Integração prática: casos completos de Contabilidade Pública, Orçamento e Auditoria no Judiciário

Como usar este capítulo (integração prática)

Este capítulo reúne casos completos que simulam rotinas reais do Judiciário, integrando: (i) execução da despesa do início ao fim, (ii) registros contábeis correspondentes no PCASP (visão patrimonial e de controle), (iii) elaboração/extração de demonstrativos e (iv) identificação de riscos e achados de auditoria. A ideia é treinar o encadeamento lógico: documento → fase da despesa → evento contábil → impacto em demonstrativos → risco/achado → evidência.

Convenções usadas nos casos

• Unidade: órgão do Poder Judiciário (UG).
• Valores em R$.
• Eventos contábeis apresentados de forma didática (contas sintéticas), com foco no raciocínio de débito/crédito e no efeito nos demonstrativos.
• Quando houver retenções (INSS/IR/ISS), o foco é reconhecer a obrigação de repasse e a redução do pagamento ao fornecedor.

Caso 1 — Contratação de serviços continuados (limpeza): da dotação ao pagamento, com retenções e auditoria

Enunciado (dados numéricos)

A UG “TRF-X” possui dotação para serviços terceirizados. Em 02/01, foi firmado contrato de limpeza predial por 12 meses. Em 10/01, foi emitida Nota de Empenho (NE) estimativa para o mês de janeiro. Em 31/01, a empresa apresentou nota fiscal e relatório de medição. Em 05/02, ocorreu o pagamento com retenções.

• Valor bruto do serviço (janeiro): 120.000,00
• Retenções na fonte: INSS 11% (13.200,00) e IRRF 1,5% (1.800,00)
• Valor líquido a pagar ao fornecedor: 105.000,00
• Data do empenho: 10/01
• Liquidação: 31/01
• Pagamento: 05/02

Documentos simulados

• NE 000123 (10/01): Favorecido “LimpaMais Ltda.”; Objeto “Serviço de limpeza predial – competência jan”; Valor 120.000,00; Natureza da despesa: 3.3.90.37 (locação de mão de obra/terceirização), Fonte: 0100.

• Atesto/Medição (31/01): “Serviço executado conforme contrato; quantitativos conferidos; sem glosas”.

• NF-e 9876 (31/01): Valor 120.000,00; destaque de retenções conforme legislação.

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• Ordem Bancária (05/02): Pagamento líquido 105.000,00; retenções a recolher: INSS 13.200,00; IRRF 1.800,00.

Passo a passo prático (execução e registros)

1) Empenho (10/01): reserva do crédito orçamentário e constituição de controle da execução da despesa. Não há, em regra, variação patrimonial diminutiva (VPD) ainda, pois o serviço não foi prestado.

2) Liquidação (31/01): reconhecimento da VPD (serviço consumido) e do passivo com o fornecedor e com as retenções (obrigações de repasse). Aqui ocorre o fato gerador do gasto no regime de competência patrimonial.

3) Pagamento (05/02): baixa do passivo com fornecedor e saída de caixa/bancos. As retenções não “somem”: permanecem como obrigação até o recolhimento aos entes competentes.

Escrituração contábil (modelo didático)

(A) Empenho — registros de controle

D: Controle da Execução da Despesa Empenhada (orçamentário/controle) 120.000,00 C: Dotação Disponível / Crédito Orçamentário a Utilizar (controle) 120.000,00

(B) Liquidação — reconhecimento patrimonial e controle

D: VPD - Serviços Terceirizados (limpeza) 120.000,00 C: Fornecedores a Pagar 105.000,00 C: Obrigações por Retenções a Recolher (INSS) 13.200,00 C: Obrigações por Retenções a Recolher (IRRF) 1.800,00

D: Controle da Despesa Empenhada a Liquidar (controle) 120.000,00 C: Controle da Despesa Liquidada (controle) 120.000,00

(C) Pagamento — baixa do passivo e saída de caixa

D: Fornecedores a Pagar 105.000,00 C: Caixa e Equivalentes de Caixa / Bancos 105.000,00

(D) Recolhimento das retenções (quando ocorrer)

D: Obrigações por Retenções a Recolher (INSS) 13.200,00 D: Obrigações por Retenções a Recolher (IRRF) 1.800,00 C: Caixa e Equivalentes de Caixa / Bancos 15.000,00

