

Você pode registrar de duas formas. Escolha uma e mantenha padrão:

• Método A (recomendado para clareza): registrar a venda pelo bruto como entrada e registrar a taxa como saída separada (categoria: taxas de cartão). O repasse líquido no banco serve para conferência.
• Método B (mais simples): registrar apenas o líquido como entrada e registrar as taxas em um campo “Taxas” dentro do mesmo lançamento (sem criar saída separada). Exige disciplina para não esquecer de preencher taxas.

Exemplo (Método A):

12/01 - Entrada - Venda cartão - Bruto: 200,00 - Líquido: 191,86 - Taxas: 8,14 (registrar saída separada de 8,14)

Taxa de antecipação de recebíveis

Antecipação costuma aparecer como desconto extra ou como evento específico no relatório da adquirente. Registre como taxa financeira associada ao cartão.

Exemplo:

15/01 - Saída - Antecipação de recebíveis (Adquirente X) - 35,20

Frete (quando a plataforma desconta ou quando você paga)

• Frete descontado no marketplace: trate como taxa/desconto do canal (aparece no extrato do marketplace). Registre em “Taxas” ou como saída separada (categoria: frete/logística).
• Frete pago por fora (correios/transportadora): registre como saída normal com comprovante/nota.

Taxas de plataforma/marketplace (comissão, anúncio, mensalidade)

Separe por tipo quando possível:

• Comissão por venda (variável)
• Taxa de anúncio/campanha (variável)
• Mensalidade/assinatura (fixa)

Isso ajuda a enxergar o que cresce com as vendas e o que é custo fixo do canal.

Como tratar reembolsos, estornos e chargebacks

Diferença operacional

• Reembolso: você devolve ao cliente (muitas vezes via PIX/transferência) ou a plataforma devolve e desconta do seu saldo.
• Estorno: cancelamento de uma venda no cartão; pode aparecer como valor negativo no relatório ou desconto em repasses futuros.
• Chargeback: contestação no cartão; pode gerar retenção, débito e taxas adicionais.

Regra de ouro: sempre vincular ao lançamento original

Todo reembolso/estorno deve apontar para:

• ID do pedido/venda original
• Data da venda e data do estorno/reembolso
• Canal (cartão/marketplace/banco)
• Se houve taxa não devolvida (muito comum)

Como registrar (modelo prático)

Cenário 1: reembolso via PIX

10/01 - Entrada - Venda PIX pedido #1001 - 150,00 (normal) 12/01 - Saída - Reembolso pedido #1001 (PIX) - 150,00 (status: reembolso)

Cenário 2: estorno no cartão com taxa não devolvida

05/01 - Entrada - Venda cartão pedido #2002 - Bruto 300,00 - Taxas 12,00 - Líquido 288,00 20/01 - Saída/ajuste - Estorno pedido #2002 - 300,00 (ou ajuste no repasse) 20/01 - Saída - Taxa não devolvida do cartão (pedido #2002) - 12,00

Cenário 3: marketplace desconta reembolso do próximo repasse

Marketplace extrato: -120,00 (reembolso pedido #M332) + repasse do período 1.500,00 líquido Banco recebe 1.380,00 Registrar: 1) Saída - Reembolso marketplace pedido #M332 - 120,00 2) Entrada - Repasse marketplace - 1.500,00 (ou registrar líquido 1.380,00 com taxas 120,00, mantendo padrão)

O ponto crítico é evitar “sumir” com o reembolso dentro do repasse líquido sem registro, porque isso distorce a leitura do canal.

Rotina diária e semanal (para não acumular bagunça)

Rotina diária (10 a 20 minutos)

• Registrar movimentações do dia (banco + vendas do canal principal).
• Anexar/guardar comprovantes do dia (pasta do mês).
• Marcar pendências: “falta nota”, “falta ID do pedido”, “taxa não identificada”.
• Separar reembolsos/estornos ocorridos no dia e vincular ao pedido.

Rotina semanal (30 a 60 minutos)

• Conferir repasses de cartão: vendas x repasses x taxas x antecipações.
• Conferir marketplace: pedidos x extrato financeiro x repasses no banco.
• Conferir boletos: emitidos x liquidados x tarifas.
• Revisar “pendências” e zerar a lista antes de virar a semana.
• Checar se todas as linhas do extrato bancário da semana estão registradas e explicadas.

Mini-checklist de conferência (use antes de fechar a semana)

• Existe alguma linha no banco sem categoria/descrição clara?
• As entradas de cartão estão batendo com repasses (considerando prazos/parcelas)?
• As taxas de cartão e antecipação foram registradas (no campo ou como saída separada)?
• Marketplaces: comissões, anúncios, fretes e reembolsos estão aparecendo no controle?
• Boletos: tarifas e baixas/cancelamentos foram registrados?
• Reembolsos/estornos: todos vinculados ao pedido original e com taxas não devolvidas tratadas?
• Comprovantes: está tudo guardado na pasta do mês (ou anexado ao registro)?