Modelagem de dados no Calc: cabeçalhos, padrões e consistência de preenchimento

Planilha “bem comportada”: campos (colunas) e registros (linhas)

Uma planilha bem modelada facilita filtros, tabelas dinâmicas, gráficos, validações e evita retrabalho. A regra central é: cada coluna representa um campo (um tipo de informação) e cada linha representa um registro (uma ocorrência completa).

• Colunas (campos): Data, Produto, Quantidade, Preço, Cliente, etc. Cada coluna deve ter um único significado.
• Linhas (registros): cada venda, cada item de estoque, cada movimentação. Um registro por linha.
• Cabeçalho único: a primeira linha (ou a linha definida como cabeçalho) contém os títulos das colunas e não deve ser misturada com dados.
• Sem “células mescladas” na área de dados: mesclagem atrapalha ordenação, filtros e importação/exportação. Se precisar de estética, use mesclagem apenas em áreas de relatório, fora da base.

Exemplo de base de vendas (estrutura recomendada)

Observe que “Total” é um campo calculável. Você pode armazená-lo para auditoria, mas o ideal é que ele seja uma fórmula (ou recalculado) para reduzir inconsistências.

Cabeçalhos: títulos claros, estáveis e padronizados

Um bom cabeçalho evita ambiguidades e melhora a leitura por pessoas e por ferramentas (filtros, funções, importação).

• Use nomes curtos e específicos: “Preço Unit.” em vez de “Valor”.
• Evite títulos duplicados: não use duas colunas chamadas “Data”. Se necessário, diferencie: “Data Pedido” e “Data Entrega”.
• Evite quebras de linha no título: prefira ajustar largura da coluna.
• Não coloque unidades no meio dos dados: em vez de “10 un”, use “Qtd” (número) e, se necessário, uma coluna “Unidade”.
• Evite caracteres confusos: mantenha padrão de maiúsculas/minúsculas e abreviações.

Passo a passo: criar cabeçalhos e “congelar” a linha de títulos

1. Digite os títulos na primeira linha (ex.: linha 1).
2. Selecione a linha abaixo do cabeçalho (ex.: clique na célula A2).
3. Vá em Exibir > Congelar células (ou opção equivalente) para manter o cabeçalho visível ao rolar.

Tipos de dados: texto, número, moeda e data (e por que isso importa)

No Calc, o conteúdo pode “parecer” correto, mas estar com tipo inadequado. Isso afeta soma, ordenação, filtros e fórmulas.

• Texto: nomes, códigos, categorias. Ex.: SKU “0012-A” deve ser texto (se for número, pode perder zeros à esquerda).
• Número: quantidades, medidas. Ex.: Qtd = 2.
• Moeda: valores monetários com formatação e separadores. Ex.: Preço Unit. = 79,90.
• Data: deve ser data real (não texto). Ex.: 05/01/2026 deve permitir ordenar cronologicamente e calcular diferenças.

Como identificar rapidamente tipo errado

• Número armazenado como texto: geralmente fica alinhado à esquerda (dependendo do estilo) e não soma corretamente.
• Data como texto: ao ordenar, “10/01/2026” pode aparecer antes de “2/01/2026” (ordem alfabética).
• Moeda como texto: “R$ 79,90” digitado com símbolos pode virar texto e quebrar cálculos.

Passo a passo: definir formato correto por coluna

1. Selecione a coluna inteira (clique na letra da coluna).
2. Abra Formatar células (menu Formatar > Células).
3. Na aba de Números, escolha: Número, Moeda, Data ou Texto.
4. Defina casas decimais e formato de data conforme o padrão do seu controle.

Dica: para códigos com zeros à esquerda (ex.: “000123”), use formato Texto ou um formato numérico personalizado. Se o código puder conter letras, prefira texto.

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Padronização: consistência de preenchimento e regras simples

Padronizar significa reduzir variações desnecessárias. Isso melhora filtros e evita “duplicatas invisíveis” (ex.: “Cartão”, “cartao”, “Cartão ”).