Impactos esperados em demonstrativos (o que observar)

• Balanço Patrimonial: após a liquidação, aumenta o passivo (fornecedores + retenções). Após o pagamento ao fornecedor, reduz “Fornecedores a Pagar” e reduz caixa; retenções permanecem até recolhimento.
• DVP: registra VPD de 120.000,00 na competência de janeiro.
• Execução orçamentária: empenhado 120.000,00 em janeiro; liquidado 120.000,00 em janeiro; pago 105.000,00 em fevereiro (o pagamento líquido não altera o valor liquidado; a diferença é obrigação de retenções).

Riscos e achados de auditoria (com evidências)

• Risco 1: liquidação sem evidência de execução (atesto genérico, sem medição). Evidência: relatório de medição detalhado, checklists, fiscalização do contrato.
• Risco 2: retenções calculadas incorretamente (alíquotas, base de cálculo). Evidência: memória de cálculo, legislação aplicável, conferência por amostragem.
• Risco 3: retenções não recolhidas no prazo (passivo “envelhecido”). Evidência: conciliação de contas de retenções, guias e comprovantes de recolhimento.
• Risco 4: classificação inadequada da despesa (natureza incorreta). Evidência: análise do objeto contratual versus ND, parecer contábil.

Perguntas objetivas

• 1) Em qual fase ocorre o reconhecimento da VPD do serviço de limpeza: empenho, liquidação ou pagamento?
• 2) Após a liquidação e antes do pagamento, quais contas patrimoniais devem estar reconhecidas?
• 3) O valor liquidado deve refletir o valor bruto (120.000,00) ou o líquido (105.000,00)?
• 4) As retenções reduzem a VPD do período?

Perguntas discursivas

• 1) Descreva o encadeamento documental mínimo para suportar a liquidação de serviços continuados e indique dois testes de auditoria para mitigar risco de pagamento indevido.
• 2) Explique, com base nos registros, por que pode existir diferença entre “despesa liquidada” e “pagamento ao fornecedor” no mês.

Gabarito comentado (passo a passo)

Objetivas

• 1) Liquidação. É quando o serviço é atestado e reconhecido como consumido (competência patrimonial).
• 2) Passivo com fornecedor (105.000,00) e passivo de retenções (15.000,00), além do reconhecimento da VPD (120.000,00).
• 3) Bruto (120.000,00). A liquidação reflete o valor do serviço recebido; as retenções afetam a forma de pagamento e geram obrigações de repasse.
• 4) Não. Retenções não são “desconto” do gasto; são obrigações tributárias/previdenciárias decorrentes do pagamento.

Discursivas

• 1) Encadeamento mínimo: contrato + NE + relatório de fiscalização/medição + atesto do gestor/fiscal + NF + conferência de retenções + registro de liquidação. Testes: (i) inspeção de evidências de execução (medição, relatórios, presença de equipe, conformidade com SLA), (ii) recálculo independente das retenções e conciliação com guias de recolhimento.
• 2) A despesa liquidada registra o valor do bem/serviço recebido (120.000,00). O pagamento ao fornecedor é líquido (105.000,00) porque parte do valor é retida e vira obrigação de repasse (15.000,00), que será paga a outros credores (INSS/Receita) em momento próprio.

Caso 2 — Obra/engenharia: medição, glosa, reajuste e efeito em restos a pagar

Enunciado (dados numéricos)

A UG “TJ-Y” executa reforma de fórum. Em 20/11, foi emitida NE para a 1ª medição. Em 30/11, a contratada apresentou medição de 500.000,00. A fiscalização glosou 20.000,00 por serviço não executado. Em 15/12, foi reconhecido reajuste contratual de 2% sobre a parcela efetivamente executada (após glosa). Em 28/12, foi pago apenas 300.000,00 por restrição de caixa, ficando saldo a pagar como obrigação para o exercício seguinte.

• Medição apresentada: 500.000,00
• Glosa: 20.000,00
• Valor liquidável (medição aceita): 480.000,00
• Reajuste (2% sobre 480.000,00): 9.600,00
• Total liquidado no exercício: 489.600,00
• Pagamento em 28/12: 300.000,00
• Saldo a pagar: 189.600,00

Documentos simulados

• NE 000987 (20/11): Objeto “Reforma do Fórum Central – 1ª medição”; ND 4.4.90.51 (obras e instalações); Valor estimado 500.000,00.

