Operador de Caixa: fechamento do turno, conferência e entrega do caixa

O que é o fechamento do turno (e por que ele precisa ser padronizado)

O fechamento do turno é o conjunto de conferências e registros feitos ao final do expediente para garantir que tudo o que foi recebido (dinheiro, cartões, PIX, vouchers etc.) esteja compatível com o que foi registrado no sistema e com os comprovantes gerados. Ele também organiza a entrega do caixa para o responsável (fiscal, líder, tesouraria), separando corretamente fundo de caixa, sangrias e valores a depositar/entregar.

Um fechamento bem feito reduz retrabalho, evita acusações injustas, facilita auditorias e protege o operador, porque deixa rastros claros: o que foi contado, o que foi conferido e o que foi comunicado.

Antes de começar: condições para um fechamento seguro

• Feche o atendimento conforme o procedimento da loja (não iniciar conferência com cliente ainda sendo atendido).
• Organize o espaço: balcão limpo, documentos separados, sem itens pessoais misturados.
• Evite interrupções: se possível, faça a contagem em local definido pela empresa (guichê/tesouraria/sala de conferência).
• Tenha materiais à mão: relatórios do PDV, envelope(s), lacre(s), caneta, calculadora e formulários de ocorrência/diferença (se houver).

Rotina prática de fechamento: passo a passo

1) Encerrar operações no PDV e emitir relatórios

Finalize as operações pendentes e gere os relatórios exigidos pela empresa (os nomes variam por sistema). Em geral, você precisará de:

• Resumo de vendas/recebimentos por forma de pagamento (total em dinheiro, cartões, PIX etc.).
• Relatório de sangrias (valores retirados durante o turno).
• Relatório de cancelamentos/estornos (para conferência documental).
• Leitura/fechamento do TEF (quando aplicável) ou resumo de transações do terminal.

Guarde esses relatórios para anexar ao pacote de fechamento. Se a loja usa assinatura do responsável, deixe o espaço pronto para assinatura.

2) Separar e organizar comprovantes e documentos

Antes de contar dinheiro, organize os papéis para não misturar:

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• Comprovantes de cartão/TEF (quando a loja arquiva via do estabelecimento).
• Comprovantes de PIX (se houver impressão/registro físico).
• Vouchers/vales (alimentação, presente, convênios).
• Notas/recibos exigidos por procedimento interno.

Dica prática: faça pilhas por tipo e, dentro de cada tipo, por ordem de horário ou numeração, se o sistema permitir. Isso facilita localizar divergências.

3) Contagem do dinheiro: método para reduzir erro

Conte o dinheiro com método fixo. Um padrão simples e confiável:

• Separe por cédulas (2, 5, 10, 20, 50, 100, 200) e por moedas.
• Alinhe e confira autenticidade conforme orientação da loja (sem “testes” não autorizados).
• Conte duas vezes: uma contagem inicial e uma recontagem (preferencialmente invertendo a ordem).
• Registre a composição (quantidade de cada cédula/moeda) quando o procedimento exigir. Isso ajuda a explicar diferenças.

Exemplo de registro de composição (quando aplicável):

Cédulas: 10x R$50 = R$500 | 8x R$20 = R$160 | 12x R$10 = R$120 | 10x R$5 = R$50 | 20x R$2 = R$40 Total cédulas = R$870 Moedas: R$32 Total dinheiro contado = R$902

4) Separação de valores: fundo, sangrias e entrega

Após contar, separe os valores conforme a regra da loja:

• Fundo de caixa: valor fixo que deve permanecer para troco no próximo turno (ex.: R$200). Separe e identifique.
• Sangrias já realizadas: não entram como dinheiro “a entregar” no caixa do operador, pois já foram retiradas e registradas. Confirme se constam no relatório.
• Recebimentos do turno: dinheiro excedente ao fundo (o que será entregue/depositado).

Exemplo prático: se o dinheiro total contado foi R$902 e o fundo definido é R$200, então R$702 é o valor a entregar (desde que o relatório do sistema indique que esse é o esperado em dinheiro, considerando sangrias).

5) Conferência com o sistema: comparar “esperado” x “contado”

Agora compare os totais do relatório do PDV com o que você tem fisicamente:

Pontos de atenção comuns:

• Cartões: o valor do PDV deve bater com o resumo do TEF (quando a loja usa TEF). Se houver divergência, procure transações pendentes, negadas ou duplicadas conforme procedimento interno.
• Vouchers: confira se todos estão assinados/validados quando exigido e se o valor unitário confere.
• Dinheiro: confirme se o relatório considera sangrias e se você não incluiu o fundo na entrega quando não deveria.

