Organização de Arquivos de RH: Dossiê do Colaborador, Pastas e Controle de Acesso

Conceito e objetivos da organização de arquivos de RH

Organizar arquivos de RH significa estruturar, identificar, armazenar e controlar documentos do colaborador e do departamento de forma que seja possível localizar informações rapidamente, manter a integridade (sem perdas e sem alterações indevidas), garantir confidencialidade e cumprir prazos de guarda. Na prática, isso se materializa em um dossiê do colaborador (físico e/ou digital), uma taxonomia de pastas padronizada, regras de nomeação e indexação, controle de versões, política de guarda e controle de acesso com rastreabilidade.

Estrutura do dossiê do colaborador (físico e digital)

O que é o dossiê

O dossiê é o conjunto organizado de documentos e registros relacionados a um colaborador, agrupados por categorias. Ele pode existir em duas formas:

• Dossiê físico: pasta suspensa, pasta catálogo ou fichário com divisórias.
• Dossiê digital: pasta em servidor/drive corporativo ou sistema documental, com subpastas e arquivos digitalizados/nativos.

Regra prática: se houver físico e digital, defina qual é o repositório mestre (fonte oficial). Em muitas empresas, o digital é o mestre e o físico é mantido apenas quando exigido por originalidade/assinaturas.

Categorias recomendadas de documentos

Crie categorias que facilitem busca e auditoria. Evite “pasta única” com tudo misturado.

Padronize a numeração (01, 02, 03…) para manter a ordem em qualquer sistema operacional e reduzir erros de arquivamento.

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Taxonomia de pastas: modelo prático

Estrutura macro (departamento e colaboradores)

Uma taxonomia simples e escalável separa o que é por colaborador do que é institucional (políticas, modelos, relatórios). Exemplo:

RH/01_Colaboradores_Ativos/{MATRICULA}_{NOME}/01_Identificacao/ RH/01_Colaboradores_Ativos/{MATRICULA}_{NOME}/02_Contratos_e_Termos/ RH/01_Colaboradores_Ativos/{MATRICULA}_{NOME}/03_Beneficios/ RH/02_Colaboradores_Desligados/{ANO}/{MATRICULA}_{NOME}/ RH/03_Modelos_e_Formularios/ RH/04_Politicas_e_Procedimentos/ RH/05_Relatorios_e_Auditorias/

Regras de padronização (para evitar duplicidade e confusão)

• Identificador único: use matrícula/ID do colaborador no nome da pasta e nos arquivos.
• Nome do colaborador: padronize como SOBRENOME_Nome (sem acentos) para facilitar ordenação.
• Sem caracteres especiais: evite / \ : * ? " < > | e emojis; prefira underscore _.
• Ordem cronológica: datas no padrão AAAA-MM-DD para ordenar corretamente.
• Uma informação por pasta: não misture “ativos” com “desligados”; não misture “modelos” com “documentos assinados”.

Indexação e metadados: como localizar rápido

Indexação mínima (sem sistema sofisticado)

Se a empresa não possui GED/ECM, crie um índice mestre em planilha para rastrear o que existe, onde está e quem acessou. Campos recomendados:

• ID do colaborador (matrícula)
• Nome
• Categoria (ex.: 02_Contratos_e_Termos)
• Tipo de documento (ex.: Aditivo)
• Data do documento
• Local (Físico: armário/gaveta/pasta; Digital: caminho)
• Status (Original físico / Digitalizado / Substituído / Cancelado)
• Versão
• Responsável pelo arquivamento
• Data/hora do arquivamento

Metadados no nome do arquivo (padrão recomendado)

Um padrão de nomeação reduz dependência de memória e acelera buscas. Modelo:

{MATRICULA}_{SOBRENOME_Nome}_{CATEGORIA}_{TIPO}_{AAAA-MM-DD}_v{N}.{ext}

Exemplos:

• 012345_Silva_Ana_02_Contratos_Termo_2025-03-01_v1.pdf
• 012345_Silva_Ana_03_Beneficios_PlanoSaude_2025-04-10_v2.pdf
• 078900_Souza_Caio_07_Disciplinar_Advertencia_2024-11-18_v1.pdf

Quando o documento tiver múltiplas páginas e anexos, mantenha em um único PDF (quando permitido) e, se necessário, use sufixos: _anexoA, _anexoB.