• Boletim de Medição (30/11): executado 500.000,00; glosa 20.000,00; medição aprovada 480.000,00.

• Termo de Reajuste (15/12): reajuste 2% sobre parcela executada aprovada.

• OB (28/12): pagamento parcial 300.000,00.

Passo a passo prático

1) Empenho: reserva do crédito para a medição.

2) Liquidação da medição aprovada: reconhecer VPD/ativo conforme o caso (em obras, usualmente há reconhecimento de ativo em andamento quando aplicável) e passivo com fornecedor pelo valor aceito (480.000,00).

3) Glosa: não se liquida o que não foi aceito; a glosa reduz o valor liquidável (não é “estorno” de VPD se não foi reconhecida).

4) Reajuste: reconhecer acréscimo do valor devido (9.600,00) com base no termo formal.

5) Pagamento parcial e saldo a pagar: baixa parcial do passivo; saldo permanece como obrigação (potencialmente inscrita em restos a pagar conforme regras do ente e do encerramento).

Escrituração contábil (modelo didático)

(A) Empenho — controle

D: Controle da Execução da Despesa Empenhada 500.000,00 C: Dotação Disponível / Crédito a Utilizar 500.000,00

(B) Liquidação da medição aprovada (480.000,00)

D: Ativo - Obras em Andamento / Imobilizado em Curso 480.000,00 C: Fornecedores a Pagar 480.000,00

D: Controle da Despesa Empenhada a Liquidar 480.000,00 C: Controle da Despesa Liquidada 480.000,00

(C) Reajuste (9.600,00)

D: Ativo - Obras em Andamento / Imobilizado em Curso 9.600,00 C: Fornecedores a Pagar 9.600,00

D: Controle da Despesa Empenhada a Liquidar 9.600,00 C: Controle da Despesa Liquidada 9.600,00

(D) Pagamento parcial (300.000,00)

D: Fornecedores a Pagar 300.000,00 C: Caixa e Equivalentes de Caixa / Bancos 300.000,00

Impactos e pontos de conferência

• Valor liquidado: 489.600,00 (480.000,00 + 9.600,00).
• Saldo de fornecedores: 189.600,00 ao final do exercício (antes de eventuais inscrições/ajustes de encerramento).
• Glosa: deve estar documentada e refletida no boletim; não deve existir liquidação pelo valor glosado.

Riscos e achados de auditoria

• Risco 1: liquidação acima do executado (medição sem glosa aplicada). Evidência: boletim de medição, diário de obra, fotos georreferenciadas, conferência física.
• Risco 2: reajuste sem base formal (ausência de termo/índice). Evidência: termo aditivo/termo de reajuste, memória de cálculo, índice contratual.
• Risco 3: restos a pagar sem lastro (saldo sem liquidação válida). Evidência: conciliação entre saldo de fornecedores, liquidações e documentos.

Perguntas objetivas

• 1) O valor glosado (20.000,00) deve ser liquidado?
• 2) O reajuste de 9.600,00 deve ser reconhecido antes ou depois do pagamento?
• 3) Ao final do exercício, qual o saldo do passivo com fornecedor?

Perguntas discursivas

• 1) Explique como a glosa impacta a execução da despesa e quais documentos sustentam a decisão.
• 2) Indique dois procedimentos de auditoria para validar a medição e um para validar o reajuste.

Gabarito comentado

Objetivas

• 1) Não. Glosa é parcela não aceita; não integra a liquidação.
• 2) Antes, quando formalizado e devido, pois altera o valor da obrigação.
• 3) 189.600,00 (489.600,00 liquidado − 300.000,00 pago).

Discursivas

• 1) A glosa reduz o valor reconhecido como executado/aceito, evitando liquidação indevida. Sustentação: boletim de medição com glosa, relatório do fiscal, evidências físicas, comunicação formal à contratada.
• 2) Medição: (i) inspeção in loco/validação por amostragem de quantitativos, (ii) conciliação entre medições, cronograma físico-financeiro e notas fiscais. Reajuste: recálculo com base no índice e na cláusula contratual, conferindo termo formal.