6) Organizar o “pacote de fechamento” para entrega

Monte o pacote de forma padronizada, para facilitar a conferência do responsável:

• Envelope do dinheiro (valor a entregar), com identificação: data, turno, número do caixa/PDV, nome/registro do operador, valor total.
• Fundo de caixa separado e identificado (se ficar no PDV para o próximo turno).
• Relatórios do sistema anexados (resumo de recebimentos, sangrias, cancelamentos/estornos, etc.).
• Comprovantes organizados por tipo (cartões, vouchers, PIX impresso, quando houver).
• Formulário de ocorrência preenchido, se existir sobra/falta ou qualquer anormalidade.

Evite colocar papéis soltos. Use clipes/grampos conforme padrão da empresa e mantenha a ordem sempre igual.

7) Registrar diferenças e comunicar imediatamente

Se houver qualquer diferença, registre e comunique ao responsável antes de encerrar o fechamento. Transparência é parte do procedimento e protege você.

O registro deve conter, no mínimo:

• Data, turno, PDV/caixa e seu nome.
• Valor esperado (relatório) e valor encontrado (contagem).
• Tipo de diferença: sobra ou falta e em qual forma de pagamento.
• Observações objetivas (ex.: “recontado 2x”, “verificado resumo TEF”, “vouchers conferidos”).

Exemplo de anotação objetiva:

Diferença no dinheiro: esperado R$ 710,00 | contado R$ 702,00 | falta R$ 8,00. Recontagem realizada 2x. Fundo separado R$ 200,00 conforme padrão. Comunicada liderança às 22:15.

Checklist de fechamento (para reduzir esquecimentos)

• [ ] Atendimento encerrado e PDV bloqueado/fechado conforme procedimento
• [ ] Relatórios emitidos (resumo por forma de pagamento, sangrias, cancelamentos/estornos, TEF quando aplicável)
• [ ] Comprovantes separados por tipo e organizados
• [ ] Dinheiro separado por cédulas/moedas e contado
• [ ] Recontagem do dinheiro realizada
• [ ] Fundo de caixa separado e identificado
• [ ] Valor a entregar calculado (dinheiro total menos fundo, considerando sangrias)
• [ ] Comparação sistema x físico feita para todas as formas de pagamento
• [ ] Divergências registradas (se houver) com valores e observações objetivas
• [ ] Pacote de fechamento montado (envelope + relatórios + comprovantes)
• [ ] Entrega realizada ao responsável com conferência/assinatura quando exigido
• [ ] Área do caixa organizada para o próximo turno

Como agir quando houver sobra ou falta (postura profissional e transparência)

Quando houver falta

• Reconte o dinheiro com calma e método (incluindo moedas).
• Verifique separações: fundo foi separado corretamente? Alguma sangria foi registrada e não retirada (ou retirada e não registrada)?
• Revise documentos que impactam dinheiro: vouchers recebidos como dinheiro, troco entregue incorretamente, recebimento em espécie lançado em outra forma (ou vice-versa).
• Não “complete” do próprio bolso, a menos que exista política formal e autorização expressa (em muitas empresas isso é proibido).
• Registre e comunique imediatamente ao responsável, com dados objetivos.

Quando houver sobra

• Reconte e confira se o fundo não foi somado indevidamente ao valor de entrega.
• Cheque lançamentos: venda registrada como cartão/PIX, mas recebida em dinheiro; ou troco não entregue.
• Registre a sobra e entregue conforme procedimento (geralmente vai para conferência/caixa central). Não “compense” com faltas de outros dias/turnos.
• Comunique com clareza: sobra também é ocorrência e precisa de rastreio.

O que evitar em qualquer caso

• Discussões no balcão ou na frente de clientes.
• Acusações a colegas sem evidência.
• Alterar registros para “fazer bater”. Se algo não bate, o correto é registrar a diferença e seguir o fluxo interno.
• Omitir a diferença esperando “resolver depois”.

Entrega do caixa ao responsável: como fazer de forma correta

No momento da entrega:

• Apresente o envelope do dinheiro e o pacote de documentos já organizados.
• Informe de forma objetiva: total entregue, fundo separado e se houve ocorrência (sobra/falta) com valor.
• Solicite confirmação/assinatura quando o procedimento exigir (em relatório, livro de caixa ou sistema).
• Se o responsável fizer recontagem na sua frente, mantenha postura colaborativa e acompanhe, sem pressa.

Frase-modelo profissional (sem justificativas longas):

“Fechamento do PDV 03: dinheiro contado R$ 902, fundo R$ 200 separado, entrega R$ 702. Relatórios e comprovantes anexados. Houve falta de R$ 8 no dinheiro, registrada no formulário e comunicada.”