Inventário e Auditoria: Rotinas de Conferência Cíclica e Acuracidade

Por que inventário e auditoria são rotinas (e não eventos)

Um estoque organizado só se mantém confiável quando existe uma rotina de verificação que detecta desvios cedo, antes que virem ruptura, excesso, retrabalho e divergências financeiras. Inventário e auditoria têm objetivos diferentes e complementares:

• Inventário (contagem): confirmar se a quantidade física bate com a quantidade registrada no sistema.
• Auditoria (conformidade): verificar se o estoque está seguindo os padrões operacionais (endereços corretos, etiquetas legíveis, integridade, segregações, condições de armazenagem).

Na prática, a rotina ideal combina: (1) contagem cíclica frequente em itens/áreas de maior risco e (2) auditorias rápidas e padronizadas para manter disciplina operacional.

Inventário cíclico: como escolher o que contar

Inventário cíclico é a contagem contínua ao longo do tempo, em vez de parar a operação para um inventário geral. Ele pode ser planejado por três lógicas (que podem ser combinadas):

1) Por classificação ABC (impacto)

Classifique itens por impacto no negócio (valor, giro, criticidade comercial). Um modelo simples:

• A: poucos itens que representam grande impacto (ex.: 70–80% do valor/saídas).
• B: impacto intermediário.
• C: muitos itens de baixo impacto.

Frequência sugerida (ajuste à realidade):

Continue em nosso aplicativo e ...

• Ouça o áudio com a tela desligada
• Ganhe Certificado após a conclusão
• + de 5000 cursos para você explorar!

ou continue lendo abaixo...

Baixar o aplicativo

• A: semanal ou quinzenal
• B: mensal
• C: trimestral ou semestral

2) Por setor/área (controle operacional)

Indicado quando o risco está ligado ao fluxo do local (ex.: área de separação, pulmão, devoluções, avarias). Você define um calendário por setor, garantindo que toda a área seja coberta em ciclos.

3) Por criticidade (risco)

Conte com maior frequência itens/endereços com maior probabilidade de divergência, por exemplo:

• Itens fracionados (unidade aberta)
• Itens pequenos e de alto valor
• Itens com alta taxa de devolução
• Itens com histórico de divergência
• Itens sensíveis a avaria/perda

Planejamento do ciclo: definindo escopo, metas e capacidade

Defina o “universo” e a capacidade diária

Escolha a unidade de planejamento:

• Por SKU: conta o item em todos os endereços onde aparece.
• Por endereço: conta tudo que está dentro do endereço selecionado.

Para rotinas de disciplina operacional, o método por endereço costuma ser mais eficaz, porque detecta mistura de itens, trocas e sobras.

Capacidade: estime quantos endereços (ou SKUs) uma dupla consegue contar por hora e transforme em meta diária. Exemplo: 40 endereços/dia × 20 dias úteis = 800 endereços/mês.

Monte um calendário simples

Procedimento de contagem cíclica (passo a passo)

A seguir, um procedimento prático que funciona tanto para contagem por SKU quanto por endereço, com controles para evitar “ajuste automático” sem investigação.

Passo 1 — Preparação e regras do jogo

• Gere a lista do dia (endereços ou SKUs) com quantidade do sistema, lote/validade quando aplicável e unidade de medida.
• Defina janela de contagem: preferencialmente em horário de menor movimento. Se não for possível, aplique bloqueio temporário do endereço (congelamento) durante a contagem.
• Separe materiais: prancheta/coletor, etiquetas de “contado”, lacres (se aplicável), caneta, calculadora, formulário de divergência.
• Regra de ouro: quem conta não ajusta. Ajuste só após validação e registro de causa.

Passo 2 — Congelamento do endereço/SKU

• Marque o endereço como em contagem (físico e/ou no sistema).
• Interrompa movimentações naquele local até finalizar a conferência.

Passo 3 — Contagem 1 (primeira leitura)

• Conte do físico para o registro (sem olhar a quantidade do sistema primeiro, quando possível).
• Em fracionados, conte unidades e confirme embalagem aberta/fechada.
• Registre: SKU, descrição curta, endereço, lote/validade (se aplicável), quantidade contada e observações (mistura, avaria, etiqueta ilegível).