Boas práticas de padronização

• Listas fechadas para categorias: “Forma Pgto” deve aceitar apenas opções definidas (Pix, Dinheiro, Cartão, Boleto).
• Mesma unidade e escala: não misturar “1,5” com “1500” (ml vs L) sem uma coluna de unidade.
• Separar campos compostos: em vez de “Cliente - Cidade”, use “Cliente” e “Cidade”.
• Evitar colunas “observações” para dados estruturados: se “Canal” é importante, crie a coluna “Canal”.

Passo a passo: criar uma lista de opções (validação) para padronizar

1. Selecione o intervalo onde os dados serão digitados (ex.: coluna “Forma Pgto”, linhas 2 a 1000).
2. Vá em Dados > Validação.
3. Em Critérios, escolha Lista.
4. Digite as opções separadas por ponto e vírgula (ex.: Pix;Dinheiro;Cartão;Boleto) ou aponte para um intervalo com a lista.
5. Opcional: na aba de mensagens/alertas, configure aviso para impedir valores fora do padrão.

Preenchimento inteligente: alça de preenchimento e séries

A alça de preenchimento (pequeno quadrado no canto inferior direito da seleção) acelera o preenchimento repetitivo e cria séries automaticamente.

Passo a passo: repetir valores e fórmulas com a alça

1. Digite um valor ou fórmula em uma célula (ex.: em H2, o cálculo do Total).
2. Selecione a célula e posicione o cursor no canto inferior direito até aparecer a alça.
3. Arraste para baixo para preencher as linhas seguintes.

Exemplo de fórmula de total (com desconto)

Supondo: Qtd em F, Preço Unit. em G, Desconto em H, Total em I:

=F2*G2-H2

Depois, arraste para baixo para aplicar aos demais registros.

Séries comuns: datas, meses e sequências

• Datas: digite 01/01/2026 e arraste para criar dias seguintes.
• Meses: digite “Jan” (ou “Janeiro”, conforme idioma) e arraste para completar a sequência.
• Sequência numérica: digite 1 e 2 em células consecutivas, selecione ambas e arraste para continuar 3, 4, 5…

Se a série não sair como esperado, verifique se o conteúdo está como data real ou texto. Datas como texto não geram sequência cronológica.

Copiar/Colar especial: valores, formatos e transposição

Copiar e colar “normal” leva tudo junto (fórmulas, formatos, validações). O Colar especial permite escolher exatamente o que será colado.

Quando usar

• Fixar resultados: transformar fórmulas em valores (ex.: após importar e tratar dados).
• Aplicar só formatação: padronizar aparência sem alterar conteúdo.
• Colar só números: evitar carregar validações/links indesejados.
• Transpor: trocar linhas por colunas (útil ao reorganizar uma tabela mal montada).

Passo a passo: colar apenas valores

1. Copie o intervalo desejado (Ctrl+C).
2. Selecione o destino.
3. Use Editar > Colar especial (ou atalho equivalente).
4. Escolha Somente valores.

Passo a passo: colar apenas formatos

1. Copie uma célula/intervalo com o formato correto.
2. Selecione o intervalo de destino.
3. Colar especial > Somente formatos.

Limpeza de dados comuns: espaços extras e “texto que parece número”

Erros de digitação e dados colados de sistemas externos geram inconsistências. Dois problemas frequentes são: espaços invisíveis e números armazenados como texto.

Espaços extras (antes/depois e duplicados no meio)

Exemplo: “Cartão” vs “Cartão ” (com espaço no final) parecem iguais, mas filtros e contagens tratam como diferentes.

Passo a passo: remover espaços extras com função

1. Crie uma coluna auxiliar ao lado (ex.: “Cliente_limpo”).
2. Use uma função de limpeza (dependendo do idioma/configuração do Calc, o nome pode variar). Exemplo comum:

=ARRUMAR(A2)

Se sua instalação estiver em inglês, a função equivalente costuma ser =TRIM(A2). Depois de limpar, copie a coluna auxiliar e use Colar especial > Somente valores sobre a coluna original.