Controle de versões: evitando “arquivos finais” duplicados

Regras simples de versionamento

• Versão no nome: use v1, v2, v3…
• Não use “final”, “final2”, “agora vai”.
• Versão vigente: se quiser facilitar, mantenha um atalho/arquivo espelho com sufixo _VIGENTE apontando para a última versão (ou uma cópia controlada), por exemplo: ..._v3_VIGENTE.pdf.
• Registro de substituição: quando uma versão nova substituir a anterior, registre no índice mestre: “v2 substituída por v3 em AAAA-MM-DD por Fulano”.
• Bloqueio de edição: documentos assinados devem ser armazenados em PDF não editável (e, quando aplicável, com proteção contra alteração).

Checklist rápido: quando criar nova versão

• Houve correção de dados (nome, datas, valores)?
• Houve alteração de cláusula/termo?
• Houve nova assinatura?
• Houve substituição por documento reemitido?

Se sim, crie nova versão e mantenha a anterior como histórico (não apague sem regra formal).

Política de guarda (retenção) e descarte

Política de guarda define por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido e como será descartado ao final do prazo. Como os prazos variam por tipo documental e contexto, a prática recomendada é:

• Manter uma Tabela de Temporalidade aprovada por Jurídico/Compliance/DPO (quando aplicável).
• Definir o marco inicial do prazo (ex.: data de emissão, data de desligamento, fim do ano-calendário).
• Definir método de descarte: fragmentação/trituração para físico; eliminação segura para digital (com registro).
• Registrar o descarte em ata/log (o que foi descartado, quando, por quem, com autorização).

Modelo de tabela de temporalidade (estrutura)

Importante: não invente prazos. Use a tabela aprovada internamente e aplique de forma consistente.

Controle de acesso e confidencialidade

Princípios práticos

• Necessidade de saber: acesso apenas a quem precisa para executar a rotina.
• Segregação por sensibilidade: pastas como “Saúde e Segurança”, “Remuneração” e “Disciplinar” devem ter permissões mais restritas.
• Perfis de acesso: defina grupos (ex.: RH_Operacional, RH_Gestao, DP_Folha, Juridico, Auditoria) e conceda acesso por grupo, não por pessoa.
• Rastreabilidade: manter logs de acesso/retirada (digital e físico).

Matriz simples de acesso (exemplo)

Para físico: armário com chave, controle de chaves, sala restrita e registro de retirada/devolução.

Digitalização: regras de qualidade, formato e legibilidade

Padrões recomendados

• Resolução: 300 DPI para documentos textuais (equilíbrio entre qualidade e tamanho).
• Cor: preto e branco para texto simples; escala de cinza quando houver carimbos/assinaturas; colorido quando a cor for relevante (ex.: selos, marcações).
• Formato: PDF (preferencialmente PDF/A quando a política exigir preservação de longo prazo).
• OCR: aplicar reconhecimento de texto para permitir busca por palavras (quando permitido e disponível).
• Orientação e corte: páginas alinhadas, sem bordas excessivas, sem cortes de assinatura/carimbo.
• Integridade: conferir se todas as páginas foram digitalizadas e estão na ordem correta.

Checklist de legibilidade (antes de arquivar)

• Assinaturas e datas estão nítidas?
• Carimbos e números de identificação estão legíveis?
• Há páginas em branco desnecessárias?
• O arquivo abre em diferentes dispositivos?
• O nome do arquivo segue o padrão?

Fluxo prático de digitalização

1. Preparar o documento (retirar grampos, organizar páginas).
2. Digitalizar conforme padrão (300 DPI, PDF).
3. Aplicar OCR (se aplicável).
4. Validar legibilidade e ordem das páginas.
5. Salvar com nome padronizado e versão correta.
6. Arquivar na pasta correta e registrar no índice mestre.
7. Se existir físico, devolver ao local físico e registrar.

Rotinas de auditoria: encontrabilidade e conformidade

Auditoria de encontrabilidade (localizar rápido)

Objetivo: garantir que qualquer documento “crítico” seja localizado em poucos minutos. Rotina mensal ou bimestral:

• Selecionar amostra (ex.: 10 colaboradores ativos + 5 desligados).
• Testar busca por: ID, nome, tipo de documento e data.
• Verificar se o arquivo está na categoria correta e com nome padrão.
• Checar se o índice mestre aponta para o caminho correto.
• Registrar tempo de localização e falhas encontradas.

Auditoria de integridade e acesso

• Verificar se há arquivos duplicados em locais não oficiais (ex.: “Downloads”, “Área de Trabalho”).
• Revisar permissões de pastas (entrada/saída de colaboradores do RH).
• Checar logs de acesso/retirada: acessos fora do padrão devem ser justificados.
• Conferir se documentos sensíveis estão segregados e com acesso mínimo necessário.