Passo 4 — Dupla checagem (contagem 2)

Faça uma segunda contagem independente quando ocorrer qualquer uma das condições:

• Divergência entre físico e sistema
• Item A ou crítico
• Endereço com mistura, avaria, etiqueta ruim
• Diferença acima de um limite (ex.: >2 unidades ou >1% do saldo)

Boas práticas:

• Contagem 2 por outra pessoa (ou mesma pessoa após intervalo, sem consultar a contagem 1).
• Se contagem 1 e 2 divergirem, faça contagem 3 e use a mediana (ou a contagem consensual após rechecagem física).

Passo 5 — Conciliação e registro de divergências

• Compare contagem final com o saldo do sistema.
• Se houver divergência, abra um registro (ticket/formulário) com: SKU, endereço, saldo sistema, saldo físico, diferença, data/hora, responsáveis pela contagem e evidências (foto quando permitido).
• Classifique a divergência por tipo (ver seção de causas) e defina ação imediata: bloquear item, segregar avaria, corrigir etiqueta, corrigir endereço, etc.

Passo 6 — Ajuste controlado (após validação)

• Somente após a validação (e, quando aplicável, aprovação do responsável), execute o ajuste no sistema.
• Registre o motivo do ajuste com categoria padronizada (para gerar indicadores).

Passo 7 — Liberação do endereço e sinalização

• Retire o status de “em contagem”.
• Aplique marcação de “contado” (etiqueta/registro) com data e responsável.

Como registrar divergências de forma útil (modelo de campos)

Um registro de divergência precisa permitir análise de causa e ação corretiva. Use um padrão mínimo:

Registro de Divergência (Inventário Cíclico)  ID: _________  Data: __/__/____  Hora: __:__  Turno: __  Contagem: (1/2/3) __  Tipo de contagem: (SKU/Endereço) __  Endereço: _________  SKU: _________  Descrição: __________________  Lote/Validade (se aplicável): __________  Saldo no sistema: ______  Saldo físico: ______  Diferença: ______  Unidade: __  Evidência: (foto/sim/não) __  Observações: ____________________________________________  Classificação preliminar da causa: (recebimento / troca de endereço / separação / perda-avaria / cadastro / outro) __  Ação imediata: (bloquear / corrigir etiqueta / segregar / recontar / outro) __  Responsável pela validação: __________  Ajuste efetuado? (sim/não) __  Data do ajuste: __/__/____  Causa confirmada: __________________  Ação corretiva/preventiva: __________________  Prazo: __/__/____  Responsável: __________

Indicadores de acuracidade: o que medir e como calcular

1) Acuracidade de estoque por item (SKU)

Mede se o saldo do sistema está correto para o item contado.

Por contagem (pass/fail):

Acuracidade por SKU (%) = (Quantidade de SKUs sem divergência / Total de SKUs contados) × 100

Exemplo: 180 SKUs contados, 171 sem divergência → 95%.

2) Acuracidade por endereço

Útil para avaliar disciplina de armazenagem e risco de mistura.

Acuracidade por Endereço (%) = (Endereços sem divergência / Total de endereços contados) × 100

3) Acuracidade por quantidade (precisão)

Mostra o tamanho do erro, não só se existe erro.

Precisão por quantidade (%) = 1 - (|Físico - Sistema| / Sistema)

Use com cuidado quando o saldo do sistema for zero; nesses casos, trate como ocorrência crítica (item “fantasma”).

4) Taxa de divergência e reincidência

• Taxa de divergência: divergências / contagens.
• Reincidência: SKUs/endereços com divergência repetida em X dias.

Metas (referência prática)

As metas variam por maturidade e complexidade. Um ponto de partida:

• Classe A: 98–99% (por SKU ou por endereço, conforme método)
• Classe B: 97–98%
• Classe C: 95–97%

Mais importante que a meta é garantir: (1) rotina cumprida, (2) divergência registrada com causa e (3) ação corretiva aplicada.

Investigação de causas: como sair do “ajuste” e chegar na raiz

Para cada divergência relevante, investigue com um roteiro curto. Abaixo, causas comuns e sinais típicos.

1) Erro de recebimento

• Sinais: divergência aparece logo após entrada; diferença em múltiplos de embalagem; lote/validade não confere.
• Checagens: documento de entrada, conferência registrada, evidência de contagem, embalagem padrão, histórico de divergências do fornecedor.
• Ações: reforçar dupla conferência, padronizar unidade de medida, revisar tolerâncias e treinamento.

2) Troca de endereço (put-away incorreto)

• Sinais: item “some” de um endereço e aparece em outro; mistura de SKUs no mesmo local; etiqueta de endereço danificada/ilegível.
• Checagens: rastrear movimentações, verificar endereços vizinhos, auditar sinalização e etiquetação local.
• Ações: reforçar bloqueio de endereço durante movimentação, auditoria de endereços críticos, correção imediata de etiquetas.