Textos em números (ex.: “79,90” como texto)

• Verifique se há apóstrofo no início (ex.: '79,90).
• Verifique separador decimal correto (vírgula vs ponto) conforme sua localidade.

Passo a passo: converter texto em número com colunas auxiliares

1. Em uma coluna auxiliar, tente converter com uma operação simples, por exemplo:

=VALOR(A2)

Se a função não reconhecer por causa de separadores, pode ser necessário substituir caracteres antes (ex.: remover “R$ ”). Uma abordagem comum é usar uma substituição e depois converter:

=VALOR(SUBSTITUIR(A2;"R$";""))

Após obter números corretos, copie e Colar especial > Somente valores na coluna original, e aplique o formato (Número/Moeda).

Datas como texto

Se datas foram coladas como texto, elas não ordenam corretamente. Uma forma prática é tentar reconverter usando funções de data (quando possível) ou reimportar/colar com o formato de coluna definido previamente como Data.

Atividade prática: modelagem de um controle de vendas (com regras obrigatórias)

Objetivo: criar uma base consistente para registrar vendas e gerar relatórios depois (por período, por produto, por cliente, por forma de pagamento).

1) Defina as colunas obrigatórias (modelo sugerido)

• Data (tipo: Data, obrigatório)
• Nº Pedido (tipo: Texto ou Número, obrigatório; não repetir)
• Cliente (tipo: Texto, obrigatório)
• SKU (tipo: Texto, obrigatório)
• Produto (tipo: Texto, obrigatório)
• Categoria (tipo: Texto, opcional, mas recomendado; usar lista)
• Qtd (tipo: Número, obrigatório; inteiro > 0)
• Preço Unit. (tipo: Moeda, obrigatório; >= 0)
• Desconto (tipo: Moeda, opcional; >= 0)
• Total (fórmula, obrigatório)
• Forma Pgto (lista: Pix, Dinheiro, Cartão, Boleto; obrigatório)
• Status (lista: Pago, Pendente, Cancelado; obrigatório)

2) Regras de preenchimento (escreva e aplique)

• Sem linhas em branco no meio da base.
• Uma venda por linha (se um pedido tiver vários itens, cada item vira uma linha, repetindo Nº Pedido e Cliente).
• Qtd deve ser número inteiro positivo.
• Preço Unit. e Desconto devem ser moeda (duas casas decimais).
• Total deve ser calculado por fórmula e replicado com alça de preenchimento.
• Forma Pgto e Status devem ser escolhidos de listas (validação).

3) Passo a passo para montar a planilha

1. Crie os cabeçalhos na linha 1 com os nomes das colunas.
2. Formate as colunas: Data (Data), Qtd (Número sem decimais), Preço/Desconto/Total (Moeda).
3. Crie validação de lista para “Forma Pgto” e “Status”.
4. Na primeira linha de dados (linha 2), preencha um registro completo.
5. Insira a fórmula do Total (ex.: =Qtd*Preço-Desconto conforme suas colunas) e use a alça para preencher para baixo.
6. Teste a consistência: digite propositalmente um valor fora da lista em “Status” e verifique se o Calc alerta/bloqueia (ajuste a validação se necessário).

4) Desafio de limpeza (simulação de dados “sujos”)

Crie 10 linhas e introduza problemas propositais em 3 delas:

• Cliente com espaço no final (ex.: “Ana Lima ”).
• Preço Unit. digitado como texto com “R$” (ex.: “R$ 79,90”).
• Data digitada como texto fora do padrão (ex.: “2026-01-05” em uma coluna formatada como Data, dependendo da localidade).

Em seguida, corrija usando: coluna auxiliar com função de limpeza de espaços, conversão de texto para número e reaplicação de formatos. Finalize substituindo as colunas originais pelos valores limpos via Colar especial > Somente valores.