Plano de correção (quando achar problemas)

• Renomear arquivos fora do padrão (sem alterar conteúdo).
• Mover para a pasta correta e atualizar índice.
• Consolidar versões (manter histórico, marcar vigente).
• Ajustar permissões e registrar a mudança.

POP (Procedimento Operacional Padrão): arquivamento e retirada/devolução com rastreabilidade

1. Objetivo

Padronizar o arquivamento e a movimentação (retirada/devolução) de documentos de RH, garantindo rastreabilidade, integridade, confidencialidade e rápida localização.

2. Escopo

Aplica-se a documentos do dossiê do colaborador em formato físico e digital, incluindo documentos sensíveis (remuneração, saúde/segurança, disciplinar), respeitando níveis de acesso.

3. Papéis e responsabilidades

• Assistente de RH: arquivar, indexar, digitalizar, registrar movimentações e zelar pelo padrão.
• Responsável do RH (validador): aprovar exceções, autorizar acessos especiais e revisar auditorias.
• Solicitante autorizado: solicitar retirada com justificativa e devolver no prazo.

4. Materiais e sistemas

• Planilha/registro de controle (índice mestre e log de movimentação)
• Armário com chave (arquivo físico) e etiquetas de identificação
• Scanner (ou multifuncional) com configuração padrão
• Repositório digital oficial (servidor/drive/sistema)

5. Procedimento: arquivamento de documento (digital e físico)

1. Recebimento: conferir se o documento está completo (todas as páginas, assinaturas, datas).
2. Classificação: identificar categoria do dossiê (ex.: 02_Contratos_e_Termos).
3. Versionamento: definir versão (v1 para primeira emissão; v2+ para substituições).
4. Digitalização (se aplicável): digitalizar seguindo padrão (300 DPI, PDF, OCR quando aplicável) e validar legibilidade.
5. Nomeação: salvar com padrão {MATRICULA}_{NOME}_{CATEGORIA}_{TIPO}_{DATA}_vN.pdf.
6. Arquivamento digital: mover para a pasta correta no repositório oficial (não deixar em pastas temporárias).
7. Arquivamento físico (se aplicável): inserir na pasta do colaborador, na divisória correta, em ordem cronológica.
8. Registro: atualizar índice mestre com caminho/local físico, versão, data/hora e responsável.

6. Procedimento: retirada de documento físico (com rastreabilidade)

1. Solicitação: solicitante autorizado informa: colaborador (ID), tipo de documento, motivo, prazo de uso e nível de urgência.
2. Validação de acesso: conferir se o solicitante tem permissão para a categoria solicitada; se não tiver, encaminhar para aprovação do responsável do RH.
3. Localização: localizar no armário/pasta conforme índice mestre.
4. Registro de retirada: preencher log com: data/hora, solicitante, documento, categoria, colaborador, local de origem, prazo de devolução, responsável que entregou.
5. Protocolo: anexar um “cartão de substituição” na pasta física indicando que o documento foi retirado (quem, quando, para quê, prazo).
6. Entrega: entregar em envelope identificado (sem expor conteúdo) e orientar sobre confidencialidade.

7. Procedimento: devolução de documento físico

1. Conferência: verificar integridade (sem rasuras novas, páginas completas, sem danos).
2. Digitalização (se houve atualização/novo documento): digitalizar e arquivar como nova versão, quando aplicável.
3. Arquivamento físico: recolocar na divisória correta e remover o cartão de substituição.
4. Baixa no log: registrar data/hora de devolução, responsável pelo recebimento e observações (ex.: “devolvido incompleto”).

8. Procedimento: retirada de documento digital (acesso controlado)

1. Solicitação: via canal interno definido (ticket/e-mail), com justificativa e prazo.
2. Concessão: conceder acesso por tempo determinado (quando possível) ou compartilhar cópia controlada.
3. Registro: registrar no log: quem acessou, qual arquivo, data/hora, finalidade e autorização.
4. Revogação: ao final, remover permissões temporárias e registrar.

9. Log de movimentação (modelo de campos)

10. Regras de exceção

• Documento extraviado: registrar ocorrência, comunicar responsável do RH, iniciar busca e registrar medidas adotadas.
• Documento devolvido incompleto/danificado: registrar no log, comunicar solicitante e responsável do RH, avaliar necessidade de reemissão.
• Urgência: permitir retirada com registro mínimo imediato e completar dados no mesmo dia útil.