Caso 3 — Folha de pagamento: provisões, encargos, liquidação e conciliações

Enunciado (dados numéricos)

No mês de março, a UG “TRT-Z” processou a folha de servidores. O pagamento ocorreu em 31/03. Há consignações e encargos patronais. Considere que todos os valores são devidos no mês.

• Vencimentos e vantagens (bruto): 2.000.000,00
• Encargos patronais (RGPS/INSS patronal, quando aplicável): 200.000,00
• Consignações/descontos do servidor: IRRF 250.000,00; contribuição previdenciária do servidor 220.000,00; plano de saúde 30.000,00
• Valor líquido pago aos servidores: 1.500.000,00
• Total de obrigações a recolher (IRRF + prev. servidor + plano): 500.000,00

Documentos simulados

• Resumo da Folha (março): total bruto, total descontos, líquido, encargos patronais.

• Relação de Consignações: por tipo e favorecido (Receita, previdência, operadora).

• OB Folha (31/03): pagamento líquido aos servidores.

• Guias de recolhimento: IRRF, previdência, plano (data posterior).

Passo a passo prático

1) Reconhecimento da despesa de pessoal e encargos: no mês de competência, reconhece-se a VPD e os passivos correspondentes.

2) Pagamento líquido: baixa do passivo com servidores (líquido) e saída de caixa.

3) Recolhimento de consignações: baixa do passivo de consignações e saída de caixa quando recolhidas.

4) Conciliações: (i) folha x razão contábil, (ii) consignações x guias, (iii) bancos x ordens bancárias.

Escrituração contábil (modelo didático)

(A) Reconhecimento da folha (bruto) e consignações

D: VPD - Pessoal e Encargos (Vencimentos/Vantagens) 2.000.000,00 C: Obrigações com Pessoal a Pagar (líquido) 1.500.000,00 C: Obrigações - IRRF a Recolher 250.000,00 C: Obrigações - Previdência do Servidor a Recolher 220.000,00 C: Obrigações - Consignações (Plano de Saúde) 30.000,00

(B) Encargos patronais

D: VPD - Encargos Patronais 200.000,00 C: Obrigações - Encargos Patronais a Recolher 200.000,00

(C) Pagamento líquido aos servidores

D: Obrigações com Pessoal a Pagar 1.500.000,00 C: Caixa e Equivalentes de Caixa / Bancos 1.500.000,00

(D) Recolhimento das obrigações (quando ocorrer)

D: Obrigações - IRRF a Recolher 250.000,00 D: Obrigações - Previdência do Servidor a Recolher 220.000,00 D: Obrigações - Consignações (Plano de Saúde) 30.000,00 D: Obrigações - Encargos Patronais a Recolher 200.000,00 C: Caixa e Equivalentes de Caixa / Bancos 700.000,00

Riscos e achados de auditoria

• Risco 1: pagamentos indevidos (servidor desligado, duplicidade). Evidência: trilha de aprovação, base de pessoal, testes de duplicidade, cruzamento com atos de pessoal.
• Risco 2: consignações não repassadas (passivo crescente). Evidência: aging de consignações, conciliação com guias, confirmação externa por amostragem.
• Risco 3: classificação/competência incorreta (lançar em mês errado). Evidência: calendário da folha, logs do sistema, conciliação competência x pagamento.

Perguntas objetivas

• 1) O valor líquido pago aos servidores é 1.500.000,00. Qual o total de passivos reconhecidos na folha (incluindo consignações e encargos patronais) antes de qualquer pagamento?
• 2) As consignações reduzem a despesa de pessoal?
• 3) Se as guias de recolhimento forem pagas em abril, qual conta permanece no passivo em 31/03?

Perguntas discursivas

• 1) Descreva uma rotina de conciliação mensal para garantir que folha, razão contábil e bancos estejam consistentes.
• 2) Aponte dois indicadores simples para monitorar risco de consignações em atraso.