3) Separação incorreta (picking)

• Sinais: divergências em itens de alto giro; reclamações de cliente; devoluções por item errado; saldo do sistema baixa mas físico não.
• Checagens: amostragem de pedidos, conferência de expedição, análise de itens parecidos (tamanho/cor/modelo).
• Ações: dupla checagem em itens críticos, revisão de endereços de itens semelhantes, reforço de identificação visual.

4) Perda/avaria (quebra, extravio, vencimento)

• Sinais: embalagens violadas, produto danificado, área de avarias sem controle, descarte sem registro.
• Checagens: auditoria de integridade, registros de avaria, segregação física, controle de descarte.
• Ações: criar fluxo de avarias com registro obrigatório, melhorar acondicionamento, reduzir manuseio.

5) Erro de cadastro/unidade

• Sinais: divergência sempre em múltiplos (ex.: caixa vs unidade), descrições parecidas, conversão errada.
• Checagens: unidade padrão, fator de conversão, embalagem, regras de fracionamento.
• Ações: corrigir cadastro, bloquear movimentações até ajuste, treinamento de uso da unidade correta.

Auditoria: checklists para manter padrão (endereços, etiquetas e armazenagem)

Auditoria é uma inspeção rápida e repetível. A ideia é encontrar “sinais de desorganização” antes que virem divergência de saldo.

Checklist 1 — Auditoria de endereços (conformidade do local)

Checklist Auditoria de Endereços  Data: __/__/____  Auditor: ________  Setor: ________  Amostra: ___ endereços  1) Identificação do endereço está presente e legível? (sim/não)  2) Endereço corresponde ao mapa/sistema? (sim/não/n.a.)  3) Existe mistura de SKUs no mesmo endereço sem regra definida? (sim/não)  4) Produto está no endereço correto (não “vizinho”)? (sim/não)  5) Há itens soltos fora do endereço (chão/corredor)? (sim/não)  6) Há sinais de movimentação sem registro (sobras/caixas abertas)? (sim/não)  7) Endereço tem excesso acima da capacidade/risco de queda? (sim/não)  Ações imediatas: __________________________  Divergências abertas (IDs): __________________________

Checklist 2 — Auditoria de etiquetas (produto e localização)

Checklist Auditoria de Etiquetas  Data: __/__/____  Auditor: ________  1) Etiqueta do endereço: fixação adequada, sem rasgo/descolamento? (sim/não)  2) Etiqueta do produto: SKU/descrição conferem com o físico? (sim/não)  3) Código (barra/QR) está íntegro e escaneável? (sim/não)  4) Lote/validade (quando aplicável) estão presentes e legíveis? (sim/não/n.a.)  5) Existe etiqueta duplicada/antiga causando ambiguidade? (sim/não)  6) Há marcação de “contado”/data de última auditoria? (sim/não)  Correções realizadas no ato: __________________________  Pendências para manutenção/impressão: __________________________

Checklist 3 — Auditoria de condições de armazenagem (integridade e segurança)

Checklist Condições de Armazenagem  Data: __/__/____  Auditor: ________  Setor: ________  1) Produtos protegidos contra poeira/umidade conforme necessidade? (sim/não)  2) Embalagens íntegras (sem amassado, violação, vazamento)? (sim/não)  3) Paletes/caixas sem risco de queda (empilhamento correto)? (sim/não)  4) Corredores desobstruídos (sem volumes fora do lugar)? (sim/não)  5) Área de avarias segregada e identificada? (sim/não)  6) Itens com validade: há sinais de vencidos/risco de vencimento no local? (sim/não/n.a.)  7) Limpeza do local adequada (sem resíduos, sem pragas)? (sim/não)  Ações imediatas: __________________________  Ocorrências registradas (IDs): __________________________

Rotina semanal sugerida (exemplo operacional)

Regras de governança para manter a acuracidade ao longo do tempo

• Separar funções: contagem, validação e ajuste não devem ficar na mesma mão sem controle.
• Padronizar categorias de causa: sem isso, o indicador vira “outros” e não gera ação.
• Tratar reincidência como prioridade: divergência repetida indica falha de processo, não evento isolado.
• Auditoria como prevenção: corrigir etiqueta ruim, mistura e avaria reduz divergência antes da próxima contagem.
• Registrar ação corretiva: toda divergência relevante deve gerar uma ação com responsável e prazo.