Gabarito comentado

Objetivas

• 1) Passivos antes de pagamentos: obrigações com pessoal (1.500.000,00) + IRRF (250.000,00) + prev. servidor (220.000,00) + plano (30.000,00) + encargos patronais (200.000,00) = 2.200.000,00.
• 2) Não. Consignações são retenções/obrigações; a despesa é reconhecida pelo bruto devido.
• 3) Permanecem IRRF a recolher, previdência a recolher, consignações e encargos patronais a recolher (todas as obrigações ainda não pagas).

Discursivas

• 1) Rotina: (i) importar resumo da folha e comparar com lançamentos contábeis (VPD e passivos), (ii) conciliar OBs de folha com extrato bancário (datas/valores), (iii) conciliar contas de retenções com guias e comprovantes, (iv) revisar saldos antigos (aging) e justificar pendências.
• 2) Indicadores: (i) saldo de “retenções a recolher” por antiguidade (0–30, 31–60, >60 dias), (ii) percentual de guias pagas fora do prazo no mês.

Caso 4 — Auditoria integrada: achados em execução da despesa, contabilidade e demonstrativos

Enunciado (cenário com dados)

Em auditoria interna na UG “TJ-W”, foram selecionadas 6 despesas do trimestre para testes. A amostra inclui: (i) diárias, (ii) material de consumo, (iii) serviço de TI, (iv) manutenção predial. Foram identificadas inconsistências entre documentos, fases da despesa e registros.

• Item A (Diárias): empenho 18.000,00; liquidação 18.000,00; pagamento 18.000,00. Não há relatório de viagem anexado.
• Item B (Material): NF 45.000,00; liquidação 45.000,00; pagamento 45.000,00. Almoxarifado registrou entrada de apenas 40.000,00 (diferença 5.000,00).
• Item C (Serviço TI): contrato prevê multa por indisponibilidade; houve indisponibilidade e multa calculada de 12.000,00, mas liquidação ocorreu pelo valor integral 200.000,00.
• Item D (Manutenção): pagamento 60.000,00 em 10/03; liquidação registrada em 20/03 (pagamento antes da liquidação).

Documentos simulados (o que o auditor vê)

• Processo A: NE + OB + autorização de viagem; ausência de relatório/atesto de cumprimento.

• Processo B: NF + atesto + registro de entrada no almoxarifado com divergência.

• Processo C: relatório de SLA do contrato + cálculo de multa + liquidação sem abatimento.

• Processo D: OB datada antes do atesto/liquidação; justificativa “urgência”.

Procedimentos de auditoria (passo a passo)

1) Entendimento do fluxo: mapear como a UG executa despesa (documentos, responsáveis, sistemas, trilhas de aprovação).

2) Testes de conformidade: verificar se cada fase (empenho–liquidação–pagamento) respeita a ordem e se há evidência suficiente.

3) Testes substantivos: recalcular valores (multas, glosas), confirmar recebimento (almoxarifado), e rastrear para extratos bancários.

4) Quantificação do achado: estimar impacto financeiro e contábil (superliquidação, pagamento indevido, passivos incorretos).

5) Recomendações: controles preventivos (checklists, travas sistêmicas, conciliações) e corretivos (ajustes contábeis, reposição ao erário quando cabível).

Achados (modelo de redação e impacto)

• Achado A — Liquidação sem evidência de execução (diárias): ausência de relatório comprobatório. Critério: necessidade de comprovação do deslocamento/atividade. Efeito: risco de pagamento indevido (18.000,00). Causa: checklist incompleto. Recomendação: exigir relatório e aprovar somente com evidência; revisar amostra retroativa.
• Achado B — Recebimento divergente (material): entrada 40.000,00 vs NF 45.000,00. Efeito: risco de pagamento a maior (5.000,00) e estoque superavaliado se registrado pelo total. Recomendação: ajustar liquidação ao recebido, formalizar ocorrência e apurar responsabilidade.
• Achado C — Multa contratual não aplicada (TI): liquidação integral sem abatimento de 12.000,00. Efeito: pagamento indevido potencial (12.000,00) e descumprimento de cláusula. Recomendação: glosar/compensar em fatura subsequente; fortalecer integração fiscalização–contabilidade.
• Achado D — Pagamento antes da liquidação: quebra de segregação e ordem das fases. Efeito: risco de despesa sem lastro e fragilidade de controle. Recomendação: trava sistêmica e responsabilização; revisão de pagamentos urgentes com rito formal.

Perguntas objetivas

• 1) Qual item evidencia pagamento antes da liquidação?
• 2) Em qual item há indício de pagamento a maior por divergência de recebimento?
• 3) Qual item exige recálculo contratual (SLA/multa) para ajustar a liquidação?

Perguntas discursivas

• 1) Para cada achado (A a D), indique: (i) evidência principal, (ii) risco, (iii) recomendação de controle preventivo.
• 2) Proponha uma conciliação mensal que detecte automaticamente o problema do Item D.

Gabarito comentado

Objetivas

• 1) Item D.
• 2) Item B (diferença de 5.000,00).
• 3) Item C (multa 12.000,00).

Discursivas

• 1) A: evidência = ausência de relatório; risco = pagamento indevido; preventivo = checklist obrigatório e validação pelo fiscal. B: evidência = divergência almoxarifado; risco = pagamento a maior/estoque incorreto; preventivo = integração recebimento–liquidação e bloqueio de liquidação sem entrada. C: evidência = relatório SLA e cálculo de multa; risco = não aplicação de penalidade; preventivo = rotina de conferência de SLA antes do atesto. D: evidência = datas OB < liquidação; risco = despesa sem lastro; preventivo = trava sistêmica e fluxo de exceção formal.
• 2) Conciliação: relatório mensal “pagamentos por data” cruzado com “liquidações por data” para identificar OBs sem liquidação anterior; exceções devem gerar alerta e bloqueio de novas OBs até regularização.

Bloco final — Questões estilo banca (revisão dirigida dos pontos mais cobrados)

Questões objetivas (múltipla escolha)

1) Em serviços continuados, o reconhecimento da despesa (VPD) no enfoque patrimonial ocorre, em regra, no momento: (A) do empenho (B) da liquidação (C) do pagamento (D) da assinatura do contrato

2) Em uma liquidação de R$ 100.000,00 com retenções de R$ 8.000,00, o passivo com fornecedor tende a ser reconhecido por: (A) 100.000,00 (B) 92.000,00 (C) 8.000,00 (D) 0,00

3) Pagamento realizado antes da liquidação caracteriza, em auditoria, principalmente: (A) erro formal sem risco (B) fragilidade de controle e potencial irregularidade (C) boa prática de celeridade (D) ajuste normal de competência

4) Glosa em medição de obra significa que: (A) o valor glosado deve ser pago em dobro (B) o valor glosado deve ser liquidado e estornado depois (C) o valor glosado não deve ser liquidado enquanto não aceito (D) a glosa é apenas observação sem efeito financeiro

5) Consignações em folha (IRRF, plano de saúde) são, tipicamente: (A) redução da despesa de pessoal (B) receita do órgão (C) passivo a recolher/repasse a terceiros (D) ativo realizável

Questões discursivas curtas

6) Explique por que pode haver diferença entre “despesa liquidada” e “pagamento ao fornecedor” no mês, citando um exemplo numérico.

7) Cite três evidências documentais que, em conjunto, suportam a liquidação de um serviço terceirizado.

8) Indique dois testes de auditoria para detectar pagamento a maior em aquisição de materiais.

Gabarito comentado

• 1) (B). A liquidação é o marco do reconhecimento do serviço recebido/atestado.
• 2) (B). O fornecedor recebe o líquido; as retenções viram obrigações a recolher (passivos específicos).
• 3) (B). Inverte a ordem das fases e aumenta risco de despesa sem lastro e de fraude/erro.
• 4) (C). Glosa retira a parcela não aceita; não deve compor a liquidação.
• 5) (C). São obrigações de repasse; não reduzem a despesa reconhecida pelo bruto.
• 6) Diferença ocorre por retenções e/ou pagamentos parciais. Ex.: liquidado 120.000,00; pago ao fornecedor 105.000,00; 15.000,00 ficam como retenções a recolher (passivo) até o recolhimento.
• 7) Contrato/ordem de serviço + relatório de medição/fiscalização + atesto do responsável + nota fiscal (qualquer trio consistente, com atesto e evidência de execução, é essencial).
• 8) (i) conciliar NF com entrada no almoxarifado e termo de recebimento, (ii) testar preços/quantidades por amostragem (recontagem e recálculo), (iii) verificar devoluções/ocorrências e glosas registradas.